Buch lesen: «Praxishandbuch SAP S/4HANA Controlling»

1 Eine neue SAP User Experience – SAP Fiori

Haben Sie bereits in der Vergangenheit mit SAP gearbeitet? Wenn ja, so wird Ihnen Ihr bisheriges Wissen beim Umgang mit Fiori sehr hilfreich sein. Wenn nein, so ist dies kein Nachteil, denn das neue Designkonzept ermöglicht einen unkomplizierten Einstieg in das Arbeiten mit SAP und berücksichtigt aktuelle Trends sowie Innovationen für den Endanwender.

1.1 Was ist SAP Fiori?

Unter Fiori versteht man ein modernes Design und Konzept in Kombination mit der Technologie einer neuen Benutzeroberfläche für SAP, die eine einfache Handhabbarkeit des Systems in den Vordergrund stellt. Wenn Sie sich mit dem Thema beschäftigen, kommen Sie immer wieder mit der Abkürzung »UI« in Kontakt. Diese steht für den Begriff User Interface – zu Deutsch »Benutzerschnittstelle«. Gemeint ist hierbei die Benutzeroberfläche der Anwendung, die im Vergleich zur bisherigen SAP GUI eine verbesserte Interaktion des Anwenders mit dem SAP-System ermöglichen soll.

Fiori funktioniert quasi in jedem Browser, der HTML5-kompatibel ist, wie beispielsweise Google Chrome, Firefox usw. Zudem ist Fiori plattformunabhängig, d.h., es ist auf diversen Endgeräten einsetzbar, die in der heutigen Zeit genutzt werden: auf mobilen Endgeräten ebenso wie auf einem Desktop PC. Fiori wird lediglich im Browser gestartet. Die Nutzung von Fiori ist kostenlos (Stand Oktober 2020!).

Für das SAP-Fiori-Designkonzept hat die SAP 2015 sogar den Red Dot Design Award erhalten. Für die Verleihung ausschlaggebend waren die Möglichkeiten der Datenauswertung und die Benutzerfreundlichkeit der Funktionalitäten.

1.2 Was bedeutet Fiori für den SAP-Anwender?

Fiori bedeutet konkret, dass Anwender mit dieser Benutzeroberfläche vermehrt Personalisierungsmöglichkeiten haben und dass die Anwendungen selbst vereinfacht wurden. Einige zentrale Aspekte möchte ich nachfolgend aufgreifen.

Der Benutzer kann aus einem App-Katalog seine persönliche Startseite, genannt Fiori Launchpad, individuell zusammenstellen. Haben Sie beispielsweise in der Vergangenheit diverse Vorgänge aus einer Transaktion heraus gestartet, so ist dies nun über verschiedene Apps möglich, die sich in einem persönlichen Menü organisieren lassen.

Die SAP-Oberflächen sind mit den Apps intuitiver geworden (dies ist aber wie alle »Vereinfachungen« Geschmackssache) und bieten eine erweiterte Suchfunktion. Anstelle des langen Menübaums, über den die GUI-Oberfläche nach Funktionen durchsucht wird, erlaubt das Arbeiten mit Fiori den direkten Zugriff auf die individuell zusammengestellten App-Kataloge.

Zu beachten ist allerdings, dass eine App nicht direkt mit einer Transaktion verglichen werden kann. Eine App ist für bestimmte Nutzerszenarien oder für eine spezielle Rolle mit konkreten Aufgaben konzipiert. Sie kann eine Kombination aus Funktionen diverser Transaktionen beinhalten oder aber ganz gezielt für spezifische Abläufe konzipiert sein.

Apps sind mit einem oder mehreren OData-Services verknüpft. Open Data Protocol (OData) ist eine Schnittstellentechnologie. Das Webprotokoll ermöglicht den Zugriff auf Informationen diverser Anwendungen und Services. Die OData-Services sind von der Systemadministration oder im Frontend-System über die Transaktion /n/iwfnd/maint_service zu installieren.

Man unterscheidet bestimmte Fiori-App-Typen:

 Transaktionale Apps: Die Funktionen dieser Anwendungssoftware ähneln denen von Transaktionen, wie beispielsweise anlegen, ändern, anzeigen

 Fact Sheet Apps: Berichte

 Analytische Apps: Spezielle Analysefunktionen mit weiteren Funktionalitäten

Es gibt zudem neue App-Konzepte. So existieren etwa für die Darstellung von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicator, kurz KPI) sogenannte Smart Business Apps oder Cockpits. SAP Smart Business ist ein offenes Format, das es Ihnen ermöglicht, eigene KPIs zu definieren und mit weiteren analytischen Applikationen oder anderen Lösungen (z.B. Lumira) zu integrieren.

Insgesamt verändert sich mit der Fiori-Oberfläche die Navigationslogik innerhalb von SAP. Eine Menüsteuerung im klassischen Sinne existiert nicht mehr. Sie suchen die Funktionen mithilfe von Begriffen und Schlagwörtern und können die Ergebnisse direkt im Launchpad speichern, markieren oder als Favoriten kennzeichnen bzw. »taggen«.

Durch das Reduzieren auf notwendige Funktionen ist die Navigation intuitiver und das Launchpad spielerischer geworden. Wagen wir aber trotzdem einen visuellen Vergleich. Hierzu habe ich zwei Beispiele ausgewählt:

Abbildung 1.1 zeigt das klassische SAP-Menü mit einem Controllinguntermenü, aufgerufen über SAP GUI.

Abbildung 1.1: Klassisches SAP-Menü – Controlling

Abbildung 1.2 zeigt im Vergleich dazu eine Fiori-Oberfläche, geöffnet mit dem Internetbrowser Chrome. Sie sehen hier die Gruppe Periodische Aktivitäten mit den üblichen Apps für einen Controllinganwender.

Abbildung 1.2: Fiori-Oberfläche mit einer Controlling-App-Gruppe

1.3 Was versteht man unter HANA und S/4HANA?

Mit dem Begriff HANA ist die innovative Datenbanktechnologie der SAP gemeint; HANA ist die Abkürzung für High Performance Analytic Appliance. Diese Technologie basiert auf einer relationalen In-Memory-Datenbank und ermöglicht schnelle Datenanalysen sowie eine beschleunigte Verarbeitung von Transaktionsdaten.

S/4HANA ist das aktuelle Produkt (Plattform und Strategie) der SAP und nutzt die neue Datenbanktechnologie HANA: Das »S« steht hierbei für »Simple« (im Sinne eines vereinfachten Datenmodells) und die »4« für die vierte Produktgeneration.

Der Funktionsumfang von SAP ist mit S/4HANA zwar weitestgehend gleich geblieben, die Oberflächen mit SAP Fiori sind jedoch auf die jeweiligen Rollen eines Anwenders zugeschnitten und im Sinne neuartiger Apps übersichtlicher und zeitgemäßer gestaltet.

Für das Controlling wurden die Datenlogiken vereinfacht und die Funktionalitäten optimiert. Der Fokus liegt vermehrt auf Echtzeitprozessen und -analysen, innovativen Simulations- und Planungslösungen sowie auf integrierten Lösungen, wie beispielsweise dem »Embedded Business Warehouse«.

Weiterführende Informationen zu den Neuerungen in Bezug auf die Module »Finance« und »Controlling« finden Sie in Kapitel 2.

1.4 Fiori und S/4HANA

Die Entwicklung von S/4HANA wurde speziell auf die Benutzeroberfläche SAP Fiori abgestimmt. Es bietet optimale Voraussetzungen für die Nutzung von Fiori-Apps.

Doch was ist, wenn ich noch keinen Zugriff auf S/4HANA habe? Zur Nutzung der Oberfläche Fiori benötigen Sie einen sogenannten Frontend-Server – dies kann beispielsweise ein SAP-NetWeaver-Gateway-System sein – für den verschiedene Installationsszenarien bestehen. Sie müssen also nicht unbedingt ein HANA- oder S/4HANA-System haben.

Alternativ können Sie ältere Systeme als Backend-Systeme integrieren, diese sind weiterhin über die SAP GUI aufrufbar. Auch für S/4HANA existiert nach wie vor ein Backend-System zur Pflege und Einstellung von Prozessen und Funktionen.

Viele, aber durchaus nicht alle Apps benötigen zwingend eine HANA-Datenbank oder ein S/4HANA-System. Es ist wichtig, dass Sie sich informieren, welches Ihre individuellen Anforderungen sind.

1.5 Wie kann ich eine Fiori-Oberfläche einrichten?

Der Anwender hat die Möglichkeit, seine Oberfläche, das sogenannte Fiori Launchpad, zu personalisieren. Dies ist der erste und wichtigste Schritt beim Arbeiten mit Fiori.

Das ist einfach und funktioniert wie folgt:

1. Rufen Sie den Link zum SAP-Frontend über einen Internetlink oder eine App auf, die Ihnen Ihre IT zur Verfügung gestellt hat. Die Anmeldeoberfläche im Browser Chrome sieht z.B. wie in Abbildung 1.3 aus.

Abbildung 1.3: Anmeldelink für das SAP Fiori Launchpad

2. Nach Eingabe der Anmeldedaten öffnet sich die Fiori-Startseite (siehe Abbildung 1.4): Sie sehen verschiedene App-Gruppen, z.B. Meine Startseite oder Periodische Aktivitäten.

Abbildung 1.4: Startseite Fiori Launchpad

3. Klicken Sie oben links auf das Icon zur Personalisierung der Einstellungen. Hier bieten sich Ihnen drei Optionen, die Personalisierung vorzunehmen (siehe auch Abbildung 1.5).

 App Finder

 Einstellungen

 Startseite bearbeiten

Abbildung 1.5: Personalisierung der Fiori-Einstellungen

App Finder

Der App Finder ermöglicht über den Reiter Katalog das Aufrufen der Fiori-Apps in einer Listenansicht nach verfügbaren Katalogen (siehe Abbildung 1.6). Die Kataloge sind je nach User-Rollen mit verschiedenen Inhalten ausgestattet.

Abbildung 1.6: Zuordnung von Apps aus Katalogen zu Gruppen

Unter dem Reiter Benutzermenü können Sie ein »unternehmensinternes« oder »benutzerspezifisches« Menü aufrufen, das die verfügbaren Apps gegliedert aufführt. Der Reiter SAP-Menü strukturiert, wenn gewünscht, die Darstellung der Apps gemäß dem klassischen SAP-Menü.

Sie können nun im nächsten Schritt bestimmten Gruppen (die auf dem Launchpad verfügbar sind – z.B. Periodische Aktivitäten) einzelne Apps zuordnen. SAP stellt einerseits Standardgruppen zur Verfügung, die sich anpassen lassen, andererseits können Sie selbst Gruppen anlegen. Wählen Sie aus den verfügbaren Kataloggruppen Ihre gewünschte Thematik, wie beispielsweise einen Gemeinkostenkatalog (Allgemeine Buchungsaktivitäten). Daraufhin öffnet sich rechts neben der Katalogliste eine entsprechende Auswahl an Fiori-Apps. Ein Beispiel sehen Sie in Abbildung 1.6: Einzelne Apps des Katalogs Gemeinkostenrechnung – Allgemeine Buchungsaktivitäten sind der Gruppe Periodische Aktivitäten zugeordnet. Klicken Sie für die Zuordnung auf den Button in einer Kachel; es öffnet sich nun ein Submenü mit auswählbaren Gruppen. Ein blauer Button bedeutet, dass die App mit einer oder mehreren Gruppen verknüpft ist, ein weißer Button deutet darauf hin, dass die App noch ohne Verknüpfung zu einer Gruppe ist. In Abbildung 1.6 sehen Sie beispielhaft die Zuordnung der App Verrechnung von Leistungen erfassen zur Gruppe Periodische Aktivitäten.