Zitate aus dem Buch «Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг»
Профстандарт, регламентирующий деятельность ассистентов, утвержден приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н и раскрывает специфику квалификации «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
1. Присмотритесь к утреннему времени. Считается, что наиболее работоспособное время у большинства между 10 и 12 часами дня. Понаблюдайте за своим шефом. Если по утрам он бодр, готов к труду и обороне, ставьте на этот период самые важные собрания и встречи.
• На совещании нужно выделять время для обсуждения итогов и выводов (+10–15 % времени). Важно, чтобы все участники уходили с совещания с понятным планом в голове: какие решения приняты, кто и к какому сроку должен что-то исполнить.
используя официальную персональную форму обращения (госпожа Сидорова). Если клиент звонит, когда руководителя нет на месте и соединение с ним не представляется возможным, прояснение личной информации о звонящем может выглядеть так: Клиент: – Здравствуйте, соедините меня с Петром Александровичем, пожалуйста. Помощник: – Благодарим вас за звонок. Петр Александрович находится вне офиса до 17:00. По его просьбе я записываю информацию обо всех входящих звонках. Я могу узнать ваше имя и цель звонка? На что следует обратить внимание в приветствии: • Спрашивать личную информацию о звонящем, если он просит соединить с человеком, которого нет на месте, рекомендуется после того, как будет сказано о его отсутствии. Неправильным является вариант: Клиент: – Добрый день! Соедините меня с Петром Александровичем, пожалуйста. Помощник:
) умеет работать с информацией. В потоке информации ассистент вылавливает нужную, адаптирует ее и использует себе во благо. Услышали рекомендацию ресторана от друзей – записали: вдруг шефу пригодится;
Идеи для обсуждения с руководителем: • получение поручений, заданий и инструкций; • обсуждение результатов работы и получение обратной связи; • составление плана работ; • обсуждение вариантов решения проблем; • обсуждение этапов проекта; • информирование шефа о чем-либо (проблемах в исполнительской дисциплине); • предложение «хорошей» инициативы и оптимизации привычных процессов; • заявления о ваших потребностях как ассистента, перспективах вашего развития и др.
Поэтому запомните: три дня на внедрение. Возьмите ежедневник, поставьте себе дедлайн и сделайте. Не откладывайте на потом то, что можете сделать в ближайшее время.
Один из вариантов диалога: Помощник: – Здравствуйте, компания «Ромашка», Анна. Чем я могу вам помочь? Клиент: – Здравствуйте. Соедините меня, пожалуйста, с Татьяной Олеговной Ивановой. Помощник: – Спасибо за ваш звонок. Как я могу вас представить Татьяне Олеговне? Клиент: – Ольга Сидорова, компания «ДжекДжо». Помощник: – Спасибо, госпожа Сидорова. Одну минуту, пожалуйста. Что правильно сделал помощник? 1. Поблагодарил за звонок. 2. Тактично попросил звонящего представиться. Не использовал повелительное накло
