Gestión integrada en Mypimes

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A Estelita... por siempre.

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UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

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Director de publicaciones y comunicación grafica

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Director INIP

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Coordinador de publicaciones

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Decana del programa de Administración y Gestión Ambiental

GESTIÓN INTEGRADA EN MIPYMES ©

Fundamentos y estructura general

Paulo Andrés Romero Larrahondo

ISBN 978-958-8957-03-6

Primera Edición, 2011

Dpto. de Publicaciones y comunicación gráfica de la UPC.

Diseño de portada y diagramación

The Winter King - Pen Waggener - www.flickr.com

Fotografía Portada

Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial por cualquier medio, sin permiso del autor y/o editor

INTRODUCCIÓN

Las dinámicas empresariales contemporáneas son cada vez más exigentes puesto que se enfrentan a mercados complejos, altamente competitivos y a clientes mejor informados y sensibles a compromisos empresariales sólidos respecto a calidad, medio ambiente, salud y seguridad, seguridad alimentaria, responsabilidad social, por nombrar los más conocidos.

En este contexto, las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) juegan un rol fundamental en la economía del país y deben estar a la altura de cualquier organización del mundo global, independientemente si operan en ese campo o no, puesto que de todas maneras enfrentan competidores en el ámbito local (nacionales y extranjeros).

Para asegurar que las ventajas competitivas se mantengan y que se atiendan de manera eficaz los requerimientos de los clientes, los empleados, el medio ambiente y la sociedad, se han desarrollado estándares que proponen sistemas que apoyan la gestión empresarial y garantizan que las organizaciones hacen lo que dicen hacer y lo tienen documentado debidamente, dentro de una política que integra el mejoramiento continuo, como uno de sus estandartes, desde un enfoque de planear, hacer, verificar y actuar (PHVA).

Sin embargo, implementar diversos sistemas de gestión plantea retos enormes a las Mipymes y en ocasiones se presentan resultados negativos, como el descontento de las organizaciones frente al proceso o el no cumplimiento a cabalidad de los requerimientos expuestos, lo que se puede traducir en pérdida de ventajas competitivas y, en el mediano plazo, incluso la desaparición de la organización del mercado o la migración de ésta a otros campos, con los riesgos que ello conlleva.

Pero no solo se trata de reflexiones en torno a cómo las empresas se encuentran organizadas y de qué manera los sistemas de gestión que han implementado son parte de su éxito. Existen además otros factores fundamentales que deben ser igualmente reconocidos, como los procesos de innovación, diseño y desarrollo de nuevos productos (enmarcados en procesos de innovación y el desarrollo de las cadenas productivas y de valor, entre otros argumentos estratégicos que requieren ser reconocidos dentro de los sistemas de gestión como eventos fundamentales.

Es por lo anterior que este texto se orienta no solo a un contexto académico de estudiantes y docentes, que les permita identificar y explorar el universo general de los sistemas de gestión, sino que se puede entender también como un texto de ágil referencia sobre la integración de sistemas de gestión para agentes decisores en las organizaciones productivas.

Como se ha mencionado, las micro, pequeñas y medianas empresas en Colombia se enfrentan a escenarios exigentes, en los que compiten en muchos casos en condiciones desfavorables y aun así se mantienen en el mercado. En Colombia, las Mipymes representan 97% de un total de 1’442.117 empresas y en 94% se encuentran concentradas en zonas urbanas, generan 63% del total nacional de empleo y 37% de participación sobre el PIB (DANE, Comfecamaras & ANIF, 2005).

En épocas recientes, estas empresas principalmente han centrado sus actividades en el comercio al por menor, en un porcentaje de 53,4%, en el que resalta el comercio de alimentos, bienes muebles, vestuario y mercados especializados (ferretería, electrónica, entre otras actividades). Respecto a las demás empresas, un porcentaje bajo se dedica a labores industriales, principalmente en campos relacionados con fabricación de textiles, alimentos al por mayor y fabricación de mobiliario.

Sin embargo, las Mipymes enfrentan debilidades relacionadas principalmente con problemas asociados con el capital (falta de liquidez y dificultad en el acceso al financiamiento), el componente humano (informalidad y naturaleza familiar de las organizaciones), el mercado (atención a mercados locales-sociales, muy bajo porcentaje para mercados internacionales, alto volumen de competidores, falta de competitividad) y a la capacidad de producción (débil asociatividad, desarticulación de la producción, baja productividad, problemas asociados con una producción más limpia), situaciones que implican pérdida de valor agregado en el producto, desconfianza en los clientes y poca capacidad de cobertura del mercado (Ministerio Comercio, Industria y Turismo de Colombia, 2005).

Esta situación de las Mipymes en Colombia no es tan reciente como podría pensarse, y si se considera el potencial de este sector en la economía nacional, es de destacar que se han tomado medidas encaminadas al mejoramiento de las condiciones de estas organizaciones. Un ejemplo es la ley 590 de 2000, modificada por la ley 905 de 2004 (Ley Mipymes), en la que se establecen políticas de Estado para la promoción y el desarrollo de estas organizaciones.

Por medio de esta ley, se han establecido incentivos fiscales y parafiscales para la creación de Mipymes (regímenes impositivos especiales) durante los tres primeros años de operación de estas empresas. Igualmente, se promueven las ferias locales y nacionales para ayudar a dinamizar el mercado. Se han planteado y desarrollado programas de apoyo como el desarrollo de proveedores, fomento a la subcontratación, apoyo tecnológico y el Fondo Colombiano de Modernización y desarrollo tecnológico de las micro, pequeñas y medianas empresas (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2005).

Es en este escenario, descrito de manera sintética, de sistemas estandarizados y condiciones de desarrollo y sostenibilidad económica empresarial, en el que se propone como estrategia identificar oportunidades al momento de tomar la decisión de desarrollar un sistema integrado de gestión (SIG), teniendo en cuenta que si bien son importantes los sistemas de gestión en las organizaciones, estos por sí solos no son la panacea y que incluso algunas Mipymes no ven la necesidad de establecerlos.

No obstante, es innegable que empresas que han tomado la dirección de seguir juiciosamente y de manera analítica la puesta en marcha de sistemas de gestión, a la luz de los estándares, van avanzando en sus indicadores favorables de competitividad y de alguna manera están garantizando su desarrollo sostenible, concepto que indudablemente se va posicionando con solidez en el mundo empresarial y de negocios.

De otro lado, en el lenguaje de los modelos de implementación, o de las guías para implementación de sistemas de gestión, es frecuente encontrar términos como compatible o alienado para hacer referencia a las relaciones que se pueden definir entre los sistemas estandarizados. Es claro para las organizaciones que van avanzado en la implantación de normas como ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001, que existen elementos comunes y en ese sentido han desarrollado estrategias para hacer más eficaz su desarrollo conjunto.

Pero estas dinámicas y metodologías son particulares a las organizaciones y la literatura que se ha consultado para hacerlo implica un recorrido y experiencia en su manejo que pocas Mipymes poseen.

Por otro lado, se insiste en esa implementación porque definitivamente es una ola que avanza y quien no sepa navegar sobre ella tiende a naufragar en corto o mediano plazo. Es una forma de plantear reglas de juego claras de competencia “leal” que ofrece benéficos a las partes interesadas y que es la línea de negocio que se está imponiendo en el mundo formal del mercado.

En las consultas recientes se encuentra que ya está disponible una norma que ofrece directrices para la puesta en marcha conjunta de sistemas de gestión, se trata de PAS 99 (Publicly Available Specification, publicado por la British Standards Institution). Este hallazgo refuerza la idea de impulsar la gestión integrada de sistemas, que en el corto plazo también podrá certificarse, y que será el derrotero para los años por venir en el campo de las estrategias empresariales y el desarrollo de sistemas de gestión.

Con base en lo anterior, es necesario advertir que este documento propone una reflexión sobre la importancia de contextualizar los sistemas integrados de gestión en un escenario de innovación y competitividad empresarial considerando la cadena de valor de las organizaciones.

Se trata de incluir estos temas fundamentales en los sistemas empresariales, para destacar que los sistemas integrados de gestión no deben entenderse de manera aislada dentro de un contexto organizacional sistémico complejo, y que hacen parte de un todo, que busca un objetivo común: la sostenibilidad integral de las organizaciones productivas.

Finalmente, es importante tener en cuenta que los planteamientos aquí presentados, por la naturaleza de este tipo de temáticas, están sujetos a discusión y mejora, a ser desarrollados, ampliados, revaluados o a ponerlos en práctica a todo nivel. Así mismo, es pertinente preguntarse qué tanta diferencia puede darse entre la implantación de sistemas de gestión desde un enfoque tradicional y el desarrollo de sistemas de gestión integrados, en los que definitivamente los aspectos organizacionales relacionados con las sinergias entre la calidad, los aspectos ambientales y de salud y seguridad se convierten en ejes estratégicos de competitividad.

PAULO ANDRÉS ROMERO LARRAHONDO

Diseñador industrial de la Universidad Nacional de Colombia. Magister en Saneamiento y Desarrollo Ambiental de la Pontificia Universidad Javeriana. Profesor Investigador de la Universidad Piloto de Colombia, en la Facultad de Ciencias Ambientales y es Profesor Asociado de la Universidad Nacional de Colombia.

Se ha desempeñado como Director de la Escuela de Diseño Industrial de la Universidad Nacional de Colombia; ha dirigido proyectos de investigación en convenio interadministrativo con el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, sobre la inserción del diseño en el sector productivo en Colombia y con el ICBF con el programa “Desayunos infantiles”; ha trabajado como especialista ambiental en una compañía en Canadá de medicina nuclear; ha sido conferencista nacional e internacional en temas relacionados con diseño y desarrollo de productos ambientalmente aceptables; ha sido consultor en Sitemas de Gestión Ambiental y Sistemas de Gestión de la Calidad. Actualmente asesora y dirige proyectos relacionados con movilidad sostenible y ecodiseño.

paulo-romero@unipiloto.edu.co

paromerol@unal.edu.co

CONTENIDO

REFLEXIONES INICIALES

LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Y LAS MIPYMES

MARCO DE REFERENCIA

Desarrollo sostenible. Principal marco de referencia

Sistemas de gestión en el marco de un enfoque de proyecto y de sistema

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE REFERENCIA

Sistemas de Gestión de la calidad basados en la Norma ISO 9001:2008

Sistemas de Gestión Ambiental basados en la norma ISO 14001

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional basado en la norma OHSAS 18001

Otros Sistemas de Gestión

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN EN EL MARCO DE LAS MIPYMES

ESTRATEGIA COMPETITIVA EN EL MARCO DE LAS MIPYMES. CONCEPTO BASES DE RELACIÓN CON SIG

INNOVACIÓN: LA CLAVE DEL ÉXITO

ELEMENTOS INTEGRADORES DEL SISTEMA

ALGUNAS IDEAS QUE PUEDEN SER FOMENTADAS

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

REFLEXIONES INICIALES

Las dinámicas empresariales avanzan a ritmos acelerados, no solo porque el comportamiento de los mercados así lo exige, sino porque los clientes, al estar mejor informados, se hacen cada vez más exigentes, y porque existen directrices internacionales que exigen a las empresas un comportamiento coherente respecto a sus compromisos sociales y ambientales.

Dado que la integración de sistemas de gestión es una dinámica en creciente auge, se hace necesario plantear y desarrollar su discusión en sectores académicos, de consultoría y en las mismas organizaciones productivas, para que se genere una base de conocimiento sobre el tema, que permita a los interesados tomar decisiones asertivas frente a su implementación.

En este documento se tratan, a nivel básico, aspectos fundamentales sobre los sistemas de gestión, principalmente de calidad, ambiental y de salud y seguridad laboral, tomando como fuente primaria de referencia las normas técnicas colombianas - ISO, que juiciosamente el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec) ha publicado. El texto se orienta hacia las Mipymes, pues son uno de los sectores de la economía nacional de mayor impacto tanto económico como social, y una orientación sobre sistemas integrados de gestión le puede permitir a sus gerentes o directivos identificar oportunidades sobre las que se puedan basar para mejorar sus ventajas competitivas. Pero igualmente se orienta a la comunidad académica, para plantear reflexiones en este sentido.

Un aspecto fundamental del contexto de desarrollo de los sistemas integrados de gestión orientado a Mipymes es justamente entender de qué se trata o qué son este tipo de organizaciones. Según el artículo 2 de la Ley 590 de 2000 (10 de julio), por el cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas, “Para todos los efectos, se entiende por micro, pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a los siguientes parámetros:

1. Mediana empresa:

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores;

b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) y quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

2. Pequeña empresa:

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores;

b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.001) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

3. Microempresa:

a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores;

b) Activos totales por valor inferior a quinientos uno (501) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Parágrafo 1. Para la clasificación de aquellas micro, pequeñas y medianas empresas que presenten combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto, será el de activos totales.

Parágrafo 2. Los estímulos beneficios, planes y programas consagrados en la presente ley, se aplicarán igualmente a los artesanos colombianos, y favorecerán el cumplimiento de los preceptos del plan nacional de igualdad de oportunidades para la mujer.

Los lineamientos estratégicos de base que se derivan de la información que se ha recogido en este documento buscan ofrecer a las Mipymes una opción para definir oportunidades, debilidades, fortalezas y amenazas que se pueden identificar o establecer al poner en funcionamiento sistemas integrados de gestión. Se trata de apoyar actividades de planeación estratégica que permitan identificar proyectos potenciales y planes al interior de las empresas que se puedan apoyar con sistemas integrados de gestión (SIG).

Las organizaciones contemporáneas se deben orientar hacia una gestión estratégica comprometida, en el marco de una dinámica de continuo aprendizaje organizacional, que le permita identificar como indicador de mejora altos márgenes de rentabilidad con los mismos recursos, gracias a resultados eficaces luego del desarrollo del SIG, es decir, validación de los SIG como instrumentos de gestión para la productividad y la competitividad, en un marco empresarial comprometido con la calidad, el medio ambiente y la salud y seguridad de sus empleados y la comunidad. Se requieren organizaciones proactivas y no reactivas, que retroalimenten de modo permanente sus sistemas.

De manera complementaria, se debe reconocer, en el contexto de los SIG, el uso de mecanismos o herramientas estratégicas como soporte a la gestión, del tipo el ERP (Enterprise Resource Planning). Es un recurso difundido en el medio colombiano, que puede adaptarse al contexto de las micro, pequeñas y medianas empresas, y su relación con los sistemas integrados de gestión es un asunto que demanda investigación y desarrollo para su eficaz establecimiento. Así mismo, es muy importante considerar el uso de metodologías o herramientas como Seis Sigma o la manufactura esbelta (lean manufacturing), como estrategias complementarias para la implantación de los SIG, o para la integración de estos sistemas a las dinámicas empresariales.

La esencia de las estrategias organizacionales se debe centrar en alcanzar el objetivo de lograr un alto índice de productividad y competitividad sostenibles, al tiempo que se logra reducir la burocracia o la pérdida de recursos (económicos, humanos, tiempo) al implementar los SIG y al integrarlos a otras dinámicas organizacionales de manera eficaz.

Con este documento se busca, de igual manera, proponer una serie de ideas de base para la formulación de objetivos de calidad, ambientales y de salud y seguridad ocupacional que se encuentren alineados con objetivos de productividad y rentabilidad.

Un aspecto que vale destacar en el contexto de los sistemas de gestión, es el que referencia el profesor Carlos Moreno de la Universidad Nacional de Colombia, que tiene que ver con la identificación de los sistemas integrados de gestión como sistemas de gestión del conocimiento en las organizaciones, esto significa que éstos se pueden enmarcar dentro de lo que se entiende como mecanismos de aprendizaje organizacional.

El profesor Moreno acota que:

El aprendizaje organizacional se da a través de estrategias de codificación del conocimiento (para el conocimiento explícito, entendido este como la información que puede ser transformada en una forma sistematizada y estandarizada) y de estrategias de “personalización” del conocimiento (para el conocimiento tácito o implícito, entendido este como el que existe dentro de los individuos). En la práctica, ambas formas de aprendizaje interactúan en las organizaciones, si bien teóricos en este campo han propuesto que idealmente debe alinearse la gestión del conocimiento con la estrategia corporativa si se quiere ser efectivo y eficiente en el logro de los objetivos organizacionales. Sintetizando lo aquí referido, se trata de ubicar a los SIG dentro del contexto de la naturaleza y formas del aprendizaje organizacional, como un caso particular de este aprendizaje (Moreno, 2010).