GABALs großer Methodenkoffer

4.4 Auf Ihr Informationsmanagement kommt es an

Passiv oder aktiv?

Ob Sie Informationen eher passiv oder selektiv aktiv aufnehmen, hängt stark von Ihrem Wertesystem und Ihren Zielen ab. Aus der Verarbeitung und Vernetzung von Informationen entsteht Wissen und daraus ebenfalls durch Vernetzung Weisheit. Doch dieses funktioniert nur, wenn Sie die wirklich wichtigen Informationen gekonnt selektieren.

Mit Informationen bewusst umgehen

Die Informationsfülle zwingt Sie zum Informationsmanagement, das heißt zum geplanten, kontrollierten und gesteuerten Umgang mit Informationen. So entwickeln Sie sich vom Nichtschwimmer im Meer der Informationen zum Schwimmer.

Das brennende Thema der Zukunft ist nicht die Informationserzeugung, sondern die Informationsverarbeitung. Welche Möglichkeiten haben Sie, um mit der Daten- und Signalflut sinnvoll umzugehen?

Definition der für Sie wichtigen Informationen

Angst vor Nichtwissen

„Fragmentismus“ könnte man die unstrukturierte Informationssammelwut vieler Zeitgenossen nennen, die aus Angst, wichtige Fakten nicht zu wissen, alles auf ihrer Platte „hamstern“, was sie irgendwann einmal benötigen könnten, um in-Form(ation) zu kommen. Die Medien schüren diese Angst, denn sie leben von der Quote. Darum streben wir nach der vollständigen Information. Das ist Teil unseres inneren Programms, denn schon in der Schule wurden wir für Nichtwissen mit schlechten Noten bestraft.

Nicht alles lesen

Glauben Sie nicht, dass der Zunahme von Informationen ein Gewinn an Leistung folgt. Informationen sind nur dann wertvoll, wenn sie zu Entscheidungen und Handlungen führen. Sie sind wahrscheinlich besser beraten, Artikel erst gar nicht zu lesen, als sich ständig zu fragen, ob dieses oder jenes vielleicht doch noch eines Tages relevant werden könnte. Müssen Sie drei Tageszeitungen und Zeitschriften oberflächig lesen, statt einer richtig? Das Abbestellen von Abos befreit.

Barrieren errichten

Wenn Sie nicht zum Opfer der Datenflut werden wollen, dann müssen Sie Barrieren errichten. Ich empfehle Ihnen: Definieren Sie Ihren Informationsbedarf. Darum sollten nur die von Ihnen zuvor klassifizierten Informationen die Pforten zu Ihrem Gehirn passieren dürfen. Die Situation ist paradox: In einer Zeit, in der mehr Informationen denn je verfügbar sind, müssen Sie Ihren Blickwinkel verengen. Sie brauchen den Mut zur Lücke. Er bringt Sie weiter als der perfektionistische Anspruch, über alles informiert sein zu wollen.

Bevor Sie weiterlesen, sollten Sie sich einige Minuten Zeit nehmen, um mit Hilfe der folgenden Fragen Selektionskriterien für Ihren Informationsbedarf zu entwickeln.

Referenzwissen aneignen

Statt Informationen zu horten, sollten Sie sich Referenzwissen aneignen. Das ist jene Form des Wissens, die Ihnen sagt, wo Sie suchen müssen, das heißt in welcher Suchmaschine mit welchen Such- oder Filterfunktionen, in welcher Bibliothek oder Datenbank oder bei welchen Autoren.

Konsequentes Informationsmanagement

IT-Informationen fehlen Beziehungsbotschaften. Ein handgeschriebener Liebesbrief ist aussagekräftiger als Liebesschwüre per E-Mail. Eintragungen in das Poesiealbum sind gedächtniswirksamer als Gedichte, die als Dateianhang kommen. Klassische Trägermedien sprechen eher die Sinne an als digitale. Das Gehirn speichert aber Informationen mit Eindruckskraft.

Beziehungen herstellen

Darum müssen Sie Informationen, die Ihnen wichtig erscheinen, gedanklich anreichern, innerlich bebildern, mit schon vorhandenen Informationen verknüpfen, kurz: zu ihnen eine Beziehung herstellen. Hier helfen die an anderer Stelle dieses Buches vorgestellten Kreativitäts- und Gedächtnistechniken, insbesondere die Ausführungen über inneres Visualisieren und Assoziieren.

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema allgemeine Lern- und Gedächtnistechniken finden Sie im Kapitel B 1 dieses Buches.

Das Informationsmanagement lässt sich grob untergliedern in Informationsbeschaffungsprozesse und Informationsbearbeitungsprozesse.

Informationsbeschaffung

Informationen auf dem Bring-Wege

Viele Informationen erreichen Sie auf dem Bring-Wege, so beispielsweise Ihre abonnierten Zeitschriften oder die Post. Hier wird Ihnen ein Pflichtpensum aufgebürdet, das Sie zum Informationssklaven macht.

Statt sich Informationen bringen zu lassen, sollten Sie sich vermehrt jene Informationen holen, die Ihnen nützlich sind. Wenn es Ihnen gelingt, Ihr Referenzwissen einzusetzen und das Holprinzip konsequent anzuwenden und klar definieren, was Sie wissen wollen und wofür, dann sind Sie auf dem Wege zum Informationssouverän.

Suchmaschinen nutzen

Außerdem sind Sie bei der Informationsbeschaffung besser beraten, sich über Suchmaschinen wie beispielsweise Google eine Information anzeigen zu lassen, als auf der eigenen Festplatte oder auf alten Disketten und CDs zu suchen.

Viele Menschen wenden sehr viel Zeit für die Informationssichtung auf, weil sie glauben, in irgendeinem Dokument die entscheidende Information zu finden. Es gibt immer einen Punkt, an dem der Wert weiterer Informationen ständig abnimmt und Informationen überhaupt keinen Wert mehr haben, da ihre Menge so groß ist, dass sie ohnehin nicht mehr bearbeitet oder gedeutet werden könnem.

Informationsaufnahme

Was die Informationsaufnahme angeht, so wurden die hier relevanten Techniken wie zum Beispiel das Zuhören im Band 1 dieser Buchreihe (Methodenkoffer Kommunikation) ausführlich behandelt. Das gilt ebenso für die Themen Lesen und Lerntechniken in diesem Band. Das Lesen ist insofern unverzichtbar, da Sie, um Informationen beurteilen zu können, diese zunächst durchlesen müssen. Um ein Überquellen Ihres E-Mail-Postfachs zu vermeiden, sollten Sie konsequent digitale Papierschredder nutzen. Werbebriefe sollten Sie ebenfalls gleich wegwerfen.

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema gedächtniswirksames Schnell-Lesen finden Sie im Kapitel B 3 dieses Buches, Ausführungen zum Thema Zuhören liefert Ihnen das Kapitel B 2 des ersten Bandes dieser Buchreihe.

Als Informationserzeuger sollten Sie ebenfalls im Band 1 dieser Buchreihe in den Kapiteln über Schreiben (Kapitel C 11) und modernes Korrespondieren (Kapitel C 12) nachlesen.

Informationen sinnvoll speichern

Verbessern Sie die Informationsspeicherung, indem Sie kein Material ablegen, das über andere Quellen – beispielsweise über Google – leicht zugänglich ist. Schätzungen zufolge werden 75 Prozent des in Aktenschränken abgelegten Materials nie wieder genutzt.

Ungenutztes wegwerfen

Werfen Sie einen kritischen Blick in Ihr persönliches Archiv. Vielleicht haben Sie dort viele Materialien eingelagert, als es noch keine Suchmaschinen gab. Wenn es in den vergangenen Jahren nicht gebraucht wurde, können Sie es getrost wegwerfen.

Befassen Sie sich häufiger mit Ihren Akten, sonst verlieren Sie den Überblick. Legen Sie Informationen, die bereits im PC gespeichert sind, nicht auch noch zusätzlich in Aktenordnern ab.

Botschaften auf den Empfänger ausrichten

Ein großes Problem der Informationsweitergabe besteht darin, dass Nutzer wie Produzenten nicht wissen, welche Gesetze für die Metainformation elektronischer Nachrichten gelten. Elektronisch verpackten Informationen fehlt die persönliche Note, mit der Beziehungsbotschaften transportiert werden. Darum sollten Ihre Botschaften von Form und Inhalt her auf den Empfänger hin ausgerichtet werden. Der Köder muss bekanntlich dem Fisch schmecken und nicht umgekehrt.

Dazu gehört auch, dass Sie die Betreffzeile bei E-Mails konsequent nutzen, sodass der Empfänger auf seiner Eingangsliste zum Öffnen animiert wird. Handelt es sich um lange Texte, dann kann eine Zusammenfassung dem Empfänger zu einer Einschätzung und Zuordnung verhelfen.

Informationsbearbeitung

Jedes Dokument nur einmal anfassen

Bei der Informationsbearbeitung sollten Sie darauf achten, dass Dokumente nicht auf den Stapel zurückwandern, sondern dass Sie schon bei der ersten Berührung etwas Konstruktives daraus machen, sie bearbeiten, weiterleiten oder ablegen. Vermerken Sie gegebenenfalls auf Ihren Dokumenten, was Sie mit ihnen machen wollen.

Sie brauchen eine Informationsordnung, die Ihnen hilft, diejenigen Dokumente zu finden, die Sie benötigen. Mögliche Ordnungsmerkmale sind: Ort, Alphabet, Kategorie (Warengruppen, Modelle, Typen). Es gibt unendlich viele Kombinationsmöglichkeiten bis hin zum Projektordner.

Unterlagen vernetzen

Wichtige Dokumente, die Sie auf Ihrer Festplatte speichern, sollten Sie mit Verweisen zu ähnlichen Dokumenten versehen. Ratsam sind aber auch Hinweise auf Bücher oder Dokumente in Ihren Aktenordnern. Ihre Unterlagen sollten so charakterisiert werden, dass sie im Papierberg Ihres Archivs schnell wieder gefunden werden können.

Die wichtigste Aufgabe zuerst bearbeiten

Wenn der Schreibtisch übervoll ist, lässt sich mancher dazu verleiten, hier und da anzufangen, statt die wichtigste Aufgabe zu bearbeiten und Aufgaben abzuschließen. Bauen Sie Papierberge nicht dadurch ab, dass Sie sie an anderen Stellen des Büros wieder aufbauen oder sie an andere weiterleiten.

Literatur

Neil Barrett: 30 Minuten für den Einstieg ins Internet. Offenbach: GABAL 2002.

John Caunt: 30 Minuten zur Bewältigung der Informationsflut. Offenbach: GABAL 2000.

Barbara Kleber: Professioneller Umgang mit der Informationsflut. Landsberg: Verlag Moderne Industrie 2002.

Carol Koechlin und Sandi Zwaan: Informationen: beschaffen, bewerten, benutzen. Mülheim an der Ruhr: Verlag An der Ruhr 1998.

Regula Doris Schräder-Naef: Informationsflut. Gezielt suchen, kritisch bewerten, rationell speichern. 3. überarb. und erg. Aufl. Weinheim: Beltz 1993.

Siegfried Sterner: Die Informationsflut bewältigen. München: Econ 1986.

5. Erfolgsprinzipien

Viele Wege zum Erfolg

Viele blicken neidvoll auf solche Menschen, die es zu „etwas gebracht“ haben. Voller Bewunderung blickt man auf „die da ganz oben“, auf Spitzensportler, Schauspieler, Schriftsteller, Künstler, Wissenschaftler, Politstars usw. Diese Menschen haben auf unterschiedliche Arten Erfolg. Der bekannte Psychologieprofessor in Harvard, Howard Gardner, meint:„Es gibt Hunderte und Aberhunderte Wege zum Erfolg und viele, viele verschiedene Tätigkeiten, mit denen man ihn erreicht.“

Vielleicht gab es einige Glückskinder unter ihnen oder solche, die Vitamin B(eziehung) hatten. Andere hatten vielleicht das richtige Parteibuch, ein dickes Konto oder aber eine besonders ausgeprägte Begabung auf einem bestimmten Gebiet. Wer bei der Spermienlotterie in die richtige Gebärmutter gelangt, hat oft schon für sein Leben ausgesorgt. Aber ist das wirklich ein Erfolg?

Was ist Erfolg?

Anspruchsvolle Ziele erreichen

Eigentlich ist der Begriff Erfolg nicht definierbar, da er viele subjektive Wertungen enthält. Es handelt sich um einen übergeordneten Begriff für alle Arten erreichbarer Ziele. Trotzdem soll hier der Versuch einer Definition gemacht werden: Erfolg ist, ein anspruchsvolles Ziel zu erreichen. Erfolg ist auch die Fähigkeit, Probleme zu lösen, Hindernisse zu überwinden und unter Einsatz von Kraft, Mitteln und Zeit seine Vorhaben in die Tat umzusetzen.

Erfolg ist eine Triebkraft

Erfolg zu wollen ist die Triebkraft, aus der Handlungen ihre Energie schöpfen. Erfolg zu haben ist ein innerer Zustand des Spannungsausgleichs zwischen der Unzufriedenheit über eine Situation in der Vergangenheit und der Zufriedenheit über das erreichte Ziel in der Gegenwart. Darum muss Erfolg nichts Spektakuläres sein, sondern kann einer inneren Reise ähneln, deren Ziel erreicht ist.

5.1 Erfolg hat viele Mütter und Väter

Für den Erfolg gibt es verschiedene „Stilrichtungen“. Das hat der englische „Denkspezialist“ Edward de Bono in seinem Buch „Erfolg – Zufall, Intuition oder Planung?“ nachgewiesen.

Erfolgsfaktoren nach de Bono

Er unterscheidet folgende Erfolgsfaktoren:

■Glück, genetisch bedingt, Talent, Förderer. Hierbei handelt es sich um Faktoren, die außerhalb des individuellen Einflussvermögens liegen.

■Talent, Training, Glücksfall, harte Arbeit, Zielstrebigkeit. Dies ist eine Mischung von Faktoren außerhalb der individuellen Einflussnahme und den Bemühungen, diese durch bewusste Anstrengungen bis zu einem Maximum auszuschöpfen und zu entwickeln.

■Aufmerksamkeit, Strategie, Gelegenheit schaffen, Taktik. Diese Faktoren beruhen auf persönlichem Einsatz.

Merkmale des Erfolges

Die Merkmale des Erfolges sind für Edward de Bono:

■Selbstvertrauen,

■Durchhaltevermögen,

■aus Niederlagen lernen,

■persönlicher Erfolgsstil.

Der Anstoß zum Erfolg beruht auf:

■negativen Anreizen (Angst),

■positiven Anreizen (Geld, Macht, Belohnung, Image, Status),

■Glück (nach Gelegenheiten suchend),

■besonderer Begabung,

■von anderen kopierten Methoden.

Erfolg hat viele Ursachen

Auch Wolf Schneider hat in seinem Buch „Die Sieger“ publizistisch anschaulich dargestellt, dass der Erfolg viele Mütter und Väter, vielerlei Ursachen und Auslöser hat. Eine amerikanische Studie aus dem Jahre 1998 bestätigt ihn. Über die 50 erfolgreichsten US-Manager ist zu erfahren, dass es fast keine Gemeinsamkeiten der Lebenswege gibt. Sie sind Akademiker oder Autodidakten, Amerikaner oder Nicht-Amerikaner, jung oder alt, stammen aus guten oder schlechten, armen oder reichen Elternhäusern, sind Männer oder Frauen und verteilen sich über alle Sternbilder. Es herrscht ein ziemliches Durcheinander von Lebenswegen, Lebensregeln, Lebensentwürfen und Lebenswerken. Alles scheint möglich, und alles, was möglich ist, gibt es auch.

Die eigenen Stärken ausbauen

Was folgt daraus für Sie, liebe Leserin, lieber Leser? Bauen Sie die Stärken und Vorzüge Ihres individuellen Stils aus, anstatt ihn zu manipulieren. Bitte glauben Sie auch nicht, dass Ihnen die vielen Bücher zum Thema Erfolg den „Sieg“ garantieren. Im Katalog lieferbarer Bücher sind auf zwei eng beschriebenen Seiten Dutzende von diesbezüglichen Titeln aufgelistet. In vielen dieser Bücher wird positiv gequacksalbert, ohne jegliche strategische Fundierung. Der bloße Appell, positiv zu denken, nützt wenig, denn Erfolg ist die Folge konkreter Ziele und Handlungen.

Wege zum Erfolg

Um Erfolg zu haben, gibt es zwei Hauptwege:

1. Den Weg vom Ziel zum Erfolg.

2. Den Weg von der Handlung zum Erfolg.

Zwei Wege zum Erfolg

Der Unterschied besteht darin, dass im ersten Fall klare Vorstellungen darüber bestehen, was erreicht werden soll. Im zweiten Fall gilt die Maxime: „Der Weg ist das Ziel“. „Sich regen bringt Segen“ ist hier die strategische Ausgangsposition. Auf dem Weg werden die Ziele klarer, unter anderem, indem man immer wieder stehen bleibt, prüfend zurückblickt und über die weitere Marschrichtung nachdenkt. Es ist das, was Picasso einmal so ausdrückte: „Ich suche nicht, ich finde.“

Weitere Erfolgsfaktoren

Zu den vielen Puzzleteilen, die den Erfolg im Wechselspiel zwischen den persönlichen Eigenschaften eines Menschen und den sozialen Gegebenheiten ausmachen, gehören insbesondere die folgenden drei Faktoren:

1. Erfolgsfaktor gute Planung + richtige Strategie

2. Erfolgsfaktor kalkulierte Risikobereitschaft

3. Erfolgsfaktor aktives Handeln

Für diese drei Erfolgsdeterminanten werden häufig auch andere Begriffe verwendet, gemeint ist aber dasselbe. Es handelt sich nicht um Persönlichkeitsmerkmale, die natürlich in dem einen oder anderen Fall den Erfolg auch begünstigen oder erschweren. Es sind Verhaltensweisen, die weitgehend unabhängig von Persönlichkeitsmerkmalen Erfolg garantieren.

5.2 Erfolgsfaktor gute Planung und richtige Strategie (bedenke und plane es)

Nicht jeder kann Erfolg haben

Viele Menschen wollen den Erfolg. Sie, liebe Leserin, lieber Leser, befinden sich in Zielkonkurrenz mit ihnen, denn nicht jeder kann Erfolg haben. Erfolgskonzepte werden gern und schnell nachgeahmt, doch „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, lautet eine alte Volksweisheit. Allerdings ist das so genannte Trittbrettfahren auch ein bewährtes Konzept, denken Sie nur an die vielen Nachbauer von IBM-kompatiblen Personal-Computern.

Die eigene Strategie finden

Um mit anderen Erfolgssuchern konkurrieren zu können, brauchen Sie ein Konzept, das Ihnen Vorteile verschafft. Sie benötigen eine Strategie, die andere nicht haben. Schon, wenn Sie Schach spielen, gehen Sie mit einer gewissen Strategie an die Partie: Mit den weißen Figuren greifen Sie in der Regel an, mit den schwarzen verteidigen Sie. Innerhalb dieses Grobkonzepts gibt es viele Eröffnungs- und Verteidigungsvarianten.

Thomas J. Neff und James M. Citrin untersuchten die Erfolgsprinzipien der 50 erfolgreichsten US-Manager. Mit Blick auf ihre Lebensläufe, Strategien und Persönlichkeiten machten sie folgende Beobachtungen und schlussfolgerten eine Reihe von Empfehlungen (vgl. „Lessons from the top“, New York 1999):

Lebensläufe

Große Vielfalt

■Erfolg ist keine Frage des Alters, des Geschlechts oder des Sternzeichens.

■Erfolgreiche Menschen kommen aus allen Sozialschichten und aus verschiedenen Nationalitäten.

■Sie betrachten Zufälle als ihre Verbündeten und nicht als Störungen linearer Lebensläufe.

■Fazit: Alles ist möglich.

Strategien

Wachsam und überzeugend

■Erfolgreiche Menschen haben große Ideen und verfügen über viel Überzeugungskraft.

■Sie sind kreativ und wirken inspirierend auf ihre Mitarbeiter. Sie umgeben sich mit guten Leuten und dulden bessere Mitarbeiter neben sich. Das drückt sich auch in ihren Karriere- und Entlohnungssystemen aus.

■Sie erkennen die Zeichen der Zeit und verstehen es, diese für ihr Geschäft zu nutzen.

■Sie sind extrem kundenorientiert und verstehen es, Kunden auch zu überraschen.

Persönlichkeit

Intelligent und bescheiden

■Sie sind Manager aus Leidenschaft.

■Sie verfügen über eine hohe Intelligenz und können klar denken.

■Sie sind bescheiden, wenn es um die Erklärung ihres Erfolges geht, und weisen diese eher ihrem Team zu.

■Sie sind gute Kommunikatoren gegenüber Mitarbeitern, Aktionären, Kunden usw.

■Sie sind integere Führungspersönlichkeiten mit Vorbildwirkung.

■Sie sind jeder auf eine andere Art trotz der Alltagshektik zum inneren Frieden fähig, frei von Ängsten und krisenresistent.

■Sie legen Wert auf die Erfahrungen ihres Lebens und nutzen diese.

Empfehlungen

Keine Patentrezepte

■Wer Erfolg sucht, sollte allen Patentrezepten, Traktaten, Daten usw. misstrauen.

■Erfolg setzt Offenheit für kreative Impulse voraus.

■Die Zukunft ist ein wertvoller Rohstoff, der erst mit Hilfe menschlicher Fantasie Gestalt annimmt.

■Wer Erfolg will, sollte sich mit Menschen umgeben, die anders sind als man selbst.

■Erfahrungen sind der beste Lernstoff, besonders solche aus Krisen und Rückschlägen.

■Beharrlichkeit ist das wichtigste Kriterium für den Erfolg.

Erfolgreiche Menschen handeln zielorientiert und planvoll und sie wissen, was sie wollen. Sie haben also Ziele. Sie denken i Zielen und handeln mit Konzept. Der bekannte US-Unternehmensberater Denis Waitley hat herausgefunden, dass Menschen mit persönlichen Zielen und Strategien erfolgreicher sind als andere.

Verlierer lassen sich lenken; Gewinner steuern selbst.

5.3 Erfolgsfaktor Risikobereitschaft (wage es)

Keine Scheu vor Risiken

Jeder, der neue Pfade beschreitet, geht ein gewisses Risiko ein. Der Schriftsteller Carl Amery sagte einmal: „Risiko ist die Bugwelle des Erfolgs.“ Wo stünde die Welt heute ohne die Risikobereitschaft, die beispielsweise Christoph Kolumbus auszeichnete? Ohne die Risiken, die Sozialrevolutionäre eingingen, ohne die Selbstversuche namhafter Mediziner, ohne die Investitionsbereitschaft von Unternehmern … wäre der Fortschritt der Gesellschaft im Schneckentempo verlaufen.

Gefahren berücksichtigen

Erfolgreiche Menschen fürchten sich nicht davor, das Unbekannte zu versuchen. Sie gehen Risiken ein, aber keine waghalsigen Abenteuer. Der Erfolgreiche bemüht sich um Risikominimierung, rechnet aber damit, auch einmal zu verlieren. Um diese Gefahr jedoch weitgehend auszuschließen, analysieren Erfolgsmenschen sehr gründlich ihre Ausgangssituation. Sie wägen Risiken und Chancen sorgfältig gegeneinander ab und bauen Sicherheitsnetze ein. Das bedeutet nicht, risikoscheu zu sein. Risikoscheu heißt, gar nichts zu tun.

Mit Misserfolgen positiv umgehen

Erfolgsmenschen sind lernfähig. Sie lernen als Erstes, dass Erfolg den Misserfolg einschließt. Boris Becker kann nicht immer gewinnen. Gute Sportler verstehen es, auf eine Niederlage positiv zu reagieren. Gute Verkäufer resignieren nicht gleich, wenn ein Kunde nein sagt. Wer drei Schritte vorwärts geht und dabei einen Schritt zurück machen muss, schafft zwei Schritte nach vorn.

Aus Fehlern lernen

Nun zu Ihnen, liebe Leserin und lieber Leser: Die Haltung, mit der Sie auf eine Niederlage reagieren, entscheidet darüber, ob Sie „im Rennen bleiben oder ausscheiden“. Sie haben ein Recht darauf, Fehler zu machen, aber auch die Pflicht, daraus zu lernen.Wenn Sie aus Ihren Fehlern lernen, bereiten Sie damit die Zukunft vor. Ihre Fehler von heute sind die Erkenntnisse von morgen. Insofern gibt es eigentlich gar keine Fehler, sondern nur Erfahrungen.