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2.2. Presupuesto de producción
El presupuesto de producción parte del presupuesto de ventas y consiste en calcular el valor de la cantidad que hay que fabricar en función de las ventas previstas.
Con ello se podrán analizar los costes de fabricación, compararlos con los ingresos y, de esa forma, ver los beneficios esperados. La finalidad del presupuesto de producción, por lo tanto, es conseguir un equilibrio entre lo que se produce y lo que se vende.
El presupuesto de producción incluye el cálculo del número de unidades que fabricar para satisfacer tanto las ventas previstas, como las necesidades del inventario.
La producción del restaurante
En una empresa de restauración, para elaborar el presupuesto de producción, hay que calcular las unidades que hay que comprar y el coste de producción, que incluye el coste de la mano de obra dedicada a la elaboración de comidas y otros gastos necesarios para la cocina y mantenimiento de alimentos.
Cálculo del número de unidades que hay que comprar
Se determina mediante la siguiente fórmula:
COMPRAS = VENTAS – EXISTENCIAS INICIALES + EXISTENCIAS FINALES
Es decir, hay que comprar lo que se prevea vender, menos lo que se tenga en almacén, más lo que se deba dejar de stock de seguridad.
En este tipo de empresas las existencias serán:
1 Por una parte los alimentos necesarios para elaborar los platos.
2 Por otra parte las bebidas y otros productos que se vendan sin transformación.
En cualquier caso, ambos productos serán existencias que puede tener almacenadas el restaurante fijando un stock mínimo o de seguridad.
Las ventas las marca el presupuesto de ventas realizado previamente, mientras que la política de almacenes que la empresa adopte determinará las existencias.
El coste de producción
Es necesario para saber el valor de las existencias y el coste de las ventas. Para conocer estos valores, hay que tener en cuenta tres previsiones:
1 Materias primas: consiste en calcular el consumo de materiales necesarios para la producción prevista, es decir, la cantidad de alimentos. Para ello hay que conocer los ingredientes y la cantidad de cada uno que contiene cada plato que se sirve. Es un estudio necesario para conocer los costes, y se puede confeccionar con la ayuda de los cocineros y encargados de compras. Por ejemplo, para elaborar una cazuela de fideos es necesario disponer de los siguientes ingredientes y cantidades.
| INGREDIENTES | GRAMOS |
| Tomate | 75 |
| Pimiento | 50 |
| Cebolla | 50 |
| Calamares | 250 |
| Almejas | 250 |
| Gambas | 250 |
| Patatas | 300 |
| Fideos | 250 |
1 Coste de las materias primas: en el sector de la restauración sería muy difícil controlar el coste de los alimentos debido a las continuas fluctuaciones de precios que existen. De tal manera que para saber el coste se suelen emplear precios medios anuales o bien aplicar los criterios de valoración de inventarios que se estudiarán en el capítulo 2. En el caso de las bebidas es más fácil, pues no suelen variar tanto de precio. Para calcular el coste de producción que suponen las materias primas bastaría multiplicar las cantidades de estas por sus respectivos precios de coste:
COSTE DE LA PRODUCCIÓN = MATERIAS PRIMAS x PRECIO
1 Posteriormente hay que agregar el coste directo de la mano de obra de producción, que en este sector serán los cocineros. Será necesario determinar el tiempo empleado en mano de obra directa por cada unidad de producto, cosa que se suele hacer asignando proporcionalmente a la producción el tiempo dedicado de la mano de obra.
2 Por último, se debe imputar otros gastos relacionados con el consumo de electricidad, gas, agua, etc. Son costes que se imputan de forma indirecta, por ejemplo dividiendo el gasto total en electricidad entre todas las comidas realizadas en el mes.
Una vez calculado el presupuesto de producción anual, se puede dividir en periodos más cortos (trimestres, meses o incluso semanas) según las necesidades de la empresa.
Actividades
7. Elabore un presupuesto de ventas de bebidas, para lo cual, consulte precios en internet para un restaurante con una media de 100 clientes al día.
8. ¿Cuáles son los pasos a seguir para elaborar un presupuesto de producción para un restaurante?
Aplicación práctica
Un restaurante especializado en comidas de alta categoría, encarga a su director elaborar el presupuesto anual de producción con los siguientes datos:
Ventas anuales previstas: 30 servicios diarios, durante 6 días semanales por 52 semanas del año = 9.360 servicios.
Coste medio de materia prima por servicio: 5 €.
El coste medio de la mano de obra por hora de trabajo incluido el importe de la Seguridad Social es de 40 €. Se supone que se trabajan 7 horas al día durante 6 días a la semana (52 semanas anuales).
En concepto de otros gastos mensuales imputables a la producción se tiene: electricidad 500 €; gas 300 €; agua 150 €; y otros 500 €.
Con estos datos debe elaborar el presupuesto completando la siguiente tabla y averiguando cuál debe ser el precio de venta del servicio para obtener un margen de beneficio del 20 %.
| N.º de servicios | Coste unitario | Coste total | |
| Materias Primas | |||
| Mano de obra | |||
| Otros costes | |||
| Totales |
SOLUCIÓN
Materias primas = 9.360 x 5 = 46.800 €.
Mano de obra: 40 x 7 x 6 x 52 = 87.360 €; 87.360/9.360 = 9,33 €.
Otros costes: 500 + 300 + 150 + 500 = 1.450; 1.450 x 12 = 17.400;
17.400/9.360 = 1,8589 €.
Coste total unitario: 151.560/9.360 = 16,19 €.
Precio de venta: 16,19 x 1,20 = 19,42 €.
| N.º de servicios | Coste unitario | Coste total | |
| Materias Primas | 9.360 | 5 | 46.800 |
| Mano de obra | 9.360 | 9,3333333 | 87.360 |
| Otros costes | 9.360 | 1,8589 | 17.400 |
| Totales | 9.360 | 16,19 |
2.3. Presupuesto de gastos
El presupuesto de gastos es aquel que refleja las previsiones de todos los gastos necesarios para realizar la actividad principal de la empresa.
En él se incluyen:
1 Gastos comerciales y de marketing
2 Gastos financieros
3 Gastos de administración y gestión
4 Arrendamientos
5 Suministros
6 Seguros
7 Tributos
8 Etc.
A la hora de confeccionar el presupuesto de gastos es aconsejable diferenciar entre:
1 Gastos fijos: son aquellos que no varían con la cantidad producida. Por ejemplo, se puede considerar un gasto fijo el importe del alquiler del local de negocio, puesto que su cuantía no depende del número de platos servidos durante el mes.
2 Gastos variables: son aquellos que aumentan o disminuyen según aumente o disminuya la producción. En el caso de un restaurante un gasto variable puede ser el consumo de gas. Evidentemente cuanto más se cocine más gas se gastará.
| GASTOS FIJOS | GASTOS VARIABLES |
| Personal | Electricidad |
| Financieros | Alimentos |
| Arrendamientos | Agua |
| Seguros y tributos | Gas |
| Publicidad | |
| Asesorías |
Clasificación los principales gastos de un negocio de restauración
Hay que tener en cuenta que a largo plazo todos los gastos son variables, puesto que la empresa con el tiempo irá adaptando los gastos fijos a su volumen de operaciones.
Ejemplo
Si un restaurante aumenta mucho el volumen de negocio, tarde o temprano contratará a más camareros o cocineros para adaptar su servicio, por lo que el personal pasa de ser un gasto fijo a variable.
Si sigue aumentando la clientela, a largo plazo la empresa dejará el local, y alquilará otro más grande y más caro; por lo que el arrendamiento pasa de ser fijo a variable.
Como los gastos determinan los resultados de la empresa, este presupuesto de gastos debe ser elaborado minuciosamente, cuantificando las previsiones de acuerdo con las políticas establecidas por la dirección.
Tradicionalmente el presupuesto de gastos se subdivide en varios, pero como mínimo, es aconsejable hacerlo en dos:
1 Gastos de personal: en los que se incluye el gasto en trabajadores. Es aconsejable que vaya separado por el alto grado de estacionalidad que tiene la contratación en el sector de la restauración. De esa forma se subdivide en periodos de tiempo (normalmente meses o trimestres). Para calcular el coste de este presupuesto se multiplican los sueldos previstos por el número de trabajadores (evidentemente clasificados por categorías laborales). Después, también hay que añadir los costes de Seguridad Social de dichos trabajadores a cargo de la empresa. El gasto de personal de cocina, como se ha dicho antes, se incluía en el presupuesto de producción, no obstante eso es relativo, ya que depende del volumen de negocio de la empresa. En caso de ser grande el restaurante, sí es necesario incluirlo en el presupuesto de producción, sin embargo, si el negocio es pequeño, se puede incluir directamente en el presupuesto de gastos.
2 Gastos generales: en los que se engloban el resto de los gastos clasificados por funciones o por departamentos. Aquí se incluirían los gastos de marketing, suministros, seguros, impuestos, arrendamientos, etc.
2.4. Presupuesto financiero
El presupuesto financiero surge a partir de los presupuestos anteriores. En él se planifica la procedencia de los recursos para financiar las inversiones, los gastos y la devolución de la deuda previstas.
Definición
Presupuesto financiero
Está formado por las previsiones de financiación de las inversiones y gastos previstos en una empresa en un determinado periodo de tiempo.
Una vez que se han previsto los gastos e inversiones necesarias para el período hay que planificar de qué forma se van a financiar, de dónde van a salir los recursos para afrontarlos.
La información para saber las inversiones que realizar y deudas que amortizar proviene del presupuesto de inversiones, que es un plan realizado a largo plazo por la dirección de la empresa, en el que se ven los plazos estimados para realizar inversiones y los cuadros de amortizaciones de deudas.
Actividades
9. Señale tres ejemplos de gastos fijos y tres de gastos variables.
10. Argumente cómo esos tres gastos fijos que ha comentado pueden convertirse en variables a largo plazo.
Las empresas suelen tener también un plan de financiación a largo plazo donde se plasman las inversiones y las fuentes de financiación necesarias para los próximos años. El presupuesto financiero debe adaptarse en la medida de lo posible a ese plan.
En el plan de financiación se especifican:
1 Las inversiones: compras de elementos inmovilizados que van a servir a la empresa para su actividad durante un determinado número de años, así como la devolución de las deudas contraídas a largo plazo.
2 Las fuentes de financiación: que pueden ser mediante nuevo endeudamiento o mediante ampliaciones de capital.
Importante
Debe haber un equilibrio entre las inversiones y las fuentes de financiación para conseguir los objetivos del negocio.
Un plan de financiación suele tener una estructura como la que se muestra en esta tabla.
| PLAN DE FINANCIACIÓN | |
| NECESIDADES | RECURSOS |
| InversionesAmortización de deudasDistribución de resultados | Deudas y préstamosAmpliaciones de capital |
| TOTAL | TOTAL |
| DIFERENCIA | |
La financiación de una empresa puede provenir de sus socios o de la misma empresa (financiación propia); o bien de terceros (financiación ajena).
La financiación propia en un negocio de restauración podría ser:
1 Mediante aportaciones de los socios (aumentos del capital).
2 Mediante beneficios obtenidos en ejercicios anteriores que no se han distribuido y se emplean para invertir en nuevos bienes.
La financiación ajena suele manifestarse mediante las siguientes formas:
1 Préstamos concedidos por bancos.
2 Compras a crédito (en largo plazo) de bienes de inversión.
3 Letras y pagarés aceptados a largo plazo.
4 Deudas a corto plazo con proveedores.
5 Deudas a corto plazo con Hacienda y Seguridad Social.
6 Descuento o negociación de efectos en el banco.
7 Líneas de crédito concedidas por el banco.
Recuerde
La financiación puede ser propia, en el caso de que los recursos financieros provengan de los propietarios o los haya generado la empresa; o ajena, en el caso de que dichos recursos sean aportados por personas ajenas a la empresa.
A su vez, se puede dividir la financiación en permanente, que incluye la financiación propia más la ajena a largo plazo (letras a, b y c de la lista anterior); o financiación a corto plazo, en la que se incluyen el resto de modalidades de financiación ajena.
Es recomendable que los gastos corrientes y la amortización de deudas y préstamos se financien con los ingresos corrientes y con financiación ajena a corto plazo; mientras que las grandes inversiones se realicen con financiación permanente.
El motivo es adecuar las inversiones a largo plazo con recursos a largo plazo, mientras que los gastos corrientes y recursos a corto plazo se deben financiar con deudas a corto plazo.
Por ejemplo, una inversión en un local debe financiarse con un préstamo a largo plazo, ya que la rentabilidad que va a generar dicho local se va a realizar durante muchos años. Por el contrario, las compras a los proveedores van a generar beneficios a corto plazo cuando se realicen las ventas, por lo que se deberán financiar con deudas a corto plazo o al contado.
Actividades
11. Elabore un plan de financiación, a grandes rasgos, para la creación de un restaurante pequeño destinado a camioneros, suponiendo que se dispone del local.
12. Realice el cuadro de financiación correspondiente.
2.5. Presupuesto de tesorería
El presupuesto de tesorería es una herramienta para controlar y llevar una previsión del dinero disponible y de los diferentes cobros y pagos de la empresa. Su objetivo es saber cuánto dinero entrará y saldrá de caja y/o bancos.
El presupuesto de tesorería incluye las previsiones de cobros y pagos de un periodo de tiempo, que sirven para la toma decisiones económico-financieras de dicho periodo.
Con el presupuesto de tesorería se detectan con la suficiente antelación, situaciones de déficit o superávit de liquidez. En los casos de no poder atender los compromisos de pago por falta de fondos disponibles (déficit de tesorería), la empresa deberá adoptar alguna medida de financiación para conseguir liquidez.
Las fuentes de financiación de esos déficits pueden ser:
1 Bancarias: descontar efectos, abrir una cuenta de crédito, solicitar un préstamo, etc.
2 Comerciales: actuando sobre las compras y las ventas, por ejemplo aumentando los periodos habituales de pago y disminuyendo los de cobro, realizando promociones para vender más, etc.
3 Societarias: por aportaciones de los socios.
En caso contrario, si se prevé que en un período concreto, la tesorería será excesiva (superávit de tesorería), la empresa deberá estudiar dónde colocar esos excedentes, para obtener rentabilidad.
Además de hacer inversiones financieras, con los excesos de tesorería también se pueden cancelar deudas, aprovechar descuentos por pronto pago de los proveedores, comprar grandes cantidades de mercancías y disfrutar de descuentos por volumen de compras, etc.
Importante
El presupuesto de tesorería es una de las herramientas más importantes para la empresa, ya que el empresario tomará decisiones cruciales para la actividad de su negocio porque este presupuesto le ayuda a prever cuáles serán sus necesidades de financiación o sus excesos de liquidez.
Para hacer un presupuesto de tesorería eficiente se necesita la siguiente información:
1 Datos económicos de los ejercicios anteriores.
2 Necesidades de inversiones a corto y largo plazo.
3 Previsiones a corto plazo de pagos y cobros.
4 Política económica de la empresa.
La mayoría de esta información se obtiene de los presupuestos de otros departamentos como los de ventas, compras, inversión, etc. Generalmente, si no existen restricciones en las ventas, se elaborará el presupuesto de tesorería partiendo del presupuesto de ventas, el cual informa de los cobros.
El presupuesto de tesorería se obtiene contraponiendo los cobros con los pagos del periodo. Hay que diferenciar entre cobros y pagos de ingresos y gastos. Se entiende por ingreso el beneficio monetario que obtiene una empresa debido a su actividad económica. Se entiende por cobro la entrada de dinero en la empresa debido a una operación económica.
Ejemplo
Al realizar una compra se está produciendo un gasto para la empresa, pero si esa compra es a crédito, no se produce ningún pago, pues no está saliendo dinero. Si la compra fuese al contado, se produce el gasto y el pago simultáneamente.
Si la operación es al contado el ingreso coincide con el cobro, ya que a la vez de producirse el beneficio (ingreso) está entrando dinero en la empresa (cobro). Pero si la operación es a crédito, se produce un beneficio (ingreso), pero como de momento no se ha producido entrada de dinero no ha habido “cobro”.
Por el contrario, se entiende por gasto una diminución del beneficio en la empresa debido a tener que destinar recursos a una compra, servicio, inversión, etc. Y se entiende por pago, una salida de tesorería para saldar las deudas que originan las compras. Por ejemplo, al realizar una compra, se realiza un gasto, pero si esa compra es a crédito, de momento no hay pago.
Para hacer el presupuesto de tesorería se han de conocer los valores de los cobros y los pagos:
1 Cobros: la mayoría de ellos proceden de las ventas del restaurante. Hay que tener en cuenta los siguientes factores:Previsión de ventas: es la cifra más importante y procede del presupuesto de ventas.Plazo de cobro: en el sector de la restauración los cobros son, prácticamente en su mayoría al contado, por lo que no se tiene en cuenta apenas este factor.IVA cobrado: hay que tener en cuenta que el IVA repercutido en las ventas ha de pagarse posteriormente, trimestralmente o mensualmente, a Hacienda.
2 Pagos: existen pagos ordinarios, que son aquellos con los que se hace frente al funcionamiento normal del negocio; y hay pagos extraordinarios, que son los que se hacen normalmente por la compra de bienes de inversión. Los pagos se obtienen del presupuesto de producción y del presupuesto de gastos, principalmente, y son más fáciles de prever que los cobros. Los pagos ordinarios más frecuentes en un restaurante son: compras de proveedores, sueldos y cotizaciones a la Seguridad Social, suministros, publicidad, liquidaciones del IVA con Hacienda, etc. Hay que tener en cuenta los plazos que conceden en compras los proveedores, que en restauración suelen ser de un mes o menos.
Es necesario determinar los presupuestos anteriores y ver las desviaciones y correcciones que fueron necesarias realizar, para trasladarlos al periodo siguiente. Además hay que establecer un saldo mínimo y un saldo óptimo para evitar posibles impagos o posible excesos de tesorería.
Actividades
13. Si se detecta un superávit de tesorería importante durante un año en el restaurante, ¿en qué lo invertiría, teniendo en cuenta que se tienen deudas con el banco?
14. Si se prevé un déficit de tesorería pequeño durante dos meses, ¿de qué forma podría solucionarlo?
Una vez realizado el presupuesto de tesorería se podrán realizar las cuentas previsionales, que son documentos que reflejan el resultado de la empresa y su situación económico-financiera. Estas cuentas son unas previsiones de los estados contables Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias que se estudiarán en el siguiente capítulo.
El presupuesto de tesorería no tiene un modelo concreto. Un ejemplo de modelo de presupuesto de tesorería a corto plazo podría ser el que se describe en la tabla siguiente.
| CONCEPTOS | 1er mes | 2º mes | 3er mes | 4º mes |
| SALDO INICIAL | ||||
| COBROS | ||||
| Ventas | ||||
| IVA repercutido | ||||
| Intereses | ||||
| Disposición de crédito | ||||
| Otros | ||||
| TOTAL COBROS | ||||
| PAGOS | ||||
| Aprovisionamientos | ||||
| Sueldos | ||||
| Seguridad social | ||||
| Amortización de intereses préstamos | ||||
| Cuotas de leasing | ||||
| Alquileres | ||||
| Publicidad | ||||
| Impuestos | ||||
| IVA soportado | ||||
| Seguros | ||||
| Pago impuestos | ||||
| Otros gastos | ||||
| TOTAL PAGOS | ||||
| SALDO FINAL |
Como se puede apreciar, se deben ir arrastrando los saldos de cada periodo al siguiente. En esta tabla de ejemplo se ha insertado como cobro una póliza de crédito bancario (en la fila “disposición de crédito”) que puede tener el restaurante para solventar posibles déficits de tesorería que puedan surgir, ya que la finalidad del presupuesto de tesorería es anticipar las posibles dificultades que se pueden presentar y diseñar estrategias para afrontarlas.
