Endlich alles im Lot

Udo Herrmann

Endlich alles im Lot

Das Profikonzept für mehr Freiraum und Erfolg im Handwerk

Udo Herrmann

Endlich alles im Lot

Das Profikonzept für mehr Freiraum und Erfolg im Handwerk

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf eine geschlechtliche Differenzierung in den Formulierungen verzichtet. Wir bitten, sämtliche Bezeichnungen (z. B. Handwerker, Unternehmer, Mitarbeiter etc.) im Sinne der Gleichbehandlung für beide Geschlechter zu interpretieren und anzuwenden.

1. Auflage 2018

© 2018 by Holzmann Medien GmbH & Co. KG, 86825 Bad Wörishofen

Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, fotomechanischen Wiedergabe und Übersetzung nur mit Genehmigung durch Holzmann Medien.

Das Werk darf weder ganz noch teilweise ohne schriftliche Genehmigung des Verlags in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm, elektronische Medien oder ähnliches Verfahren) gespeichert, reproduziert oder sonst wie veröffentlicht werden.

Diese Publikation wurde mit äußerster Sorgfalt bearbeitet, Verfasser und Verlag können für den Inhalt jedoch keine Gewähr übernehmen.

Bildquelle | Umschlag: © Thomas Schweighart

Bildnachweis | Inhalt: © Udo Herrmann bzw. beim entsprechenden Bild angefügt

Lektorat: Achim Sacher, Holzmann Medien | Buchverlag

Herstellung/Satz: Markus Kratofil, Holzmann Medien | Buchverlag

Autorenservice: Ute Flockenhaus

Druck: Steinmeier Druck | Deiningen

Vorwort

Endlich wieder Luft zum Atmen!

Wieder ist es fast Feierabend, und auf dem Schreibtisch sieht man keine freie Stelle mehr. Mit einem schlechten Gewissen geht’s zum Abendessen. So vieles ist wieder liegengeblieben. Sicher fragen morgen mehrere Kunden, wo das Angebot bleibt, ganz zu schweigen von den Rechnungen, die schon längst bezahlt sein könnten – wenn sie denn schon verschickt wären!

Viele Handwerksunternehmer kennen diese Situation. Neben der eigentlichen Arbeit sind die vielfältigen Aufgaben so umfangreich geworden, dass kaum noch Zeit zum Durchatmen bleibt. Trotz eines riesigen Arbeitspensums und regelmäßigen 60-Stunden-Wochen bleiben viele Dinge im Tagesgeschäft unerledigt. Ganz zu schweigen von den eigentlichen Unternehmeraufgaben wie Zielsetzung, Marketing, Mitarbeiterführung usw.

Diese frustrierenden Momente gab es auch in meinem Betrieb, der seit dem Jahr 2000 von einem in der Parkettbranche typischen Vater-Sohn-Betrieb zu einer Firma mit zehn Mitarbeitern gewachsen ist. Um nicht vollkommen in den unzähligen Aufgaben zu versumpfen, entwickelte ich ein Konzept, das es mir inzwischen ermöglicht, mich auch intensiv um die strategische Entwicklung meines Betriebs zu kümmern. Durch die Arbeit mit Checklisten, Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibung usw. ist es mir auch gelungen, wieder mehr Freiheit zu bekommen.

Chefarbeitsplatz nach Betriebsorganisation

Mittlerweile gibt es für jede wiederkehrende Aufgabe in meiner Firma ein erprobtes Hilfsmittel. Unsere Beratungsgespräche zum Beispiel erfolgen nach einem festgelegten Muster. Dadurch werden Fehler vermieden, und eventuellen Beanstandungen wird schon in der ersten Phase des Kundenkontaktes vorgebeugt. Die Angebote werden in wenigen Minuten auf den dafür vorgesehenen Ankreuzformularen vorbereitet und gehen dadurch sehr schnell an die Kunden. Ausschreibungen werden vor dem Bearbeiten dahingehend geprüft, ob die Teilnahme am Bieterwettbewerb sinnvoll investierte Zeit ist und unseren Betrieb den aufgestellten Zielen näher bringt. Wenn nicht, landen sie umgehend im Papierkorb.

Ähnlich konsequent werden auch unsere Mitarbeiter geführt. Vom Einstellungsgespräch über regelmäßige Mitarbeitergespräche bis zur rechtssicheren Abmahnung kommen anwaltlich geprüfte Formblätter zum Einsatz. Aus all diesen einzelnen Organisationshilfen zur professionellen Führung eines Handwerksbetriebs ist mittlerweile „Das Erfolgskonzept für Handwerker“ entstanden, das etwa 300 Seiten umfasst.

Das vorliegende Praxisbuch greift all jene Probleme und Herausforderungen auf, die in der täglichen Praxis eines Handwerksbetriebs viel Zeit und Nerven kosten. In sieben Kapiteln sind alle Tätigkeitsbereiche eines Handwerksbetriebs abgebildet. Zu jedem Bereich, zu jeder Herausforderung oder Frage gibt es verschiedene Leitfäden, Checklisten und Arbeitsblätter. Von der Formulierung eines Firmenziels bis hin zur sicheren Vorgehensweise bei einer Kündigung erhalten Sie damit eine wertvolle Unterstützung, um Ihren Betrieb klar zu strukturieren und hervorragend zu organisieren. Vielleicht auch, um ein Stück der eingebüßten persönlichen Freiheit zurückzuerlangen.

Viel Erfolg bei der Nutzung und Umsetzung wünscht Ihnen

Ihr

Udo Herrmann und

Holzmann Medien | Buchverlag

Geleitwort

Lieber Leser,

manchmal spürt ein Teil in uns, dass es Zeit ist etwas zu verändern.

Manchmal ist es Zeit, etwas loszulassen, damit andere Türen aufgehen können.

Veränderung braucht Mut.

Mut zum Risiko. Denn Veränderung bedeutet auch immer ein Risiko einzugehen. Einen Schritt ins Ungewisse zu wagen. Die eigene Komfortzone zu erweitern.

Jeder erfolgreiche Handwerksunternehmer ist auf seinem Weg Risiken eingegangen, ist mal gescheitert. Durfte aus Niederlagen lernen. Und ist dadurch besser geworden.

Lieber Leser, ich wünsche Dir beim Lesen die Klarheit um zu erkennen, was für Deinen Handwerksbetrieb momentan das Wichtigste ist.

Ich wünsche Dir den Mut Neues zu wagen, um die hier beschriebenen Strategien und Tools in Deinem Betrieb mit voller Kraft einzusetzen.

Ich wünsche Dir die Ausdauer dranzubleiben, um das Leben zu leben, welches Du Dir wirklich wünscht – privat und beruflich.

Von Herzen

Steve Kroeger

Unternehmercoach, Vortragsredner & Autor

„Die 7 SUMMITS Strategie – Mit Leichtigkeit persönliche Gipfel erreichen“ Mitgründer QM1 – Die Handwerksakademie

Inhaltsverzeichnis

1. Unternehmensplanung
1.1 Wahnsinn, wie schafft Ihr das alles?

„Erfolgreiches Handwerk ist nicht nur das Werk mit den Händen!“

(Udo Herrmann) Wir hatten gerade ein neues Wohn- und Firmengebäude auf der grünen Wiese gebaut, als mein Vater schwer erkrankte. 1999 waren wir ein Vater-Sohn-Betrieb mit einem Auszubildenden. Nach der Operation meines Vaters stand ich morgens am Küchenfenster und blickte auf das Betriebsgelände und die Werkhalle. Ich stand da, vor einem Berg Schulden, und nahm mir in diesem Moment vor, innerhalb von zehn Jahren alle Verbindlichkeiten zu tilgen. Ich stellte mir vor, wie das Gefühl wohl wäre, hier zu stehen, und alles wäre restlos bezahlt. Es war ein spezifisches Ziel, machbar, anspruchsvoll, aber auch realistisch, und ich hatte einen festen Termin gesetzt. 2009, also nach genau zehn Jahren, hatte ich alle Schulden getilgt, sieben Mitarbeiter eingestellt, unsere Betriebsausstattung modernisiert und viele neue Kunden gewonnen.

Heute setze ich für mich und mein Unternehmen regelmäßig klare Ziele. Die geschäftlichen Ziele teile ich meinem Team mit und hänge diese an unserer Kommunikationswand aus. Auf diese Weise, also auf ein schriftlich fixiertes Ergebnis hinzuarbeiten, konnten wir schon viel erreichen.

2007 zum Beispiel haben wir den roomy-award „Der Beste der Branche“ gewonnen. Wir haben jedoch nicht gesagt: „Komm, wir schicken da mal was hin und schauen dann, ob etwas dabei herauskommt.“ Nein, wir haben uns vorgenommen, zu gewinnen, und haben dieses Ziel schriftlich und für alle sichtbar festgehalten. Das hatte dazu geführt, dass wir alle Dinge, die unsere Firma einzigartig machen, während des ganzen Jahres dokumentierten. Die Hausmesse, besondere Marketingevents, außergewöhnliche Referenzobjekte und die betriebswirtschaftliche Entwicklung. Mit der so erstellten Bewerbung überzeugten wir die Jury! Aktuell sind unsere Ziele zum Beispiel die Gewinnung neuer Geschäftskunden, die Erhöhung des Umsatzes, die Verringerung von Suchzeiten im Betrieb und der Aufbau einer Firmenpräsenz auf Facebook. Alle Mitarbeiter sind eingebunden und arbeiten zielorientiert an diesen Projekten.

Für jedes Jahresziel gibt es ein fixes Datum. Die Vorhaben sind konkret, positiv und in der Gegenwart formuliert, so, als hätten wir schon alles erfolgreich in die Tat umgesetzt. Mit diesem Trick fällt es uns leichter, die ersten Schritte in die richtige Richtung zu gehen.

Die nachfolgenden Erfolgsblätter „Firmenziele“ und „Aushang Firmenziele“ sind einerseits ein Werkzeug, um sich klarzumachen, wann man wo stehen möchte. Ziele zu formulieren und zu kommunizieren sehe ich als Teil meiner Führungsaufgabe im Handwerksbetrieb. Mit dem Aushang der Ziele sind diese für das ganze Team jederzeit sichtbar. Alle wissen, welche Dinge gemeinsam angestrebt werden und wohin das tägliche Engagement führt.

Auf den übersichtlichen Zielformularen wird eingetragen, wie weit man den Zielen schon nähergekommen ist. So bleibt man auf der richtigen Spur und hat den festgelegten Termin vor Augen. Motivierend ist dabei die vorab festgeschriebene Belohnung, die man sich gönnt, wenn man über die Ziellinie läuft. Das kann zum Beispiel ein Mitarbeiterfest mit Familien in Form eines Grillabends sein. Dort hören wir dann Sätze wie: „Wahnsinn, wie schafft ihr das immer alles?“

1.2 Organisieren Sie Ihren Erfolgstag!

„Erfolg bedeutet: zwischen Aufstehen und Schlafengehen das zu tun, was man tun will.“

(Udo Herrmann) Vor nicht allzu langer Zeit habe ich ein Gespräch mit einem Lehrer geführt, der kurz vor seinem Ruhestand steht. „Seitdem die Kinder ein Handy besitzen, hat die Konzentrationsfähigkeit der einzelnen Schüler erschreckend stark abgenommen. Es fällt ihnen schwer, die Informationsflut, die sie täglich erreicht, zu verarbeiten.“ So die Aussage der erfahrenen Lehrkraft. Auch ich hatte Schwierigkeiten, mit den unzähligen Informationen klarzukommen, die einen im Laufe eines Tages erreichen, und war viel zu oft von wichtigen Aufgaben abgelenkt. Hat mir jemand geschrieben? Was machen meine Freunde? Wo ist diese Woche eine interessante Veranstaltung? Ich finde es spannend, mit vielen Menschen in Kontakt zu sein, und halte das Smartphone für eine echte Bereicherung. Doch oft war bereits vor Arbeitsbeginn der Kopf voll, die Fokussierung auf zielführende Aufgaben nur noch schwer möglich. Nach dem Besuch eines Seminars habe ich mein Verhalten umgestellt und leiste nun an einem Tag viel mehr.

Wer greift morgens, schon vor dem Frühstück, zu seinem Handy, um E-Mails, WhatsApp, iMessenger oder Facebook zu checken? Fühlen Sie sich angesprochen? Hier meine Tipps für Sie:

Nach dem Frühstück planen Sie in Zukunft mit dem nachfolgenden Blatt Ihren „Erfolgstag“. Nehmen Sie sich drei Aufgaben vor, die Sie nach Prioritäten sortiert ganz oben aufschreiben. Dann unterteilen Sie die einzelnen Aufgaben in drei Aufgabenschritte. Anschließend legen Sie fest, welche Aufgabe Sie in jedem Fall erledigen – egal, was an diesem Tag alles auf Sie einströmt. Da sich viele Projekte und Aufgaben nur in Zusammenarbeit mit anderen Menschen realisieren lassen, sind drei Zeilen auf dem Blatt vorgesehen, in denen Sie notieren, welche Personen heute von Ihnen angerufen, angesprochen oder angeschrieben werden. Darunter können Sie eintragen, von welchen Leuten Sie noch auf Rückmeldung wegen einer aktuellen Anfrage warten. Nun ist Ihr Tag klar strukturiert, und Sie können effizient arbeiten. Erst jetzt sollten Sie Handy und Rechner anschalten, um wichtige Mails zu checken und auf Nachrichten zu antworten. Dann schalten Sie alle elektronischen Geräte aus oder stumm und gehen konsequent, ohne Störungen an die Umsetzung Ihrer „AAA-Meisterziele“ des Tages. Anrufe werden umgeleitet oder landen in dieser Arbeitsphase auf der Mobilbox. Es gehört eine Menge Disziplin dazu, um den Start in den Tag entsprechend zu ändern, aber schon nach kurzer Zeit gelingt es, durch diese Arbeitsweise mehr aus dem Tag zu machen. Was unerledigt bleibt, wird vor Feierabend in den Plan für den nächsten Arbeitstag übertragen. In den ersten Jahren meiner Selbstständigkeit hatte ich Probleme, abends abzuschalten. Meine Aufgaben und Projekte haben mich so stark beschäftigt, dass ich nachts kaum zur Ruhe kam. Seitdem ich diese To-do-Liste einsetze, kann ich nachts ruhig schlafen, denn ich weiß, für den nächsten Tag sind alle aktuellen Vorhaben erfasst, und nichts wird vergessen. Ich verwende die Checkliste „Mein Erfolgstag“ sowohl für berufliche als auch für private Vorhaben.

1.3 Drei Wochen Urlaub? Kein Problem!

„Viele arbeiten nur so hart, damit sie nachts durchschlafen können!“

(Udo Herrmann) Burn-out – dieses Schlagwort ist in vielen Berichten, Reportagen und Fernsehsendungen über unsere Arbeitswelt allgegenwärtig. Psychische Erkrankungen von Arbeitnehmern und Führungskräften lähmen immer mehr Firmen in Deutschland. Wenn es den Chef eines Handwerksbetriebs trifft, ist schnell die Existenz des Unternehmens in Gefahr. Ich selbst merke manchmal, wie mein Nervenkostüm immer dünner wird. Der gestiegene Wettbewerb durch die Novellierung der Handwerksordnung, das Haftungsrisiko bei fehlerhaftem Material, die vielen rechtlichen Änderungen zulasten des Handwerks, wie z. B. das neue Fernabsatzgesetz, das alles kostet viel Energie und Nerven. Dazu kommen die gestiegenen Erwartungen der Kunden, die Forderung nach schneller Erreichbarkeit und umgehenden Antworten auf Anfragen. Wir leben in einer Zeit der schnellen Veränderung – das erzeugt Überlastung und Stress. Deshalb wird es immer wichtiger, ausreichende Erholungsphasen einzuplanen. Nur so ist es möglich, die eigene Arbeitskraft auf Dauer zu erhalten. Bei ständiger Überarbeitung drohen schwere Krankheiten wie Depressionen.

Am Anfang jedes Jahres erstelle ich mit dem nachfolgenden Erfolgsblatt einen „Erholungsplan“. Ich lege fest, wie viele Tage Urlaub ich mache und wie viele Wochenenden des Jahres arbeitsfrei bleiben. Diese Zeiten werden dann im Kalender geblockt. Aufträge und andere Geschäftstermine werden entsprechend um diese Termine herum geplant. Auftraggeber und Geschäftspartner bekommen rechtzeitig entsprechende Informationen über die Abwesenheitszeiten.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit vor über 16 Jahren dachte ich: „Drei Wochen Urlaub – das kannst du nicht machen, die Aufträge gehen vor.“ Heute weiß ich, dass drei Wochen Urlaub am Stück absolut möglich sind – sofern diese Auszeit entsprechend geplant wird. Mit dem Erfolgsblatt „Urlaubsplanung“ bereite ich meinen Urlaub strategisch vor, um alle erforderlichen Maßnahmen für eine entspannte Urlaubszeit einzuleiten. Habe ich eine Urlaubsvertretung im Betrieb? Welche Vollmachten benötigt diese, um „nahtlos“ weiterarbeiten zu können? Wer soll über meine Abwesenheit informiert werden? Wie kann die Auszeit für Wartungs- und Reparaturarbeiten sinnvoll genutzt werden? Welche Fristen müssen während meiner Abwesenheit beachtet und eingehalten werden? Punkt für Punkt gehe ich die Checkliste durch und hake ab, wenn die entsprechende Vorbereitung erledigt ist. Auf der Checkliste „privat“ wird an wichtige Reisevorbereitungen erinnert, wie z. B. die Auslands-Krankenversicherung und Reisedokumente. Wer versorgt die Pflanzen? Wer leert den Briefkasten? Wer informiert mich bei einem Notfall? Je rechtzeitiger alles organisiert wird, umso entspannter wird die Abreise. Man fährt mit einem guten Gefühl weg und in der Gewissheit, dass dank der guten Vorbereitung auch in der Abwesenheit kein Chaos ausbricht.

Durch diese Vorbereitung auf Erholungszeiten kann ich nun im Urlaub richtig die Seele baumeln lassen und kehre voller Tatendrang und neuer Energie zurück in den betrieblichen Alltag.

Erst Checkliste — dann Abflug.

Checkliste „Erholungsplan“
Ausgefüllt am: ________________ von: __________________________
Wie viele Tage Urlaub mache ich:	Tage/Jahr
Wie viele zusammenhängende Tage nehme ich mir im Jahresurlaub:	Tage/Jahr
Wie viele arbeitsfreie Wochenenden verbringe ich pro Jahr:	WE/Jahr
Für meine Arbeitszeit am Wochenende nehme ich mir während der Woche den Freizeitausgleich:	Ja	Nein
Das ändere ich:
Das sind die Gründe für die Veränderung:

To-do-Liste Firma vor dem Urlaub:		Termin	Erledigt
1.	Liste der Aufgaben und Termine erstellen, die noch unbedingt vor dem Urlaub zu erledigen sind.
2.	Liste der Aufgaben und Termine, die während meines Urlaubs wahrzunehmen sind.
3.	Aufgaben und Termine delegieren. Schriftlich wer was wann und wie erledigen soll.
4.	Vertretung regeln. Wer vertritt mich in welcher Angelegenheit? Eventuell erforderliche Vollmachten schriftlich erteilen, z.B. Bankvollmacht. Vertretungsregelung allen Mitarbeitern bekannt machen.
5.	Zuständige Personen über fällige Fristen (Abgabe, Zahlungen) informieren.
6.	Mitarbeiter informieren, welche Aufgaben während der Abwesenheit liegen bleiben können.
7.	Festlegen, wer mich wie und wann erreichen kann. Während meiner Abwesenheit für Notfälle Adressen des Aufenthaltsortes mit Telefonnummern hinterlegen.
8.	Automatische E-Mail-Antwort einrichten für die Zeit der Abwesenheit plus einen Tag später als Rückkehr, um die wichtigsten Aufgaben abarbeiten zu können. Weiterleitung von E-Mails an die Vertretung einrichten.
9.	Telefonumleitung an die Vertretung einrichten.
10.	Zwei Ablagekörbe im Büro vorbereiten. Einer mit Aufschrift „dringend“, einen mit der Aufschrift „nur zur Info“, damit nach meiner Rückkehr das meiste vorsortiert ist.
11.	Während der Stillstandzeiten Maschinen- und Fahrzeugreparaturen, Wartungs- und Reinigungsarbeiten, Schärfen der Werkzeuge organisieren.
12.	Kontrollgänge auf dem Firmengelände und im Gebäude durch Verwandte, Freunde, Nachbarn oder Mitarbeiter organisieren.
13.	Schild für Eingangstüre und Hoftor vorbereiten, eventuell mit Notfall-Rufnummer.
14.	Lieferanten über Urlaubszeit bzw. über Möglichkeiten zur Materialanlieferung informieren.

To-do-Liste privat vor dem Urlaub:		Termin	Erledigt
1.	Sind Ausweise notwendig und diese noch gültig? Ist ein Visum erforderlich?
2.	Sind Impfungen oder eine andere medizinische Vorsorge notwendig?
3.	Prüfen, ob Versicherungen notwendig, schon vorhanden sind oder neu abgeschlossen werden müssen (z.B. Auslands-kranken-, Reiserücktritt-, Gepäck-, Elektronik-Versicherung).
4.	Nachbarn, Familie oder Freunde organisieren, für die Pflege von Pflanzen und/oder Tieren, für Kontrollgänge Heizung, Wasser oder nach Unwetter.
5.	Post: Lagerung einrichten oder jemanden zum Briefkastenleeren organisieren.
6.	Müll: Leerung und Bereitstellung der Mülltonnen organisieren.
7.	Abos von Tageszeitung oder Zeitschriften abbestellen, pausieren lassen oder Nachschicken organisieren.
8.	Wertsachen und Schlüssel diebstahlsicher verwahren (Safe, Bankfach).
9.	Freunden bzw. Familie Reiseroute, -orte bekannt geben für Notfälle.
10.	Wichtige Informationen über Urlaubsziel/e sammeln(Notrufnummern, Zollbestimmungen, Devisen, Sitten).
11.	Bei Reisen mit dem Pkw: Straßenverkehrsvorschriften, Vignette, Warnwesten, Internationale Versicherungskarte, Internationalen Führerschein beachten bzw. bereithalten.
12.	Reisedokumente und Pässe kopieren, falls sie verloren gehen oder gestohlen werden. (siehe Erfolgstip unten)
13.	Reiseapotheke in Absprache mit dem Hausarzt unter Berücksichtigung des Reiseziels packen.