Zitate aus dem Buch «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке», Seite 3

Обращаясь с просьбой, вы стараетесь быть любезным, чтобы расположить к себе того, от кого зависит решение вашей проблемы. Если речь идет о корпоративных принципах и процедурах, дело обстоит иначе. Корпоративные принципы – это изменение страте-

гии. Процедуры – инструкции, которые служат руководством к действию. Ни те ни другие не носят рекомендательного характера. Знакомя своих подчиненных с такими установлениями, делайте это твердым, не допускающим возражений тоном.

Письмо с поздравлениями, рекомендациями или благодарностями требует фактов, иначе оно останется пустым звуком. Только конкретика наполняет такие сообщения смыслом.

Если вы упомянете те или иные достижения команды, люди увидят, что их труд оценили. Ваше дело – отметить качества и поступки, которые отличают получателя письма от прочих.

Бизнес не любит нытиков и трусов, но борцы и воители всегда получают по заслугам. Бизнес – это прежде всего действие, а действие – лучшее средство против дурных вестей. Если вам выпало сообщить плохие новости, сделайте это кратко, без лишних рассуждений, и сразу предложите, как исправить или улучшить неприятную ситуацию. Готовое решение поможет сгладить тягостное впечатление.

Друзья друзей внушают больше доверия, чем незнакомцы. То же самое относится и к продуктам – вам будет проще заинтересовать людей своим детищем, если они почувствуют, что новинка имеет нечто общее с их старыми знакомыми, которые получили широ-

кое признание. Если, представляя новый продукт, вы упоминаете известные бренды, мнение о его качестве и производительности сразу меняется в лучшую сторону.

Писательский труд – это спорт. Осваивая новую позу на занятиях йогой, вы понимаете, что это нелегкое дело. Поначалу тело с трудом принимает новое положение, но с каждым разом вам становится легче. И наконец наступает день, когда вам удается достичь совершенства. А со временем выполнение каждого упражнения доводится до автоматизма.

То же самое относится к писательскому мастерству. Сначала кривая обучения круто взмывает вверх. Потом движение вперед замедляется. Но если вы твердо решили добиться конкурентного преимущества, ваши усилия окупятся. Вам станет легче. И мало-помалу вы доведете свои навыки до автоматизма.

Даже если человек читает текст про себя, он слышит написанные слова. Они звучат у него в голове. Воспользуйтесь этой особенностью языка, повторяя отдельные слова или мысли. Повторение апеллирует к эмоциям и помогает завладеть вниманием адресата. Но не перестарайтесь! Избыток повторений навевает скуку.

Золотое правило электронной переписки: использовать простейшие глагольные формы. Почему? Потому что многие авторы излишне усложняют фразы, выбирая неправильное время глагола. Чаще всего эту ошибку совершают те, кто не очень уверенно владеет письменной речью или говорит на нескольких языках.

Разные варианты – «Vector is being restructured», «Vector has restructured», «Vector has been restructured», «Vector will be restructured», «Vector will be restructuring», «Vector will have been restructuring», «Vector will be being restructured», «Vector will have had restructuring» – имеют разный смысл и уместны в разных ситуациях. Но большей частью сложные глагольные формы в электронной переписке лишь засоряют текст.

Длинные цепочки электронных писем имеют историческую ценность. Но они быстро становятся слишком тяжелыми. Наступает момент, когда истоки дискуссии уже не так важны. Даже если речь идет о самых острых проблемах, никто не будет вспоминать, с чего все началось, прокручивая текст до конца. Прерывайте слишком длинные цепочки, чтобы они не тормозили работу. Напишите адресату новое письмо. Это поможет ему отделить зерна от плевел и постичь истину.

Самая важная фраза e-mail – та, что стоит в начале. Именно она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше того, она может напрочь отбить у адресата желание читать письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную тему. Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Иногда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара фраз, но лучше уложиться в одно предложение.

Я снял трубку и услышал знакомый голос. Вице-президент крупной международной корпорации рявкнул:

– Что вы от меня хотите?

Я был в Чикаго. Он в Париже. Едва не лишившись дара речи, я пролепетал:

– Видите ли, я… я…

Спустя... Далее