Buch lesen: «Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos»
Aprender
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Access 2010
con 100 ejercicios prácticos
Título de la obra:
Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos
Primera edición, 2011
Diseño de la cubierta: NDENU DISSENY GRÀFIC
© 2011 MEDIAactive
Pallars, 141-143 5° B
08018 Barcelona
© 2011 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona
ISBN: 978-84-267-1858-7
ISBN (obra completa): 978-84-267-1533-3
D.L.: BI-XXX-09
IMPRESO EN
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Presentación
APRENDER ACCESS 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS
100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Access 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura el programa y crear y editar sus propias bases de datos tanto en el ámbito profesional como en el particular.
LA FORMA DE APRENDER
Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.
Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Access 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.
LOS ARCHIVOS NECESARIOS
En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.
A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL
Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Access 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.
Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Access
ACCESS 2010
Access es un programa gestor de base de datos relacionales cuya finalidad es la de almacenar información relacionada entre sí, de forma ordenada, de manera que el usuario pueda obtener los datos que necesite con rapidez y eficacia. Access tiene capacidad para manipular los elementos que componen la base de datos, así como sus estructuras, con el objetivo de presentar de muchas maneras los datos guardados.
Access 2010 mantiene la interfaz, común, por otro lado, al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. En esta versión del programa, Access cuenta con pocas novedades pero, sobre todo, con mejoras. Entre estas novedades, se encuentra la extraordinaria nueva vista Microsoft Office BackstageTM, incluida en el también nuevo menú Archivo. Esta vista agrupa en un mismo espacio, además de una vista previa y una lista de propiedades del objeto seleccionado, los comandos destinados a abrir, guardar y gestionar las bases de datos. Las herramientas de diseño mejoradas, los nuevos tipos de datos y controles, la mejora en la presentación de la información y una mayor seguridad son algunos de los aspectos a tener en cuenta en esta versión del programa.
Cómo funcionan
los libros “Aprender…”
Índice
001 Conocer la interfaz de access 2010
002 Abrir una base de datos de ejemplo
003 Trabajar con el Panel de navegación
004 Crear una base de datos en blanco
005 Abrir una base de datos existente
006 Conocer los objetos de una base de datos
007 Copiar objetos
008 Consultar las propiedades de una base de datos
009 Configurar página e imprimir
010 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos
011 Definir campos desde la vista Diseño
012 Insertar campos numéricos
013 Añadir campos del tipo Sí/No
014 Asignar propiedades de los campos
015 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos
016 Desplazar campos dentro de una tabla
017 Definir una tabla
018 Designar un campo como clave principal
019 Introducir datos en una tabla
020 Editar los datos de un campo
021 Rellenar una tabla con identificadores de otra
022 Copiar y pegar campos y registros
023 Cambiar el diseño de una tabla
024 Deshacer y rehacer acciones
025 Buscar un dato concreto en una tabla
026 Buscar y reemplazar datos
027 Usar el Asistente para búsquedas
028 Modificar columnas y filas
029 Eliminar filas de una tabla
030 Fijar y liberar columnas
031 Ocultar y mostrar columnas
032 Ordenar la información de un campo
033 Filtrar los registros de una tabla
034 Utilizar filtros por formulario
035 Utilizar la función Filtro avanzado/Ordenar
036 Crear una consulta con el asistente
037 Crear una consulta en vista Diseño
038 Utilizar criterios en las consultas
039 Utilizar comodines en las consultas
040 Utilizar operadores aritméticos
041 Crear una consulta para eliminar registros
042 Crear una consulta basada en varias tablas
043 Crear una consulta con criterios variables
044 Crear una tabla a partir de una consulta
045 Crear consultas de referencias cruzadas
046 Eliminar campos de una consulta
047 Ordenar una consulta
048 Modificar el formato de las consultas
049 Utilizar autoformularios)
050 Crear un formulario con el asistente)
051 Cambiar el diseño de un formulario
052 Introducir datos en un formulario
053 Modificar formularios
054 Crear formularios sin el asistente
055 Insertar campos en un formulario
056 Mover campos en la Vista Diseño
057 Editar etiquetas
058 Cambiar el formato de etiquetas y campos
059 Añadir un cuadro combinado
060 Añadir un cuadro de lista
061 Insertar fecha y hora en el encabezado
062 Insertar campos calculados
063 Añadir textos de ayuda en los campos
064 Utilizar botones de opción
065 Insertar una imagen en un formulario
066 Insertar una imagen de fondo
067 Insertar una imagen en un registro
068 Insertar un cuadro de texto
069 Insertar un botón en el formulario
070 Crear un formulario dividido
071 Crear un subformulario
072 Agregar un formulario a otro
073 Imprimir un formulario
074 Crear un informe con el asistente
075 Trabajar con la vista previa del informe
076 Crear autoinformes e informes en Vista Diseño
077 Añadir campos a un informe
078 Añadir un título al informe
079 Insertar el número de página y la fecha
080 Mover los campos
081 Agrupar registros
082 Ordenar registros
083 Cambiar entre Vista Presentación e Informes
084 Cambiar el formato del informe
085 Crear etiquetas con el asistente)
086 Crear un subinforme)
087 Imprimir un informe
088 Crear relaciones entre tablas
089 Crear un informe de relación
090 Indexar campos
091 Mostrar formularios al abrir una base de datos
092 Compactar y reparar una base de datos
093 Exportar información
094 Exportar a PDF y XPS
095 Importar información)
096 Vincular tablas)
097 Proteger una base de datos
098 Crear copias de seguridad y ejecutables
099 Diseñar macros
100 Encontrar ayuda en access 2010
001Conocer la interfaz de Access 2010
LA INTERFAZ DE ACCESS 2010 FUE PRESENTADA como novedad en la versión precedente de la aplicación, la versión 2007, y está diseñada para que el usuario localice fácil y rápidamente los comandos necesarios para trabajar con la aplicación. La Cinta de opciones contiene, lógicamente organizados, todos los comandos y las herramientas que antes se ocultaban en menús y submenús. Debajo de esta cinta se encuentra por defecto la Barra de herramientas de acceso rápido y a su izquierda, el menú Archivo, novedad éste en toda la suite Office 2010.
IMPORTANTE
Como novedad general de la versión 2010 de Office encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la suite, aparece una ventana desde la cual es posible tanto detener este proceso como minimizar directamente la ventana del programa.
1.Para empezar, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y pulse sobre el botón de Inicio, en la Barra de tareas.
2.En el menú Inicio, pulse sobre la opción Todos los programas, haga clic sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Access 2010. 
En el menú Inicio, dentro del elemento Todos los programas y de la carpeta Microsoft Office se encuentra el acceso a Microsoft Access 2010, así como a cualquier otra aplicación de la suite.
3.Ya hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación o la apertura de una base de datos, incluidas en el comando Nuevo del menú Archivo, también novedad en esta versión del programa.
La llamada Cinta de opciones incluye, agrupados en diferentes fichas, todos los comandos necesarios para trabajar con el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo.
La pestaña Archivo esconde la nueva vista Microsoft Office Backstage™, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. Desde este nuevo menú, es posible guardar, compartir, imprimir y publicar documentos fácilmente.
4.La primera barra que vemos en la zona superior de la ventana se denomina Barra de título y es la encargada de presentar el nombre del archivo y la aplicación activos en cada momento. A través de esta barra es posible minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Pulse el botón Restaurar, representado por dos rectángulos superpuestos y situado en el extremo derecho de la Barra de título. 
5.Como ve, el tamaño de la ventana ha disminuido. Asimismo, si se fija ahora en los botones de la Barra de título, observará que el botón Restaurar ha sido sustituido por el botón Maximizar. Pulse ahora sobre dicho botón, representado por un cuadrado en la Barra de título. 
6.En la Cinta de opciones, las herramientas se agrupan en diferentes fichas según la acción que llevan a cabo. Para pasar de una ficha a otra basta con pulsar sobre su pestaña. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones para ver las herramientas incluidas en esa ficha.
7.En cada ficha, las herramientas están divididas a su vez en grupos. La Cinta de opciones se puede minimizar de manera que sólo muestre las pestañas. Para ello, haga doble clic sobre cualquier pestaña,
compruebe lo que ocurre y repita la acción para volver a mostrar la Cinta.
Puede personalizar la Cinta de opciones si accede al cuadro de opciones del programa. Para ello, despliegue el menú Archivo, haga clic sobre el comando Opciones y, en dicho cuadro, pulse sobre la categoría Personalizar la Cinta, en el panel de la izquierda. El panel Fichas principales muestra las pestañas predeterminadas marcadas con un signo de verificación.
IMPORTANTE
En la parte superior de la Cinta de opciones se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se incluyen los iconos de las herramientas Guardar, Deshacer y Rehacer.
002Abrir una base de datos de ejemplo
LOS ARCHIVOS O PLANTILLAS DE EJEMPLO PUEDEN resultar de gran ayuda durante los primeros pasos en un programa como Access. Access 2010 cuenta con una biblioteca de plantillas de ejemplo a las cuales se accede desde el comando Nuevo del menú Archivo, un acceso fácil y directo en comparación con la larga ruta de carpetas que era preciso recorrer en versiones anteriores del programa.
IMPORTANTE
Las bases de datos de ejemplo se encuentran almacenadas en su equipo dentro de la carpeta de Microsoft Office. Dentro de este directorio, existe la carpeta Templates (plantillas, en inglés), que a su vez contiene las subcarpetas 3082 y Access. En esta última se agrupan las seis plantillas de ejemplo
1.En este ejercicio, abriremos una plantilla de ejemplo sobre la cual empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo.
2.Como vimos en el ejercicio anterior, el menú Archivo se despliega mostrando el contenido del comando Nuevo. Desde este comando es posible crear bases de datos en blanco, como veremos más adelante, crear nuevas a partir de otras ya existentes y abrir todo tipo de plantilla. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.
3.El contenido del panel se actualiza para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. Como puede ver, existen plantillas de lo más variadas. En este caso, haga clic sobre la denominada Neptuno.
4.Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Sin embargo, al abrir una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Haga clic sobre el botón Crear para abrir la nueva base de datos.
5.Se abre de este modo la pantalla de inicio de la base de datos de ejemplo. Tal y como indica el programa, para mostrar el contenido de este archivo es preciso habilitarlo. Para ello, haga clic sobre el botón Habilitar contenido de la barra de mensajes de color amarillo.
6.En este caso, aparece el cuadro de diálogo de inicio de sesión, que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Mantenga el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión.
La base de datos de ejemplo se abre mostrando el contenido del objeto Formulario. Por lo que podemos comprobar, se trata de una base de datos de pedidos de clientes por empleado. Resulta interesante comprobar que a la izquierda de la pantalla se encuentra oculto el Panel de navegación, novedad en esta versión 2010 del programa que será tratado en exclusiva en el ejercicio siguiente. Desde este panel se controla la visualización de los distintos objetos que forman una base de datos, objetos que también serán tratados con detalle en un ejercicio posterior.
IMPORTANTE
La Cinta de opciones cuenta, además de con las fichas predeterminadas, con una serie de fichas contextuales, las cuales sólo aparecen al seleccionar ciertos elementos de una base de datos.
003Trabajar con el Panel de navegación
EL PANEL DE NAVEGACION SE ENCUENTRA a la izquierda del área de trabajo y muestra los nombres de los objetos de la base de datos, esto es, de las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El Panel de navegación sustituyó ya en Access 2007 a la ventana Base de datos y a los paneles de control de las versiones anteriores del programa.
IMPORTANTE
Los comandos que se incluyen en el Panel de navegación varían en función del tipo de objeto que se encuentre seleccionado y pueden utilizarse desde la Cinta de opciones de Access o bien usando el menú contextual de los diferentes objetos.
1.En este ejercicio le mostraremos cómo mostrar y ocultar el panel de navegación y qué tipos de elementos podemos encontrar en él. Para evitar que aparezca de forma predeterminada, debemos acceder al cuadro de opciones de Access. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.
2.Se abre así el cuadro Opciones de Access, mostrando las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. Haga clic sobre la categoría Base de datos actual en el panel de la izquierda.
3.En esta ficha se encuentra el apartado Navegación, donde la opción Mostrar panel de navegación está activada por defecto. Si desactivamos esta opción, al volver a abrir la base de datos, ya no aparecerá este panel. Pulse el botón Opciones de navegación de este apartado.
4.Se abre de este modo el cuadro Opciones de navegación en el que podemos modificar las opciones de agrupación y de presentación en el panel así como establecer la manera en que se abrirán los objetos. Sepa que también es posible acceder a este cuadro seleccionando esa opción en el menú contextual del mismo Panel de navegación. Mantenga las opciones tal y como se muestran en este cuadro y ciérrelo pulsando Cancelar.
Es recomendable mantener visible el panel si no disponemos de una pantalla, un panel de control antiguo u otro método para abrir los objetos de la base de datos.
5.Cierre también el cuadro Opciones de Access pulsando el botón Cancelar.
6.Para mostrar u ocultar el Panel de navegación, haga clic en el botón que muestra dos puntas de flecha en la parte superior del panel.
7.Este panel nos muestra, agrupados por categorías, todos los objetos incluidos en la base de datos con la que estamos trabajando. Esas categorías contienen grupos que, a su vez, incluyen uno o varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Pulse en la doble punta de flecha del primer objeto denominado Clientes y pedidos.
8.En este caso, y dado que estamos trabajando sobre una base de datos de ejemplo, se muestran las distintas tablas de que se compone esta categoría. Haga clic en el botón de punta de flecha redondo situado a la derecha del título Northwind Traders.
9.Aparece así un listado con las diferentes categorías en que se clasifican los objetos y con los filtros que podemos aplicar según la categoría seleccionada. Pulse en la opción Tipos de objeto.
10.Estos son los objetos de que consta una base de datos de Access, los cuales trataremos en un ejercicio posterior. Oculte de nuevo el Panel de navegación pulsando el botón de doble punta de flecha situado en su cabecera.
También podemos ocultar y mostrar el Panel de navegación pulsando la tecla F11.
IMPORTANTE
El menú contextual de cada objeto de una base de datos nos permite, entre otras acciones, cambiar la vista de la tabla, importar y exportar datos, modificar el nombre de la tabla y eliminarla, y acceder a su cuadro de propiedades.
