Саммари книги Девида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Часть I

Методология Getting Things Done: добро пожаловать

В деловом мире понятие «многозадачность» стало синонимом успешности и высокой продуктивности. Однако работа в режиме постоянного стресса часто приводит к профессиональному выгоранию. Чтобы не допустить этого и не потерять интерес к работе, учитесь правильно распоряжаться информацией. Задача этой книги – дать инструменты, которые помогут организовать рабочий процесс для достижения максимального результата при минимуме психологических затрат.

Методы Getting Things Done (или GTD) просты для восприятия и помогают снизить уровень стресса, в котором постоянно пребывают сегодня многие представители бизнеса. Эти методы неоднократно протестированы в работе с клиентами на бизнес-тренингах и персональных коуч-программах.

Глава 1. Новые методы для новой реальности

В ритме, который задает нам сегодняшняя жизнь, очень трудно достичь желаемого результата в любой сфере деятельности, сохранив при этом эмоциональное равновесие и не подвергая себя серьезному стрессу.

Чтобы тратить время с максимальной продуктивностью, избегать состояния постоянного беспокойства и не погрязнуть в потоке ежедневных обязанностей, придется изменить некоторые привычки и поведенческие стереотипы.

В этой книге вы ознакомитесь с методикой, которая поможет управлять рабочими процессами, используя несложные практические инструменты и решения. Вы можете начать применять эти знания с первой же минуты в любой возникшей ситуации не только в профессиональной жизни, но и в личной.

Проблема: новые требования и недостаток ресурсов

Главная проблема современного бизнеса – слишком много задач и слишком мало времени на их решение. Уровень стресса постоянно растет, и этому есть несколько причин.

Размываются рабочие границы. Если раньше у работника была конкретная функция, выполнение которой можно было легко проконтролировать, то сейчас ситуация изменилась. У каждого менеджера наберется целый пакет задач, выполнить которые необходимо здесь и сейчас, причем максимально качественно. При этом качество проделанной работы не всегда возможно оценить. Например, как понять, насколько успешной была презентация, или какое количество знаний уложилось в головах ваших учеников? Довести такую работу до абсолютного совершенства не представляется возможным.

Кроме того, границы собственной ответственности смещаются из-за необходимости плотного взаимодействия с коллегами по работе. Коммуникативные технологии не оставляют для нас личного пространства, вовлекая в водоворот чужих проблем и задач.

Изменения в жизни и обществе. Время статичной и стабильной работы прошло. Сегодня мы вынуждены жить в режиме постоянных изменений целей, технологий и отношений.

Необходимость все время адаптироваться к новым условиям приводит к перманентному личностному кризису.

Неэффективность прежних навыков. Темп жизни и происходящих в ней изменений настолько увеличился, что традиционный тайм-менеджмент мало помогает в вопросах самоорганизации. Требуются более действенные, современные технологии и инструменты.

Система GTD предназначена для того, чтобы вы могли управлять уровнем своего стресса и двигаться по жизни позитивно настроенным.

Принцип: эффективное управление обязательствами

Чтобы успешно справляться с потоком дел, возложенных на ваши плечи, нужна системность мышления и мотивация. Следующие модели поведения помогут вам в этом:

♦ фиксируйте любую нерешенную задачу в системе планирования, которой вы привыкли пользоваться;

♦ четко сформулируйте для себя, в чем именно заключается ваше обязательство, и какое решение вы приняли для его исполнения;

♦ создайте цепочку напоминаний сразу же, как выработаете план действий по решению проблемы;

♦ учитесь мыслить с точки зрения действия и результата, тогда все, что не относится к проблеме, не будет отвлекать ваше внимание. Нужно уметь концентрировать внимание на важных аспектах, не отвлекаясь на второстепенные. Перед тем, как приступить к решению задачи, сядьте и спокойно обдумайте ее.

Воспользуйтесь поведенческими моделями, перечисленными выше, и вы сразу увидите, насколько четкими и структурированными стали ваши мысли. Все ненужные раздумья, вся текучка, не относящаяся к конкретной проблеме, отойдет на второй план, и не будет мешать в рабочем процессе.

Большинство людей плохо справляется с потоками внешних стимулов и раздражителей. В режиме многозадачности наш мозг тратит огромное количество ресурсов на непродуктивное обдумывание дел из категории «разное», в то время как лучше всего было бы и для этих, казалось бы, несущественных, задач продумать четкую последовательность действий.

Процесс: управление действиями

Чтобы не забивать свою память списками задач, вам нужно понять две вещи:

♦ вы не в состоянии управлять всеми потоками информации – вы не мировой суперкомпьютер;

♦ вы не можете управлять приоритетами – просто примите их, как данность.

Главным вопросом для вас станет принятие решения о том, чем именно и как заниматься в каждый момент времени. Это и есть то самое управление действиями, которое поднимет уровень вашей эффективности в разы. Используйте для этого несколько подходов:

♦ применяйте принцип «снизу вверх» – начинайте с самых простых ежедневных задач, возьмите под контроль рутинные дела перед тем, как подходить к основным личным и корпоративным проблемам;

♦ практикуйте управление и по горизонтали, и по вертикали – горизонтальное планирование поможет выстроить связи и скоординировать все ваши дела и проекты. Вертикальное – поможет сконцентрироваться на индивидуальных решениях для каждой проблемы;

♦ не держите задачи в голове – это ключевой подход для повышения личной продуктивности и снижения стресса. Все коучи и бизнес-тренеры учат: чем больше вы стараетесь помнить, тем меньше вы успеваете сделать. Составляйте списки необходимых срочных и несрочных дел в той форме, которая вам удобна.

Разгрузите свою «оперативную память» с помощью этих нехитрых подходов, и сконцентрируйтесь на идеях, а не на текучке – и ваше сознание обязательно отблагодарит вас за это.