Buch lesen: «Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung», Seite 24
f) Risikocontrolling
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Möglich ist auch die Anbindung der Geldwäschefunktion an das Risikocontrolling, wenn die Leitungsfunktion für beide Bereiche gleichzeitig wahrgenommen wird.[74]
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Grundsätzlich ist das Compliance-Risiko definiert als das Risiko, gegen Gesetze oder Verwaltungsvorschriften zu verstoßen, so dass dem Unternehmen ein finanzieller Schaden, etwa durch Strafzahlungen, Verluste oder Reputationsverlust entsteht. Das stellt gleichzeitig auch ein operationelles Risiko i.S.d. Risikocontrollingfunktion dar. Daher kann ein gemeinsames Management beider Funktionen durchaus effizient sein.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › D. Bestellung des Geldwäschebeauftragten und Stellung in Unternehmen › II. Stellung des Geldwäschebeauftragten im Unternehmen › 5. Ansprechpartner im Unternehmen
5. Ansprechpartner im Unternehmen
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Der Geldwäschebeauftragte ist Ansprechpartner für alle Mitarbeiter im Unternehmen zum Thema Geldwäscheprävention und Verhinderung von Terrorismusfinanzierung. Der Geldwäschebeauftragte und seine Mitarbeiter haben die Geschäftsbereiche zu beraten und zu unterstützen.[75] Dies bedeutet zum einen eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter, die in regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss, um die Aktualität sicherzustellen (vgl. nachfolgend unter Rn. 170–174).
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Zum anderen erforderlich ist auch eine hinreichende Bekanntheit und Präsenz der Person des Geldwäschebeauftragten selbst, damit der Geldwäschebeauftragte in alle wesentlichen und relevanten Prozesse, Strategieentwicklungen und Entscheidungen im Vorfeld mit eingebunden wird, um entsprechende Risiken effizient zu verhindern oder mitigieren zu können.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › D. Bestellung des Geldwäschebeauftragten und Stellung in Unternehmen › II. Stellung des Geldwäschebeauftragten im Unternehmen › 6. Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden
6. Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden
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Der Geldwäschebeauftragte ist gem. § 7 Abs. 5 GwG Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden wie BaFin, die Strafverfolgungsbehörden, also zum Beispiel Landeskriminalämter, Bundeskriminalamt, Zollbehörden und Staatsanwaltschaften, die für die Aufklärung, Verhütung und Beseitigung von Gefahren zuständigen Behörden, und für die neu eingerichtete Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen.[76] Zu den einzelnen Pflichten wird nachfolgend auf Rn. 142–214 verwiesen.
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Insbesondere hat der Geldwäschebeauftragte gem. § 6 Abs. 6 GwG sicherzustellen, dass zu Anfragen der FIU und anderer zuständiger Behörden, ob zu bestimmten Personen Geschäftsbeziehungen in den letzten 5 Jahren bestanden und welcher Art die Geschäftsbeziehung jeweils war, Auskunft gegeben werden kann.
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Darüber hinaus haben Kreditinstitute nach § 25h Abs. 7 S. 1 KWG eine „Zentrale Stelle für sonstige strafbare Handlungen“ zu führen. Dabei obliegt es dem Geldwäschebeauftragen, alle Maßnahmen zur Verhinderung von sonstigen strafbaren Handlungen auch mit den Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung entsprechend abzustimmen und organisatorisch auszugestalten.[77] Insoweit wird auf die vertieften Ausführungen im 4. Kap. verwiesen.
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Zur Erfüllung dieser Aufgaben, insbesondere zur Beantwortung der behördlichen Auskunftsersuchen, sind dem Geldwäschebeauftragten nach § 7 Abs. 5 S. 3 und 4 GwG ausreichende Befugnisse und Mittel einzuräumen (ausführlich unter Rn. 215–273). Daher ist seine Stellung im Unternehmen so auszugestalten, dass dem Geldwäschebeauftragten und seinen Mitarbeitern ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen, die für diese Aufgaben von Bedeutung sein könnten, gewährt und jederzeit möglich ist.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › D. Bestellung des Geldwäschebeauftragten und Stellung in Unternehmen › II. Stellung des Geldwäschebeauftragten im Unternehmen › 7. Ausübung im Inland
7. Ausübung im Inland
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Gem. § 7 Abs. 5 GwG muss der Geldwäschebeauftragte seine Tätigkeit im Inland ausüben. Ein regelmäßiger Dienstsitz in Deutschland ist vor allem deshalb erforderlich, um seine Ansprechpartnerfunktion für die deutschen Behörden ausüben zu können (siehe zuvor unter Rn. 136 ff.) und die Kundenbeziehungen und Transaktionen in Deutschland effektiv überwachen zu können. Insoweit sollte der Geldwäschebeauftragte auch die deutsche Sprache ausreichend beherrschen, um mit den deutschen Behörden effizient zu kommunizieren und die Transaktionen in Deutschland verstehen und beurteilen zu können.
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Dessen ungeachtet sind kurzfristige Aufenthalte im Ausland, etwa im Urlaub oder bei Dienstreisen zu Vor-Ort-Besuchen von ausländischen Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften, selbstverständlich möglich, zumal für diese Abwesenheiten gerade die Stellvertreter bestellt sind.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten
E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten
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Der Geldwäschebeauftragte hat nach dem Gesetz verschiedene Aufgaben, die unter seiner Verantwortung wahrgenommen werden müssen.[78] Zu beachten ist dabei, dass sich die Aufgaben des Geldwäschebeauftragten immer auf die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung richten, so dass der gesetzliche Begriff als Geldwäschebeauftragter wörtlich genommen zwar zu eng ist, aber aufgrund seiner Verbreitung auch mit Erweiterung des Gesetzeszwecks in der einfachen Form beibehalten wurde.[79]
Die wichtigsten gesetzlichen Pflichten werden nachfolgend in Rn. 143–213 skizziert:
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › I. Durchführung und Erstellung der Risikoanalyse gemäß § 5 GwG
I. Durchführung und Erstellung der Risikoanalyse gemäß § 5 GwG
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Gem. § 5 GwG müssen die Verpflichteten eine Risikoanalyse durchführen, um die Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ermitteln und zu bewerten, die bei ihren Geschäften bestehen. Insbesondere muss der Geldwäschebeauftragte in der Lage sein, etwaige Gefahrenquellen für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung frühzeitig zu erkennen, um durch entsprechende Verfahren und Anweisungen mitigieren zu können.[80] Daher ist Startpunkt aller geldwäscherelevanten Tätigkeiten und Sicherungsmaßnahmen die Risikoanalyse, aus der sich dann die risikobasierten Handlungen ableiten. Der Geldwäschebeauftragte muss eine einheitliche oder, falls es mehrere sind, aufeinander abgestimmte unternehmensspezifische Risikoanalysen gem. § 5 GwG erstellen und kontinuierlich fortentwickeln.[81]
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Gem. § 4 Abs. 1 GwG ist die Risikoanalyse im angemessenen Umfang zu erstellen, und auf Art und Umfang der Geschäftstätigkeit abzustimmen, um die spezifischen Geldwäscherisiken des betriebenen Geschäfts zu ermitteln. Dabei sind die Risikofaktoren in Anlage 1 und 2 des GwG zu berücksichtigen, also insbesondere Faktoren für das Kundenrisiko, Produkt- und Transaktionsrisiko und Faktoren bezüglich des geografischen Risikos.
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Die Auslegungs- und Anwendungshinweise bieten ausführliche Leitlinien zur Erstellung und Durchführung der Risikoanalyse.[82] Im Übrigen wird nachfolgend auf das 4. Kap.: Risikoanalyse, verwiesen.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG
II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG
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Der Geldwäschebeauftragte ist verantwortlich für die Implementierung von Sicherungssystemen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Zweck dieser Sicherungssysteme ist zu verhindern, dass legal agierende Unternehmen zum Waschen von Gewinnen aus schweren Straftaten missbraucht werden. Um das Einschleusen inkriminierter Gelder in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf zu verhindern, bedarf es des aktiven Ergreifens von Präventionsmaßnahmen gerade durch Unternehmen, die Finanztransaktionen ausführen.[83] Aufgrund arbeitsteiliger Unternehmensstrukturen und anonymisierter Betriebsabläufe wird das Einschleusen illegaler Gelder erleichtert und die Feststellung von Verdachtsfällen ist nur mittels einer gut organisierten Geldwäscheprävention effizient möglich.[84]
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Die Sicherungsmaßnahmen gem. § 6 GwG umfassen insbesondere Arbeitsanweisungen und Organisationsrichtlinien, geschäfts- und kundenbezogene Sicherungssysteme, gruppenweite Verfahren, Einbindung in Neuproduktprozesse, Zuverlässigkeitsprüfung und Schulung aller Mitarbeiter sowie die laufende Überprüfung dieser Maßnahmen. Allerdings handelt es sich bei dieser Aufzählung nur um beispielhafte Sicherungsmaßnahmen i.S.v. Mindestanforderungen, die je nach Größe und Art des Geschäftsbetriebs variieren und umfangreicher ausgestaltet werden müssen.
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Im Einzelnen:
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 1. Interne Grundsätze und Arbeitsanweisungen, Verfahren und Kontrollen
1. Interne Grundsätze und Arbeitsanweisungen, Verfahren und Kontrollen
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Der Geldwäschebeauftragte ist verantwortlich für die Ausarbeitung und Aktualisierung interner Grundsätze, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen und Organisationsrichtlinien, und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.[85]
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Gem. § 6 Abs. 2 Nr. 1 GwG müssen die Arbeitsanweisungen schwerpunktmäßig den Umgang mit den Geldwäscherisiken, die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden gem. §§ 10 ff. GwG (der sog. Know-Your-Customer-Prozess sowie die laufende Überwachung der Transaktionen), die Meldepflichten nach § 43 Abs. 1 GwG und die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG regeln.
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Die Verfahren und Prozesse müssen als internes Kontrollsystem so ausgestaltet sein, dass die Risiken ordnungsgemäß identifiziert, beurteilt, gesteuert und kommuniziert werden, so dass ein wirksames Risikomanagementsystem gem. § 4 GwG besteht.
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Eine genauere gesetzliche oder europarechtliche Vorgabe oder Auslegungshinweise von Aufsichtsbehörden, wie diese Grundsatze und Verfahren konkret auszugestalten sind, gibt es nicht. Sie sind jedoch dann als angemessen anzusehen, wenn sie die jeweilige Risikosituation des Unternehmens widerspiegeln und entsprechend abdecken.[86] Daher ist es wichtig, dass die internen Sicherungsmaßnahmen nachweislich aus der Risikoanalyse abgeleitet werden. Zu den weiteren Einzelheiten der Risikoanalyse als Ausgangspunkt für die Geldwäscheprävention wird auf das 2. Kap. verwiesen.
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Die Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen der Sicherungsverfahren sind als einheitliche und verbindliche Regelungen im Rahmen der schriftlich fixierten Ordnung und Organisationshandbuch bei Kreditinstituten ebenfalls schriftlich zu verfassen und unternehmensintern zu veröffentlichen,[87] so dass alle Mitarbeiter darauf zugreifen können. Sie sind in einfacher und unmissverständlicher Sprache abzufassen und haben klare Regeln zu enthalten, wie mit den entsprechenden Risiken umgegangen werden muss.
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Die Arbeitsanweisungen haben dabei auch eigene, vom Geschäftsbereich direkt durchzuführende Kontrollen (sog. First Level Controls) zu enthalten mit dem klaren Auftrag an die Mitarbeiter, welche Sachverhalte genau zu überprüfen sind. Sie haben sich an der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens zu orientieren,[88] um das Risiko strukturiert über die relevanten Organisationseinheiten zu steuern.
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Hinsichtlich aller weiteren innerbetrieblichen Arbeitsanweisungen und Organisationsrichtlinien ist der Geldwäschebeauftragte bei der Erstellung und Aktualisierung bzw. Weiterentwicklung zu involvieren,[89] sofern diese für die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung relevant sein können. Dies kann insbesondere bei Anweisungen zu Transaktionsabläufen oder bestimmten Produkten mit erhöhtem Geldwäscherisiko der Fall sein. Ebenso ist der Geldwäschebeauftragte in alle wesentlichen relevanten Prozesse und Fachabteilungen des Hauses einzubeziehen,[90] um sicherzustellen, dass eventuelle Geldwäscherisiken in den Prozessen erkannt und verhindert werden.
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Wichtig ist auch die Schaffung einheitlicher Berichtswege,[91] damit die relevanten Informationen zur Verhinderung von Geldwäsche schnell und vollständig die Geldwäscheabteilung erreichen und entsprechende Maßnahmen getroffen werden können. Insbesondere ist ein unzweideutiges Meldewesen zu etablieren, damit alle Geschäftsbereiche etwaige Verdachtsmomente ohne weitere Verzögerung an die zuständige Geldwäsche-Fachabteilung melden, die den Fall dann eingehender untersuchen und gegebenenfalls eine Verdachtsmeldung nach § 43 GwG veranlassen kann. Sinnvoll ist daher die Einrichtung und Bewerbung einer sog. Hotline im Unternehmen, über die die Verdachtsmeldungen zielgerichtet weitergegeben werden.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 2. Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung
2. Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung
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Gem. § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG sind die Geschäftsbeziehungen einschließlich aller Transaktionen kontinuierlich zu überwachen und das Kundenprofil mit dem jeweiligen Transaktionsverhalten abzugleichen. Eine dynamische Überwachung bedeutet dabei, dass die Erkenntnisse aus dem Verlauf der Geschäftsbeziehung angemessen berücksichtigt werden und konkrete Auffälligkeiten und relevante Abweichungen festgestellt werden können.[92]
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In diesem Zusammenhang spezifiziert § 25h Abs. 2 KWG, dass Kreditinstitute ein Datenverarbeitungssystem zur kontinuierlichen Überwachung einsetzen müssen,[93] das für andere Verpflichtete nicht zwingend erforderlich ist. Das System beobachtet über Filter und Parameter die relevanten Transaktionen im Rahmen der Geschäftsbeziehungen und generiert bei Auffälligkeiten einen Alert, der wiederum manuell von der Fachabteilung auf Geldwäscherelevanz untersucht wird.
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Die Einstellung der Filter und Parameter, also die sog. Indizien für das Transaktionsmonitoring sind unternehmensindividuell aus der Risikoanalyse abzuleiten[94] und kontinuierlich der sich häufig verändernden spezifischen Risikosituation des Unternehmens anzupassen. Der Geldwäschebeauftragte hat das Indizienmodell und jede Änderung und periodische Aktualisierung der einzelnen Indizien zu genehmigen. Bei bedeutenden Änderungen im Indizienmodell ist auch die Genehmigung des für Geldwäsche verantwortlichen Mitglieds der Geschäftsleitung gem. § 4 Abs. 3 S. 2 GwG erforderlich (vgl. auch zuvor Rn. 102–106). Für weitere Einzelheiten wird auf das 6. Kap. verwiesen („Transaktionsmonitoring und Meldepflicht in der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“).
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 3. Gruppenweite Verfahren
3. Gruppenweite Verfahren
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Unternehmen, die Mutterunternehmen einer Gruppe sind, haben gem. § 9 Abs. 1 GwG gruppenweit einheitliche Verfahren zur Geldwäscheprävention zu schaffen. Damit soll ein einheitliches Sicherungssystem mit einem gruppenweiten Standard sichergestellt werden, das auf die individuellen Risiken der jeweiligen Tochterbetriebe angewendet werden kann.[95]
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Gem. § 9 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 GwG ist ein gruppenweiter Geldwäschebeauftragter zu bestellen, der für eine gruppenweite Strategie zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie für die Koordinierung und Überwachung ihrer Umsetzung zuständig ist. Um dies sicherzustellen, kann der Geldwäschebeauftragte Prüfungen durchführen und Vor-Ort-Termine wahrnehmen, um sich persönlich Eindrücke von der Geldwäscheprävention in den Tochterunternehmen zu verschaffen. Darüber hinaus ist auch ein regelmäßiger Austausch aller Geldwäschebeauftragten einer Gruppe sinnvoll,[96] um auch die gruppenweite Auslegung und Anwendung der einheitlichen Standards zu fördern.
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Damit soll der Geldwäschebeauftragte auch undurchsichtige Unternehmensstrukturen kontrollieren können und für die Aufsichtsbehörden zugänglich machen, so dass keine geldwäscherelevanten Informationen verloren gehen. Daher sind gem. § 9 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 GwG Verfahren für den Informationsaustausch innerhalb der Gruppe zu schaffen, damit die vorhandenen relevanten Kundeninformationen risikoangemessen geprüft werden und etwaige Verdachtsmeldungen mitgeteilt werden können. Zu den weiteren Einzelheiten zur gruppenweiten Umsetzung wird auf das 10. Kap. verwiesen.
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Zu beachten ist dabei aber, dass die Informationen über Verdachtsmeldungen gem. § 47 Abs. 2 S. 2 GwG ausschließlich zu Zwecken der Geldwäscheprävention und Verhinderung der Terrorismusfinanzierung weitergegeben werden dürfen.[97] Für etwaige kommerzielle Nutzung sind die weiteren Geheimhaltungspflichten aus Datenschutz und Bankgeheimnis anwendbar, so dass eine ausdrückliche Einwilligung des Kunden erforderlich wäre (vgl. auch die Erläuterungen zu den Geheimhaltungspflichten zuvor in Rn. 57–65).
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 4. Einbindung in neue Produkte und Technologien
4. Einbindung in neue Produkte und Technologien
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Gem. § 6 Abs. 2 Nr. 4 GwG ist der Geldwäschebeauftragte in die Entwicklung neuer Produkte und Technologien einzubeziehen, damit geeignete Maßnahmen geschaffen und weiterentwickelt werden, um deren Missbrauch für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung oder die Anonymität von Geschäftsbeziehungen und Transaktionen zu verhindern.
Daher sind alle neuen Produkte, Märkte, Vertriebswege und Transaktionssysteme vor ihrer Nutzung daraufhin zu überprüfen, ob sie eine Missbrauchsmöglichkeit für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung bieten.[98] Daher sollten die Verpflichteten einen Neuproduktprozess etablieren, in dem allen relevanten Abteilungen und insbesondere dem Geldwäschebeauftragten des Unternehmens die Produkte und ihre Funktionsweise detailliert vorgestellt werden, so dass fundiert die Anwendung und Missbrauchsmöglichkeiten geprüft werden können. Diese Prozesse sollten gut dokumentiert werden, im Falle von Missbrauchsmöglichkeiten risikomindernde Bedingungen und entsprechende Kontrollen vorsehen und erst nach ausdrücklicher Genehmigung aller relevanten Abteilungen das entsprechende Produkt oder System für den Geschäftsbetrieb zulassen.
4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 5. Zuverlässigkeitsprüfung
