Buch lesen: «Planificación de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410», Seite 5
7. Recomendaciones generales sobre identificación, organización de archivos y gestión de sus versiones
La documentación generada durante el desarrollo del proyecto es un elemento muy importante para la organización ya que será una fuente accesible de conocimiento y recursos para futuros proyectos. El correcto uso y organización de esta documentación aporta un mejor servicio al cliente, eficacia, calidad y eficiencia dentro de la empresa aplicando los principios archivísticos de procedencia, orden original y contexto.
Es necesario asignar un responsable dentro del proceso documental que será el encargado de realizar la gestión de documentos dentro de la empresa o entidad, y para ellos se deberá elegir una persona con formación y experiencia en la gestión documental.
Los principios para realizar una correcta identificación y organización de documentos son la planificación, la eficiencia, el control y el seguimiento además del coste económico.
Los documentos se deben agrupar por clases o categorías a nivel de metadatos, bien por series o subdividiendo estas series en subseries y expedientes, manteniendo siempre la secuencia dentro de una misma clase documental y estructura de organización.
Nota
Un metadato se define como los datos que describen a los documentos de un archivo, su contenido y su estructura a lo largo de su ciclo de vida.
En la elaboración de proyectos se desperdicia una gran cantidad de tiempo simplemente buscando algún tipo de información que la empresa ya posee pero que no tiene una correcta localización. Para identificar y organizar la documentación del proyecto se deben seguir las siguientes recomendaciones:
1 Se deben crear unidades documentales de acuerdo a las características de los documentos, el grupo de organización homogéneo o el tipo de documentos que se quiere organizar (documentos textuales, documentos gráficos, soportes electrónicos).
2 Para la identificación de carpetas se debe realizar un marcado y una rotulación que permita identificar su ubicación y recuperación dentro de la tabla de retención documental (TRD) con información de su nombre, código, nombre de la serie, código de la serie, número de carpeta, número de folios, etc.
3 Los documentos que componen las unidades documentales deben estar foliados, facilitando de esta manera su ordenación, control y consulta cuando fuese necesario.
4 Para la ubicación física de documentos se debe establecer un orden según la fecha más antigua del documento generado, es decir, el primer documento que se debe encontrar al abrir una carpeta debe ser más antiguo, mientras que el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la carpeta.
5 Se debe contar con suficiente espacio para almacenar la documentación generada y su posible incremento.
6 Las condiciones de humedad, temperatura y ventilación deben ser evitadas.
7 Nunca se deben guardar copias o duplicados de documentos ya existentes.
8 Al archivar un documento se debe verificar que corresponde a la serie que se está archivando.
9 Los planos, dibujos y mapas deben tener el número de folio consecutivo que les corresponda (incluso cuando estén plegados).
10 Garantizar la seguridad con restricciones de acceso y control sobre los documentos.
11 Realizar periódicamente un inventario documental que proporcione información sobre el almacenamiento ordenado de documentos existentes.
12 Utilizar herramientas de organización documental como:Cuadros de clasificación documental (CCD): que proporciona la planificación estructural de archivos.Tabla de valoración documental (TVD): que proporciona la identificación mediante el código del archivo.Programa de gestión documental (PGD): que establece la política y las instrucciones de organización de la gestión documental interna.
La organización de la documentación se puede realizar según el carácter del documento que se quiere clasificar. Esta clasificación se puede llevar a cabo de la siguiente forma:
1 Clasificación por las actividades del proyecto.
2 Clasificación dependiendo del carácter del documento, ya sea un informe de pruebas, información de control, información de fallos, información de costes, etc.
3 Clasificación por su origen.
4 Clasificación dependiendo del destinatario.
5 Clasificación por su contenido.
En un proyecto de implantación de redes telemáticas es recomendable utilizar la clasificación por actividades de las cuales está compuesto dicho proyecto, estableciendo la siguiente clasificación:
1 Documentos correspondientes a la dirección y la coordinación del proyecto.
2 Documentos pertenecientes a la planificación.
3 Documentos pertenecientes a los costes de la implantación.
4 Documentos referentes a la ejecución y el proceso de implantación.
5 Documentos de detalle sobre la implantación de la red.
6 Documentos de compras.
7 Documentos referentes a proveedores necesarios en el proyecto.
Nota
La búsqueda de información durante un proyecto adquiere un 16 % de las horas de trabajo, incluso teniendo información similar ya guardada y disponible.
La gestión documental electrónica debe establecer una estructura lógica que indique la forma en la que se debe registrar un documento en soporte electrónico. Esta gestión y estructura incluye el uso de signos, la indicación del diseño y el formato del documento, entre otros. Todo documento en versión electrónica debe ser funcional, contener un contenido estable, una forma documental fija y establecer vínculos entre archivos.
Para la documentación en formato electrónico se puede establecer una estructura de carpetas donde se almacenará de forma organizada los archivos siempre en formato PDF. Se debe respetar la estructura de organización enlazada a partir de un archivo cabecera INDICE.PDF, de forma que se puede acceder a toda la información de la documentación del proyecto. Este archivo INDICE.PDF contiene enlaces a cada uno de los archivos que componen la estructura del proyecto.
A continuación se muestra un ejemplo donde se estructura la documentación correspondiente a la memoria, los planos, las mediciones y el presupuesto además de los anexos en formato electrónico:
Estrcutura de la documentación en formato electrónico
Actividades
16. ¿Cuáles son los principios para realizar una correcta organización de documentos? ¿Cómo se define la agrupación de documentos por clases o categorías?
17. ¿Qué tipo de clasificación de documentos se puede llevar a cabo según el carácter del documento? ¿Y para un proyecto de implantación de una red telemática?
En el caso de la documentación en un tipo de soporte físico informático, se puede organizar la documentación en formato CD-ROM, DVD-ROM y dispositivos USB de memoria flash. La presentación del soporte electrónico debe ser impresa cumpliendo las siguientes características:
1 Nombre/título del proyecto almacenado.
2 Fecha de realización de la grabación.
3 Número de CD, representando el número de volumen y el número total de volúmenes en el caso de que fuera necesario con la nomenclatura volumen/número de volúmenes (v/n).
4 La rotulación debe ser visible y con tinta indeleble de color oscuro.
Los diferentes formatos más habituales en los que se pueden presentar los documentos de tipo texto, imágenes, audio y vídeo se muestran en la siguiente tabla:
| Formatos de texto | TXT, RTF, ODF, PDF, XML, HTML, XHTML, CSV, MS OFFICE |
| Formatos de imagen | JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF |
| Formatos de audio | AAC, MP3, Ogg/Oga |
| Formato de vídeo | MPEG-4, AVI, MP4, FLV, MKV, OGM |
Sabía que...
Aproximadamente un 85 % de los documentos que se elaboran sobre un proyecto no vuelven a utilizarse de nuevo.
8. Resumen
Para abordar cualquier proyecto se debe tener en cuenta una serie de aspectos organizativos para su desarrollo. Un proyecto se caracteriza por tener un objetivo bien definido, una serie de recursos disponibles y un presupuesto definido.
Para realizar correctamente la gestión de la documentación generada en el proyecto se pueden utilizar herramientas informáticas de gestión basándose en las utilidades de diagramación y elaboración de documentos a disposición del usuario.
Para la elaboración de documentación técnica es necesario aplicar una serie de técnicas y cumplir unos requisitos documentales donde se deben incluir todos los informes generados durante el desarrollo del proyecto, manteniendo una estructura determinada de su contenido y estableciendo un sistema de identificación y organización de los archivos.
Los manuales operativos estarán incluidos dentro de la documentación del proyecto y tendrán como objetivo facilitar la comprensión del usuario y proporcionar toda la información necesaria sobre la ejecución de los procesos.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera o falsa.
1 Los procesadores de texto permiten insertar gráficos y tablas.VerdaderoFalso
2 Se puede realizar una gestión de costes con cualquier herramienta ofimática.VerdaderoFalso
3 Las celdas en una hoja de cálculo se localizan mediante el número de la fila y la letra de la columna correspondiente.VerdaderoFalso
2. Enumere las funciones que proporciona una hoja de cálculo para la gestión de proyectos.
3. Indique qué software de diagramación tiene un tipo de licencia comercial.
1 a. Dia.
2 b. Kivio.
3 c. Microsoft Office Visio.
4 d. Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
4. ¿Qué características tiene el software de diagramación Dia?
5. ¿Qué proporciona la utilización de herramientas software en la gestión de proyectos?
1 Solo documentación.
2 Eficiencia.
3 Tiempo.
4 Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
6. Complete el siguiente texto.
Las herramientas software de gestión permiten realizar la ____________ de actividades y el _______ de costes y _______de información proporcionando utilidades como diagrama de _______, gráfico de _____ o ________ de uso de tareas.
7. Indique las características de la herramienta software de gestión GanttProject. ¿Qué inconveniente tiene esta herramienta?
8. Indique los dos software de gestión de proyectos que tienen licencia comercial para su utilización.
1 a. OpenProj y Microsoft Project.
2 b. Primavera Project Planner y Microsoft Project.
3 c. Primavera Project Planner y GanttProject.
4 d. Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
9. ¿Para qué sirve la documentación técnica? ¿Qué proporciona al proyecto una correcta elaboración de la documentación técnica?
10. ¿Qué requisitos y características debe cumplir un documento técnico? ¿Qué información debe reflejar?
11. ¿Qué información debe incluir un informe? ¿Cuándo se deben realizar los informes?
12. Indique qué debe contener un manual operativo.
13. Relacione cada elemento dentro de la estructura de un manual operativo.
1 Alcance del proyecto.
2 Diagrama de flujo.
3 Diagrama temporal.
1 Procedimientos técnicos dentro de los capítulos sustantivos.
2 Cronograma dentro de los capítulos sustantivos.
3 Aspectos generales dentro de los capítulos sustantivos.
14. Indique cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera o falsa.
1 Un procedimiento dentro de un manual operativo debe contener la descripción del procedimiento y su diagrama correspondiente.VerdaderoFalso
2 No es necesario realizar un marcado, rotulación y foliado de los documentos que componen el proyecto.VerdaderoFalso
3 El orden secuencial de los documentos se debe establecer desde la fecha más antigua (en primera posición de la carpeta) hasta el documento con fecha más actual (situado en la última posición de la carpeta).VerdaderoFalso
15. Relacione cada tipo de formato en el que se puede tener un documento electrónico con su correspondiente grupo de formato.
Capítulo 3
Documentación del proyecto de implantación de la infraestructura de red telemática
1. Introducción
La documentación de proyectos es un factor importante cuando se lleva a cabo un proyecto, ya que proporciona información necesaria sobre las características de dicho proyecto. Para generar esta documentación hay que basarse en un estándar común de presentación de documentos. Una correcta documentación enriquecerá el proyecto, permitiendo al usuario interpretar mejor las características y las funcionalidades del mismo.
La documentación debe incluir todos los aspectos relacionados con el proyecto, como datos sobre la planificación temporal, recursos asignados de tipo material y humano, procesos utilizados, planos, aspectos financieros, informes detallados de seguimiento y control, especificaciones del diseño y ejecución, entre otros.
La Norma UNE 157001 permite aplicar los criterios a la hora de realizar la documentación de un proyecto para un determinado objeto y campo de aplicación. Esta norma establece las características de la documentación y determina los requisitos generales del proyecto.
2. Explicación de la finalidad de la documentación que compone un proyecto
Un proyecto de implantación de la infraestructura de una red telemática describe el conjunto de procesos y pasos a seguir desde el momento en el que se plantea un problema inicial hasta que se materializa la implantación de la red telemática.
La documentación que compone el proyecto debe exponer toda la información sobre las fases de implantación de la red telemática, describiendo los elementos y el equipamiento que componen la instalación, su ubicación, características del cableado y normativas aplicadas.
La implantación de una infraestructura telemática debe contar con su correspondiente documentación del proyecto, que tiene como objetivo garantizar que la red telemática cumpla las normativas técnicas establecidas en el reglamento.
Dentro de los documentos se deben incluir aspectos descriptivos y justificativos de dimensionado que permitan la contratación, la ejecución y la legalización para llevar a cabo la implantación de la red telemática cumpliendo el Real Decreto 346/2011 de 11 marzo.
El proyecto, compuesto por la memoria, los planos, el pliego de condiciones y el presupuesto, debe ser firmado por el ingeniero de telecomunicación encargado del diseño de la red telemática.
Todos los documentos que componen el proyecto son informativos pero no todos tienen la misma fuerza legal, ya que los planos y el pliego de condiciones se consideran vinculantes y su información prevalece sobre el resto. El carácter vinculante manifiesta el compromiso de realizar lo que se refleja en esos documentos como definición del proyecto.
Para poder obtener la licencia de obras, los ayuntamientos están obligados a pedir el proyecto de telecomunicaciones junto con el resto de documentación como el proyecto básico arquitectónico, los datos personales, etc. La mayoría de ayuntamientos exige todos los documentos correspondientes al proyecto como requisito indispensable para la obtención del permiso de instalación; sin embargo, hay ayuntamientos que piden la hoja de encargo firmada por el ingeniero y visada por el colegio de ingenieros.
La hoja de encargo es un contrato en el que se reflejan las condiciones en las que la empresa o persona encargada de la instalación de la red acepta la petición de trabajo del cliente y que debe firmar el proyectista. En la primera fase, el ayuntamiento autoriza la instalación y concede la licencia, y a partir de este momento se comienzan a ejecutar las instalaciones. Una vez finalizada la instalación, se realiza la tramitación para que el ayuntamiento inspeccione las instalaciones y los servicios y conceda el acta de puesta en marcha.
Recuerde
Los planos y el pliego de condiciones son considerados documentos vinculantes en cuanto a la ejecución y la definición del proyecto.
Actividades
1. ¿Qué garantiza la documentación de un proyecto? ¿Qué documentos se consideran vinculantes?
2. ¿Qué es la hoja de encargo? ¿Para qué sirve?
3. Identificación de los documentos comunes a todo proyecto
La información sobre la implantación de una red telemática se organiza dividiéndola en las partes especializadas, donde la persona encargada de realizar el proyecto de implantación de la red expone y justifica la solución adoptada mediante la recopilación de todos los datos y los cálculos efectuados.
De esta forma, un proyecto de implantación de una red telemática incluirá como mínimo los documentos y sus respectivos objetivos que se muestran a continuación:
1 Memoria:Justificación sobre la necesidad de la instalación de la red telemática.Indicar el emplazamiento de la instalación telemática.Descripción general del conjunto de la implantación de red telemática, indicando el cumplimiento de la reglamentación vigente.Descripción de las diversas etapas previstas para la puesta en servicio de la instalación telemática.Anexos que contiene el conjunto de estudios sobre determinados aspectos que complementan la información contenida en los demás documentos.
2 Planos:Información gráfica, ya sea referida al conjunto de la instalación o a los elementos de la instalación con detalles descriptivos.
3 Pliego de condiciones:Definir, junto con los planos, los distintos elementos de la instalación, determinando las características sobre los materiales de cableado y el equipamiento.Condiciones técnicas y legales sobre la ejecución de la instalación de la red telemática.Forma de mediciones y abono.
4 Presupuesto:Refleja el análisis del coste para la instalación de la red.
Hay que destacar que algunos de los documentos anteriores tienen un carácter informativo mientras que otros están dirigidos al constructor para proporcionarle la información necesaria en cuanto a la implantación, su forma y el abono de las diferentes partes de la instalación.
Recuerde
Los anexos describen una explicación más detallada de aspectos concretos del proyecto de forma complementaria a los demás documentos.
Actividades
3. ¿Cuáles son los documentos comunes en todo proyecto? Enumerarlos e indicar los objetivos de cada documento.
4. Referencia a la Norma UNE 157001: criterios generales para la elaboración de proyectos
La Norma UNE 157001:2002 permite homogeneizar la presentación de la documentación de cualquier proyecto y que un tercero pueda certificar que la documentación de dicho proyecto cumple o no con los requisitos de la norma. Esto proporciona una garantía de calidad para todos los agentes que intervienen en el ciclo de vida del proyecto, especialmente para la propiedad, los contratistas, los futuros usuarios, los funcionarios y los representantes de la administración que controlan y otorgan los permisos y las autorizaciones.
4.1. Objeto y campo de aplicación
La Norma UNE 157001 ha sido concebida como referencia para establecer una garantía tanto para el promotor del proyecto como para el responsable de su materialización, para las administraciones implicadas y los usuarios finales, de que un proyecto destinado a la materialización de su objeto o su autorización es adecuado al uso al que está destinado.
Su objetivo es establecer las características que satisfacen la documentación de los proyectos en cuanto a productos, obras y edificios (excluidas viviendas), instalaciones (incluidas las de viviendas), servicios o soportes lógicos (software) para que sean conformes al fin al que están destinados. Por el contrario, no es objetivo de la norma determinar las normas internas para la elaboración del proyecto.
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