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ISBN: 978-84-9198-190-9

Nota de la editorial: IC Editorial pertenece a Innovación y Cualificación S. L.

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0476: Gestión de inventarios,

perteneciente al Módulo Formativo MF1003_3: Planificación del aprovisionamiento,

asociado a la unidad de competencia UC1003_3: Colaborar en la elaboración del plan de aprovisionamiento,

del Certificado de Profesionalidad Gestión y control del aprovisionamiento.

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Capítulo 1 Elaboración y gestión de inventarios

1. Introducción

2. Objetivo e importancia de la gestión de inventarios

3. Diferenciación de conceptos

4. Concepto y fundamento de los inventarios físicos

5. Variables que afectan a la gestión del inventario

6. Tamaño, estructura y representación del inventario

7. Análisis del conflicto básico entre disponibilidad e inventario

8. Importancia de la ubicación geográfica con respecto a los centros de distribución

9. Modelos de gestión del inventario del almacén

10. Tipos de inventarios

11. Elaboración de inventarios: control y recuento de stocks

12. Criterios de elaboración de inventarios

13. Clasificación de los productos

14. Planificación del stock para demanda uniforme y no uniforme

15. Aplicaciones informáticas de base de datos y hojas de cálculo aplicado a la gestión de inventarios

16. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 2 Valoración y cálculo de inventarios

1. Introducción

2. Valoración de inventarios

3. Estimación de costes asociados al inventario

4. Indicadores de medida de inventarios

5. Análisis de desviaciones en los inventarios

6. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 3 Control y gestión de stocks

1. Introducción

2. Objetivos y funciones de la gestión de stock

3. Variaciones de la demanda y stock de seguridad

4. Método de gestión de stock programado

5. Método de gestión no programado

6. Métodos de determinación de pedidos: modelo de pedido óptimo o modelo de Wilson

7. Lote económico de fabricación o de pedido

8. Parámetros de gestión de stock

9. Rotación del stock

10. Cálculo de parámetros de stock

11. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 4 Seguimiento y control de indicadores de gestión de stock

1. Introducción

2. Efectividad de la gestión del almacén

3. Simulación Montecarlo, riesgo e incertidumbre

4. Indicadores de gestión de stock

5. Interpretación y cálculo de indicadores de gestión de índice de rotación y su repercusión en el tamaño del almacén y el costo logístico de almacenaje

6. Optimización de puntos de almacenamiento

7. Ciclo de vida de las existencias

8. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Glosario

Bibliografía

Capítulo 1

Elaboración y gestión de inventarios

1. Introducción

Las empresas necesitan aprovisionarse de bienes y servicios para el desarrollo de sus actividades. Estos aprovisionamientos se acumulan en las empresas y deben ser gestionados para su correcta manipulación y conservación.

Para el desarrollo de la gestión del almacén se llevan a cabo los inventarios en los que se detallan de forma ordenada los contenidos de bienes que las empresas tienen en sus instalaciones. Los contenidos de los inventarios pueden estar destinados a la venta, formando parte de la actividad principal de la empresa y de sus operaciones comerciales, y otros inventarios recogen los bienes que forman parte de los activos de la empresa, siendo parte de sus cuentas anuales.

La elaboración, desarrollo y control del inventario en la empresa es una función que está relacionada con el volumen de su actividad, siendo esta función muy compleja e importante en las grandes empresas industriales y comerciales.

El inventario, al igual que la empresa, presenta un tamaño, volumen, estructura y representación, estando este muy ligado a las funciones de aprovisionamiento y distribución de la empresa. Dichas funciones forman parte de la acción logística implantada y desarrollada en la empresa.

Todas estas acciones sirven para valorar y clasificar las existencias del almacén de vital importancia en la empresa, apoyadas hoy día en las aplicaciones informáticas que agilizan y mejoran el proceso.

2. Objetivo e importancia de la gestión de inventarios

Un inventario consiste en un listado ordenado, detallado y valorado de los bienes de una empresa. Los bienes de la empresa se encuentran ordenados y detallados dependiendo de las características del bien que forma parte de la empresa, agrupando los que son similares y valorados, ya que se deben expresar en valor económico para que formen parte del patrimonio de la empresa.

Imagen de almacén donde se ordenan los productos recogidos en el inventario de la empresa.

Definición

Patrimonio

En la empresa es el conjunto de sus bienes, de sus derechos futuros y de sus obligaciones futuras, siendo los bienes sus partidas tangibles e intangibles con las que cuenta, sus derechos son bienes futuros y sus obligaciones son los derechos que otros tienen sobre la empresa.

Un inventario se fundamenta y está muy relacionado con dos funciones básicas en la empresa y su logística, como son la función de aprovisionamiento y distribución, ya que la empresa debe tener un gran control de sus inventarios para realizar los aprovisionamientos adecuados y a tiempo y lograr atender a la demanda de su producto.

Los objetivos que persigue todo inventario son, entre otros:

1 Reducir los riesgos manteniendo los stocks de seguridad en la empresa.
2 Reducir los costes, ya que permite programar las adquisiciones y la producción de la empresa de forma más eficiente.
3 Reducir las variaciones entre la oferta de la empresa y la demanda de los clientes.
4 Reducir los costes de la distribución del producto, ya que permite programar el transporte.

Actividades

1. Busque información en internet sobre la repercusión económica que tiene sobre las empresas la existencia de inventarios sobredimensionados.

3. Diferenciación de conceptos

Dentro de los inventarios existe una serie de conceptos que pueden llevar a error, de forma que pueden confundirse ciertos términos. Cada uno de estos conceptos forma parte de una parte del procedimiento de gestión y de su control. Estos conceptos básicos presentan una serie de diferencias como se muestra a continuación.

Los conceptos a diferenciar son:

3.1. Inventario

Un inventario, sea cual sea la naturaleza de lo que contiene, consiste en un listado ordenado y valorado de productos de la empresa. El inventario, por tanto, ayuda a la empresa al aprovisionamiento de sus almacenes y bienes ayudando al proceso comercial o productivo, y favoreciendo con todo ello la puesta a disposición del producto al cliente.

Sabía que...

Un inventario tiene un ritmo, es decir, cuenta con una carencia de entrada y salida de producto que se marcan por fases, y hace que el sistema funcione sin sufrir paradas.

Existen muchas clasificaciones y tipos de inventarios, pero algunos de los más importantes y elementales son los inventarios de:

1 Materias primas. Registran material que forma parte del proceso productivo y es suministrado por el proveedor.
2 Productos semiterminados. Registran las fases por las que pasa el producto dentro de su proceso de fabricación o producción.
3 Productos terminados. Recogen los productos que tienen como destino la venta al cliente.

Actividades

2. ¿El residuo de un proceso productivo puede ser catalogado como producto? Razone la respuesta.

3. ¿Los productos terminados son siempre aquellos que son destinados a los clientes finales? Razone la respuesta.

3.2. Stock

Los bienes o productos de la empresa que necesitan ser almacenados para su posterior venta o incorporación al proceso de fabricación son los que se conoce como stock en la empresa.

Nota

Stock es un concepto anglosajón que se utiliza en las empresas para referirse a las existencias.

En el almacén el stock se analiza desde el punto de vista físico por su recuento y desde el punto de vista económico por su valoración. Desde el punto de vista físico, requieren de un recuento fijado en el inventario, su custodia, mantenimiento y manipulación de forma adecuada y correcta para su conservación en perfecto estado para la venta o incorporación al proceso de fabricación. Desde el punto de vista económico, la empresa, a través del inventario, fijará el criterio de valoración más adecuado para el tipo de stock a inventariar.

3.3. Existencias

Las existencias forman el stock de la empresa y pueden clasificarse según varios criterios, dentro de los cuales el más común en las empresas es el criterio contable.

Definición

Existencias

Según el Plan General Contable, Grupo 3, son: “activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en el proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios”.

Dentro de la clasificación que sigue el Grupo 3 del Plan General Contable de las existencias, las más comunes en los inventarios son:

1 Mercaderías. “Bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación”.
2 Materias primas. “Las que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados”.
3 Otros aprovisionamientos. “Forman parte de estas existencias los combustibles, repuestos, embalajes, envases, etc.”.
4 Productos en curso. “Bienes o servicios que se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad al cierre del ejercicio”.
5 Productos semiterminados. “Los fabricados por la empresa y no destinados normalmente a su venta hasta tanto sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior”.
6 Productos terminados. “Los fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización por otras empresas”.

Actividades

4. ¿Qué tipo de empresas y qué actividad pueden realizar aquellas que tienen en sus almacenes productos semiterminados? Busque información en internet.

4. Concepto y fundamento de los inventarios físicos

El inventario es una herramienta básica para que las empresas puedan gestionar las necesidades de cada una de las existencias o productos, cuándo realizar el pedido al proveedor y la cantidad necesaria.

Para que los datos registrados sean fiables y se ajusten a la realidad, se realiza un inventario físico que consiste en contar las unidades de existencias que, en un momento, la empresa tiene en su almacén.

Realización del inventario físico en el almacén de la empresa a través del registro con código de barras.

Este recuento físico acerca los datos registrados en la contabilidad y aplicaciones de gestión de inventario con los datos reales, y requiere de una programación a lo largo del año que dependerá de la empresa, el tipo y el volumen de sus existencias.

El proceso del inventario físico debe ser programado y ordenado contando con herramientas que permitan a la empresa agilizar el proceso y registrar los datos reales en el inventario. Estas herramientas pueden ser, entre otras, los terminales con lectura de códigos de barras, lecturas de placas, etc.

Sabía que...

En España las empresas están obligadas por ley a realizar un inventario físico al año.

Las ventajas que el inventario físico aporta a la empresa son:

1 Ordena las existencias en el almacén.
2 Cuantifica de forma real las existencias.
3 Corrige las diferencias entre los datos registrados y los reales.
4 Ofrece datos reales a la empresa ayudando a la purga de existencias deterioradas o perdidas.

Actividades

5. ¿Cada cuánto tiempo ha de realizarse un inventario físico? Razone la respuesta.

5. Variables que afectan a la gestión del inventario

En la aplicación y el desarrollo de los inventarios en la empresa hay una serie de variables que afectan a la toma de decisiones dentro de la gestión del inventario. Las empresas deben tener en cuenta este proceso de inventariar, desde la función de aprovisionamiento hasta la de distribución del producto, para llevar a cabo una correcta gestión del inventario.

Nota

El aprovisionamiento en la empresa es una de las funciones que forman parte de la logística de la empresa y se encarga de las compras y su gestión.

Las variables a tener en cuenta dentro de la gestión del aprovisionamiento son, entre otras:

1 Tiempo. Teniendo en cuenta el concepto de tiempo de entrega, que es el tiempo desde que se necesita la mercancía hasta que llega a la empresa. Esta cuantificación se basa en el tiempo de entrega del proveedor, tiempo de realización del pedido y el tiempo de recepción en el almacén, entre otros.
2 Demanda. Tener prevista la demanda futura del producto hace que la gestión del inventario y la disponibilidad del mismo sea más eficiente y rentable. La demanda tiene una serie de características propias como son su variación con relación al entorno y el volumen en el que esté comercializado el producto (kilos, unidades, litros, etc.), en relación al conocimiento del comportamiento futuro (estable o aleatorio), en relación a su implicación con el tiempo (homogénea o heterogénea) y en relación con la disponibilidad del producto (diferida o perpetua).
3 Costes. La gestión y tenencia de un inventario en la empresa lleva consigo asociados una serie de gastos en los que se pueden destacar entre otros:Adquisición al aprovisionarse del producto o fabricarlo (materias primas, transporte, etc.).Almacenamiento al crear el almacén de productos de la empresa (instalaciones, vigilancia, suministros, etc.).Demanda no cubierta al no tener producto en el almacén, se debe hacer un sobrecoste para tener disponible el producto para el cliente (entregas urgentes, fabricación urgente, etc.).

6. Tamaño, estructura y representación del inventario

La existencia de un inventario en la empresa está sujeta, en ocasiones, a la política que en este caso lleve la empresa, pero en otros supuestos es inevitable. Un inventario en la empresa, sea cual sea su naturaleza, representa una inversión económica para la compañía que debe ser planificada, gestionada y controlada.

Definición

Inventario

Listado ordenado de la mercancía de un almacén detallada en unidades y valorada económicamente siguiendo un criterio elegido por la empresa.

Algunos conceptos del inventario que se deben tener en cuenta son su tamaño, su estructura y su representación. A continuación se profundiza en ellos.

Tamaño

En relación al tamaño, ha de preguntarse por qué las empresas almacenan existencias, es decir, poseen un inventario. La existencia de este es debida básicamente a evitar roturas de stock, obtener economías de escala, poder tener una mayor flexibilidad en la producción, etc. Pero entonces surge una pregunta: si tantos beneficios tienen, ¿por qué no almacenar todo lo que se pueda? La respuesta a esta cuestión son los costes que tiene asociado el almacenamiento y tratamiento de todas estas materias primas y productos. Estos costes serán:

1 Costes de órdenes: aquellos costes en los que se incurre cuando se realizan los pedidos.
2 Costes de mantener el inventario: arrendamientos, maquinaria, salarios, etc.
3 Costes por roturas de stock: costes mucho más difíciles de cuantificar, ya que implican la pérdida de la confianza del cliente.

Para la determinación de un tamaño óptimo de inventario, los responsables de su gestión tendrán en cuenta una serie de variables que, de una manera u otra, afectan a los costes descritos anteriormente. Para ello se calcula la cantidad económica de pedido, obteniendo así, en función de la demanda, los costes de pedido, los costes asociados al almacenamiento y tratamiento y las cantidades óptimas a pedir de cada producto, sabiendo así el tamaño adecuado del inventario.

1 Q = la cantidad optima a pedir.
2 S = coste de emitir una orden.
3 D = la demanda en unidades por año.
4 H = coste asociado a mantener una unidad en el inventario durante un año.

Actividades

6. ¿Qué tipo de inventarios son los más adecuados para la empresa teniendo en cuenta el factor tamaño? Justifique la respuesta.