Buch lesen: «Управление проектным бизнесом»

© Алексей Васильев, 2021

ISBN 978-5-0055-3024-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие от автора

Вы держите в руках методическое пособие по организации работы компаний, базирующихся на человеческом капитале. Это компании в сфере информационных технологий, разрабатывающие программное обеспечение, или те, что выполняют большое число проектов на основе научных исследований и разработок (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, НИОКР).

Описанная методика появилась как результат анализа моих многочисленных попыток улучшений компаний в роли инженера, менеджера и консультанта и непрерывных поисков способа эффективной организации бизнес-процессов.

Методическое пособие построено в формате «бери и делай», но следует учитывать, что специфика вашего предприятия может отличаться, а значит, в этом случае методику необходимо адаптировать. Опыт применения и обратную связь присылайте на адрес avasilyev@pulsemanagement.org.

С уважением, Алексей Васильев

Предисловие автора к первому изданию

Если вы читаете эту книгу в печатном виде, значит, мне удалось её закончить и издать. Было бы неправильно говорить, что это «первое издание», так как когда версия 1.1 появилась в публичном доступе в начале 2019 года, мои друзья и партнёры сразу начали её применять без моего прямого участия как автора Метода. В процессе обсуждения ситуаций, возникших при его внедрении, мы нашли несколько неясностей в формулировках, которые были устранены в этой версии книги.

В процессе автономных внедрений методика в чистом виде показала очень хорошие результаты для управления отделом ИТ-компании, выполняющим параллельно несколько проектов. Большая их часть завершилась точно вовремя или же удалось договориться об изменении срока поставки на ранней фазе проекта. А для продуктовой ИТ-компании описанная в книге модель Организации совершенно неожиданно ответила на вопрос: «Почему собственнику всегда так плохо?» При адаптации Метода к маркетинговым активностям их удалось поставить на системные рельсы и сделать более управляемыми.

Истории первопроходцев мы публикуем на сайте Метода https://pulsemanagement.org/, поскольку мы постоянно открываем для себя лучшие способы управления проектным бизнесом и достижения целей, анализируя накопленный опыт и практику применения Метода.

Присоединяйтесь!

С уважением, Алексей Васильев

декабрь 2020

Метод Пульса

Я назвал приведённый в этой книге метод управления проектной Организацией «Метод Пульса» или «Pulse Management» – «Управление Методом Пульса» (далее просто «Метод») – потому, что в Организации нарушение ритма принятия решений приводит к стагнации и снижению выручки подобно тому, как у человека нарушение его ритма (аритмия) приводит к различного рода проблемам.

Описанная в книге методика является совокупностью рекомендаций и правил, направленных на соблюдение всех обязательств организацией вовремя и в полном объёме. Метод базируется на Agile-подходах, Теории Ограничений Элияху Голдратта (ТОС), Теории решения изобретательских задач (ТРИЗ) и проектном управлении.

Границы применения

Метод Пульса предназначен для организаций, базирующихся на человеческом капитале и находящихся в экстремальных условиях, когда необходимо отвечать по всем обязательствам компании вовремя и в полном объёме, когда нет возможности «залить деньгами» и нанять больше ресурсов для выполнения всех обязательств.

Как проверить, что вы находитесь в такой ситуации:

1. Генеральный директор регулярно общается с Клиентами, извиняясь за непопадания в ожидания («держит оборону»).

2. В компании «рваный» ритм поставки, Клиенты не получают обещанное и неизвестно когда получат.

3. Руководители проектов находятся в постоянном стрессе.

4. Необходимо ручное управление задачами руководителем.

5. У инженеров постоянно не хватает времени на выполнение задач.

Концепция Метода

Организация в трёх измерениях

Метод построен на трёхмерной модели организации. Организация должна расти в трёх направлениях одновременно. Если будет перекос в какую-либо сторону, то появляются её дисфункции.

Метод Пульса охватывает все 3 вершины треугольника:

Рисунок 1: Три измерения организации

1. Цели – В организации должны непрерывно ставится цели для того, чтобы выполнять обещания и искать новые возможности для роста на рынке. Это – направление коммерческого роста, иными словами, «про деньги и развитие».

2. Процессы и Правила – Необходимо непрерывно совершенствовать бизнес-процессы и договариваться о правилах.

3. Технологии и профессионализм – необходимо непрерывно повышать квалификацию специалистов и улучшать технологии проектирования и производства.

Каждая вершина треугольника модели Организации имеет Поток принятия решений и нуждается в непрерывном улучшении. Если какая-то вершина начинает доминировать, то появляется разрыв между другими частями, и из-за этого в Организации появляются конфликты. Например:

• Когда составляющая Целей «уходит в отрыв» от Технологий и Процессов, то у рядовых специалистов возникает нервная обстановка из-за постоянного неуспевания за целями.

• Когда большое внимание уделяется Процессам, то появляется бюрократия.

• Когда Технологии лидируют, а остальные отстают, то случается паралич «ненужности рынку» и невозможность поддержки постоянного темпа разработки новых Изделий.

Если мы говорим: «Организация должна расти в трёх направлениях», это значит, что кто-то должен уделять им внимание. Часто единственный, кто может так делать – это собственник или руководитель бизнеса. Если ему не удаётся уделить внимание каждому направлению развития, то будут провалы активностей и компанию будет лихорадить:

• Когда нет внимания постановке Целей в интересах развития бизнеса – проседают продажи и проявляется недостаток денег на развитие.

• Когда нет внимания улучшению Процессов – развивается хаос, который требует ещё больше внимания руководителя и он «закапывается» в операционную деятельность.

• Когда нет внимания Технологиям – компания начинает продавать «воздух», нарушает обязательства и теряет рынок.

Потоки

Все принимаемые решения в Организации можно разделить на Потоки принятия решений. Каждое решение, принятое на своём уровне, приводит к большим изменениям в Потоке следующего уровня.

Поток реализации

Рисунок 2: Потоки принятия решений

Поток реализации – это поток работ, которые нужно выполнить для получения результатов. Именно они приносят доход и удовлетворённость Клиента.

Поток управления

Поток управления – поток управленческих решений, влияющих на качество Потока Реализации. Поток управления может как ускорить, так и замедлить Поток Реализации, а также ставит Цели в Поток Реализации и «программирует» его.

Поток улучшений

Поток Улучшений – это рефлексивный поток решений, влияющих на качество Потока Управления. Это управленческие решения, направленные на улучшения самого процесса принятия решений о целях в Потоке Реализации. Только находясь в Потоке Улучшений, мы анализируем произошедшие события и можем оценить качество принятых решений, провести работу над ошибками и сделать последующие решения более качественными и приносящими лучший результат.

Применение

Работа в каждом Потоке представляет собой отдельную Систему. Нельзя улучшать Систему, находясь внутри неё. Необходимо «подняться» в надсистему (систему верхнего уровня), чтобы принимать верные решения по отношению к Системе. Потоки – это возможность смены фокуса внимания и фокуса применения усилий для изменения ситуации.

Усилия, затрачиваемые на переход из одного Потока в другой, весьма велики по сравнению с переходом в такой же, но параллельный поток (например, переход к выполнению задачи из потока реализации другого проекта). Поэтому выделяйте время для работы в каждом Потоке. Меняйте своё состояние мышления при работе в другом Потоке. Осознавайте, в каком Потоке находитесь вы и в каком – ваши сотрудники. Это поможет повысить свою и их эффективность.

Инструменты Метода

Принципы, ценности и цели

Метод Пульса не даёт готовых принципов и ценностей организации процесса. Это могут быть только ваши Ценности и Принципы, в соответствии с которыми вы принимаете решения. Метод базируется на предпосылках, и если вы с ними согласны, то можете применять его инструменты в полном объёме или найти аналог в соответствии с вашей реальностью.

Правила организации и предпосылки Метода

Метод Пульса базируется на следующих предпосылках (правилах):

1. Компания существует для зарабатывания денег сегодня и в будущем.

2. Качественное выполнение обязательств перед Клиентом в сроки и в полном объёме является для организации наивысшим приоритетом и даёт ей коммерческое преимущество.

3. Предсказуемость выполнения обязательств организацией важна для каждого Клиента.

Цели организации

Исходя из этих предпосылок, Вы должны определить для своей Организации:

1. Миссию и Цели её существования.

2. Ценности – что важно, а что неважно для вашей Организации и что вы цените больше всего в поведении сотрудников.

3. Принципы работы – правила, с помощью которых вы будете искать и улучшать методы достижения Целей Организации.

Правила

Договаривайтесь о правилах

В организации должны быть правила. Если есть правила, то можно контролировать их исполнение. Правила задают ясность намерений и целей. Но следует учитывать, что люди не работают только по правилам. Чем более детальная будет инструкция, тем меньше шансов, что её будут исполнять, поэтому создавайте правила такими, чтобы их было возможно выполнять.

Правила программируют организацию

Когда правила созданы и работают, появляется Культура организации «здесь так принято». Формируя и договариваясь о новых правилах, вы меняете поведение Организации. Принятые и исполняемые правила программируют Организацию.

Конфликт – возможность роста

Наличие конфликта не хорошо и не плохо. Конфликт – это точка роста Организации. При наличии конфликта не выбирайте компромисс и не затягивайте его разрешение. Затягивание разрешения конфликта приводит к разрушению Организации, а компромисс – к её стагнации. Часто причина конфликта кроется в несогласии с правилами или способом реализации задачи. Решайте ситуацию, а не человека. Ищите точку, где ваши цели и интересы сходятся.

Качество

Качество работы

Качество результата должно быть «превосходным» или «максимально превосходным». Низкое качество работы «сливает» усилия Организации. Как бы хорошо вы ни планировали, низкое качество убьёт ваши планы из-за переделок. Большое количество переделок нарушает ритм работы специалистов и снижает мотивацию.

Качество квалификации сотрудников

Качество сотрудников должно быть высоким, насколько это возможно. Какие бы вы ни ставили амбициозные цели и как бы ни стремились обеспечить высокое качество Продуктов, вы не сможете этого достичь, если у ваших специалистов не хватит квалификации. Уровень квалификации – это тоже показатель качества.

Качество принимаемых решений

Качество принимаемых управленческих решений приводит к успеху или провалу в независимости от качества остальных составляющих. Только обеспечение качества на каждом уровне и избежание компромиссных решений может сделать организацию эффективной и прорывной.

Ритм

Ритм синхронизирует всю организацию и все действия. Ритм обеспечивает гарантированное время прохождения решения от стратегического уровня управления до операционного. Все лучшие качественные решения могут быть похоронены, если компания рассинхронизирована и нет понимания, когда решение дойдёт до рядового исполнителя и его исполнение будет проконтролировано.

Ритм может быть:

• День

• Неделя (или две, три)

• Месяц

• Квартал

• Год

Ритм задаёт цикл обратной связи и скорость реакции на изменения условий и внешней среды. Конечно, если происходят катаклизмы или кто-то умирает, не нужно ждать следующего мероприятия ритма, чтобы сообщить об этом. Во всех остальных случаях необходимо придерживаться ритма.

Ритм живого организма – это Пульс. Если организация меняется улучшается – она живая. Пульс – это Ритм живой организации.

Ритм синхронизации

Ритм синхронизации обеспечивает точки промежуточного контроля и фокусирует внимание на возникающих сложностях в процессе работы. Люди, как правило, не любят говорить, что у них есть проблема. Если спросить: «У тебя есть проблема с задачей?», мы получим ответ: «Нет, у меня нет проблем». А когда «нет проблем», то нечего улучшать.

Если ритм синхронизации не определён, то повышается возможность выдёргивания сотрудника из состояния «думанья о проблеме». Как следствие – ритм работы сотрудника становится рваным и непродуктивным. Как результат – создаётся ситуация, когда «невозможно работать в такой обстановке», и инженер просто перестаёт даже пытаться погрузиться в решаемую проблему и отвлекается на нерабочие вопросы.