Buch lesen: «Quando si scrive un'e-mail...»

Introduzione

Le e-mail dominano le nostre giornate: ne scriviamo senza sosta e senza sosta ne siamo bombardati. La nostra vita quotidiana, soprattutto professionale ma anche privata, è accompagnata e definita dalle e-mail. Gli scambi di e-mail dettano un ritmo al quale ormai quasi nessuno può sottrarsi.

Si tratta di un fenomeno piuttosto recente. È stato soltanto alle soglie del nuovo millennio, infatti, che le e-mail hanno iniziato a diffondersi su larga scala come mezzo di comunicazione della società basata su Internet. Nel frattempo, rapportando la vita delle e-mail a quella umana, ci siamo giusto lasciati alle spalle la pubertà, ed è dunque tempo di cominciare a prendere in mano le redini.

Secondo una stima dell’istituto specializzato in ricerche di mercato The Radicati Group di Palo Alto, ogni giorno in tutto il mondo vengono inviati circa 306 miliardi di e-mail1, che corrispondono a circa 39 volte la popolazione mondiale. Si consideri che, come rileva un rapporto dell’agenzia We Are Social, il numero di persone che ha accesso a Internet ha superato la soglia magica del 50 % della popolazione globale soltanto nel 20172. 306 miliardi di e-mail al giorno equivalgono a circa 3,5 milioni di e-mail al secondo. E anche se gli annunci di un’imminente fine delle e-mail non mancano3, per i prossimi anni si continua a prevedere una crescita costante, seppur non esponenziale, fino a raggiungere i 361 miliardi di e-mail inviate nel 2024.

E benché una parte molto consistente di queste e-mail possa essere costituita da messaggi di spam, secondo alcune statistiche l’impiegato medio riceve circa 120 e-mail al giorno e ne invia circa 404. In ogni caso, basta pensare alle ore di una giornata lavorativa che sfumano per la semplice gestione delle e-mail – sia da parte di chi le scrive sia da parte di chi le legge, le deve leggere o anche solo darvi una scorsa – per capire quanto sia opportuno soffermarsi un momento a riflettere su questa attività cui, in fin dei conti, ci dedichiamo pressoché ininterrottamente.

Non è che il problema non sia noto, ed esistono già anche vari sistemi per affrontarlo, come disattivare gli account e-mail dei collaboratori durante le ferie o i giorni festivi oppure fissare l’orario limite ufficiale per gli scambi di e-mail un’ora prima del termine della giornata in modo che tutti possano smaltire le ultime incombenze con calma.

Si tratta tuttavia di misure sistemiche e imposte dall’alto, che oltre a non poter essere applicate in tutti i contesti lavorativi non sono forse nemmeno auspicabili. Anzi, sottolineano ancora di più quanto sia necessario ragionare sul nostro modo di gestire le possibilità del mezzo e-mail.

Ben lungi dal proporre misure simili, questa breve guida in 18 punti offre alcuni suggerimenti utili per fare una buona impressione e raggiungere i propri obiettivi senza affogare in questo mare di e-mail.

1https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2020/01/Email_Statistics_Report,_2020–2024_Executive_Summary.pdf.

2https://wearesocial.com/special-reports/digital-in-2017-global-overview.

3https://www.gpbullhound.com/wp-content/uploads/2017/12/GP-Bullhound-Technology-Predictions-2018.pdf.

4https://www.templafy.com/blog/how-many-emails-are-sent-every-day-top-email-statistics-your-business-needs-to-know/.