Buch lesen: «Praxishandbuch SAP-Geschäftspartner (Business Partner) - 2. Auflage»
Robin Schneider
Praxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP S/4HANA®
2., erweiterte Auflage
Robin SchneiderPraxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP S/4HANA
ISBN:978-3-96012-085-8 (E-Book)
Lektorat:Anja Achilles
Korrektorat:Christine Weber
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:© francisblack | Nr. 172359901 – istockphoto.com
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
2., erweiterte Auflage 2020, korrigierte Fassung 6-2021
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2020
URL: www.espresso-tutorials.de
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Inhaltsverzeichnis
Cover
Titelseite
Copyright / Impressum
Vorwort
1 Der SAP-Geschäftspartner
1.1 Konzept
1.2 Vorteile des SAP-Geschäftspartneransatzes
1.3 Der SAP-Geschäftspartner unter SAP S/4HANA
1.4 Grundstruktur
1.5 Konfiguration des SAP-Geschäftspartners
1.6 Grundeinstellungen zum SAP-Geschäftspartner
2 Zuordnung von Nummernkreisen
2.1 Geschäftspartner/Debitor/Kreditor – identische Nummer
2.2 Nur Geschäftspartner/Debitor mit übereinstimmender Nummer
2.3 Nur Geschäftspartner/Kreditor mit übereinstimmender Nummer
2.4 Debitor/Kreditor – unterschiedliche Nummern
3 Anlegen von Geschäftspartnern mit Einzelrollen
3.1 Vorüberlegungen
3.2 Geschäftspartner mit Buchhaltungs- (FI), Vertriebs- (SD) und Einkaufssicht (MM)
3.3 Spezielle GP-Rollen
4 Anlegen von Geschäftspartnern mit kombinierten Rollen
4.1 Vorüberlegungen/Vorarbeiten
4.2 Geschäftspartner (Debitor/Kunde) mit kombinierter Buchhaltungs- (FI) und Vertriebssicht (SD)
4.3 Geschäftspartner (Kreditor/Lieferant) mit kombinierter Buchhaltungs- (FI) und Einkaufssicht (MM)
4.4 Geschäftspartner-Rollenausschlussgruppe
5 Individuelle Geschäftspartner(GP)-Sichten
5.1 Vorüberlegungen/Vorarbeiten
5.2 Transaktion »BUSD«
6 »Spezialitäten« rund um den Geschäftspartner
6.1 Suchhilfen im Vergleich: ERP vs. SAP S/4HANA
6.2 Arbeitsvorrat
6.3 Feldattribute
6.4 Löschen von Geschäftspartnern
6.5 Geschäftspartnerbeziehung
6.6 Ansprechpartner
6.7 Arbeitsmenü BUPT
6.8 Berechtigungen
6.9 CpD-Konten beim Geschäftspartner
6.10 Mehrfachzuordnung
6.11 Anlegen eines Geschäftspartners mit Vorlage
6.12 Konfiguration von Bildfolgen
6.13 Eindeutige Nummer des GP im gesamten System
6.14 Fiori-App »SAP-Geschäftspartner«
7 Customer-Vendor-Integration (CVI)
7.1 Aufgaben der CVI
7.2 Implementierungsszenarien der CVI
7.3 GP bei Migration von SAP ERP auf SAP S/4HANA (Brownfield)
7.4 GP bei Neuinstallation SAP S/4HANA (Greenfield)
7.5 Das »neue« Customer-Vendor-Integration(CVI)-Cockpit
8 Umstellung auf den Geschäftspartner – manuell
8.1 Vorbereitende Schritte
8.2 Geschäftspartner aus einem Debitor erzeugen
8.3 Geschäftspartner aus einem Kreditor erzeugen
8.4 Geschäftspartner mit einem Kreditor verknüpfen
8.5 Geschäftspartner mit einem Debitor verknüpfen
9 Umstellung auf den Geschäftspartner – automatisch
9.1 Ausgangssituation und Vorüberlegungen
9.2 Auswahl Debitor/Kunde
9.3 Synchronisationscockpit
9.4 Auswahl Kreditor/Lieferant
10 Informationsquellen rund um den SAP-Geschäftspartner
10.1 Transaktionen im Umfeld des Geschäftspartners
10.2 Tabellen im Umfeld des Geschäftspartners
10.3 SAP-Hinweise
10.4 SAP-Hilfe
10.5 OpenSAP-Kurse
10.6 Anwenderblogs
10.7 YouTube-Videos
Fazit/Ausblick
A Anhang
B Der Autor
C Disclaimer
Willkommen bei Espresso Tutorials!
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Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:
Karlheinz Weber:Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP® S/4HANA
Simone Bär, Andreas Wunsch:Abrechnungsmanagement in SAP® S/4HANA – Konditionskontraktabrechnung
Silke Breest:Kreditmanagement mit SAP® S/4HANA
Jörg Weißmann:Praxishandbuch Vertrieb (SD) in SAP® S/4HANA
Robin Schneider:Praxishandbuch SAP® CVI (Customer-Vendor-Integration)
Erscheint 2021/2022:
Oliver Baltes, Franziska Hellmann:Schnelleinstieg in die Materialwirtschaft mit SAP® S/4HANA
Vorwort
Das vorliegende Buch ist ein praktischer Leitfaden, in dem ich Ihnen schrittweise das Arbeiten mit dem zentralen SAP-Geschäftspartner (engl.: SAP Business Partner) vermitteln möchte. Dieser gewinnt aktuell im Rahmen der Umstellung von SAP ERP Central Component (SAP ECC) auf SAP S/4HANA erheblich an Bedeutung.
Da der SAP-Geschäftspartner ein sehr komplexes und umfangreiches Thema ist (insbesondere im Rahmen der Stammdatensynchronisation von Debitor/Kreditor und Geschäftspartner), beschränke ich mich in diesem Buch im Wesentlichen auf dessen Funktionen sowie die Arbeitsweise mit dem SAP-Geschäftspartner, um Ihnen einen schnellen Einstieg in die Arbeit mit dieser Neuerung zu ermöglichen.
Dazu schauen wir uns die vielfältigen Möglichkeiten im Customizing an und werden die Auswirkungen dieser Vorgaben anhand von Anwendungsbeispielen verfolgen.
Zunächst betrachten wir den SAP-Geschäftspartneransatz und befassen uns mit dem strukturellen Aufbau sowie den wesentlichen Customizing- und Grundeinstellungen zum Geschäftspartner. In einem weiteren Kapitel geht es um die Zuordnung von Nummernkreisen bei der Zusammenführung von Debitor, Kreditor und Geschäftspartner.
In den Kapiteln 3 und 4 wird das Arbeiten mit dem SAP-Geschäftspartner näher vorgestellt. Hierbei schauen wir uns insbesondere das Anlegen eines SAP-Geschäftspartners mit Einzelrollen sowie mit gruppierten Rollen an.
Im darauffolgenden Kapitel lernen Sie die sogenannten kombinierten Rollen kennen, in denen die Buchhaltungssicht mit der Vertriebs- bzw. der Einkaufssicht zusammengeführt ist.
Kapitel 6 beschäftigt sich mit einigen Sonderthemen rund um den Geschäftspartner im SAP ERP oder auch im SAP S/4HANA wie Suchhilfen, Feldattributen, Berechtigungen usw.
Die Customer-Vendor-Integration (CVI) wird in Kapitel 7 thematisiert. Hier erfahren Sie etwas über die Technik, die hinter der Synchronisation der Objekte Debitor, Kreditor und Geschäftspartner liegt.
Kapitel 8 und 9 befassen sich mit der eigentlichen Umstellung auf den SAP-Geschäftspartner. Wir betrachten hier anhand von unterschiedlichen Ausgangssituationen sowohl die manuelle als auch die automatisierte Umstellung.
Schließlich geben die letzten Kapitel Hinweise auf diverse weiterführende Informationsquellen und einen Ausblick zum Thema SAP-Geschäftspartner.
Für Interessierte zum Thema Customer-Vendor-Integration kann ich als weiterführende Lektüre mein ebenfalls im Espresso Tutorials Verlag erschienenes Buch »Praxishandbuch SAP® CVI (Customer-Vendor-Integration)« empfehlen. Da auch im vorliegenden Buch die CVI thematisiert wird, sind ausgewählte Inhalte in beiden Büchern vorhanden.
Dieses Buch richtet sich an Anwender und Mitarbeiter in den Fachabteilungen sowie an SAP-Berater, die sich einen komprimierten gesamtheitlichen Überblick über die wesentlichen Inhalte und Funktionen sowie die Integration des SAP-Geschäftspartners im SAP ERP und im SAP S/4HANA wünschen. Am Ende sollten Sie in der Lage sein, das Geschäftspartnerkonzept der SAP in Ihrem Unternehmen entsprechend einzurichten und umzusetzen.
Erläuterungen zur technischen Komponente
Für Erläuterungen zur technischen Komponente verweise ich ergänzend auf die von der SAP in Hinweisen und in SAP-Hilfen zur Verfügung gestellten Informationen (https://help.sap.com und https://support.sap.com).
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, wird im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform verwendet, stets aber die weibliche Form gleichermaßen mit gemeint.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Der SAP-Geschäftspartner
In diesem Kapitel schauen wir uns den »SAP-Geschäftspartner« oder im Englischen auch »Business Partner« der Komponente CA-BP im Allgemeinen an. Dazu betrachten wir den konzeptionellen Ansatz der SAP und Sie lernen den grundsätzlichen Aufbau des Geschäftspartners mit seinem Rollenkonzept kennen.
Der SAP-Geschäftspartner, auch GP abgekürzt, bzw. der Business Partner (BP) stehen nicht für eine neue Funktionalität im SAP-System. Seit ca. 2001 wird der Geschäftspartner in den folgenden SAP-Modulen und -Komponenten eingesetzt:
SAP Collections Management (FSCM-COL),
SAP Credit Management (FSCM-CR),
SAP Treasury and Risk Management (TRM),
Loans Management (FS-CML),
Customer Relation Management (CRM),
Supply Chain Management (SCM),
Supplier Relationship Management (SRM).
Da allerdings die Mehrzahl der Unternehmen diese Module bisher nicht eingesetzt hat, »fristete« der SAP-Geschäftspartner eher ein Schattendasein.
Mit der Einführung von SAP S/4HANA gewann der Geschäftspartner erheblich an Bedeutung und ist insbesondere seit dem SAP-S/4HANA-Release 1511 sogar verpflichtend.
1.1 Konzept
Die SAP verwendet im Kontext des Geschäftspartneransatzes verschiedene Begrifflichkeiten wie Business Partner, zentraler Geschäftspartner und/oder SAP-Geschäftspartner.
Begriffsverwendung in diesem Buch
In diesem Buch finden Sie durchgängig die Bezeichnung »SAP-Geschäftspartner«.
Der SAP-Geschäftspartner ist die übergeordnete Instanz für die unterschiedlichen Geschäftsbeziehungen, die ein Unternehmen zu einer Person, einer Gruppe oder einer Organisation eingeht bzw. pflegt.
Die vielfältigen Arten von Geschäftsbeziehungen, beispielsweise als Debitor, Kreditor, Auftraggeber, Warenempfänger, Lieferant usw., werden durch entsprechende Geschäftspartnerrollen dargestellt und dem SAP-Geschäftspartner zugeordnet. Im weiteren Verlauf einer Geschäftsbeziehung können zudem noch neue GP-Rollen entstehen und dem SAP-Geschäftspartner zugeordnet bzw. hinzugefügt werden.
Der Geschäftspartner ermöglicht eine zentrale Erfassung und Verwaltung von Informationen. Allgemeine Daten, die von der jeweiligen Rolle unabhängig sind, etwa die Adressdaten, werden einmalig erfasst und stehen dann allen zugeordneten Rollen zur Verfügung. Hierdurch werden Eingabefehler sowie eine doppelte Dateneingabe und -haltung vermieden.
Durch das übergeordnete Objekt »SAP-Geschäftspartner« ist die einfache Pflege der zugehörigen Stammdaten wie auch deren Harmonisierung untereinander gewährleistet.
Im Vergleich zur Pflege der Einzelobjekte wie Debitor und Kreditor über unterschiedliche Transaktionen bietet die Pflege über einen einzigen Zugangspunkt vielfältige Vorteile, die wir uns im folgenden Abschnitt anschauen wollen.
1.2 Vorteile des SAP-Geschäftspartneransatzes
In diesem Abschnitt möchte ich Ihnen einen Überblick über die Vorteile geben, die der SAP-Geschäftspartneransatz in Bezug auf wesentliche Aspekte bietet:
1.2.1 Allgemein
Ein Geschäftspartner kann mehrere Rollen wie Debitor, Kunde, Kreditor und/oder Lieferant übernehmen.
Ein maximaler Datenaustausch zwischen den Rollen und die Wiederverwendbarkeit von Daten erleichtern die Datenkonsolidierung.
Verwendung der unterschiedlichen Geschäftspartnerkategorien: Organisation, Person, Gruppe
Eine juristische Person ist mit nur einem Geschäftspartner vertreten.
1.2.2 Standardisierung und Harmonisierung
Verwendung der einzigen Entität »SAP-Geschäftspartner« für verschiedenartige Geschäftsbeziehungen
Optionen zur Standardisierung und Harmonisierung der Daten, Schnittstellen und Prozesse
Gemeinsame Nutzung eines Stammdatums über verschiedenartige SAP-Systeme hinweg
1.2.3 Datenreduktion
Allgemeine Daten sind für die Gesamtheit der verschiedenen Geschäftspartnerrollen verfügbar, wohingegen spezifische Daten für jede einzelne Rolle zugeordnet und gespeichert werden können.
Zuordnung mehrerer Adressen zu einem Geschäftspartner: Der Geschäftspartner repräsentiert ausschließlich die legale Einheit, und die Niederlassungen werden als zusätzliche Adressen zu dem Geschäftspartner mit entsprechender Adressverwendung angelegt.
Möglichkeit der Mehrfachzuordnung zum Kunden- bzw. Lieferantenstammsatz (ab SAP® S/4HANA Release 1809)
1.2.4 LifeCycle
Geschäftspartnerrollen können im Laufe der Zeit geändert werden, sodass ein Geschäftspartner in seinem Lebenszyklus nur noch einmal angelegt werden muss.
Zeitabhängigkeit verschiedener Untereinheiten – Rollen, Adressen, Beziehungen, Bankdaten usw. können zeitabhängig hinterlegt und verwendet werden und sind damit dokumentiert.
1.2.5 Beziehungswissen
Möglichkeit zur Kumulierung z.B. konzernweiter Kreditrisiken und Einkaufsvolumen über Firmenstrukturen oder durch Abgleichung und Optimierung von Einkaufskonditionen
Abbildung von Kontakten, Besitzverhältnissen oder Firmenstrukturen
Verwendung von flexiblen Geschäftspartnerbeziehungen wie »hat Ansprechpartner«, »ist verheiratet mit« usw.
1.2.6 Datenschutz
Die Kategorisierung eines Geschäftspartners als Person unterstützt Sie bei der Identifizierung der relevanten Datensätze, um die gestiegenen Datenschutzanforderungen an personenbezogene Daten umzusetzen.
Im Zusammenspiel mit der (zusätzlichen) Komponente SAP Information Lifecycle Management (ILM) können beispielsweise Sperr- und Löschanforderungen umgesetzt werden.
1.3 Der SAP-Geschäftspartner unter SAP S/4HANA
1.3.1 Transaktion BP – der zentrale »Einstieg«
Der SAP-Geschäftspartner bildet, wie bereits weiter oben erwähnt, im SAP S/4HANA ab Release 1511 das führende Objekt und damit den einzigen Zugangspunkt für das Bearbeiten von Kunden- und Lieferantenstammdaten.
Dies bedeutet, dass spezielle Benutzeroberflächen je Kunde und Lieferant, wie man sie aus der SAP Business Suite/SAP ERP kennt, nicht mehr zur Verfügung stehen. Im SAP S/4HANA bildet die Transaktion BP den einzig verfügbaren Einstieg, um sogenannte SAP-Geschäftspartner anzulegen. Die Kunden- und Lieferantenstammdaten werden nun als Rollen diesen Geschäftspartnern zugeordnet. Das komplette Handling wie Anlegen, Ändern und Anzeigen der Kunden- und Lieferantenstammdaten erfolgt innerhalb der Transaktion BP.
Anwendungen arbeiten weiterhin mit den »alten« Nummern
In SAP S/4HANA arbeiten alle Anwendungen (Aufträge, Bestellungen, Rechnungen usw.) weiterhin mit der alten Debitoren-/Kunden- und Kreditoren-/Lieferantennummer.
1.3.2 Transaktion BP im Überblick
Die Transaktion BP selbst ist nur über die Eingabe im OK-Code-Feld aufrufbar (Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Aufruf der Transaktion »BP«
In dem sich nun öffnende Fenster erfolgt die umfängliche Bearbeitung des SAP-Geschäftspartners.
Abbildung 1.2: Übersicht Transaktion »BP«
Locator ein/aus: Hiermit wird die in Abbildung 1.2 gezeigte linke Bildschirmseite mit dem Arbeitsvorrat ein- und ausgeblendet – dieser wird in Abschnitt 6.2 genauer beschrieben.
Person/Organisation/Gruppe: Über diese Drucktasten können Geschäftspartner mit unterschiedlichen Geschäftspartnertypen angelegt werden. Auf den Geschäftspartnertyp gehe ich in Abschnitt 1.4.1 genauer ein.
GP öffnen/Geschäftspartner: Hier öffnet sich die Suchhilfe, um gezielt nach SAP-Geschäftspartnern zu suchen und diese dann bearbeiten zu können.
Einstellungen: Über diese Drucktaste gelangen Sie zum in Abbildung 1.3 gezeigten Fenster, in dem sich Voreinstellungen zum Aufruf der Transaktion BP hinterlegen lassen.
Mehr: Über diese Drucktaste öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem (interaktiv) alle Menüeinträge erscheinen, die aufgrund der Bildschirmdarstellung nicht angezeigt werden können. Auch können Sie hier, wie aus dem SAP ERP bekannt, zur Hilfe und zu den System-Daten navigieren (siehe Abbildung 1.4).
Abbildung 1.3: Bildschirmmaske »Einstellungen«
Abbildung 1.4: Drucktaste »Mehr«
Wenn Sie die Transaktion BP aufrufen, können Sie gemäß Abbildung 1.5 über die Drucktaste Umschalten zwischen Anzeigen und Ändern den gewünschten Bearbeitungsmodus wählen.
Abbildung 1.5: Bearbeitungsmodus wählen
Den grundsätzlichen Einstieg in die Transaktion legen Sie über Einstellungen auf dem Reiter Allgemein gemäß Abbildung 1.6 fest.
Abbildung 1.6: Art der Bearbeitung für Geschäftspartner
Zudem wird eine Vielzahl spezifischer Transaktionen im SAP S/4HANA auf die Transaktion BP umgeleitet. Diese finden sich in der sogenannten Simplification List, eine Liste, in der alle »Vereinfachungen« im Rahmen der Umstellung von SAR ERP auf SAP S/4HANA aufgeführt sind, die die SAP immer aktuell auf ihrer Webseite bereitstellt (Link zur Simplification List: siehe Abschnitt 10.3).
Unter SAP S/4HANA sind folgende Transaktionen nicht mehr verfügbar:
FD01, FD02, FD03, FD06, FD08 (Anlegen, Ändern, Anzeigen, Löschvormerkung, Änderung bestätigen ⇒ Debitor [FI]);
FK01, FK02, FK03, FK06, FK08 (Anlegen, Ändern, Anzeigen, Löschvormerkung, Änderung bestätigen ⇒ Kreditor [FI]);
MAP1, MAP2, MAP3 (Anlegen, Ändern, Anzeigen ⇒ Ansprechpartner-Kreditor);
MK01, MK02, MK03, MK06, MK12, MK18, MK19 (Anlegen, Ändern, Anzeigen, Löschvormerkung ⇒ Kreditor [MM]);
V-03, V-04, V-05, V-06, V-07, V-08, V-09, V-11, V+21, V+22, V+23 (Rechnungsempfänger, Regulierer, Warenempfänger, CPD-Kunde, Auftraggeber, Interessent, Wettbewerber, Vertriebspartner erzeugen ⇒ Debitor [SD]);
VAP1, VAP2, VAP3 (Anlegen, Ändern, Anzeigen ⇒ Ansprechpartner-Debitor);
VD01, VD02, VD03, VD06 (Anlegen, Ändern, Anzeigen, Löschvormerkung ⇒ Debitor [SD]);
XD01, XD02, XD03, XD06, XD07 (Anlegen, Ändern, Anzeigen, Löschvormerkung ⇒ Debitor [Zentral]);
XK01, XK02, XK03, XK06, XK07 (Anlegen, Ändern, Anzeigen, Löschvormerkung ⇒ Kreditor [Zentral]).
Transaktionen im SAP GUI
Im SAP GUI sind die genannten Transaktionen weiterhin im SAP-Menübaum vorhanden und lassen sich auch aufrufen. Jedoch wird der User auf die Transaktion BP umgeleitet, wie in Abbildung 1.7 gezeigt.
Abbildung 1.7: Umleitung der klassischen Transaktionen
Geschäftspartner unter SAP S/4HANA 1503 und 1605
Nicht obligatorisch ist der Geschäftspartneransatz für die SAP S/4HANA On-Premise-Editionen 1503 und 1605. In diesen beiden Releases basiert nur die Finance-Komponente auf SAP S/4HANA, die logistische noch auf dem SAP ERP. Daher ist hier die Verwendung des SAP-Geschäftspartners optional.
Massenpflege Debitoren und Kreditoren
Die Massenpflege der Debitoren- und Kreditorenstammdaten ist weiterhin über die Transaktionen XD99, XK99 sowie MASS möglich.
