Анализ и совершенствование системы управления организации

ВВЕДЕНИЕ

В эпоху развития общества, когда постоянно происходят изменения внешней среды, организации нуждаются правильно организовать эффективную систему управления, при этом учитывать все тенденции развития в обществе и оценивать уровень риска при принятии управленческих решений.

Для успешной деятельности организации, руководству важно грамотно произвести анализ системы управления. Результаты анализа позволяют изучить показатели производственно–экономической деятельности, финансовых и трудовых ресурсов и выявить все недостатки в организационных процессах.

Ведущая роль в реализации эффективного управления организацией, отводится самому процессу управления, так как он объединяет все технические, коммерческие, финансовые сферы и обеспечивает целостность функционирования всей системы предприятия.

Чтобы адаптироваться к меняющейся рыночной ситуации, экономико– политическим требованиям, ожиданиям общественности, новым законодательным проектам, необходимо проводить развитие, реорганизацию системы управления.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы подчеркивается необходимостью совершенствования системы управления в организации, которое должно быть системным и четко организованным. Это тот немаловажный фактор, который в сложившейся рыночной ситуации позволит предприятию эффективно функционировать и развиваться среде.

Объектом исследования является ООО «ЭККО–РОС» в г. Пермь. Предметом исследования является система управления ООО «ЭККО–РОС» в г. Пермь.

Цель выпускной квалификационной работы состоит в совершенствовании системы управления организацией.

В соответствие с этой целью необходимо решить следующие задачи исследования:

Изучить теоретические основы анализа системы управления и методы совершенствования системы управления организацией.

Провести анализ эффективности системы управления организацией ООО «ЭККО–РОС» в г. Пермь.

Сформулировать рекомендации по повышению эффективности системы управления ООО «ЭККО–РОС» в г. Пермь.

Оценить эффективность внедрения предложенных мероприятий.

В качестве теоретической базы были использованы труды отечественных ученых, таких как А.Я. Кибанов, Т.Ю. Базаров, А.П. Егоршин, О.Н. Ковалев, А.В. Карпов. Среди зарубежных исследователей проблем теории и практики управления трудовыми ресурсами отметим Иванцевича Дж., Мескона М.Х., Мэйо Э., Хедоури Ф. и др. Информационной базой исследования явились также статьи из СМИ, материалы Интернета. Кроме того, использовались аналитические и статистические показатели, финансовая отчетность и распорядительные документы предприятия.

Во введении обосновывается актуальность темы, определяются цель, задачи, предмет и объект выпускной квалификационной работы. В первом разделе рассмотрены теоретические основы анализа системы управления. Во втором разделе представлена краткая характеристика ООО «ЭККО–РОС» (структурное подразделение в г. Пермь), проведен анализ деятельности организации. В третьем разделе представлены мероприятия по совершенствованию системы управления ООО «ЭККО–РОС» (структурное подразделение в г. Пермь), а также произведена оценка эффективности предложенных мероприятий. В заключении сформулированы основные выводы выпускной квалификационной работы.

Исследования, выводы и рекомендации выпускной квалификационной работы будут полезны с методической и с практической точек зрения. Так как в ней предложены мероприятия по совершенствованию системы управления и могут быть использованы в практике управления ресурсами организации в процессе работы.

Работа включает 22 таблицы, 18 рисунков, 1 приложение. Было использовано 49 литературных источников, в том числе локальные нормативные акты предприятия и данные бухгалтерского учета.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АНАЛИЗА И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность, принципы и методы анализа системы управления организации

Развитие общества, объективные изменения производственных сил в эпоху

формирования новой экономики, требуют от экономической науки оптимально использовать ресурсы в компании, уметь исследовать рыночную ситуацию, своевременно учитывать тенденции и оценивать уровень риска при принятии решений, и услуг, активизации инициативы и предприимчивости.

Таким образом, для сохранения, развития и четкого функционирования необходимо постоянно производить анализ системы управления.

Анализ системы управления – процесс научного исследования составных частей и управленческих связей, в результате которого прогнозируются перспективы и развитие организации, путем комплексной оценки финансовых, хозяйственных и трудовых ресурсов предприятия.

Роль анализа системы управления деятельностью организации с каждым годом возрастает. Это обусловлено разными обстоятельствами. Прежде всего, необходимостью неуклонного повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научно–технических процессов, а также обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными сотрудниками.

В процессе исследования системы управления учитывается концепция работы предприятия, его стратегия и миссия, изучаются особенности и тенденции изменения объектов управления и самого процесса управления, который зависит от целей организации.

Основная цель анализа системы управления изучение прошлых, и текущих показателей деятельности системы управления для выявления положительных и отрицательных факторов состояния организации. На основании этих данных прогнозируются перспективы предприятия в будущем.

Обеспечить высокую эффективность, стабильный уровень доходности и конкурентоспособность предприятия помогают основные принципы системы управления, рассмотрим подробнее эти принципы:

1. Адекватность целевых установок.

Формирование и дальнейшее существование организации невозможно, если не будет определена ее основная цель – то, ради чего данная организация существует.

Цели системы управления напрямую зависят от специфики деятельности компании и объемов ресурсов деятельности в организации. Руководитель предприятия должен адекватно оценить достижимость поставленной цели и количество времени необходимого для ее реализации. Изначально все цели управления организации можно разделить на четыре группы (таблица 1.1).

Таблица 1.1 – Цели системы управления в организации

2. Качественная обработка информации.

Обработка информации данных предприятия включает в себя три этапа, необходимые для анализа системы управления (рисунок 1.1)

Рисунок 1.1 – Этапы обработки информации

Анализ системы управления начинают с обзора всех основных внешних и внутренних элементов и показателей, которые необходимы для эффективной деятельности предприятия.

К элементам внешней среды относится политическое, правовое, экономическое воздействие, а также социальные и технологические процессы.

Внутри организации рассматривают имущественные положения на начало и конец отчетного периода, анализируют условия работы в данном отчетном периоде и результаты, которые предприятие достигло в рассматриваемые сроки. Основными составляющими внутренней среды предприятия являются финансы, персонал, технологии, организационная и производственная структура в организации.

В заключительном этапе обработки информации оценивается действующее состояние предприятия с целью выявить положительные и отрицательные факторы управления в организации.

Очень важным в управлении системой является степень объективности и правильность расчетов ключевых показателей данной информации, ведь на основании проведенной обработки информации прогнозируются перспективы финансово–хозяйственной деятельности предприятия и разрабатываются мероприятия для организации в будущем.

3. Выявление причинно–следственных связей.

Чтобы успешно управлять, необходимо установить и понять причинно– следственные связи функционирования системы, а также весь комплекс обусловливающих отношений и процессов организации.

Всякое изменение, а тем более развитие в организации имеет свою причину и следствие.

Под причиной понимается явление, действие которого вызывает, определяет, изменяет, производит или влечет за собой другое явление – следствие.

Во избежание неблагоприятных явлений важно контролировать использование управленческих связей внутри организации, чтобы обозначить определенные правила, зафиксировать количество материальных и нематериальных ресурсов.

Проанализировать систему управления организации помогают основные методы исследования. Говоря о методах анализа системы, подразумевают некую совокупность взаимосвязанных экономических, организационных, социальных и психологических методов, которые бы обеспечили эффективность функционирования предприятия и его конкурентоспособность. Рассмотрим основные методы анализа системы управления:

Системный метод – исследуются на изучение системы управления в целом и ее составляющих: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления, управленческих решений.

Метод сравнения – позволяет сравнить существующую систему управления с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием или с состоянием в прошлом периоде.

Структуризация целей – предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления с точки зрения их соответствия целям организации. Важной предпосылкой построения рациональной системы управления являются анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе.

Параметрический метод – устанавливает функциональную зависимость между параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени их соответствия.

Функциональный метод – изучает функции системы управления, и контролирует качество их выполнения. Блочный метод – ускоряет процесс формирования новой системы управления и повышает эффективность функционирования системы при наименьших затратах.

Метод экспертной оценки – получение оценки на основании мнения экспертов, с целью предыдущего принятия решения или выбора.

Метод аналогий – основан на применении организационных форм, которые оправдали себя в функционирующей системе управления персоналом со сходными экономико–организационными характеристиками, к рассматриваемой системе управления персоналом. Сущность метода заключается в разработке типовых решений и определении границ и условий их применения.

Метод творческих совещаний – предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой специалистов. Целью совещания является выявление наибольших вариантов путей совершенствования системы управления персоналом.

Балансовый метод – с помощью данного метода можно оценить общее финансовое состояние всей организации и в частности показатели, которые непосредственно взаимосвязаны со всеми показатели эффективности организации.

При каждом методе исследования руководитель должен определить насколько результаты соответствует его ожиданиям и насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На основании проведенного анализа разрабатываются мероприятия для производственных и трудовых ресурсов организации в будущем.