Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos

Aprender

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Outlook 2012
con 100 ejercicios prácticos

Título de la obra:

Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos

Primera edición, 2012

Diseño de la cubierta: NDENU DISSENY GRÀFIC

© 2012 MEDIAactive

Comte d’Urgell, 182 - local-2

08036 Barcelona

www.mediaactive.es

© 2012 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona

www.marcombo.com

ISBN: 978-84-267-1849-5

ISBN (obra completa): 978-84-267-1533-3

D.L.:

IMPRESO EN GRAFO, S.A.

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Presentación

APRENDER OUTLOOK 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales herramientas de gestión de la agenda electrónico más conocida y utilizada actualmente. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el usuario será capaz de configurar su cuenta de correo electrónico para poder enviar y recibir mensajes, agregar contactos a su Libreta de direcciones, añadir eventos, citas, notas y tareas y personalizar las diferentes opciones de los elementos del programa según sus preferencias.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, con el fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios del manual, el usuario será capaz de sacar el máximo partido de las principales herramientas de Outlook 2010.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si usted conoce superficialmente el modo de trabajar con Outlook, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa de gestión de correo electrónico, le resultará también muy útil para consultar sus novedades o repasar aplicaciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio concreto en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre sus propios documentos.

OUTLOOK 2010

Microsoft Office Outlook 2010 es una completa y eficaz herramienta de administración de información y organización de trabajo. Se trata de una aplicación que gestiona el correo electrónico y la agenda personal. Como gestor de correo, permite la comunicación entre personas de todo el mundo a través de mensajes electrónicos, y como agenda personal organiza las tareas y facilita la administración del tiempo.

En este manual, el usuario conocerá las principales herramientas del programa para trabajar con el correo, con los contactos, con el calendario y con el resto de elementos que le ayudarán a mantener organizada y actualizada su agenda personal. Entre las novedades más interesantes que presenta esta versión de Outlook se encuentran la Cinta de opciones, ya incorporada en programas de la suite Office 2007, en la que se distribuyen por categorías las principales herramientas del programa, la Vista programación, que facilita la entrada de citas o eventos en la mejor hora, los pasos rápidos, que permiten aplicar comandos y procedimientos con un solo clic y mejoras en la herramienta de búsqueda instantánea. Con todas estas nuevas características se practicará en las lecciones que componen este manual.

Cómo funcionan
los libros “Aprender…”

Índice

001 Abrir y cerrar Outlook 2010

002 Personalizar Outlook para hoy

003 Conocer la interfaz de Outlook 2010

004 Personalizar la Barra de acceso rápido

005 Personalizar la Cinta de opciones

006 Importar y exportar personalizaciones

007 Personalizar el Panel de navegación

008 Personalizar el Panel de lectura

009 Crear, mover y eliminar carpetas

010 Establecer carpetas como favoritas

011 Vaciar la carpeta de elementos eliminados

012 Asignar página web a una carpeta

013 Configurar la función Autoarchivar

014 Establecer Outlook como gestor predeterminado

015 Configurar cuentas de correo

016 Cambiar la configuración de la cuenta

017 Crear una firma

018 Utilizar el Asistente para reglas

019 Modificar reglas

020 Configurar las alertas de escritorio

021 Redactar y enviar mensajes

022 Aplicar formato a los mensajes

023 Cambiar el fondo de los mensajes

024 Definir propiedades para los mensajes

025 Firmar mensajes

026 Enviar copias y copias ocultas de los mensajes

027 Adjuntar archivos en mensajes

028 Adjuntar elementos de Outlook en mensajes

029 Configurar el editor de mensajes de Outlook

030 Comprobar la ortografía de los mensajes

031 Establecer un seguimiento para los mensajes

032 Añadir etiquetas a los mensajes

033 Categorizar mensajes

034 Opciones de enviar y recibir

035 Escoger una cuenta para enviar mensajes

036 Responder a un mensaje

037 Previsualizar datos adjuntos

038 Abrir y guardar archivos adjuntos en mensajes

039 Enviar mensajes desde otros programas de Office

040 Mover un mensaje a una carpeta

041 Copiar, guardar y eliminar mensajes

042 Imprimir mensajes

043 Opciones del Correo electrónico no deseado

044 Limpiar el buzón

045 Trabajar con pasos rápidos

046 Agregar contactos

047 Completar datos de contactos

048 Diseñar tarjetas de presentación electrónicas

049 Crear grupos de contactos

050 Agregar contactos a un grupo de contactos

051 Asignar categorías a los contactos

052 Reenviar contactos

053 Eliminar contactos

054 Crear mensajes para los contactos

055 Agrupar y ordenar contactos por vistas

056 Administrar vistas de contactos

057 Imprimir un listado de todos los contactos

058 Combinar correspondencia

059 Exportar la lista de contactos

060 Programar una cita

061 Definir una cita como periódica

062 Etiquetar citas

063 Convocar una reunión

064 Enviar archivos adjuntos con una convocatoria

065 Usar la vista Programación

066 Agregar días no laborables al calendario

067 Configurar el horario laboral

068 Abrir calendarios desde Internet

069 Abrir calendarios desde Internet

070 Crear instantáneas de calendarios

071 Ver configuración del calendario

072 Ver actividades por día, por semana o por mes

073 Vistas predefinidas en el Calendario

074 Programar avisos para actividades

075 Imprimir un calendario

076 Enviar calendario por correo electrónico

077 Guardar un calendario

078 Configurar el Diario

079 Usar la función Autoarchivar del Diario

080 Registrar una entrada en el Diario

081 Personalizar la vista del Diario

082 Configurar la barra Tareas pendientes

083 Crear una tarea

084 Asignar una tarea

085 Crear una tarea periódica

086 Configurar el aspecto de las tareas

087 Visualizar las tareas asignadas

088 Enviar informes de estado

089 Cambiar las vistas de las tareas

090 Trabajar con la Lista de tareas diarias

091 Crear y guardar notas

092 Configurar el aspecto de las notas

093 Organizar las notas

094 Enviar una nota por correo electrónico

095 Eliminar notas

096 Buscar elementos

097 Usar la búsqueda avanzada

098 Crear carpetas de búsqueda

099 Buscar y agregar fuentes RSS

100 Buscar ayuda en Outlook

001Abrir y cerrar Outlook 2010

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2010 es una de las aplicaciones que forman parte de la suite de Office. Se trata de una completa y eficaz herramienta de administración de información y organización de trabajo que gestiona el correo electrónico y la agenda personal. Como gestor de correo, permite la comunicación entre personas de todo el mundo a través de mensajes electrónicos y como agenda personal organiza las tareas y facilita la administración del tiempo.

IMPORTANTE

Si es usted usuario habitual de la suite Microsoft Office, sabrá que la instalación se realiza en bloque, es decir, al instalar la suite Office 2010 se instalará automáticamente también esta versión de Outlook.

1.Al instalar Office 2010, aparece automáticamente el icono de acceso directo a Microsoft Outlook en el menú Inicio. Además, la carpeta de Microsoft Office se ubica en el comando Todos los programas de ese mismo menú, y en ella se encuentran los accesos a las diferentes aplicaciones que conforman la suite. En este sencillo ejercicio aprenderemos a abrir y cerrar Outlook. Pulse sobre el botón Inicio de la Barra de tareas y haga clic sobre el acceso directo a Microsoft Office Outlook para acceder al programa.

Si no dispone del acceso directo a Outlook en el menú Inicio, localícelo en la carpeta de Microsoft Office en el elemento Todos los programas.

2.Outlook se abre mostrando la ventana Outlook para hoy, que conoceremos en profundidad más adelante. Para cerrar la aplicación puede utilizar el botón de aspa de su Barra de título o la opción Salir del menú Archivo. En esta ocasión, cierre el programa pulsando el botón de aspa de su Barra de título.

3.Volvemos así al Escritorio. Vamos a volver a abrir el programa para cerrarlo después desde el menú Archivo. Pulse sobre el botón Inicio y haga clic en el acceso directo a Microsoft Office Outlook.

4.Antes de cerrar nuevamente el programa, vamos a ver cómo podemos hacer que se muestre otra carpeta al abrirlo. Haga clic en la nueva pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.

5.Se abre así el cuadro Opciones de Outlook, desde el que podemos cambiar la configuración del programa. Pulse sobre la categoría Avanzado en el panel de la izquierda.

6.Observe que la opción del apartado Inicio y salida de Outlook permite cambiar la carpeta que se mostrará al arrancar el programa. Usando el botón Examinar se accede al cuadro Seleccionar carpeta, en el que debemos seleccionar la carpeta que queremos mostrar. Pero de momento mantendremos la configuración predeterminada. Pulse el botón Cancelar para cerrar el cuadro Opciones de Outlook.

7.Para acabar este ejercicio, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Salir.

Desde la nueva pestaña Archivo podemos acceder al cuadro de opciones de Outlook y salir de la aplicación.

IMPORTANTE

Para que el icono de Outlook 2010 aparezca siempre en el menú Inicio o en la Barra de tareas, use las opciones Anclar al menú Inicio o Anclar a la barra de tareas del menú contextual de su acceso directo en el menú Inicio.

002Personalizar Outlook para hoy

OUTLOOK PARA HOY ES EL ELEMENTO de Outlook que recoge en un mismo espacio todas las tareas, eventos, citas y mensajes pendientes para cada día, por lo que resulta práctico mostrarlo como página de inicio del programa. El usuario tiene la posibilidad de personalizar Outlook para hoy a su gusto y según sean sus necesidades, no sólo en cuanto al diseño sino también, y sobre todo, en cuanto a los elementos que deben visualizarse.

1.Empezamos este ejercicio en el que aprenderemos a personalizar el elemento Outlook para hoy con Outlook 2010 abierto. Como vimos en el ejercicio anterior, según las preferencias predeterminadas de Outlook, la ventana Outlook para hoy se muestra por defecto al iniciar el programa. Desde esta ventana se tiene acceso al Calendario, al cuadro de Tareas y al correo. En el apartado Mensajes, se muestra el número de mensajes recibidos, el de mensajes pendientes de envío y el de mensajes contenidos en la carpeta Borrador. Supongamos que no nos interesa que se visualice la carpeta Borrador. Haga clic en el vínculo Personalizar Outlook para hoy, situado en la parte superior derecha de la ventana.

Recuerde que puede cambiar la ventana que se mostrará al acceder a Outlook desde la categoría Avanzadas del cuadro de opciones del programa.

2.Se abre la ventana Personalizar Outlook para hoy en la que podemos elegir cómo queremos que se muestre la visualización de los iconos a la hora de acceder a Outlook, de manera que nos muestre por orden de preferencia o importancia las tareas y mensajes. Pulse el botón Elegir carpetas del apartado Mensajes y, en la ventana Seleccionar carpeta, desactive la carpeta Borrador y pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios.

3.Para comprobar los cambios en la ventana principal de Outlook para hoy pulse en el vínculo Guardar cambios.

4.Inmediatamente, volvemos a la página inicial de este elemento. Observe que, en el área Mensajes, ahora sólo se muestran la Bandeja de entrada y la Bandeja de salida. A continuación, vamos a modificar el número de días que queremos visualizar en el Calendario. Haga clic de nuevo en el vínculo Personalizar Outlook para hoy.

5.En el apartado Calendario, haga clic sobre el botón de flecha del único campo disponible y elija, por ejemplo, el valor 3.

De este modo, se mostrarán las actividades planeadas durante los siguientes 3 días a partir de la fecha actual.

6.Vamos a especificar también que en el apartado de las tareas programadas se muestren sólo las que lo están para el día de hoy. Haga clic en el botón de opción Las tareas para hoy del apartado Tareas y active también la opción Incluir tareas sin fecha de vencimiento.

7.La ventana Outlook para hoy se muestra en el formato estándar, pero cuenta con varios estilos de presentación. Despliegue la lista de estilos y elija, por ejemplo, el estilo Verano.

En la parte inferior del apartado Estilos podemos comprobar el aspecto del estilo seleccionado.

8.Para terminar, haga clic en el vínculo Guardar cambios.

IMPORTANTE

Las tareas se pueden ordenar siguiendo diferentes criterios como su vencimiento, su importancia, su fecha de creación, etc. en el campo Ordenar mi lista de tareas por.

003Conocer la interfaz de Outlook 2010

OUTLOOK 2010 CUENTA CON UNA INTERFAZ más intuitiva y de fácil acceso que la de versiones anteriores. Las barras de herramientas activas al iniciar Outlook 2010 son la Barra de herramientas de acceso rápido, la Cinta de opciones, el Panel de navegación y la Barra de estado. La Barra de herramientas de acceso rápido incluye las herramientas de trabajo con ficheros más habituales. En la Cinta de opciones se ubican los comandos que en versiones anteriores a Outlook 2007 podíamos encontrar en la Barra de menús o en las diferentes barras de herramientas. El panel de navegación, por su parte, muestra los accesos a los diferentes elementos del programa: correo, calendario, contactos, tareas, notas, lista de carpetas y diario. Ocupando la mayor parte de la pantalla, se muestra el contenido del elemento seleccionado en el Panel de navegación y, en la parte inferior, se ubica la Barra de estado.

IMPORTANTE

El icono de Microsoft Outlook situado en el extremo izquierdo de la Barra de título esconde un menú de opciones que también le permitirá minimizar y maximizar la ventana del programa, moverla, cambiar su tamaño y cerrar la aplicación.

1.En este ejercicio realizaremos un paseo por los elementos que componen la interfaz de Outlook 2010. Situada en la parte superior se halla la Barra de título, donde, además del nombre del programa y del elemento seleccionado, se muestran los botones que permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo y cerrarlo. Minimice Outlook pulsando el primero de los iconos situados en el extremo derecho de la Barra de título.

2.El programa queda así minimizado a modo de botón expandido en la Barra de tareas de Windows. Para maximizarlo, pulse ese botón.

3.A la izquierda de la Barra de título se ubica la Barra de herramientas de acceso rápido, donde se encuentran los iconos de las herramientas Enviar y recibir todas las carpetas y Deshacer. Pulse el botón de punta de flecha de esa barra y seleccione la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.

Desde el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido podemos cambiar la ubicación de este elemento de la interfaz de Outlook 2010.

4.Para devolver la Barra de herramientas de acceso rápido a su ubicación original, despliegue de nuevo su menú de opciones y elija Mostrar encima de la cinta de opciones.

5.Bajo la Barra de herramientas de acceso rápido encontramos la Cinta de opciones, renovada en esta versión de Outlook con la ficha Archivo, que contiene las acciones más habituales del trabajo con archivos. Pulse en la pestaña Archivo.

6.Efectivamente, desde esta nueva ficha podemos guardar datos, abrir documentos, acceder a las opciones de configuración del programa, etc. Sitúese en la ficha Inicio.

En Outlook 2010 la ficha Archivo sustituye al conocido botón de Office de versiones anteriores, conservando su función.

7.A la izquierda de la ventana de trabajo y dispuesto verticalmente se muestra el Panel de navegación, donde se encuentran los botones de acceso a los diferentes elementos y carpetas del programa. Por defecto, se abre automáticamente el panel Correo, pero basta con pulsar sobre cualquier otro elemento para activarlo en el panel y mostrarlo en el Área de trabajo. Haga clic, por ejemplo, sobre el botón Calendario.

8.Para ocultar componentes de la interfaz del programa debemos acceder a la ficha Vista de la Cinta de opciones. Hágalo, pulse en el comando Panel de navegación y seleccione la opción Desactivado.

Como ve, también puede activar y desactivar el Panel de navegación pulsando la combinación de teclas Alt.+F1.

9.Para mostrarlo de nuevo, pulse el mismo comando y haga clic sobre la opción Normal.

10.El último elemento de la interfaz de Outlook que nos falta por conocer es la Barra de estado, situada en la parte inferior de la ventana. Pulse sobre ella con el botón derecho del ratón, haga clic sobre la opción Zoom para ocultar este elemento y actívelo de nuevo antes de cerrar este menú contextual.