Aprender PowerPoint 2013 con 100 ejercicios prácticos

Aprender PowerPoint 2013 con 100 ejercicios prácticos

© 2013 MEDIAactive

Primera edición, 2013

© 2013 MARCOMBO, S.A.

www.marcombo.com

En coedición con:

© 2013 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.

www.alfaomega.com.mx

Diseño de la cubierta: NDENU DISSENY GRÀFIC

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-2015-3

APRENDER POWERPOINT CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de PowerPoint 2013, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura el programa y diseñar elaboradas presentaciones para la edición digital e impresa tanto en el ámbito profesional como en el particular.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de PowerPoint 2013 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con PowerPoint, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de PowerPoint.

POWERPOINT 2013

Entre los programas para la creación y el diseño de presentaciones de diapositivas hay uno que sobresale por su excelencia y su facilidad de uso: PowerPoint, incluido en la suite de ofimática Office, de Microsoft.

La versión 2013 de la suite de aplicaciones sorprende por lo ligera que es y lo sencilla que resulta la navegación. Se mantiene la vista Backstage, introducida en la versión 2010 y ahora mejorada, desde donde se ejecutan todas las acciones relacionadas con archivos: guardar, compartir, imprimir, enviar, etc, que se hacen aun más fluidas que en la versión anterior, pues están pensadas para que puedan ser ejecutadas, en su mayoría, desde toda clase de dispositivos. Sin lugar a dudas, PowerPoint 2013 añade a la aplicación líder en la creación de presentaciones, una enorme versatilidad en lo que a compartir archivos e integrar equipos de trabajo remotos se refiere. No dude en descubrir una a una las funciones disponibles en este popular programa.

Este libro ha sido creado a partir de la versión de prueba de PowerPoint 2013 por lo que es posible que encuentre algún cambio entre ésta y la versión definitiva, pero sepa que estos cambios no afectarán en absoluto a su trabajo.

001 Entrar en PowerPoint y crear un documento

002 Conocer la nueva interfaz de PowerPoint

003 Crear nueva presentación con tema

004 Configurar la Barra de acceso rápido

005 Trabajar con la Cinta de opciones

006 Insertar diapositivas

007 Duplicar diapositivas

008 Cortar, copiar y borrar diapositivas

009 Guardar las presentaciones

010 Cambiar las vistas de presentación

011 Usar el Clasificador de diapositivas

012 Insertar texto

013 Utilizar los cuadros de texto

014 Aplicar formato a los cuadros de texto

015 Insertar texto desde otro archivo

016 Activar y desactivar el autoajuste de texto

017 Cambiar las propiedades de fuente

018 Cambiar el estilo de la fuente

019 Cambiar el interlineado y alinear texto

020 Insertar numeración y viñetas

021 Crear viñetas de imagen

022 Aplicar tabulaciones y sangrías

023 Insertar símbolos y caracteres especiales

024 Revisar la ortografía

025 Ajustar las opciones de autocorrección

026 Fijar excepciones de autocorrección

027 Añadir notas del orador

028 Agregar comentarios

029 Usar la Página de notas y el Patrón de notas

030 Utilizar el Patrón de diapositivas

031 Eliminar patrones de diapositivas

032 Imprimir diapositivas

033 Imprimir el esquema de presentación

034 Imprimir notas

035 Cambiar el fondo de las diapositivas

036 Crear diseños personalizados

037 Guardar diseños personalizados

038 Aplicar texturas y degradados como fondo

039 Insertar una imagen de archivo como fondo

040 Insertar imagen de Office.com como fondo

041 Agregar encabezados y pies de página

042 Agregar fecha y hora

043 Agregar el número de diapositiva

044 Insertar un objeto

045 Dibujar formas

046 Añadir texto en figura y alinear objetos

047 Trazar líneas y cambiar giro y posición

048 Modificar líneas y duplicar objetos

049 Trazar curvas y formas libres

050 Trazar flechas de bloques

051 Trazar conectores

052 Cambiar una forma por otra

053 Guardar forma como imagen

054 Modificar los puntos de una forma

055 Conocer las opciones de edición de puntos

056 Aplicar trama como relleno y editar línea

057 Aplicar relleno de fondo de diapositiva

058 Aplicar sombras a un objeto

059 Aplicar un efecto 3D a un objeto

060 Editar texto con WordArt

061 Organizar los objetos de una diapositiva

062 Voltear los objetos de una diapositiva

063 Insertar y editar imagen desde archivo

064 Insertar imágenes en línea

065 Insertar captura de pantalla

066 Aplicar efectos artísticos a imágenes

067 Recortar una imagen

068 Quitar fondo a una imagen

069 Comprimir una imagen

070 Insertar hipervínculos

071 Agregar un diagrama

072 Editar un diagrama

073 Convertir texto en un diagrama

074 Insertar una tabla

075 Modificar el formato de una tabla

076 Agregar y eliminar columnas y filas

077 Insertar y modificar texto en la tablas

078 Agregar un gráfico

079 Editar un gráfico (I)

080 Editar un gráfico (II)

081 Crear un álbum de fotografías

082 Agregar sonido

083 Agregar archivo de audio

084 Insertar un video

085 Editar vídeos

086 Establecer vínculo a un vídeo en línea

087 Insertar un botón de acción

088 Animar objetos en las diapositivas

089 Animar texto en las diapositivas

090 Agregar transiciones entre diapositivas

091 Crear presentaciones personalizadas

092 Efectuar pruebas de temporización

093 Conocer el Inspector de documento

094 Convertir presentación en vídeo

095 Exportar como PDF o como JPG

096 Empaquetar presentación para CD

097 Enviar una presentación por e-mail

098 Guardar en SkyDrive

099 Otras formas de compartir

100 Realizar presentación en línea

MICROSOFT POWERPOINT ES UN PROGRAMA DE presentaciones ampliamente usado en distintos campos como en la enseñanza, negocios, etc. Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes

IMPORTANTE

Windows 8 le permite arrastrar cualquier elemento de su pantalla Inicio y reubicarlo a su gusto. Así mismo puede arrastrar el botón de PowerPoint desde la ventana de aplicaciones hasta la ventana de Inicio para tener la aplicación más a mano.

1 En este ejercicio aprenderemos a ejecutar el programa Microsoft PowerPoint 2013 y a crear una presentación en blanco. Deslice el puntero del ratón hasta la esquina inferior izquierda de la pantalla para mostrar el botón Inicio de Windows y pulse sobre él. También puede ubicar la aplicación desde la vista Buscar de Windows 8.

2 Una vez se encuentre en la pantalla Inicio, pulse la barra de deslizamiento que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, arrástrela hacia la derecha para acceder a las aplicaciones disponibles en su equipo y finalmente puse el botón PowerPoint 2013.

3 La primera vez que inicia una aplicación de Office 2013 se muestra una ventana de bienvenida que le invita a iniciar sesión con su usuario de Windows Live. De momento pulse el vínculo No gracias, quizá más tarde.

4 Se encuentra con una pantalla llamada PowerPoint 2013 Preview que le permite, en primer lugar, crear una presentación en blanco o escoger entre distintas plantillas prediseñadas. En el panel del lado izquierdo de la pantalla se presentará una lista de sus presentaciones Recientes y del lado izquierdo puede aún iniciar sesión con su usuario Windows Live para sacar máximo provecho de Office. De momento pulse la opción Presentación en blanco. Desde la ficha Archivo podrá crear nuevas presentaciones, guardar las que ha creado y llevar a cabo una gran variedad de operaciones con el archivo. Una presentación se compone de diapositivas.

5 De inmediato se encuentra con la interfaz de PowerPoint, que muestra abierta una presentación en blanco que cuenta con una sola diapositiva y se denomina Presentación1 por defecto, como puede ver en la Barra de título. Ahora aprenderá a crear una nueva presentación en cualquier momento: Haga clic sobre la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la Cinta de opciones.

6 De las opciones mostradas en la vista Archivo, haga clic sobre el comando Nuevo.

7 Su contenido es muy similar al de la ventana Preview que la conocimos. Haga clic sobre la opción Presentación en blanco de nuevo.

8 Se ha creado así una nueva presentación. Observe en la Barra de título que el nombre de esta nueva presentación en Presentación2. Para cerrar esta presentación haga clic en el botón de aspa situado en la parte derecha de la Barra de título.

IMPORTANTE

La nueva interfaz de Microsoft PowerPoint, aunque muy similar a la anterior, es mucho más limpia y organizada, pues ha sido diseñada para optimizar el trabajo desde móviles y tablets.

La nueva presentación se cierra y queda en primer plano la Presentación1.

LO PRIMERO QUE HAY QUE CONOCER ANTES de empezar a trabajar con PowerPoint son las partes que componen su interfaz. En esencia es muy similar a la versión 2010, que ya incorporó la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta por defecto. En el extremo izquierdo de la Cinta de opciones se mantiene la ficha Archivo, también novedad en PowerPoint 2010.

IMPORTANTE

La nueva interfaz de PowerPoint 2013 es en líneas generales muy similar a la de 2010, que fue diseñada para facilitar y simplificar la búsqueda de opciones y herramientas y, como aquella, es mucho más intuitiva que la interfaz de las versiones anteriores.

1 Ya hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft PowerPoint en el ejercicio anterior. Aparece en pantalla el aspecto configurado por defecto de dicha aplicación. Tal y como ve, Microsoft PowerPoint muestra una presentación en blanco a la que, de forma predeterminada, denomina Presentación1, tal y como se observa en la Barra de título. Haga clic sobre la pestaña Archivo, en el extremo izquierdo de la Cinta de opciones. En las distintas fichas de la Cinta de opciones encontrará, organizadas en grupos, todas las herramientas disponibles en PowerPoint 2013.

2 En el nuevo menú Archivo se incluyen las opciones que permiten abrir, guardar e imprimir una presentación, prepararla para su distribución, enviarla a otros usuarios, publicarla y cerrar, tanto la presentación actual como el programa. También se encuentra la vistas Información, que además de mostrar las propiedades del archivo permite configurar la protección, inspeccionar y administrar versiones. Todas estas funciones se estudiarán a lo largo de este libro. Haga clic sobre el comando Imprimir para comprobar que incluye las opciones de vista previa y de impresión de la presentación. La pestaña Archivo esconde la ficha del mismo nombre en la que podremos encontrar las distintas opciones y herramientas relativas al archivo como Guardar, Compartir, Imprimir, etc.

3 Finalmente, desde la pestaña Archivo también se puede acceder al cuadro Opciones de PowerPoint desde el que podrá configurar las distintas preferencias del programa. Pulse de nuevo sobre la pestaña Archivo para cerrar la nueva vista.

4 La cinta de opciones domina la parte superior de la interfaz y en ella se distribuyen en diferentes fichas las principales herramientas de PowerPoint. Cada una de las fichas tiene herramientas relacionadas con un aspecto concreto del programa. Dentro de cada ficha las herramientas se encuentran organizadas por grupos. Para visualizar las herramientas de una ficha, basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña. Pulse sobre la pestaña Vista y en el grupo de herramientas Mostrar, pulse sobre la casilla de verificación de la opción Regla.

5 De este modo aparecen las reglas vertical y horizontal en el área de trabajo. Puede volver a ocultar las reglas desactivando esta opción vuelva a hacer clic sobre la opción Regla para desactivarla y, para acabar, sitúese en la ficha Inicio de la Cinta de opciones pulsando sobre su pestaña.

IMPORTANTE

La pestaña Archivo esconde la vista Microsoft Office Backstage desde la cual es posible guardar, compartir, imprimir y publicar documentos fácilmente.

DESDE LA VISTA NUEVO, a la que accede a través el menú Archivo, puede escoger una plantillas prediseñadas de Office e, incluso, acceder a una enorme cantidad de plantillas disponibles en línea.

IMPORTANTE

Al colocar el puntero sobre una plantilla en la vista Nuevo, aparece un icono de chincheta que le permite anclarla a la lista, en cuyo caso permanecerá ocupando el primer lugar de ésta.

1 En este ejercicio crearemos una presentación con uno de los temas prediseñados de Microsoft Office. Pulse el botón Archivo para mostrar su menú y escoja el comando Nuevo.

2 Puede crear una presentación en blanco o escoger un tema prediseñado. Pulse sobre alguno que le guste y compruebe cómo se muestra ampliado. Del lado derecho de la nueva ventana puede ver sus variantes. Active alguna pulsando sobre su miniatura.En la vista Nuevo se muestran en primer lugar si las hubiera, las plantillas ancladas y, después de éstas, las plantillas usadas recientemente.

3 Automáticamente se presentan en el área de previsualización muestras de otros diseños de diapositivas con el tema escogido. También puede ver las otras imágenes de muestra disponibles pulsando en los botones de punta de flecha que están a los lados del texto Más imágenes, en la parte inferior de la vista previa.

4 Pulse ahora sobre el botón rojo que contiene una flecha en su interior, a la derecha de la ventana abierta en pantalla.

5 Pulsando estos botones puede pasar de un tema a otro y continuar escogiendo variantes. Cuando encuentre un tema que le agrade pulse el botón Crear.

6 Una nueva presentación con el tema escogido se presenta abierta en pantalla. Ciérrela pulsando su botón de aspa.

7 Ahora veremos cómo sacar provecho de los recursos en línea para crear nuevas presentaciones. Pulse de nuevo el botón Archivo y escoja el comando Nuevo una vez más.

8 En la parte superior de esta vista, cuenta con un campo de búsqueda. Debajo de éste, bajo el apartado Búsquedas sugeridas, pulse el vínculo Calendario.

9 La aplicación busca temas en línea y finalmente muestra una selección de plantillas de calendarios. Puede escoger alguno directamente, utilizar alguno de los filtros del lado derecho o combinar varios filtros. Seleccione una de las plantillas.

10 Este se muestra ampliado en pantalla y a su derecha se muestra su descripción. Pulse el botón Crear.Una vez descargada una plantilla, ésta queda incluida en la vista Nuevo de la aplicación.

11 Se inicia la descarga y, al terminar, se muestra una nueva presentación con el tema seleccionado, lista para ser personalizada. Cierre también esta presentación

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO incluye por defecto tres iconos, Guardar, Deshacer, Rehacer (seguramente, las acciones de archivo más comunes). Además, un pequeño botón de flecha da acceso a las opciones de personalización de la barra y permite modificar la ubicación de la misma en la interfaz de PowerPoint y minimizar la Cinta de opciones.

IMPORTANTE

Desde el cuadro de personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido y usando el menú de opciones que se esconde bajo el botón de punta de flecha es posible modificar su aspecto añadiendo o eliminando iconos. Del mismo modo, el menú contextual de las herramientas de cada ficha de la Cinta de opciones contiene una opción que permite agregarlas a la barra.

1 Con este ejercicio conoceremos un poco más a fondo uno de los elementos más útiles de la interfaz de PowerPoint 2013: la Barra de herramientas de acceso rápido. Como veremos a continuación, esta barra puede colocarse debajo de la Cinta de opciones y se puede personalizar de manera que muestre los iconos de las herramientas que queramos. Haga clic en el pequeño botón de punta de flecha situado en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2 Se despliega así el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, que muestra marcadas las herramientas que se incluyen por defecto en esta barra. Para cambiar la ubicación de la barra, pulse sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.

3 Automáticamente, la Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa bajo la Cinta de opciones. Para volver a colocarla en su ubicación original, haga clic de nuevo sobre su botón de punta de flecha y seleccione la opción Mostrar encima de la cinta de opciones.Desde las opciones que se despliegan pulsando el botón de flecha de la Barra de herramientas de acceso rápido podrá configurar la propia barra.

4 Vuelva a pulsar sobre el botón de punta de flecha y haga clic en la opción Abrir para añadir ese icono a la Barra de herramientas de acceso rápido.

5 Pulse una vez más en el botón de punta de flecha de la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en la opción Más comandos.

6 Se abre de este modo el cuadro Opciones de PowerPoint mostrando activa la ficha Barra de herramientas de acceso rápido, desde la cual podemos agregar o eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido, así como cambiar la ubicación de la misma. Imaginemos que queremos añadir uno de los comandos incluidos en el la ficha Archivo. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Comandos disponibles en y, del menú que se despliega, seleccione la opción Pestaña Archivo.

7 Ahora el cuadro muestra todas las herramientas que se incluyen en este menú. Haga clic sobre la opción Cerrar, pulse el botón Agregar y haga clic en el botón Aceptar.

8 No sólo podemos personalizar el aspecto de la barra desde el cuadro Opciones de PowerPoint. Haga clic sobre la pestaña Revisar de la Cinta de opciones.

9 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la herramienta Ortografía del grupo de herramientas Revisión y, del menú contextual que se despliega, seleccione la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

IMPORTANTE

Para acceder al cuadro de personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido podemos utilizar la opción Más comandos del menú de opciones con el que estamos trabajando o bien el botón Opciones de la ficha Archivo.