Agile Organisation – Methoden, Prozesse und Strukturen im digitalen VUCA-Zeitalter

Thorsten Petry • Christian Konz

(Hrsg.)

Agile Organisation

Methoden, Prozesse und Strukturen

im digitalen VUCA-Zeitalter

1. Auflage

Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen

2021

ISBN 978-3-945997-28-4

E-Book im Format Epub, basierend auf der 2021 erschienenen Druckausgabe (ISBN 978-3-945997-27-7)

Copyright © 2021

Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titel

Impressum

Vorwort

Über dieses Buch

Teil A: Gesamtbild der agilen Organisation

Agile Organisation – Systematischer Überblick des Themenkomplexes (Petry/Konz)

1 Agilität als Kernherausforderung im digitalen VUCA-Zeitalter

2 Grundlagen von Agilität

2.1 Entwicklungsgeschichte

2.2 Zentrale Begriffe

2.3 Werte und Prinzipien

2.4 Adäquate Rahmenbedingungen

3 Grundlagen von Organisation

3.1 Zentrale Elemente

3.2 Gestaltung von Prozessen

3.3 Gestaltung von Strukturen

3.4 Kernaspekte (klassischer) Organisation

4 Charakteristika agiler Organisation

4.1 Überblick

4.2 Agile Prozessgestaltung

4.3 Agile Strukturgestaltung

4.4 Agile Koordination

4.5 Zusammenspiel von stabilen und dynamischen Elementen in agilen Organisationsansätzen

5 Zusammenspiel von klassischen und agilen Organisationsansätzen (Beidhändigkeit)

6 Agile Prozess- und Projektmethoden

6.1 Überblick

6.2 Kanban

6.3 Scrum

6.4 Lean Startup

6.5 Design Thinking

6.6 Objectives & Key Results (OKR)

6.7 Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Auswahlkriterien

7 Agile Skalierungsframeworks

7.1 Überblick

7.2 Scrum of Scrums

7.3 Large Scale Scrum (LeSS)

7.4 Nexus

7.5 Scaled Agile Framework (SAFe)

7.6 Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Auswahlkriterien

8 Agile Strukturansätze

8.1 Überblick

8.2 Spotify-Modell

8.3 Holacracy-Ansatz

8.4 Kollegiales Kreismodell

8.5 Unternehmensindividuelle Strukturansätze

8.6 Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Auswahlkriterien

9 Agile Führungs- und Zusammenarbeitskultur

10 Weitere Elemente agiler Unternehmensführung

11 Fazit

Literaturverzeichnis

Teil B: Beispiele agiler Organisation und Transformation

Agile Organisation der Alois Heiler GmbH – Transformation eines Familienunternehmens (Heiler/Borck)

1 Notwendigkeit und Zielsetzung der Transformation

2 Vorgehen in der Anfangsphase

3 Prinzipien zur Entscheidungsfindung

4 Grundlegende Denkmodelle

5 Neue, agile Organisationseinheiten und -rollen

6 Fazit und Handlungsempfehlungen

Literaturverzeichnis

Agile Organisation der B. Braun Melsungen AG – Tasks & Teams als neue Art der Zusammenarbeit (Tillmanns-Estorf/Große/Gumula)

1 Einleitung

2 Grenzen klassischer Organisationsstrukturen

2.1 Auf Organisationsebene

2.2 Auf Teamebene

2.3 Auf individueller Ebene

2.4 Zusammenfassung

3 Tasks & Teams als Form der selbstorganisierten, agilen Zusammenarbeit

3.1 Grundlagen des Tasks- & Teams-Ansatzes

3.2 Standardprozess zur Gründung von Kreisen nach Tasks & Teams

3.3 Wie Tasks & Teams die Zusammenarbeit verbessert – das Modell

3.4 Tasks- & Teams-Praktiken im Arbeitsalltag

4 Erfahrungen und Handlungsempfehlungen

4.1 Mehr und komplexere Aufgaben bei gleicher Personenzahl

4.2 Teamentwicklung eines standortübergreifenden Teams

4.3 Verbesserung der Zusammenarbeit

4.4 Mehr Entwicklungsperspektiven für Mitarbeiter*innen

4.5 Bessere Teamkommunikation im Homeoffice durch Tasks & Teams

4.6 Handlungsempfehlungen

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Agile Organisation(sentwicklung) bei TELE Haase (Stelzmann/Reininger)

1 Einleitung

2 Transformationsphase 1 – Was war

2.1 Ein Familienunternehmen wagt den frühen Feldversuch

2.2 Wie alles begann

2.3 Chefs werden abgeschafft

2.4 Gemeinsam entscheiden

2.5 Wichtige Erkenntnisse

3 Transformationsphase 2 – Warum nicht alles so bleiben kann

3.1 Die nächste Evolutionsstufe passiert jetzt

3.2 Steigende Komplexität

3.3 Frust und Unzufriedenheit

3.4 Verlorenes „Wir-Gefühl“

4 Transformationsphase 3 – Etwas Neues entsteht

4.1 2020 – alles auf Anfang

4.2 Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

4.3 Neue Organisation im Überblick

5 Neues Führungsverständnis – vom Steuermann zum Dirigenten

6 Was schon geschafft ist

6.1 Erste Schritte unter neuen Rahmenbedingungen

6.2 Transparenz schafft neue Geschäftsfelder

6.3 Innovation zulassen

6.4 Zusammen „spielen“ und neue Arbeitskonzepte entwickeln

7 Fazit

Agile Organisation(sentwicklung) bei //Seibert/Media (Rödiger/Herwarth von Bittenfeld)

1 Vom klassischen Dienstleister zum agilen Produkt- und Lösungsanbieter

2 Entwicklung der Organisationsstruktur des Gesamtunternehmens //Seibert/Media

2.1 Von der Gründung zur Pyramide

2.2 Von der Pyramide zum Pfirsich

2.3 Vom Pfirsich 1.0 zum Pfirsich 2.0

3 Entwicklung der Organisationsstruktur im „Linchpin Universe“ bei //Seibert/Media

3.1 Start mit einem kleinen Team

3.2 Den Kinderschuhen entwachsen

3.3 Wachstum erhöht Komplexität

3.4 SAFe-Elemente und Konsolidierung

4 Fazit

Literaturverzeichnis

Agile Organisation in der R+V Versicherung – Mit Pioniergeist und Pragmatismus den digitalen Wandel eines Konzerns vorantreiben (Arndt/Mettner)

1 Start der agilen Reise der R+V

2 Gründungsgeschichte des Bereichs Digitale Transformation

3 Ziele und Schwerpunkte des Bereichs Digitale Transformation

4 Zusammenarbeitsstruktur

5 Kernelemente der Zusammenarbeit

6 Personelle Führung

7 Abweichungen vom Grundmodell der Holokratie

8 Fazit

Literaturverzeichnis

Agile Transformation bei ibo – Eine persönliche Sicht auf eine 7-jährige Lernreise (Fischermanns)

1 Wie alles begann

2 Lernreise

2.1 2014: Suche nach einer passenden Organisationsform

2.2 2015: Start in die Selbstorganisation mit Scrum

2.3 2016: Wertschöpfung für Kunden im Fokus

2.4 2017: Selbstorganisation mit ibokratie

2.5 2018: Holokratie wird offiziell

2.6 2019: Agile Steuerung mit der OKR-Methode rund machen

2.7 2020: Agil in das etwas andere Jahr

3 (Zwischen-)Fazit und wie es weitergeht

Literaturverzeichnis

Teil C: Praxiserfahrungen und Erfolgsfaktoren bei der Gestaltung agiler Organisation

Traditionelle und erfolgreiche Unternehmen auf dem Weg zu mehr Agilität – Reflexionen und Erfahrungen aus dem Umfeld der R+V Versicherung (Hübner)

1 Ausgangssituation

2 Bisherige Initiativen für Agilität bei der R+V Versicherung

3 Erfolgsfaktoren für Agilität aus den Erfahrungen bei der R+V Versicherung

3.1 Gemeinsames Verständnis schaffen

3.2 Eindeutige Begrifflichkeiten nutzen

3.3 Führung anders leben

3.4 Gemeinsam Lernwege beschreiten

3.5 Mut zur Arbeit am System haben

3.6 Veränderung Zeit geben

4 Fazit

Implementierung von Lean & Agile in einer Business Unit der Siemens AG (Kalnik)

1 Erfahrungen mit Lean & Agile im Großunternehmen

2 Wozu – Einordnung in den Kontext

3 Was – Kulturveränderung und ihre Elemente

3.1 Ziel der Kulturveränderung

3.2 Methoden

3.3 Obeya of Obeya (OoO)

3.4 Prinzipien

3.5 Kultur

4 Wie – Klassisch beginnen und langsam überführen

4.1 Vier „Säulen“ der Transition

4.2 Cross-funktionales Transitions-Team

4.3 Training

4.4 Coaching

4.5 Kommunikation und Koordination

5 Wesentliche Erfolgsfaktoren

Hybrides Projektmanagement bei der NRW.BANK am Beispiel einer Portallösung für die öffentliche Wohnraumförderung in NRW (Nagel/Wilhelm)

1 Ausgangslage, Projektauftrag und Rahmenbedingungen

2 Bestimmung der Projektmanagementmethode

3 Übergeordnete Projekt-Roadmap

4 Projektvorgehensweise und Projektvision

5 Projektorganisation und Rollen

5.1 Überblick über die Projektorganisation

5.2 Product Owner

5.3 Entwicklungsteam und Scrum Team

5.4 Scrum Master

5.5 Klassische Elemente der Projektorganisation

6 Kommunikations- und Meeting-Routinen

7 Wesentliche Erfolgsfaktoren

Literaturverzeichnis

Organisatorische Agilität – Ein Blick hinter die Kulissen (Brehm)

1 Einleitung

2 Grundlagen

2.1 Organisation und Agilität

2.2 Mindset der agilen Organisation

2.3 Ziele einer agilen Organisation

3 Bausteine agiler Organisationen

3.1 Überblick

3.2 Modularisierung – Kreise und Squads als Keimzelle

3.3 Lose Kopplungen – personen- und sinnbezogene Schnittstellen

3.4 Selbstorganisation und -führung – Bedeutung von Hierarchie und die Verteilung von Macht

3.5 Organisationales Lernen – Retrospektiven und Reviews sichern agile Entwicklung

4 Review und Retrospektive

Literaturverzeichnis

Führung in agilen Organisationen – Darstellung am Beispiel Common Leadership bei //Seibert/Media (Schuller/Fucker)

1 Einleitung

2 Status quo der Führung bei //Seibert/Media

2.1 Hintergrund

2.2 Verständnis von Führung

2.3 Grundvoraussetzungen und Erfolgsfaktoren

3 Agile Führung durch Common Leadership

3.1 Grundverständnis

3.2 Positive Effekte

3.3 Herausforderungen und Lösungsmaßnahmen

4 Fazit

Literaturverzeichnis

Vom agilen Mindset zum permanenten Mindshift – Lebenslanges Lernen im Einklang mit agiler Organisationsentwicklung am Beispiel eines Versicherungsunternehmens (Hartmann)

1 Situation von Lern- und Veränderungsprozessen in Organisationen

2 Herausforderung einer „nachhaltigen Grundhaltung“

2.1 Agiles bzw. Growth Mindset als Grundhaltung für permanenten Mindshift oder Lebenslanges Lernen

2.2 Qualität einer Organisation im Kontext der Interaktion von Individuen

2.3 Selbstorganisation braucht Führung

3 Modifizierung der Personalentwicklungsgespräche am Beispiel eines Versicherungsunternehmens

3.1 Ausgangslage und Zielsetzung

3.2 Vorgehen

3.3 Zwischenfazit und Ausblick

4 Transfererfahrung

Literaturverzeichnis

Bewertung von Arbeitsleistung und Gehaltsfindung in agilen Organisationen – Gehaltsgilde bei borisgloger consulting (Gloger)

1 Hintergrund

2 Hindernisse und Ziele einer agilen Gehaltsfindung

3 Konzept der Gehaltsgilde bei borisgloger consulting

3.1 Agile Unternehmenskultur als Basis

3.2 Zusammensetzung der Gehaltsgilde und Gehaltsfindungsprozess

3.3 Zusammenspiel mit kontinuierlichem Feedback

3.4 Zusammenhang zwischen Gehaltsbändern und Wettbewerbsfähigkeit

3.5 Gehaltsdiskriminierung und Fairness

4 Fazit

Lean Portfoliomanagement in der Praxis – Agile Organisation braucht agile Strategie (Schmidt/Jäger/Janning)

1 Hintergrund

2 Skalierte Agilität: Von Teams zu Portfolios

3 Lean Portfoliomanagement als Hebel für die agile Transformation

3.1 Agilität erfordert Kulturwandel und sensible Organisationsgestaltung

3.2 Prinzipien und Werte bilden die Grundlage des Handelns

3.3 Funktionen des Lean Portfoliomanagement

4 Lean-Portfoliomanagement-Prozess in der Praxis

4.1 Strategische Themen als Richtungsgeber

4.2 Portfolio Canvas als Kreativwerkstatt

4.3 Portfolio Epics als leichtgewichtige Initiativen

4.4 Leitplanken für dezentrale Entscheidungen

4.5 Big Room Ranking als gemeinsames Priorisierungsevent

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Teil D: Agile Organisation unternehmensübergreifender Ökosysteme

Agilität in datenorientierten B2B-Plattformen (Buchholz)

1 Plattform-Ökonomie

2 Begriffliche Grundlagen

2.1 Agilität

2.2 Datenorientierte B2B-Plattformen

3 Agilität datenorientierter B2B-Plattformen

3.1 Dimensionen von Agilität

3.2 Agile Strategie

3.3 Agile Struktur

3.4 Agile Prozesse

3.5 Agile Technologie

3.6 Agile Mitarbeiter

4 Fazit

Literaturverzeichnis

Agile Organisation unternehmensübergreifender Zusammenarbeit – Vom Lieferantenmanagement zur Effectuation in plattformbasierten Ökosystemen (Maurer)

1 Agilität als Herausforderung im Plattformwettbewerb

2 Wettbewerbsvorteile plattformbasierter Ökosysteme

2.1 Merkmale von Ökosystemen

2.2 Wertentstehung in Ökosystemen

3 Agilität in unternehmensübergreifenden Ökosystemen

3.1 Effectuation als Grundlage von Beitrittsentscheidungen

3.2 Agilität auf der Unternehmensebene

4 Fazit

Literaturverzeichnis

Autorenverzeichnis

Stichwortverzeichnis

Vorwort

„Manager wollen glauben, dass sie

die Zukunft vorhersagen können.

Aber Manager müssen lernen,

dass Vorhersehbarkeit unmöglich ist,

wenn komplexe, kreative Arbeit … stattfindet.“¹

„Die agilen Skeptiker im Unternehmen

sind das eine,

die viel größere Herausforderung

sind die agilen Dogmatiker.“²

Agilität ist ohne Zweifel eines der zentralen Buzzwords unserer Zeit. Vor dem Hintergrund der großen Bedeutung von Anpassungs- und Handlungsfähigkeit in unserer immer schnelleren und komplexeren Welt, hat sich der Begriff in den letzten Jahren fest im Management-Vokabular verankert. Die Forderung nach mehr Agilität fehlt in kaum einem Meeting.

Berater, Enthusiasten und Evangelisten³ predigen, dass Unternehmen anpassungsfähiger, dynamischer, schneller und innovativer werden müssen. Gefühlt wird derzeit vor fast alles das Adjektiv „agil“ gesetzt – gesprochen wird von agiler Strategie, agilen Prozessen, agiler Organisation, agilen Unternehmen, agilen Kunden, agiler Kommunikation, agilem Personalmanagement usw. Zum Teil bleibt es dann bei Hierarchie-Bashing bzw. Bürokratiekritik sowie der Forderung nach mehr Agilität bzw. einer agilen Kultur, ohne jedoch fundierte und praktikable Ansätze aufzuzeigen, wie dies möglich gemacht werden kann.

Nicht selten wird auch ein spezifischer Ansatz, ein Modell bzw. ein einzelnes Instrument herausgehoben – zum Teil als das „ultimative Allheilmittel“. Diverse Berater, Produkt- und Dienstleistungsanbieter propagieren natürlich ihren speziellen Ansatz und versuchen sich durch neue, immer noch einen Schritt moderner klingende Bezeichnungen abzugrenzen. Dann werden im Kern eigentlich sehr ähnliche Dinge völlig verschieden dargestellt. Hinzu kommt, dass sich in der „agilen Community“ eine Begriffswelt etabliert hat, die für in klassischen Umfeldern ausgebildete und sozialisierte Menschen nicht immer ganz leicht zu verstehen ist.

Vor dem Hintergrund dieser – zugegebenermaßen etwas überspitzt formulierten – Gemengelage aus unzweifelhafter Relevanz und einem Wildwuchs aus Begriffen, Methoden und Empfehlungen, ist die Idee entstanden, ein Buch zu schreiben bzw. zusammenzustellen, das dem Leser sowohl ein Ordnungsgerüst für den Gesamtkomplex „agile Organisation“ bietet (im umfangreichen Einführungsbeitrag), als auch konkrete Erfahrungen und Beispiele von verschiedenen, typisch für den deutschen Sprachraum anzusehenden Unternehmen vorstellt und Vertiefungsmöglichkeiten einzelner Teilaspekte liefert. Weil es schwierig ist, den Gesamtkomplex Agilität in einem „verdaubaren“ Buch mit dem nötigen Tiefgang zu behandeln, haben wir den Fokus ganz bewusst auf die Organisation – im Sinne von Methoden, Prozessen und Strukturen – gelegt. Die angrenzenden Aspekte, insbesondere Fragen der Zusammenarbeits- und Führungskultur, werden zwar angesprochen und grundlegend eingeordnet, aber eben nicht in aller Tiefe behandelt.

Das Buch richtet sich primär an klassisch ausgebildete bzw. sozialisierte Manager und Menschen, die nach Strukturierung, Systematik und konkreten Praxisbeispielen im „Agilitäts-Kosmos“ suchen. Diesen soll das Buch ein – an die klassische Organisationslehre anschlussfähiges – Ordnungsgerüst für die zentralen Begriffe und Konzepte einer agilen Organisationsgestaltung liefern. Neben dieser Strukturierung liefern die diversen Buchbeiträge Inspiration, Umsetzungskonzepte und konkrete Methoden auf dem Weg zu einer agileren Organisation. Die Unternehmensbeispiele dienen als Orientierung – nicht als 1:1-Kopiervorlage –, um den eigenen Arbeitsbereich, einen Unternehmensbereich oder gar das ganze Unternehmen agil(er) aufzustellen. Dabei wird aber auch immer wieder betont, dass Agilität weder heiliger Gral noch Allzweckwaffe ist, sondern eine Art der Ausrichtung bzw. der Gestaltung von Arbeitsteilung und Koordination zur besseren Erreichung der Ziele darstellt.

Das Buch möchte die Leser befähigen, kritisch reflektiert über Ansätze für mehr – oder in einigen Fällen möglicherweise auch weniger – Agilität zu entscheiden. Wir hoffen, dass es aufgrund dieser reflektierten und undogmatischen Ausrichtung nicht einfach noch ein weiteres Agilitäts-Buch unter vielen ist, sondern einen entscheidenden Mehrwert liefert.

Bedanken möchten wir uns an dieser Stelle ganz herzlich bei allen, die am erfolgreichen Zustandekommen dieses Buches mitgewirkt haben. Dies sind in erster Linie natürlich die renommierten Experten aus Wissenschaft und Praxis, die sich trotz vielfältiger anderer Verpflichtungen die Zeit genommen und die Muße gefunden haben, als Autoren an diesem Buch mitzuwirken. Schließlich gebührt natürlich auch unserem Verleger Prof. Dr. Götz Schmidt ein großes Dankeschön. Ebenfalls ganz herzlich bedanken möchten wir uns bei Dagmar Hofmann-Kahlke, Ulla Nappi, Andreas Valentin Schmidt und Axel-Bruno Naumann vom Verlag Dr. Götz Schmidt für ihre professionelle Umsetzung der Buchbeiträge und die kreative Gestaltung des Buchlayouts.

Wiesbaden und Gießen, März 2021

Prof. Dr. Thorsten Petry und Christian Konz

Über dieses Buch

Das vorliegende praxisorientierte Herausgeberbuch richtet sich primär an klassisch ausgebildete bzw. sozialisierte Manager und Menschen, die nach Strukturierung, Systematik, konkreten Erfahrungen und greifbaren Beispielen im aktuell so modernen und gehypten „Agilitäts-Kosmos“ suchen. Diesen erfahrenen Praktikern, aber auch den in die Praxis strebenden Studierenden und ihren Dozenten bietet der erste Teil des Buches ein – an die klassische Organisationslehre anschlussfähiges – Ordnungsgerüst für die zentralen Begriffe und Konzepte einer agilen Organisationsgestaltung. Die diversen Beiträge im weiteren Verlauf des Buches liefern vertiefende Unternehmensbeispiele, Erfahrungsberichte, Umsetzungskonzepte und konkrete Methoden auf dem Weg zu einer agileren Organisation.

Teil A: Gesamtbild der agilen Organisation

Den ersten Teil des Buches bildet ein umfangreicher Überblicks- bzw. Einführungsbeitrag. In diesem geben die beiden Herausgeber, der Hochschullehrer, Forscher und Berater PROF. DR. THORSTEN PETRY sowie der Agile Coach und Geschäftsführer der IBO AKADEMIE CHRISTIAN KONz einen Überblick über den Gesamtkomplex „Agile Organisation“.

Sie erläutern die Relevanz und die Grundlagen von Agilität sowie die Kernelemente von Organisation. Auf dieser Basis stellen sie die zentralen Charakteristika einer agilen Organisationsgestaltung vor. Im weiteren Verlauf des Beitrags erläutern und vergleichen die beiden Autoren die wichtigsten agilen Prozessmethoden und Strukturansätze. Dies soll den Lesern dabei helfen, die für die eigene Situation am besten passenden Ansätze auszuwählen bzw. eine gute Ausgangsbasis zur Entwicklung eines eigenen agilen Organisationsansatzes zu haben.

Da Organisation nie ohne die in den Prozessen und Strukturen agierenden Menschen funktionieren kann, wird auch ein Blick auf die Aspekte einer agilen Führungs- und Zusammenarbeitskultur geworfen. Auch auf die agile Ausgestaltung weiterer Unternehmensführungselemente (z. B. Strategie, Portfoliomanagement, Budgetierung, Unternehmensentwicklung, Ökosystem-Management) wird am Ende des Beitrags kurz eingegangen.

Der umfangreiche Beitrag ist so etwas wie das „Herzstück“ dieses Buches. Er bietet einen guten Einstieg in die Thematik und liefert ein Ordnungsgerüst für die folgenden Buchbeiträge, auf die im Einführungsbeitrag immer wieder verwiesen wird.