Manual de Excel 2010

Crear y guardar libros
Introducción

En este apartado el usuario encontrará ejercicios dedicados a las funciones consideradas básicas para trabajar con libros de Excel, Crear y Guardar. El inicio del diseño de cualquier tabla, gráfico, diagrama, listado, etc., de Excel, empieza con la creación de un libro. Es posible crear libros partiendo de cero, en blanco, con todas las celdas vacías, o bien crear libros a partir de plantillas cuyas celdas tienen contenido y que se han modificado convenientemente teniendo en cuenta la finalidad del documento. Al crear libros usando plantillas, el usuario ahorrará tiempo y esfuerzo, ya que dispondrá de una base sobre la que podrá seguir realizando modificaciones según sean sus necesidades.

Además de las plantillas que aparecen en la vista Backstage de la función Nuevo, Microsoft ofrece otras en su sitio Web.

Con relación a las acciones de guardado de libros, el usuario dispone de diferentes posibilidades: según a quién vaya dirigido el libro, podrá guardarlo normalmente, con el formato propio de la aplicación (.xlsx) o en otros formatos. En los ejercicios que componen este apartado se mostrará cómo guardar un libro como página Web para poder publicarlo, cómo almacenarlo con el formato .xls propio de los libros creados con Excel 97-2003 para poder distribuirlo entre aquellos usuarios que no disponen de las últimas versiones de la aplicación, y cómo convertirlo en un documento PDF o en un documento XPS (formatos de documento portátil de Adobe y de Microsoft), para compartirlo con usuarios que no tienen instalado Excel en su equipo. También se accederá a la vista de propiedades de los libros, desde la que es posible conocer el nombre de su autor, buscar las fechas en las que fue creado, modificado o impreso, y añadir palabras clave que ayuden a localizarlo rápidamente cuando se realicen búsquedas en el equipo.

También se pueden nuevos libros de Excel a partir de libros ya existentes, para lo que hay que pulsar el botón Nuevo a partir de existente de la opción Nuevo del menú Archivo.

Las operaciones para crear nuevos libros de Excel se llevan a cabo desde la función Nuevo del menú Archivo. En ese menú el usuario también encontrará las opciones necesarias para almacenar libros en diferentes formatos y mostrar sus propiedades (también llamadas metadatos).

Lección 7. Crear libros en blanco

Un libro de Excel es un archivo que incluye varias hojas de cálculo que se pueden utilizar para introducir y organizar distintos tipos de información. Los libros de Excel pueden crearse en blanco o bien pueden basarse en un documento ya existente o en una de las múltiples plantillas que el programa pone a disposición del usuario. Cuando se crea un documento en blanco, el programa se limita a asignar un nombre provisional al fichero en la Barra de título y a mostrar todas las celdas vacías. Las dimensiones de las filas y las columnas son en ese caso las predeterminadas. El nombre que Excel asigna por defecto a los nuevos libros se compone de la palabra Libro seguida del número de orden correlativo que corresponda. La operación de crear un libro en blanco se lleva a cabo desde la opción Nuevo del nuevo menú Archivo, que muestra la vista Backstage en la que es posible elegir el tipo de documento que se va a crear.

RECUERDE

De manera predeterminada, los nuevos libros en blanco se crean con tres hojas. Puede cambiar esta particularidad en el cuadro de opciones de Excel.

1 Con este ejercicio aprenderemos a crear libros en blanco y libros basados en otros existentes. Estas operaciones se llevan a cabo desde la nueva vista Backstage, que muestra las opciones más habituales de administración y gestión de archivos (creación, guardado, configuración, impresión, etc.). Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Nuevo. (1)

2 La vista Backstage de esta función muestra los comandos necesarios para crear nuevos libros en blanco, libros basados en plantillas o libros basados en otros existentes. Dejaremos las plantillas para la siguiente lección. Al seleccionar una opción en la sección de la izquierda de la vista Backstage se obtiene una vista previa en la sección de la derecha. Mantenga seleccionada la opción Libro en blanco y pulse el botón Crear. (2)

3 Observe en la Barra de título que el nombre del nuevo libro es Libro seguido del número de orden correspondiente. (3) Todas sus celdas están en blanco y muestran las dimensiones establecidas por defecto. Recuerde que en la categoría General del cuadro de opciones de Excel puede establecer la fuente, el tamaño y la vista para trabajar con nuevos libros. Para cerrar un libro puede utilizar el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones, o bien la opción Cerrar del nuevo menú Archivo. Pulse el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (4)

Tenga en cuenta que el botón de aspa de la Barra de título de Excel cierra el programa y no sólo el libro abierto.

4 Volvemos así al Libro1, que se creó automáticamente al abrir Excel. Veamos ahora cómo crear un nuevo libro tomando como referencia otro ya existente. En este ejemplo, utilizaremos el libro Festival.xlsx, que puede descargar desde nuestra página Web y almacenar en su carpeta Documentos. (No dude en usar sus propios archivos si lo desea.) Haga clic nuevamente en la pestaña Archivo y pulse en la opción Nuevo.

5 En la vista Backstage, pulse el botón Nueva a partir de existente. (5)

Todos los libros de Excel almacenan los datos en hojas de cálculo que constan de celdas organizadas en filas y columnas.

6 Se abre de este modo el cuadro Nuevo a partir de un libro existente, en el que debemos localizar y seleccionar el archivo en el que se basará nuestro nuevo libro. Localice y seleccione el libro Festival.xlsx y pulse el botón Crear nuevo. (6)

7 Inmediatamente se crea un nuevo libro, denominado Festival1, cuyo contenido coincide con el del libro original. De este modo, puede crear nuevos libros aprovechando la misma estructura y contenido de otros que pueden estar almacenados en el equipo o que puede localizar en una ubicación de Internet. En este ejemplo no realizaremos ninguna modificación, por lo que no es necesario que guardemos el libro nuevo. Para acabar este sencillo ejercicio, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Cerrar. (7)

Lección 8. Crear libros usando plantillas

De forma predeterminada, al instalar en el equipo la suite de programas Microsoft Office 2010 se instalan también un gran número de plantillas de documentos que el usuario podrá utilizar como base para diseñar sus creaciones. Esas plantillas instaladas se muestran en la sección Plantillas de Office.com de la nueva vista Backstage y se organizan por categorías, en función de su finalidad. Pero además de las plantillas instaladas, el usuario puede utilizar también sus propias plantillas, usando la opción Mis plantillas de esa vista, o bien acceder al sitio web de Microsoft y buscar y descargar nuevas plantillas.

RECUERDE

De manera predeterminada, en Windows 7 las plantillas de Microsoft Office se encuentran en el siguiente directorio: Equipo/Disco Local/Archivos de programa/Microsoft Office/Templates/3082.

1 En este ejercicio aprenderemos a crear nuevos libros utilizando las plantillas que Microsoft Office pone a nuestra disposición. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Nuevo. (1)

2 Como ya sabe, la nueva vista Backstage de esta función muestra todas las posibilidades para la creación de nuevos libros. En la sección Plantillas de Office.com puede ver las diferentes categorías de plantillas que se instalan automáticamente con Excel. Además, el campo Buscar plantillas en Office.com le permite realizar una búsqueda de plantillas instaladas por palabra clave. En primer lugar crearemos un nuevo libro usando una de estas plantillas. Para ver otras categorías de plantillas, pulse el botón Más categorías. (2)

3 La vista se actualiza mostrando nuevas categorías de plantillas. Seguro que entre ellas encontrará la que necesita en función de la tarea que vaya a llevar a cabo. En este ejemplo, abra la carpeta Libros pulsando sobre ella. (3)

4 Recuerde que puede regresar en cualquier momento a la vista Backstage para la creación de un nuevo libro pulsando en el vínculo Inicio de la página. En la sección derecha se muestra una vista preliminar de la plantilla seleccionada además de su nombre, su autor, el tamaño de la descarga y su valoración. Mantenga seleccionada la plantilla Libreta de calificaciones electrónica (escuela de enseñanza primaria) y pulse el botón Descargar. (4)

5 Automáticamente se abre la plantilla, a cuyo nombre se le ha añadido el número 1 para indicar que se trata de un nuevo libro basado en plantilla. (5) En este caso puede comprobar que está compuesta por cinco hojas (vea las etiquetas de la parte inferior del Área de trabajo). Utilizando esta base, puede personalizar el libro según sean sus necesidades y guardarlo con otro nombre. Pero practicaremos con el almacenamiento de libros en otra lección. Ahora, para cerrarlo, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Cerrar. (6)

Observe que en la Barra de título del libro aparece el término Modo de compatibilidad para advertir de que la plantilla se creó con una versión anterior a Excel 2010.

También puede cerrar un libro de Excel sin salir del programa pulsando la combinación de teclas Ctrl.+F4.

6 Un cuadro de advertencia nos pregunta si queremos almacenar los cambios realizados en el libro basado en plantilla. Pulse el botón No guardar de este cuadro. (7)

7 De nuevo en el Libro 1 veremos cómo buscar nuevas plantillas en el sitio web de Microsoft. Pulse una vez en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Nuevo.

8 Las plantillas que utilice se irán añadiendo al comando Plantillas recientes de la página Plantillas disponibles. Compruébelo pulsando ese comando.

9 Efectivamente, se muestran en esta sección la plantilla que acabamos de utilizar y el libro a partir del cual creamos otro nuevo en el ejercicio anterior. (8) Además, como veremos más adelante, podrá almacenar sus propios libros como plantillas en la carpeta Mis plantillas para utilizarlos cuando lo necesite como base para nuevos libros. Ahora, como hemos dicho, accederemos al sitio web de Microsoft para buscar plantillas. Haga clic en el icono de Internet Explorer de la Barra de tareas. (9)

Si no dispone del icono de su navegador en la Barra de tareas de Windows, acceda a él desde el menú Inicio. Sepa que puede trabajar con cualquier navegador que tenga instalado en su equipo.

10 Pulse en el icono que precede a la dirección en la Barra de direcciones del navegador, escriba la dirección www.microsoft.es y pulse la tecla Retorno. (10)

11 En la página principal de Microsoft en España, sitúe el puntero del ratón sobre el vínculo Descargas y, en la lista que se despliega, haga clic en la opción Plantillas de Office. (11)

En la zona de descargas del sitio web de Microsoft puede encontrar desde versiones de prueba de los productos de la compañía hasta actualizaciones o programas completos.

12 Ésta es la página de plantillas de Office, en la que puede realizar búsquedas por palabra clave o seguir los vínculos de plantillas. Haga clic en el campo de búsqueda Plantillas, escriba, por ejemplo, la palabra gastos y pulse el botón Buscar. (12)

13 La página se actualiza para mostrar los resultados de la búsqueda. Como puede ver, en la página de plantillas de Microsoft podemos encontrar plantillas de los diferentes programas que componen la suite. Junto a la vista previa de las plantillas se muestra la versión del programa con la que se creó, el número de descargas realizadas y la valoración de los usuarios. Pulse sobre el vínculo Informe de gastos de la primera plantilla. (13)

14 Haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical para ver entera la vista previa de la plantilla y pulse el botón Descargar. (14)

La página de plantillas del sitio de web de Microsoft Office ofrece un gran número de plantillas para todos los programas de la suite (Excel, Word, PowerPoint). No dude en acudir a esta página para ahorrar tiempo y esfuerzo al diseñar sus documentos.

15 Se abre así un nuevo libro basado en esta plantilla (vea el nombre del libro en la Barra de título.) (15) Como ve, la utilización de plantillas le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo cuando necesite crear libros de datos complejos con Excel. Para cerrar este nuevo libro, pulse el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

16 Indique que no desea guardar los cambios realizados en el libro pulsando el botón No guardar del cuadro de diálogo que aparece en pantalla.

17 Ahora no hay ningún documento abierto en esta sesión de trabajo con Excel (pero recuerde que disponemos de un libro abierto en un segundo plano.) Cierre esta sesión de trabajo pulsando el botón de aspa de la Barra de título de Excel.

18 Y, para acabar, cierre también el navegador Internet Explorer pulsando el botón de aspa de su Barra de título y sitúese en la ficha Inicio del Libro 1 pulsando en su correspondiente pestaña. (16)

Lección 9. Ver las propiedades de los libros

Los ficheros generados por Excel, al igual que los generados por el resto de los programas incluidos en Microsoft Office, cuentan con un panel de propiedades en el que es posible añadirles información que facilite su identificación, como autor, título, asunto, etc. Algunos de los datos que aparecen en el cuadro de propiedades avanzadas no pueden ser editados, ya que son el reflejo de las acciones que se llevan a cabo con el fichero. Esta información extra no sólo facilitará el reconocimiento de la persona o personas que han trabajado en el fichero o el objetivo del mismo, sino que, además, permitirá agilizar su búsqueda. Para acceder al panel de documento o al cuadro de propiedades avanzadas se utiliza el botón Propiedades de la vista Backstage de la función Información; como novedad en Excel 2010, desde esa vista es posible editar algunos de los datos que también aparecen en el panel y en el cuadro de propiedades.

1 En este ejercicio veremos cómo acceder a las propiedades de un libro y cómo editarlas. En Excel 2010, la nueva vista Backstage permite llevar a cabo modificaciones sobre las propiedades del libro que en versiones anteriores sólo podían realizarse desde el panel de documento o desde el cuadro de propiedades avanzadas. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Información. (1)

La adición de propiedades del documento para los libros facilita su organización e identificación y permite realizar búsquedas en función de esas propiedades.

2 Observe el panel de la derecha de la vista Backstage de esta función. Se muestra una vista previa del libro y una lista de propiedades, algunas de ellas editables. Vamos a añadir, a modo de ejemplo, un título para el libro. Haga clic en el campo Agregar título, escriba la palabra Prueba y pulse la tecla Retorno. (2)

3 Como ve, desde esta vista puede añadir etiquetas, una categoría y autores para el libro, que le ayudarán a localizarlo al realizar una búsqueda. Sepa que los campos incluidos en el apartado Fechas relacionadas no son modificables, ya que se fijan automáticamente al realizar las acciones a las que hacen referencia. A continuación, mostraremos en esta vista otras propiedades del libro. Pulse el botón Propiedades y haga clic en la opción Mostrar todas las propiedades. (3)

4 Automáticamente aparecen nuevos campos editables como Comentarios, Asunto, Compañía, etc. Aunque esta nueva vista permite ver y editar las propiedades de un libro, también es posible hacerlo desde el panel de documento y desde el cuadro de propiedades avanzadas. Veamos cuál es el aspecto de estos dos elementos. Pulse nuevamente el botón Propiedades y haga clic en la opción Mostrar el panel de documentos. (4)

5 Aparece bajo la Cinta de opciones el panel Propiedades del documento, con los mismos campos editables que hemos visto en la vista Backstage. Haga clic en el campo Asunto y escriba a modo de ejemplo el término lecturas obligatorias. (5)

6 El campo Palabras clave suele utilizarse para introducir palabras por las que, posteriormente, se puede proceder a la búsqueda del archivo. Haga clic en ese campo y escriba la palabra literatura.

7 Seguidamente, accederemos al cuadro de propiedades avanzadas del libro. Pulse en el comando Propiedades del documento de ese panel y haga clic en la única opción que aparece, Propiedades avanzadas. (6)

Recuerde que desde la nueva vista Backstage de la opción Información del menú Archivo también puede acceder al cuadro de propiedades avanzadas de un libro.

8 Puesto que el libro con el que estamos practicando aún no ha sido almacenado, los campos de la ficha General del cuadro Propiedades de Libro1 se muestran vacíos. Sitúese en la ficha Resumen de este cuadro para ver las opciones que se incluyen en ella. (7)

9 Como ve, en esta ficha se incluyen los datos más relevantes del libro como su título, su asunto y su autor, entre otros. Desde aquí también puede editar estos datos. Haga clic en la pestaña Estadísticas. (8)

10 La información que aparece en esta ficha no es editable, ya que hace referencia a las fechas en las que se ha trabajado con el libro y se guarda automáticamente. Pase a la ficha Contenido pulsando sobre su pestaña. (9)

Tanto la ficha Estadísticas como la ficha Contenido muestran propiedades de actualización automática no modificables (tamaño de archivo o fechas de creación y de última modificación, número de palabras o de caracteres del documento…).

RECUERDE

Puede eliminar una propiedad añadida al libro desde la ficha Personalizar del cuadro de propiedades avanzadas seleccionándola y pulsando el botón Eliminar.

11 En esta ficha se muestra el contenido del documento, en concreto el nombre de las hojas que lo componen. Se trata también de información no editable desde este cuadro. Haga clic por último en la pestaña Personalizar.

12 En esta ficha podemos incluir nuevas propiedades para el documento que se pueden seleccionar en el cuadro Nombre. Pulse en la opción Departamento de la lista que aparece bajo ese cuadro. (10)

13 En esta ficha puede introducir datos de tipo textual, numérico, de fecha o de tipo sí o no. Mantenga la opción Texto en el campo Tipo y, en el campo Valor, escriba el término Lengua española.

14 Pulse el botón Agregar para añadir esta información al libro (11) y luego el botón Aceptar para salir del cuadro Propiedades de Libro1 aplicando los cambios.

15 Y para acabar este ejercicio, cierre el panel Propiedades del documento pulsando el botón de aspa que aparece en el extremo derecho de su Barra de título. (12)

Si mantiene durante unos segundos el puntero del ratón sobre los campos, del panel de documento podrá ver una descripción de su utilidad.