Manual de Excel 2010

Lección 10. Guardar un libro

Como en la mayoría de programas, los libros de Excel, tanto si se trata de nuevas creaciones como de modificaciones sobre trabajos anteriores, no quedan almacenados en el disco duro del ordenador hasta que el usuario ejecuta la orden de guardar. La primera vez que se realiza esta operación, el programa lanza el cuadro de diálogo Guardar como, en el que se debe especificar un nombre y una ubicación para el archivo. En ocasiones posteriores, cuando ya se han establecido las condiciones de almacenamiento, el programa actúa de diferente modo y guarda directamente el archivo en el mismo lugar donde se hallaba y con el mismo nombre. Entonces, tan sólo es necesario activar el comando o el icono Guardar. En el caso de intentar cerrar el archivo o el programa sin haber ejecutado oportunamente la operación de Guardar tras haber creado un libro nuevo o haber modificado uno existente, Excel emite un mensaje de aviso y ofrece la posibilidad de guardar los cambios en ese momento.

1 En este ejercicio le mostraremos los diferentes procedimientos que puede seguir para almacenar un libro de Excel en su equipo. Nos encontramos ante un nuevo libro en blanco que todavía no hemos guardado. Para llevar a cabo esa acción, podemos usar el icono Guardar, representado por un disquete en la Barra de herramientas de acceso rápido, o la opción Guardar del nuevo menú Archivo. Pulse el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)

Recuerde que puede agregar iconos a la Barra de herramientas de acceso rápido desde el cuadro de opciones de Excel.

2 Al ser la primera vez que realizamos la acción de guardado con este libro, se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos asignar un nombre al documento y especificar en qué lugar del equipo queremos almacenarlo. De manera predeterminada, se muestra seleccionada como ubicación de destino la Biblioteca Documentos. En el campo Nombre de archivo, escriba el término Precios.

3 Observe que en el cuadro Guardar como aparecen también algunos de los metadatos que hemos visto en el panel de propiedades del documento, en concreto el autor y las etiquetas. Mantenga seleccionada la carpeta Documentos y pulse el botón Guardar. (2)

4 Puede ver ahora el nombre que hemos asignado al libro en la Barra de título. Éste se ha almacenado con la extensión .xlsx propia de los documentos creados con Excel 2010. (3) A partir de ahora, las modificaciones que se realicen en este libro se almacenarán en la ubicación indicada cuando pulse el icono Guardar, la combinación de teclas Ctrl.+G o la opción Guardar del menú Archivo, sin que aparezca el cuadro Guardar como. Vamos a comprobarlo. En la celda A1 escriba en mayúsculas la palabra REFERENCIA y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)

Para escribir en una celda, primero deberá seleccionarla pulsando sobre ella.

5 Para guardar este cambio, pulse esta vez en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar. (5)

6 Aparentemente no ha ocurrido nada, pero se ha almacenado la versión actualizada del libro con el nombre y en la ubicación que hemos establecido antes en el cuadro Guardar como. Sepa que en cualquier momento puede volver a acceder a ese cuadro si desea guardar en otra ubicación o con otro nombre una copia del libro con el que está trabajando; para ello deberá utilizar la opción Guardar como del nuevo menú Archivo. Veremos ahora cómo almacenar un libro con formato de plantilla para poder utilizarlo siempre que lo necesite como base para nuevos libros. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar como. (6)

7 De nuevo en el cuadro Guardar como, debemos seleccionar el tipo de archivo adecuado en el campo Tipo. Pulse en el botón de ese campo y elija la opción Plantilla de Excel (*.xltx). (7)

Como ve, es posible almacenar un libro de Excel en múltiples formatos.

8 Automáticamente cambia la ubicación de destino para el archivo, pasando a ser la carpeta Plantillas incluida en el directorio Microsoft de la carpeta de usuario. Para cambiarla, seleccione en el árbol de la izquierda la biblioteca Documentos (8) y pulse el botón Guardar.

9 Ahora el documento activo es el que acabamos de guardar con formato de plantilla, como puede comprobar viendo su nombre en la Barra de título. Ciérrelo pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (9)

10 Para volver a nuestro libro de ejemplo. Pulse en la pestaña Archivo y, en la vista Backstage de la función Reciente, seleccione el libro Precios.xlsx. (10)

Si desea que la lista de documentos recientes se muestre siempre en el nuevo menú Archivo, bajo el comando Reciente, debe activar la opción Obtener acceso rápido a este número de libros recientes que aparece en la parte inferior de la vista Backstage del comando Reciente y especificar dicho número.

11 Aunque debe guardar a menudo el archivo con el que está trabajando para evitar pérdidas de datos debidas a cortes del suministro eléctrico u a otros problemas o errores del sistema, existe una opción en los programas de Office que guarda automáticamente los archivos con la frecuencia especificada. Veamos cómo configurarla. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Opciones. (11)

12 En el cuadro Opciones de Excel, pulse sobre la categoría Guardar. (12)

13 Recuerde que en ningún caso la función Autorrecuperación debe ser utilizada para reemplazar a la tarea de guardar manualmente el trabajo realizado. Puede ver que por defecto se encuentra activada la opción Guardar información de Autorrecuperación cada 10 minutos. (13) Para cambiar esa frecuencia, haga doble clic en el campo numérico y escriba el valor 7. (14)

En la categoría Guardar del cuadro Opciones de Excel puede configurar un gran número de opciones relacionadas con el almacenamiento de archivos.

14 En este apartado puede cambiar también la ubicación en la que se almacenan por defecto los archivos de autorrecuperación y los archivos en general, así como su formato. Además, puede deshabilitar la autorrecuperación para este libro. Mantenga el resto de opciones tal y como se muestran y pulse el botón Aceptar para aplicar el cambio y dar por acabado este ejercicio.

RECUERDE

Para poder recuperar versiones de un libro que no se han guardado, debe activar la opción Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar, que estará activa si tiene habilitada la función de autorrecuperación.

Lección 11. Guardar un libro como página web

Un libro de Excel puede guardarse en muchos formatos diferentes para que puedan acceder a él el mayor número de usuarios, incluso aquellos que no disponen del programa instalado en su equipo. Uno de esos formatos es HTML, el propio de las páginas web. Los libros de Excel guardados como páginas web son totalmente funcionales en Internet. Cuando se guarda una hoja o libro de Excel como página web y se publica, existe la posibilidad de hacer que ésta se actualice automáticamente cada vez que se realicen cambios en el original.

RECUERDE

Debe tener en cuenta que los formatos de archivo disponibles en el cuadro Guardar como varían en función del tipo de hoja que esté activa (una hoja de cálculo, de gráfico o de cualquier otro tipo).

1 En este ejercicio le mostraremos cómo guardar un libro en formato de página web. Utilizaremos para ello el libro de ejemplo Festival.xlsx con el que ya hemos trabajado antes. Recuerde que puede encontrar este archivo en la zona de descargas de nuestra página web y almacenarlo en su carpeta Documentos. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Abrir. (1)

2 Localice y seleccione el libro Festival.xlsx y pulse el botón Abrir. (2)

3 Recuerde que si tenía otro libro abierto en Excel, éste continúa abierto en un segundo plano. Para guardar el libro como página web debemos acceder al cuadro Guardar como y seleccionar ese formato en el campo Tipo. Pulse nuevamente en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar como. (3)

4 En el cuadro Guardar como, pulse en el botón del campo Tipo y, de la lista de formatos disponibles, elija Página web (*.htm, *.html). (4)

5 Vea cómo cambian las opciones de guardado en el cuadro. Podemos elegir entre guardar todo el libro o sólo la página seleccionada y atribuir un título a la página. Pulse el botón Cambiar título. (5)

6 En el cuadro Escribir texto debemos escribir un título para la página, que será el que se mostrará en la Barra de título del explorador. En el campo Título de la página escriba el texto de ejemplo Festival y pulse el botón Aceptar. (6)

7 Para guardar únicamente la hoja seleccionada del libro, haga clic en el botón de opción Selección: Hoja.

8 Y para publicarla, pulse el botón Publicar.

9 Antes de que la página se publique, aparece el cuadro Publicar como página web, en el que podemos cambiar el título y el nombre del archivo y determinar si queremos que la página se vuelva a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro y si queremos abrir la página en el explorador web. Haga clic en la casilla de verificación de la opción Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro para activarla.

10 Active también la opción Abrir la página en el explorador web y pulse el botón Publicar. (7)

11 Se abre así su navegador mostrando la página que acabamos de guardar. Vamos a realizar un cambio en la tabla del libro original para ver qué ocurre en la página. Minimice la ventana del navegador pulsando el botón Minimizar de su Barra de título. (8)

12 Haga clic en la celda B5, escriba el valor 6 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (9)

13 Para almacenar este cambio, pulse el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

14 Se abre un cuadro que nos informa de que el libro tiene elementos que se volverán a publicar automáticamente en una página web al guardarlo y nos permite deshabilitar esta particularidad. Haga clic en el botón de opción Habilitar volver a publicar automáticamente y pulse el botón Aceptar. (10)

15 Ahora pulse en el icono de su navegador que se encuentra en la Barra de tareas para maximizar la ventana de la página web que hemos publicado.

16 Pulse la tecla F5 para actualizar el contenido de la página y vea cómo el valor que hemos cambiado en el libro original se modifica también en la página. (11)

También puede actualizar una página web pulsando en el icono Actualizar, que muestra dos flechas azules y se encuentra junto a la Barra de direcciones de Internet Explorer.

17 Para acabar este ejercicio en el que hemos aprendido a guardar y publicar un libro como página web, cierre el navegador pulsando el botón de aspa de su Barra de título.

Lección 12. Guardar un libro con formato de Excel 97-2003

Los libros creados con Excel 2010 tienen la extensión .xlsx; en dicha extensión, la letra x se refiere al formato XML abierto de Microsoft Office, con el que trabajan también Word 2010 y PowerPoint 2010 y que facilita la integración de orígenes de datos externos, reduce los tamaños de archivos y mejora la recuperación de datos. Sin embargo, este cambio en la extensión de los archivos respecto a versiones anteriores a Excel 2007 no impide que un documento creado en versiones anteriores a esa pueda ser abierto en Excel 2010 y viceversa, ni que un documento creado con Excel 2010 pueda ser almacenado con el formato de las versiones de Excel 97-2003.

1 En el sencillo ejercicio que proponemos a continuación, aprenderemos a guardar de dos maneras diferentes el libro creado en Excel 2010 Festival.xlsx con el formato correspondiente a las versiones 97-2003 de la aplicación. Para empezar, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Guardar como. (1)

También puede acceder al cuadro de diálogo Guardar como pulsando la tecla de función F12.

2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, con el que hemos practicado ya en lecciones anteriores. Como hemos dicho en la introducción, desde Excel 2007 la nueva extensión para los documentos creados con el programa es .xlsx, mientras que el formato para documentos creados con versiones anteriores es .xls. Se trata, pues, de que seleccionemos ese formato en el apartado Guardar como tipo de este cuadro. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo, que muestra por defecto la opción Libro de Excel (*.xlsx).

3 Aparecen ahora todos los formatos con que puede ser guardado este documento. Seleccione la opción Libro de Excel 97-2003 (*.xls). (2)

4 Tenga en cuenta que al guardar el documento con este formato dispondrá de dos archivos con el mismo nombre, uno con extensión .xls y otro con extensión .xlsx. Pulse el botón Guardar.

5 Ahora el libro abierto tiene la extensión .xls, como puede comprobar en su Barra de título. (3) Pulse nuevamente en la pestaña Archivo.

6 Observe que al trabajar con un documento en formato de Excel 97-2003 aparece una nueva opción en la vista Backstage del comando Información. Se trata de la opción Convertir, que nos permite cambiar nuevamente este documento para convertirlo al formato de Excel 2010 y poder trabajar así con las nuevas características de la aplicación. Pulse el botón Convertir. (4)

7 Nuevamente accedemos al cuadro Guardar como, en el que ya se encuentra seleccionado el tipo de archivo Libro de Excel con el formato propio de las versiones 2007 y 2010. Pulse el botón Guardar. (5)

8 Puesto que ya disponemos de un libro con ese nombre y ese formato almacenado en nuestra carpeta Documentos, pulse el botón No del cuadro que le pregunta si desea reemplazarlo por éste. (6)

9 Salga del cuadro Guardar como pulsando el botón Cancelar y cierre el libro Festival.xls pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

RECUERDE

Los usuarios que trabajan con versiones anteriores a Excel 2010 pueden abrir documentos creados con esta versión del programa si disponen de un convertidor de archivos que podrán descargar desde el sitio web de Office.

10 Ahora convertiremos el libro Precios.xlsx que hemos creado y guardado en una lección anterior al formato de Excel 97-2003 siguiendo otro procedimiento. Abra ese libro, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Compartir. (7)

11 En este comando se encuentran las funciones que permiten compartir libros con otros usuarios y modificar el tipo de archivo. Pulse en la opción Cambiar el tipo de archivo. (8)

12 En la vista Backstage de esta función aparecen todos los tipos de archivo a los que se puede convertir un libro. Seleccione el tipo de archivo Libro de Excel 97-2003 (*.xls). (9)

Los archivos creados en Excel 2010 usan usando los formatos de archivo basados en XML por lo que pueden abrirse en Excel 2007 sin complementos especiales ni pérdida de funcionalidad.

13 Nuevamente aparece el cuadro Guardar como, mostrando ya ese tipo de archivo en el campo Tipo. Para almacenar una copia del libro Precios en la biblioteca Documentos y con el formato de Excel 97-2003, pulse el botón Guardar.

14 Ahora el libro tiene la extensión .xls. Como ha podido comprobar, los procesos para guardar un documento de Excel 2010 con el formato de versiones anteriores no revisten dificultad alguna. Para acabar, recuperaremos el libro Festival con su formato original usando para ello la utilidad Documentos recientes. Cierre el libro Precios.xls pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

15 Haga clic en la pestaña Archivo, pulse en la opción Reciente y, en la lista de libros recientes, pulse sobre el libro Festival.xlsx para abrirlo.

Lección 13. Guardar un libro como PDF o XPS

Incluida en el comando Compartir del nuevo menú Archivo se encuentra la opción Crear documento PDF/XPS, con la que es posible convertir de manera rápida y sencilla un libro de Excel en un documento con uno de esos formatos, para facilitar así su publicación electrónica con el aspecto que tendrá al imprimirlo. Desde Excel 2007 no es necesario utilizar herramientas de otros fabricantes para realizar esa conversión, lo que ayuda a compartir documentos de forma segura, a administrar más eficazmente los comentarios y a garantizar que dichos comentarios no se pierdan al publicar el documento. El formato de documento portátil (PDF) fue creado por la compañía Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, mientras que el formato XPS (XML Paper Specification) es el nuevo formato propuesto por Microsoft para el intercambio de documentos sin pérdida de datos.

1 En este ejercicio le mostraremos el sencillo procedimiento que debe seguir para almacenar un libro de Excel con los formatos de documento portátil PDF, de Adobe, y XPS, de Microsoft. Seguimos trabajando con el libro de ejemplo Festival.xlsx. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse en la opción Compartir.

2 Seleccione la opción Crear documento PDF/XPS y, en el panel actualizable de la derecha, pulse el botón Crear un PDF/XPS. (1)

En la función Compartir del menú Archivo se encuentran las opciones para convertir un libro de Excel a otros formatos, distribuirlo mediante el correo electrónico y publicarlo.

3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, mostrando seleccionado por defecto el tipo de archivo Documento XPS en el campo Tipo. El formato XPS (XML Paper Specification) es la alternativa de Microsoft al formato PDF, usa la tecnología XML y facilita también el intercambio de documentos. En este cuadro debemos indicar también el nombre del archivo y su ubicación en el equipo. Además, si dejamos activada la opción Abrir archivo tras publicación, el sistema abrirá el programa apropiado para visualizar el documento. Pulse el botón Opciones de este cuadro. (2)

4 Como puede ver, en el cuadro de diálogo Opciones podemos especificar el intervalo de páginas que vamos a convertir así como indicar si queremos publicar el libro entero, sólo una selección o las hojas activas, y el tipo de información no imprimible que queremos incluir, entre otras opciones. Mantenga las opciones tal y como se muestran por defecto en este cuadro y pulse el botón Aceptar. (3)

5 En primer lugar, convertiremos el documento al formato de documento portátil XPS, manteniendo el nombre y la ubicación por defecto. Como comprobaremos a continuación, este documento se abrirá con el programa de Windows Visor de XPS. Pulse el botón Publicar.

6 Efectivamente, disponemos ya de una copia de nuestro libro Festival en formato XPS lista para ser enviada o compartida con otros usuarios. Como veremos a continuación, el procedimiento que debemos seguir para publicar el mismo documento en formato PDF es prácticamente idéntico al que acabamos de llevar a cabo. Cierre el Visor de XPS pulsando el botón de aspa de su Barra de título. (4)

7 Pulse nuevamente en la pestaña Archivo, haga clic en la opción Compartir y active la función Crear documento PDF/XPS. (5)

8 Pulse el botón Crear un PDF/XPS en el panel de la derecha para acceder nuevamente al cuadro Publicar como PDF o XPS. (6)

9 Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción PDF. (7)

El nuevo documento podrá ser abierto con los programas Adobe Acrobat o Adobe Reader. Si no dispone de ninguno de ellos, sepa que puede descargar gratuitamente el segundo desde la página web de la compañía Adobe.

10 Pulse el botón Publicar.

11 Como ve, el proceso es rápido y sencillo y le permitirá compartir sus libros con usuarios que no disponen de Excel instalado en su equipo. Para dar por acabado este sencillo ejercicio, cierre el documento Festival.pdf pulsando el botón de aspa de su Barra de título.

RECUERDE

Tenga en cuenta que también es posible realizar la conversión a PDF o XPS usando la opción Guardar como, que abre el cuadro de diálogo del mismo nombre en el que puede elegir el tipo de archivo que le convenga.