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3. Modelo de creación de presupuesto operativo
Un presupuesto operativo es un documento que incluye las previsiones de la actividad productiva de la empresa en un periodo de tiempo determinado y valorado económicamente.
En el apartado anterior se definió el presupuesto maestro como el plan global donde se integran todos los presupuestos de los distintos departamentos. Cuando se habla de presupuesto operativo se hace referencia solamente a los presupuestos que afectan directamente a la actividad principal de la empresa. Es la planificación de las actividades propias de la explotación del negocio.
En el cuadro siguiente se esquematiza el presupuesto maestro, donde se puede observar que el presupuesto operativo es una parte de él.
El presupuesto maestro se divide en:
1 El presupuesto operativo, que refleja los resultados de las operaciones de la actividad principal.
2 El presupuesto financiero donde se plasman las decisiones de financiación a largo plazo de la empresa. Algunos autores también incluyen en este el presupuesto de tesorería.
De los tipos de presupuestos estudiados en el apartado anterior, el presupuesto operativo englobaría los tres primeros: el de ventas, el de producción y el de gastos.
El presupuesto de tesorería se elabora con la información tanto del operativo como del financiero.
Con el presupuesto operativo se tiene una visión general de los gastos diarios de la empresa, a la vez que se puede calcular las posibles ventas. Por diferencia entre estas y todos los gastos del año se obtiene el estado de resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Para elaborar el presupuesto operativo se suele desglosar el presupuesto de gastos en gastos de distribución; publicidad; investigación y desarrollo; y administración.
Teóricamente el presupuesto operativo tiene la siguiente estructura:
| – | FACTURACIÓN (ventas) COSTES VARIABLES |
| = – – – | MARGEN DE CONTRIBUCIÓN COSTES FIJOS INTERESES AMORTIZACIONES |
| = | BENEFICIOS |
La diferencia entre la facturación y los costes variables se denomina margen de contribución o beneficio bruto. Esta cifra es muy importante porque si no es considerable, supone que hay un mal negocio, ya que la actividad principal de la empresa es vender lo que se compra.
Los costes fijos son los que no varían con las ventas; los intereses son el gasto que se financia con los bancos; y las amortizaciones son las depreciaciones de las inversiones en inmuebles, mobiliario, maquinaria, etc., es un gasto que hay que repartir entre el número de años que se espera que van a ser útiles a la empresa.
Ejemplo
Un mobiliario para el restaurante ha costado 20.000 €, suponiendo que va a ser útil 10 años, cada año se destinará al presupuesto operativo como gasto de amortización 20.000/10 = 2.000 €.
Aplicación práctica
Antonio Guzmán es el encargado de la contabilidad y los presupuestos en un restaurante. Su jefe le pide que confeccione un cuadro con el margen de contribución y el resultado final con los siguientes datos mensuales que se suponen:
Ventas mensuales previstas: 100.000 €.
Costes previstos:
| Materias primas | Trabajadores fijos | Suministros (variables) | Administración | Impuestos fijos | Intereses mensuales |
| 25.000 € | 10.000 € | 10.000 € | 2.000 € | 1.000 € | 1.000 € |
Se amortiza el inmovilizado en cuotas constantes, sabiendo que su valor es de 500.000 € y la vida útil, de 30 años.
SOLUCIÓN
| – | FACTURACIÓN (ventas) = 100.000 COSTES VARIABLES = 25.000 + 10.000 = 35.000 |
| = – – – | MARGEN DE CONTRIBUCIÓN = 65.000 COSTES FIJOS = 10.000 + 2.000 + 1.000 = 13.000 INTERESES = 1.000 AMORTIZACIONES = 1.389 |
| = | BENEFICIOS = 49.611 |
Amortización: 500.000/30 = 16.667; 16.667/12 = 1.389 € al mes.
Se puede apreciar que el margen de contribución es de 65.000 €, que es la ganancia relacionada directamente con la explotación de la empresa. Sin embargo, el beneficio final asciende a 49.611 € una vez deducidos los costes fijos, los intereses y las amortizaciones.
3.1. Ingresos
Normalmente la fase de presupuestación empieza con la realización del presupuesto de ventas. A partir de este presupuesto se elaborará el resto del presupuesto operativo, el cual se refiere a los departamentos relacionados con la actividad propia de la explotación de la empresa.
Recuerde
El presupuesto de ventas o también denominado de ingresos debe estar desglosado en cantidad de unidades y precios, y se puede hacer por tipos de productos (alimentos, bebidas, etc.), por áreas geográficas o por clases de clientes.
Es muy importante hacer bien este presupuesto porque de él dependen el resto de presupuestos de la empresa. Es un presupuesto complicado de determinar porque influyen muchos factores externos que no controla la empresa.
En un negocio de restauración se recomienda calcular los ingresos por tipos de productos, concretamente diferenciado las ventas de bebidas de las ventas de alimentos.
Los precios de coste de los alimentos se pueden obtener de la información de las compras necesarias de materias primas más el coste de mano de obra, añadiéndole un margen comercial acorde con el mercado y la posición comercial de la empresa, tal como se estudió en el apartado anterior al detallar el presupuesto de ventas.
Una forma de realizar los cálculos para los alimentos sería:
| VENTAS POR PERIODOS | ||||
| TIPO DE PRODUCTO | PRECIO | N.º UNIDADES DIARIAS | N.º DE DÍAS | INGRESOS |
| Tapas | ||||
| Raciones | ||||
| Menús | ||||
| Primeros | ||||
| Segundos | ||||
| Postres | ||||
| TOTAL DE INGRESOS | ||||
Por otra parte, un modelo tipo para calcular las ventas de bebidas sería, por ejemplo, el siguiente:
| VENTAS DIARIAS EN EUROS | |||
| BEBIDAS | CANTIDAD | PRECIO DE VENTA | VENTAS |
| Cerveza | 500 | 1 | 500 |
| Licores | 100 | 3 | 300 |
| Combinados | 100 | 5 | 500 |
| Vino A | 200 | 2 | 400 |
| Vino B | 150 | 1 | 150 |
| TOTALES | 1.850 | ||
Actividades
15. Calcule el margen de contribución de un restaurante que tiene una ventas de 10.000 €, unos gastos variables de 3.000 €, unos gastos fijos de 1.000 € y unos intereses de 500 €.
Conocer el coste de las bebidas es mucho más fácil, pues consiste simplemente en consultar el precio de compra a los proveedores, con los cuales hay que negociar y obtener descuentos comerciales y por volumen de compras.
| INGRESOS POR VENTAS | |||||||
| BEBIDAS | CANTIDAD | PRECIO DE VENTA | VENTAS | COSTE | COSTE TOTAL | MARGEN COMERCIAL | INGRESOS |
| Cerveza | 500 | 1 | 500 | 0,5 | 250 | 0,5 | 250 |
| Licores | 100 | 3 | 300 | 1 | 100 | 2 | 200 |
| Combinados | 100 | 5 | 500 | 2 | 200 | 3 | 300 |
| Vino A | 200 | 2 | 400 | 1 | 200 | 1 | 200 |
| Vino B | 150 | 1 | 150 | 0,5 | 75 | 0,5 | 75 |
| TOTALES | 1.025 | ||||||
Al elaborar el presupuesto de ventas es importante tener en cuenta la estacionalidad, pues en el sector de la restauración la fluctuación en las ventas es muy grande. Por ello es recomendable hacer los cálculos diferenciando épocas del año, meses y días de la semana.
Otras recomendaciones para elaborar las estimaciones de ingresos son:
1 Segmentar el mercado, para ver a qué precios está dispuesto a pagar el cliente tipo del restaurante.
2 Tener en cuenta las ventas del año anterior.
3 Hacer predicciones de ocupación (consumo por días, eventos especiales, días festivos, etc.).
4 Diseñar las tarifas de ventas teniendo en cuenta los objetivos de la empresa y el tipo de cliente. Diseñar las promociones.
5 Prever el exceso de demanda en base a datos históricos.
3.2. Producción
Una vez elaborado el presupuesto de ventas, hay que ver la política de existencias de mercancías y productos terminados, de la que hay que tener en cuenta:
1 La calidad de los productos.
2 La cantidad necesaria para producir.
3 El plazo de entrega de las mercancías.
Con todo ello se podrá empezar a confeccionar el presupuesto de producción. Este necesita información sobre las mercancías necesarias y los gastos de mantenimiento para llevar el ritmo de producción acorde con la demanda (las ventas presupuestadas).
Producción en restauración
Como por producción se entiende todo el proceso de realización de la actividad principal de la empresa, en este apartado no solo se determinan los gastos del presupuesto de producción, sino también otros del presupuesto de gastos, de tal forma que se van a agregar:
1 Coste de mercancías y materias primas
2 Coste de mano de obra
3 Coste de los suministros (electricidad, gas, agua, etc.)
4 Coste del alquiler, en su caso
5 Coste de limpieza y mantenimiento.
De todos estos costes hay que diferenciar los directos de los indirectos, para asignarlos de una u otra forma a cada producto:
1 Costes directos: los que pueden asignarse de forma clara y precisa a un servicio.
2 Costes indirectos: los que para asignarlos al producto hay que utilizar métodos indirectos o procedimientos complejos.
Ejemplo
La mercancía es quizá el coste más directo. En un restaurante se puede saber directamente qué coste tiene el plato o bebida servida porque se conoce la cantidad y el precio.
El consumo de electricidad, sin embargo, es un coste indirecto, puesto que para imputarlo a un servicio de comida o bebida habrá que utilizar procedimientos menos directos, como por ejemplo, dividir el número medio de servicios mensuales entre el coste de la factura mensual de electricidad, o asignarle el coste de electricidad en función del tiempo que se tarda en elaborar cada plato para ser más exacto.
Una vez conocidas las previsiones de gastos de producción se podrían presentar en una tabla como la siguiente:
| COSTES | MATERIA PRIMA | MANO DE OBRA | SUMINISTROS | ALQUILER | LIMPIEZA | TOTAL |
| ENERO | ||||||
| FEBRERO | ||||||
| MARZO | ||||||
| ETC. | ||||||
| TOTAL ANUAL |
Actividades
16. ¿Qué diferencia hay entre costes directos y costes indirectos?
17. Reflexione sobre si en un restaurante el coste de los trabajadores es directo o indirecto.
3.3. Gastos de distribución
En un sentido amplio, los gastos de distribución son todos los costes necesarios para que una empresa pueda comercializar el producto fabricado: aquí podrían incluirse desde los gastos de transporte, los de intermediarios, los de vendedores, incluso la publicidad para dar a conocer el producto.
Sin embargo, para el sector de las empresas de restauración solo se va a considerar como gastos de distribución los derivados de poner a disposición del consumidor el producto elaborado.
En la práctica, los gastos de distribución en este sector son casi inexistentes, ya que el servicio de atención al cliente mediante camareros se considera, por lo general, como un gasto de personal más del presupuesto de producción.
En el sector del restaurante un intermediario puede ser una empresa que se dedique a llevar el producto al cliente (piénsese en el caso de algunas empresas de catering que compran el producto a un restaurante) o los gastos en los que incurre el propio restaurante para servir a domicilio.
En este caso habría que valorar este gasto para imputarlo al producto. Lo normal es que esa imputación se haga de una forma indirectamente proporcional a las ventas a domicilio que haga la empresa.
A continuación, se presenta una forma de computar los gastos mensuales y el número de viajes realizados durante el mes.
Actividades
18. Indique la forma de calcular el presupuesto de gastos de distribución en un restaurante italiano que sirve comidas a domicilio.
3.4. Publicidad
El presupuesto de publicidad se engloba dentro del presupuesto de gastos. Como en cualquier empresa, en un negocio de restauración es necesario hacer inversiones en publicidad con la finalidad de aumentar o mantener las ventas.
Definición
Publicidad
Es el conjunto de técnicas para dar a conocer a los potenciales clientes el producto o servicio de una empresa a través de los medios de comunicación.
En las grandes empresas el responsable de publicidad elabora este presupuesto, mientras que en las pymes suele ser la dirección quien decide las cantidades destinadas a publicidad, encargando a profesionales el diseño y reparto a los diferentes medios donde vayan a realizarse.
A la hora de elaborar el presupuesto de publicidad se pueden distinguir tres fases: decidir las acciones publicitarias que se van a realizar, determinar los momentos adecuados para ponerlas en marcha y valorar económicamente los gastos publicitarios. A continuación se desarrolla cada fase.
Decidir qué acciones publicitarias se van a llevar a cabo
Para ello, hay que tener presentes las siguientes recomendaciones:
1 Estudiar de qué forma lo está haciendo la competencia. La empresa debe posicionarse en el mercado y un buen indicador de cómo hacerlo es ver qué medios y estrategias utiliza la competencia. Hay que ver si están usando medios impresos, correo directo, radio, internet, etc.
2 Estudiar qué estrategias y medios son adecuados para la situación actual y futura de la empresa, puesto que, por ejemplo, no es lo mismo dar a conocer una promoción concreta que extender la imagen del restaurante.
3 Los gastos principales de publicidad de los restaurantes son:FolletosRótulosCarteles y vallas publicitariasAnuncios de radioAnuncios en prensa y revistasMerchandisingPublicidad en internet
4 La elección de los medios depende fundamentalmente:Del tamaño del restaurante y del prestigio de este, que condicionarán la capacidad de gasto para poder utilizar medios más caros como anuncios en radio o vallas, entre otros.Del público objetivo del restaurante: si se trata de un restaurante de barrio, lo más lógico es utilizar folletos y carteles, mientras que si es un restaurante para celebraciones de eventos, es más útil utilizar anuncios en prensa o radio, por ejemplo.
Merchandising en una terraza de un restaurante
Se entiende por merchandising la publicidad en el punto de venta, que en el restaurante englobaría todos los carteles y objetos que den a conocer los productos. Hay que invertir en este tipo de publicidad, pues es muy importante la presentación de la carta, el menú, fotografías de platos, etc.
Actividades
19. Indique qué elementos de merchandising pueden verse frecuentemente en una franquicia de una multinacional de hamburguesería.
No obstante, en el sector de restauración, la mejor forma de publicidad es el “boca a boca” porque si los clientes se llevan una buena satisfacción del servicio prestado, hablarán bien del local y eso atraerá nuevos clientes. Se dice que más de la mitad de las personas conocen nuevos restaurantes por sugerencias o comentarios de un conocido.
En la actualidad, internet es un medio de difusión muy potente para dar a conocer los restaurantes. Si se trata de restaurantes especializados, es muy importante anunciarse en los buscadores, utilizar redes sociales y disponer de páginas web atractivas que enseñen los platos principales, la localización y los puntos fuertes del negocio.
Determinar el momento adecuado para realizar las acciones publicitarias
Se puede planificar anualmente las campañas o acciones de publicidad según la estacionalidad del negocio. Aquí se establece un ejemplo de planificación publicitaria por meses.
| ACCIONES | E | F | M | A | M | J | J | A | S | O | N | D |
| Buzoneo | X | X | X | X | X | |||||||
| Carteles | X | X | X | X | ||||||||
| Anuncios en prensa | X | X | ||||||||||
| Anuncios en radio | X | |||||||||||
| Merchandising | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X |
Valorar económicamente los gastos en publicidad
La cantidad ideal para gastar en publicidad es, en teoría, la que contribuye a que la rentabilidad del restaurante sea la máxima. Sería magnífico conocer las ventas que se generarían en diferentes niveles de gasto en publicidad para calcular el gasto publicitario, pero ello es muy difícil de prever.
Lo más razonable es establecer el presupuesto en función de los objetivos que quiera alcanzar la empresa. No es lo mismo la publicidad de lanzamiento de un restaurante, que la de dar a conocer nuevos servicios, o la de mantenimiento de la marca.
La parte de las campañas publicitarias que mayor coste supone es la inserción de los anuncios en los medios de comunicación. Pero previamente ha de haber un gasto en idearlos y crearlos, realizar una investigación de mercado previa, etc., que suelen llevarse a cabo por expertos profesionales o agencias de publicidad.
Sabía que...
Muchos restaurantes tienen una base de datos de los clientes, para poder enviarles e-mails o SMS con promociones o nuevos platos.
3.5. Investigación y desarrollo
Otra partida del presupuesto operativo son los gastos de investigación y desarrollo, a los que, en los últimos tiempos se le añade también la “I” de “innovación”: I + D + I.
Son gastos en estudio, experimentación e invención de nuevos productos, técnicas de fabricación y procedimientos con la finalidad de mejorar la actividad de la empresa y obtener una rentabilidad.
Siempre ha habido innovación en el mundo de la gastronomía. En las últimas décadas la ciencia se ha aplicado a la cocina para conseguir cambios en las texturas, sabores y olores, etc.
Evidentemente, en las pequeñas y medianas empresas de restaurantes esta labor de investigación se realiza simultáneamente al trabajo diario por los gerentes y por los cocineros, y es muy difícil de cuantificar y, por tanto, de presupuestar. Sin embargo, las grandes cadenas de restaurantes sí elaboran presupuestos para su I+D+I que se llevan a cabo por los laboratorios de investigación de Ciencia y Tecnología de los Alimentos.
Actividades
20. Elabore un cuadro donde se establezcan las medidas publicitarias para llevar a cabo por un restaurante especializado en comida argentina en el centro de su ciudad, teniendo en cuenta los momentos del año más adecuados para cada medida.
En los últimos años, importantes investigadores de empresas privadas y universidades han desarrollado estudios que relacionan ciencia, tecnología y cocina, y han obtenido resultados muy novedosos (fideos fabricados con carne o pescado, manzanas con sabor a vainilla, caviar de melón, entre otros muchos), que han hecho que la cocina española tenga un gran prestigio internacional.
Algunos puntos destacados de la investigación, desarrollo e innovación en restauración se basan en aspectos como los siguientes:
1 Optimizar el funcionamiento de la cocina (nuevos sistemas de elaboración de platos, controles de calidad, nuevos sistemas de envasado y conservación, etc).
2 Creación de nuevos platos.
3 Mejora de alimentos ya existentes.
4 Nuevas técnicas de ultracongelación.
5 Nuevas rutas de reparto en los casos de servicio a domicilio.
6 Diseño de la estructura de la cocina para una mayor comodidad de los cocineros en su trabajo.
7 Nuevas distribuciones de las mesas en el local del restaurante para mejorar la capacidad de clientes, la movilidad de los camareros, etc.
Todo estos trabajos de I+D+I pueden desarrollarse por profesionales pertenecientes a la empresa de restauración o bien se puede contratar a empresas externas que los realizan.
En cualquier caso habrá que cuantificar el coste de dichos trabajos para incorporarlo al presupuesto. Esta inversión dependerá principalmente de los objetivos de la empresa y de la capacidad económica de la que disponga.
Si el trabajo lo prestan profesionales o empresas externas será más fácil conocer la cuantía de los gastos, pero si se lleva a cabo por empleados de la misma empresa habrá que hacer estimaciones del tiempo de trabajo dedicado a ello para calcularlo proporcionalmente.
Ejemplo
El cocinero jefe de un restaurante le comunica al director que estima que el 3 % de su tiempo de trabajo lo dedica a tareas de innovación e investigación. Además estima que el coste de los materiales empleados durante el mes en ese periodo es de x euros. Con esta información el director puede cuantificar el trabajo de investigación para elaborar el presupuesto.
