Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos

Aprender

Aprender
Office 2010
con 100 ejercicios prácticos

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos

© MEDIAactive, 2012

Primera edición, 2012

© 2012 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona (España)

www.marcombo.com

Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-1855-6

D.L.:

Printed in Spain

Presentación

APRENDER OFFICE 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Office 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura las funciones comunes de la suite, tanto en el ámbito profesional como en el particular.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Office 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Office 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Office.

OFFICE 2010

Office 2010 es la nueva versión de la famosísima suite de ofimática del mismo nombre. Entre las distintas aplicaciones que ofrece, hay cuatro que son, por su utilización, más conocidas y tratadas: Word, Excel, PowerPoint y Access. Word es un procesador de textos, Excel es un programa que crea y gestiona hojas de cálculo, PowerPoint es una aplicación que permite la creación y desarrollo de presentaciones multimediales y Access permite crear y gestionar bases de datos. Las cuatro aplicaciones son utilizadas tanto por usuarios particulares como por empresas por su fácil manejo, su efectividad y el amplio repertorio de útiles de que dispone.

Estas aplicaciones mantienen la interfaz, común al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. Si las novedades parecen pocas, las mejoras que ofrece la presente versión son innumerables. Entre ellas destaca la vista Microsoft Office Backstage^TM, incluida en el nuevo menú Archivo. En un mismo espacio agrupa, además de una lista de propiedades del objeto seleccionado, y de una vista previa, los comandos de abrir, guardar, gestionar los archivos. Este es, entre otros, uno de los aspectos destacables de esta versión.

Cómo funcionan
los libros “Aprender…”

Índice

1 Conocer la interfaz de Office 2010

2 Barra de herramientas de acceso rápido

3 Conocer y modificar la Cinta de opciones

4 Comprender y usar la nueva vista Backstage

5 Trabajar con la Barra de estado

6 Crear documentos nuevos

7 Abrir y cerrar documentos

8 Almacenar documentos

9 Almacenar en versiones anteriores

10 Imprimir documentos

11 Crear documentos en PDF/XPS

12 Seleccionar elementos

13 Usar la Barra de herramientas mini

14 Cortar, copiar y pegar

15 Utilizar el Portapapeles

16 Usar el comando Buscar y reemplazar

17 Usar los comandos Deshacer y Rehacer

18 Corregir la ortografía de un documento

19 Inspeccionar documentos

20 Usar la función Compatibilidad

21 Proteger documentos con contraseña

22 Definir un documento marcándolo como final

23 Administrar distintas versiones

24 Microsoft Word: Insertar texto

25 Aplicar atributos al texto

26 Modificar la alineación y el interlineado

27 Usar sangrías

28 Utilizar estilos y formatos

29 Emplear efectos visuales

30 Crear tabulaciones

31 Crear viñetas y listas

32 Insertar una portada

33 Añadir una imagen

34 Usar WordArt

35 Insertar letras capitulares

36 Insertar números de página

37 Crear y añadir columnas

38 Añadir un título

39 Añadir capturas de pantalla

40 Insertar símbolos

41 Añadir un comentario

42 Insertar un cuadro de texto

43 Crear y formatear tablas

44 Añadir encabezados y pies de página

45 Microsoft Excel: Conocer las hojas de un libro

46 Insertar, editar y eliminar datos

47 Comprender Excel: columnas y filas

48 Añadir y eliminar hojas, columnas y celdas

49 Ocultar hojas, filas y columnas

50 Reconocer los tipos de datos

51 Insertar y editar fórmulas

52 Utilizar las opciones de autorrelleno

53 Aplicar la función de Autosuma

54 Crear y utilizar las listas

55 Ordenar datos

56 Usar autofiltros

57 Validar datos

58 Orientar y alinear el contenido de una celda

59 Crear y aplicar estilos de celda

60 Aplicar el formato condicional

61 Crear y editar un gráfico

62 Formatear un gráfico

63 Crear y personalizar minigráficos

64 Crear y editar tablas dinámicas

65 Crear gráficos dinámicos

66 PowerPoint: Insertar y duplicar diapositivas

67 Mover y eliminar diapositivas

68 Añadir texto y aplicar formato en diapositivas

69 Utilizar y formatear cuadros de texto

70 Definir interlineado y alinear texto

71 Modificar el fondo de las diapositivas

72 Aplicar texturas, imágenes y degradados

73 Crear y almacenar diseños personalizados

74 Añadir el número de diapositiva

75 Añadir objetos

76 Dibujar formas

77 Trazar líneas y flechas

78 Insertar una imagen

79 Insertar y editar vídeos

80 Añadir botones de acción e hipervínculos

81 Añadir sonidos a la presentación

82 Añadir transiciones entre diapositivas

83 Realizar pruebas de temporización

84 Crear presentaciones personalizadas

85 Access: Crear una base de datos en blanco

86 Conocer los objetos de una base de datos

87 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

88 Definir campos desde la vista Diseño

89 Insertar campos numéricos y de tipo Sí/No

90 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

91 Definir una tabla

92 Designar un campo como clave principal

93 Introducir datos en una tabla

94 Ordenar la información de un campo

95 Filtrar los registros de una tabla

96 Utilizar filtros por formulario

97 Crear una consulta con el asistente

98 Utilizar autoformularios

99 Crear un formulario con el asistente

100 Crear un informe con el asistente

001Conocer la interfaz de Office 2010

LA INTERFAZ DE OFFICE 2010 fue presentada como novedad en la versión precedente, de 2007, y está diseñada para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. A lo largo de estos primeros ejercicios nos familiarizaremos con todos los elementos. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas de la suite de Microsoft Office 2010 se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice.

IMPORTANTE

Como novedad de la suite de Microsoft Office 2010 encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la presente versión, aparece una ventana desde la que es posible tanto minimizar directamente la ventana del programa como detener el proceso de apertura.

1.Desde el escritorio, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, en la Barra de tareas, haga clic sobre el botón de Inicio.

2.El proceso de apertura del programa es el mismo para cualquiera de las distintas aplicaciones de Microsoft Office 2010. Así pues, realizaremos este ejercicio sobre el procesador de textos de la suite Word. Haga clic sobre la opción Todos los programas, pulse sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Office Word 2010.

3.Una vez abierto el programa, ubicaremos los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Más adelante mostraremos cómo personalizarla. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Modificaremos el tamaño de la ventana de la aplicación. Pulse sobre este icono, que muestra una W de color azul, en el menú que se despliega, haga clic sobre el comando Restaurar.

Puede personalizar la Cinta de opciones desde el cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones. Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar la Cinta.

4.La ventana reduce sus dimensiones. En el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido, se encuentra un grupo de tres botones que se encargan de ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: Minimizar, Maximizar o Restaurar y cerrar la ventana del programa. Haga clic en el botón del medio de este grupo para maximizarla.

5.Una vez restaurada la ventana, entraremos en la Vista Backstage. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

6.Más adelante nos ocuparemos de esta vista. Regresemos al área de trabajo, ocultemos los comandos de la Cinta de opciones y restablezcámoslos. Haga clic sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho y vuelva a pulsar dicho botón de punta de flecha para restablecer los comandos y herramientas.

7.Terminaremos este ejercicio cerrando la aplicación Word. Pulse sobre el botón de aspa de su Barra de título.

IMPORTANTE

En la parte superior izquierda se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se muestra un icono con la inicial del programa y su correspondiente color que sirve para Restaurar, Minimizar, Cerrar la aplicación.

002Barra de herramientas de acceso rápido

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO representó una novedad en la interfaz de Office 2007. En la versión de 2010 se ha mantenido ligeramente mejorada. La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de todas las aplicaciones de Office y está compuesta predeterminadamente por tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. La Barra de herramientas de acceso rápido tiene como objetivo facilitar el acceso a los comandos más utilizados por el usuario. Por esta razón, este elemento es personalizable en cuanto a los comandos mostrados.

IMPORTANTE

Todos los programas de Office 2010 permiten separar grupos de comandos relacionados en la Barra de herramientas de acceso rápido utilizando los “separadores”, ubicados dentro del cuadro de comandos con el nombre <Separador>.

1.En este ejercicio nos familiarizaremos con la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar, abra de nuevo la aplicación de Office Word 2010 desde el menú de inicio de Windows.

2.Una vez cargada la aplicación, despliegue la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la barra.

3.Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección se muestra una lista de los comandos de uso más frecuente y, por tanto, susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Los comandos enmarcados con un signo de verificación son los que ya forman parte de la barra. El menú se completa con dos opciones más: Más comandos, con el que seleccionamos cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y Mostrar debajo de la cinta de opciones. Pulse sobre este último para comprobar su utilidad.

4.La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa por debajo de la Cinta de opciones. Desde esta nueva posición personalizaremos el contenido de la barra. Haga clic sobre la punta de flecha de la misma para desplegar el menú de opciones, desactive el comando Deshacer.

5.Así se ocultan los comandos de la barra. Despliegue el menú de opciones, pulse sobre la opción Más comandos y seleccione con doble clic el comando Deshacer para restablecerlo.

6.De este modo tan sencillo añadimos comandos a la Barra de acceso rápido. Repita la operación (desplegar la barra, entrar en la opción Más comandos y pulsar doble clic para seleccionarlo) y seleccione el comando Copiar formato.

7.Con el comando Copiar formato todavía seleccionado, aprenderemos a quitarlo de la barra desde este cuadro. Pulse sobre el botón Quitar y a continuación salga del cuadro Opciones de Word pulsando el botón Aceptar.

8.Para finalizar, reinserte la Barra de herramientas de acceso rápido en su lugar. Despliéguela pulsando sobre la punta de flecha y seleccione el comando Mostrar encima de la cinta de opciones.

IMPORTANTE

Puede restablecer el aspecto original de la Barra de herramientas de acceso rápido siempre que quiera. Despliegue el botón Restablecer del cuadro de opciones del programa, y aplique el comando Restablecer sólo la barra de herramientas de acceso rápido.

003Conocer y modificar la Cinta de opciones

LA CINTA DE OPCIONES FUE UNA NOVEDAD de la versión 2007 que sustituía las barras y menús, disponiendo los comandos y opciones dentro de pestañas y fichas, y dentro de éstos en grupos de herramientas. En la nueva versión de office se han mejorado algunos aspectos. La Cinta de opciones presenta novedades exclusivas en cuanto a su contenido en las distintas aplicaciones y se puede personalizar para que muestre aquellos comandos más útiles para el usuario.

IMPORTANTE

Todos los programas de la suite de Microsoft Office 2010 permiten modificar la Cinta de opciones, añadiéndole, por ejemplo, más pestañas y más comandos. Para ello, utilice los botones Nuevo grupo y Nueva pestaña de la categoría Personalizar Cinta del cuadro de opciones pertinente.

1.La Cinta de opciones ocupa la parte superior del área de trabajo de las aplicaciones de Office. Para desplazarse de una pestaña a otra, sólo tiene que pulsar sobre ellas. Compruébelo. Haga clic sobre la pestaña Insertar y fíjese en las demás pestañas de esta cinta.

2.Abra la aplicación de Microsoft Office 2010 denominada PowerPoint desde el menú Inicio y compare las pestañas de la barra de herramientas de una y otra aplicación para constatar sus diferencias.

3.Fíjese en que hay pestañas comunes y pestañas distintas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Revisar y Vista, a las no comunes: Transiciones, Animaciones, Presentación de diapositivas. Pulse sobre la pestaña Transiciones, observe los comandos y herramientas disponibles y despliegue la pestaña Animaciones pulsando sobre ella.

4.Si en algún momento quiere, puede ocultar la Cinta de opciones (no las pestañas) para tener más espacio disponible para trabajar. Tiene dos opciones para hacerlo: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de pestañas o el doble clic sobre la pestaña activa. Haga doble clic sobre la pestaña Animaciones.

5.Para restablecer la Cinta de opciones, sólo tiene que pulsar sobre una pestaña y esta desplegará (visiblemente) sus comandos y herramientas. Aunque aparezca, en el momento que trabajemos sobre el documento, volverán a desaparecer. Compruébelo. Cambie a la pestaña Revisar para que aparezca la Cinta de opciones, y haga clic en el área de trabajo para que desaparezca.

6.Regrese la Cinta de opciones. Haga clic sobre el icono que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo.

7.Como ha sucedido con la Barra de acceso rápido, podemos personalizar la Cinta de opciones agregándole botones, comandos, acciones. Para ello, pulse con el botón derecho sobre el icono de punta de flecha y seleccione la opción Personalizar la cinta de opciones.

8.Se abre un cuadro Opciones donde podemos agregar o quitar pestañas, insertar o elidir comandos. Esto es útil cuando las necesidades de trabajo son específicas. Como en el ejercicio de la Barra de herramientas de acceso rápido, sólo tendríamos que seleccionar un comando del cuadro izquierdo y añadirlo a la Cinta de opciones. Salga del cuadro apretando al botón Cancelar.

IMPORTANTE

Puede ocultar la Cinta de opciones eligiendo la opción Minimizar la Cinta del menú contextual de cualquiera de las pestañas. Para que aparezca el menú contextual basta con hacer un clic con el botón derecho encima de las pestañas.

004Comprender y usar la nueva vista Backstage

LA VISTA BACKSTAGE DE MICROSOFT OFFICE no sólo es la gran novedad de esta versión, sustituyendo el menú de archivos y rein-ventando el Botón de Office de la versión precedente, es el centro de operaciones de las aplicaciones de la suite. Desde la preparación, la gestión y hasta la finalización de los documentos resulta sencilla e intuitiva con esta nueva vista. En este sencillo ejercicio, en el que seguiremos con la aplicación PowerPoint, aprenderemos a habituarnos a esta vista.

IMPORTANTE

Una opción para guardar los cambios sin tener que usar ningún comando relacionado es pulsar sobre el botón Salir. Si hemos modificado alguna cosa, el programa le preguntará si quiere conservar las modificaciones. En caso contrario, saldrá de la aplicación.

1.La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. En Word es azul, en Excel, verde y en Access, fucsia. Haga clic sobre la pestaña Archivo.

2.Los cuatro primeros comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. Haga clic sobre el comando Reciente, debajo del comando Información.

3.El comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado. Esta lista se actualiza a medida que el usuario use distintos archivos. Si desea que un documento permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente para “clavarlo” en el panel.

4.La opción situada en la parte inferior del panel, que por defecto está desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtener acceso rápidamente a este número de documentos recientes.

5.Desde el comando Nuevo es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Pulse sobre el comando Imprimir.

6.Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. Pulse ahora sobre el comando Guardar y enviar.

7.Encontramos todas las opciones de envío y almacenamiento especial de los documentos. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. En el comando Ayuda hallará todo lo necesario para solventar sus problemas, ya sea desde la ayuda del programa o conectándose a Internet. En ese mismo comando hallará toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para concluir, haga clic sobre el comando Salir.

IMPORTANTE

El programa ofrece la posibilidad de visualizar cuatro documentos recientes de forma predeterminada en su vista Backstage. Podemos modificar el valor de este número utilizando la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes.