Внедрение программного продукта. От практика практику

Как найти общий язык с разработчиком

Понимание сути компьютерных информационных систем помогает правильно выбрать разработчика для создания или доработок программного продукта. Людям, которые далеки от компьютерных информационных технологий, часто кажется, что все программисты одинаковы и с ними сложно найти общий язык.

На самом деле, чтобы добиться взаимопонимания с разработчиком, нужно:

– Четко сформулировать свою идею. Причем, эта идея должна быть максимально конкретизированной и конкретной. Вариант «я хочу заработать на программе деньги» – это не идея. Идея – это «что я хочу, чтобы делала эта программа». Это может быть ТЗ, может описания в виде диаграмм, брифа.

– Убедиться, что разработчик понял суть идеи. Здесь уже вопрос из области коммуникации. Один специалист поймет вас «с полуслова». Другому придется пояснить несколько раз и не факт, что он воспримет все правильно. Чтобы избежать проблем и разночтений, существуют предварительные этапы работы, в том числе, написание четкого и однозначного технического задания. Если вы сумеете получить внятное и соответствующее вашей идее ТЗ, значит, и дальше работа будет выполняться правильно.

Как видите, при правильном понимании термина «компьютерные информационные системы» коммуникация со специалистами также оказывается не столь сложной, как это описывают многочисленные мифы об «айтишниках».

Иерархия IT-систем и выбор программного обеспечения для организации труда

IT-системы плотно вошли в нашу жизнь. Мощные и сложные программные продукты используются в самых разных сферах. При этом многие забывают, что появились IT-системы не просто так, как программные продукты, которые нужно продавать и внедрять, а как инструменты организации и автоматизации труда.

И очень важно помнить при выборе и внедрении IT-систем, что первичен здесь – труд, а не программное решение. Я не единожды сталкивался с тем, что люди выбирали программу просто потому что: «она понравилась». В результате появляются попытки «натянуть» процессное производство, например, работу молокозавода, на ERP-систему, предназначенную для дискретного производства (сборка изделий).

Самое главное правило выбора IT-систем: выбираем программу под бизнес, а не подстраиваем бизнес под понравившийся IT-продукт.

Следующий шаг – выбор непосредственно программной системы. И для того, чтобы этот выбор был для вас проще, чтобы вы или ваши клиенты не терялись в огромном выборе разнообразных систем, я предлагаю разобраться с определением иерархии систем, которая поможет структурировать программные продукты и сделать правильный выбор.

Если вы сталкивались уже с покупкой различных программных решений для бизнеса, в первую очередь, решений, связанных между собой в единую систему, вы уже и сами, скорей всего, догадываетесь, что программные продукты имеют свою иерархию. Она мало известна и не столь очевидна, как во многих других сферах. И, тем не менее, она существует.

При автоматизации бизнеса понимание иерархии поможет сделать правильный выбор, определить очередность закупок и внедрения программ, избежать ошибок, результатами которых становятся невостребованные «коробки» оплаченного программного обеспечения.

Каждый продавец программных систем стремится показать свой продукт с лучшей стороны, ведь его цель – продажа. Это необходимо учитывать при выборе системы и оценке, действительно ли продукт вам подойдет.

Важно: перед любой покупкой программных систем и внедрением какой-то автоматизации необходимо четко определить для себя – зачем это вам нужно. Только после ответа на этот вопрос имеет смысл заняться поиском программы, которая сможет решать поставленную задачу, или обратиться за помощью к специалисту, способному предложить оптимальное решение поставленной вами задачи.

А потому первое, что вы должны понимать – зачем вам покупать программы системы. Постановка задачи – вопрос, который каждый решает самостоятельно. А вот как правильно выбирать программы с учетом иерархии, как избежать «подводных камней» агрессивного маркетинга, я постараюсь помочь разобраться.

Классификация IT-систем

С точки зрения применения программных решений системы делятся на несколько уровней.

1. Прикладные

Самый нижний уровень. Это программные решения, которые каждый сотрудник использует индивидуально на своем рабочем месте для выполнения каких-то локальных задач. Это могут быть AutoCAD, Mathcad, Photoshop, Corel Draw и т. д. Важно понимать, что прикладные системы не являются самыми простыми или самыми «плохими», так как они находятся на нижнем уровне. Эти программные решения могут быть очень сложными, и они необходимы в работе специалистов. Нижний уровень они имеют только с точки зрения организации работы в целом, т.е. предназначены для индивидуального использования. Даже если эти продукты позволяют какую-то совместную работу, все же они предназначены, в первую очередь, для работы одного специалиста, а какие-то варианты совместного использования являются вспомогательными. а потому такие системы также относятся к прикладным.

2. Системы для совместного решения определенных задач

Эти системы предназначены для решения определенных задач, относящихся к той или иной сфере деятельности. Это могут быть CRM, HR-системы, MRP, SCM-системы и пр. Каждая такая система отличается собственным узким функционалом, она предназначена для решения определенного круга специализированных задач. Программные продукты этой категории могут интегрироваться между собой или с программными решениями нижнего уровня (индивидуальными). Например, HR-системы нередко интегрируют с MS Word. А CRM интегрируются с индивидуальными программами отслеживания и записи звонков.

3. ERP-системы

Программное обеспечение, предназначенное для решения самого широкого круга задач и объединения работы различных подразделений компании в единую информационную систему. ERP-системы могут включать в себя специализированные решения второго уровня (CRM, MRP, SCM и т.д.) либо могут интегрироваться со специализированными программными продуктами, предназначенными того или иного направления деятельности.

4. BPMS-системы

Что это такое. я подробно писал в статье «Что такое BPMS». Кратко напомню – это непосредственно системы нотаций бизнес-процессов. Я их ставлю на самый верхний уровень иерархии по той причине, что считаю BPMS – системой организации труда в самом «чистом» виде. При этом BPMS может являться частью любых систем организации труда – как второго уровня (CRM, HR, MRP, SCM), так и третьего (ERP). Нотации BPMS встраиваются в программные продукты, тем самым позволяя стандартизировать и упростить организацию процессного подхода к организации труда.

В этой иерархии три нижних уровня программных систем – функциональные, т.е. они выполняют определенные функции. Четвертый самый высокий уровень – BPMS – исключительно процессный.

Все перечисленные выше IT-системы предназначены несут в себе определенную добавленную стоимость. Они помогают решать важные задачи.

Прикладные программы позволяют создавать какие-то продукты, например, эскизы из Photoshop на следующем этапе «превращаются» в оформление товаров, упаковки, этикетки или рекламные баннеры.

CRM, HR и другие подобные системы позволяют значительно экономить время специалистов и стандартизировать рабочий процесс, повышая производительность группы людей в целом.

ERP-системы «собирают» функции различных подразделений и направлений деятельности в один общий «организм», что позволяет повысить эффективность руководства, скорость решения различных задач и качество взаимодействия различных подразделений.

BPMS-системы, не являясь какой-то определенной функциональной системой, не несут в себе не только достоинства готовых решений, но также избавлены от их недостатков. И позволяют сравнительно быстро интегрировать любые варианты бизнес-процессов в какой-то единый результат. На этом вопросе я остановлюсь подробнее ниже.

Почему я выбираю английские аббревиатуры и термины

Я считаю, что стоит отдавать предпочтение английским аббревиатурам просто по той причине, что они – точнее. Кроме того, английские термины являются первичными, а русские – это различные варианты перевода.

В прошлом веке в период СССР, когда на Западе развивались IT системы, в нашей стране все эти решения и связанные с ними термины были не востребованы просто потому, что плановая экономика, которая не предполагает конкуренцию за ресурсы и людей, в них не нуждалась. Теперь все эти идеи и подходы пришли и в наш бизнес. Но по понятным причинам наша страна здесь находится в роли «ведомого» и «догоняющего». А потому и термины русские – не более чем перевод, причем, часто недостаточно точный, что вносит дополнительную путаницу и усложняет понимание.

Бесклассовые IT-системы

Все существующие системы делятся на две категории – с разработанной методологией и без нее. В случае разработанной методологии уже из названия системы становится понятно, для чего она может применяться. Примеры – CRM, MRP, HR, ERP.

В случае методологии неразработанной название также мало информативно и носит общий характер («электронный документооборот», «управление товарами», «корпоративный портал»).

Главная особенность подобных программных решений заключается в том, что у них нет четкой специализации или ограничений. Они пытаются охватить как можно больше направлений деятельности, но в каждой отдельной сфере оказываются неудобными или недостаточно проработанными.

Использование таких решений оправдано в определенных случаях, но, чтобы понять, подходит вам это решение или нет, придется внимательно и глубоко изучить выбранную систему. Просто исходя из названия и описания точно определить сферу применения такого продукта невозможно.

Вспомогательные IT-системы

Еще одна разновидность систем – вспомогательные. Это программные продукты, которые не влияют непосредственно на процесс организации труда. Без этих программных решений можно обойтись либо быстро найти им замену.

К этому классу относятся различные мессенджеры, системы отчетности, которые выросли в самостоятельные продукты, и т. д. Эти программы являются вспомогательными. Использовать их вместо основных нельзя, хотя в определенных случаях этим грешат, преимущественно, IT-компании в стремлении продать свой продукт.

Да, они полезны, с их помощью работать удобнее. Но подобное программное обеспечение является всего лишь вспомогательными инструментами, которые сами по себе не несут добавленной стоимости. Они эффективны только как дополнение к основной IT-системе.