Manual de Access 2010

Lección 11. Consultar las propiedades de una base de datos

En esta lección trataremos las propiedades de una base de datos. Estas permiten añadir o modificar la información de una base de datos para así poder facilitar su identificación, agilizando su búsqueda. Podemos buscar añadir informaciones como autoría (quién hizo la tabla), el título, la organización, la categoría, las palabras clave, etc. Consultar no significa modificar, pues no todo lo que se vea en las propiedades de una base de datos puede ser modificado. Algunas cosas no se pueden editar porque reflejan las acciones perpetradas en el fichero.

RECUERDE

También puede acceder a las propiedades de una base de datos mediante el comando propiedades de su menú contextual.

1 Para llevar a cabo esta lección seguiremos con la base de datos Quesos. Nuestra propuesta en este tema es el de ilustrar el camino para acceder a las propiedades de las bases de datos y cómo podemos modificar alguna de ellas. Como se ha dicho anteriormente, no todas pueden ser modificadas porque algunas están fijadas a lo que estemos haciendo. Para empezar, pues, debemos despejar el área de trabajo del programa. Esto quiere decir que partiremos desde el área de trabajo vacía. Como se ha dicho, nuestro objetivo es abrir la base de datos Quesos. Para ello, haga clic en la pestaña fucsia que lleva por nombre Archivo.

2 En el menú Archivo, observe que hay un comando denominado Información. Éste es, en esencia, un menú de acceso directo al cuadro de propiedades de la base de datos que tenemos activa. Pulse sobre el vínculo Ver y editar propiedades de base de datos.

3 Esto hará que aparezca una ventana de propiedades cuyo título será Propiedades de Quesos. Fíjese en que, por defecto, de las pestañas General, Resumen, Estadísticas, Contenidos y Personalizar, el programa nos muestra el contenido de la denominada Resumen. En esta ficha podremos introducir la información que deseemos sobre la base de datos. En el segundo apartado, es decir, debajo del título Quesos, haga clic en en el campo Asunto.

4 Escriba en el campo Asunto, por ejemplo, el término denominaciones de los quesos. (1)

5 De este modo sabremos que el asunto de la tabla –a la que hemos acudido anteriormente y, por tanto, sabemos de qué trata- es la denominación o catalogación de los quesos. Pulse ahora la pestaña Estadísticas. (2)

Puede acabar de completar la información que desee acerca de la base de datos actual.

6 En la ficha que acabamos de mostrar encontramos información tan esencial como, por ejemplo, el día en que fue creado (día, número de día, mes, año, horas y minutos para ser más exacto), cuándo fue modificado, cuándo fue el último acceso, etc. Haga clic ahora en la pestaña Contenido.

7 Abrimos una ficha que muestra los diferentes objetos creados en la base de datos. Lo que la misma pestaña denomina Contenido del documento (cuántas tablas hay, cuántos informes, etc). Haga clic en la pestaña Personalizar. (5)

8 Entramos en una ficha que nos permite añadir propiedades personalizadas que completen la información sobre la base de datos, como, por ejemplo, la autoría de la creación, redacción o comprobación de la base, a qué departamento pertenece, por ejemplo, o cuál es su fecha de finalización o de registro, etc. Fíjese en el listado del campo Nombre y haga clic sobre la opción Cliente.

9 Una vez seleccionado el campo (ya sea Cliente, ya sea Departamento, Comprobado por, etc), se nos mostrará el tipo textual o numérico, el valor que le queremos añadir, si deseamos vincular el contenido. Para el caso que nos ocupa, mantendremos la opción Texto en el campo Tipo. Especificaremos el valor de la propiedad. En el campo Valor escriba el término Ventas. (3)

Desde la ficha Personalizar puede configurar a su gusto ciertas propiedades de la base de datos.

10 Pulse el botón Agregar.

11 De este modo, tendremos una nueva propiedad agregada en el cuadro. Antes de finalizar la lección, pulse sobre la pestaña General. (4)

12 Compruebe que esta pestaña muestra una visualización general de las propiedades del documento. La ventana se divide en cuatro partes. En la primera vemos un icono del documento de Access 2010 y el título, en la segunda se nos indica el tipo de archivo que es, la ubicación, el tamaño. En la tercera hallamos el nombre, cuándo fue creado y modificado y cuándo fue el último acceso (como en la pestaña Estadísticas) y, por último, el apartado Atributos. Aquí podemos ver si es un archivo que solo puede leerse y no modificarse, si puede modificarse, si es un archivo de sistema u oculto. Esto es útil en ocasiones en que no queremos que, por ejemplo, modifiquen nada del texto. Finalizaremos la lección y el repaso a las consultas de las propiedades de las bases de datos haciendo clic en Aceptar.

Lección 12. Configuración e impresión de página

En esta lección aprenderemos a preparar un documento, en este caso el documento de nuestra base de datos Quesos para su impresión. Como se verá en esta lección, para la impresión de un documento de Office 2010, y más concretamente del programa que nos ocupa, el programa nos ofrece tres opciones: Impresión rápida, Imprimir y Vista preliminar. Es decir, la impresión, la preparación para la impresión y la revisión última para decidir si se imprime.

1 Haga doble clic sobre el informe Copia de Probatura en el Panel de navegación. (1)

2 Si se fija, acaba de abrir el documento. Ahora haga clic sobre la pestaña Archivo.

3 Verá que de este modo se abre la vista Backstage. Entre todos los comandos y opciones, haga clic en el comando Imprimir. (2)

Si lo desea, puede agregar el comando Imprimir a la Barra de herramientas de acceso rápido. Si no recuerda como hacerlo, recupere las primeras lecciones de este manual.

4 Hemos llegado al inicio de esta lección. En este punto, el programa nos ofrecerá tres opciones a elegir. La Impresión rápida, Imprimir, Vista preliminar. (3) Como su nombre indica, el comando Impresión rápida permite al usuario tener en papel el documento; con el comando Imprimir se nos desplegarán unos ítems para elegir entre la cantidad de copias, la calidad de la impresión y otras opciones; con el comando Vista preliminar, el usuario accederá a una visualización previa del documento. Verá, asimismo, cómo está en esos instantes para imprimir. Con ello puede retocar o cambiar antes de ejecutar la impresión. Veamos alguno de sus componentes. Haga clic en Vista preliminar. (4)

5 Una vez ejecutado el paso previo, veremos que la Cinta de opciones ha cambiado para dar paso a una única pestaña (además de la de Archivo) que se llama Vista preliminar. (5) Como se puede ver, dentro de la pestaña hallamos multitud de comandos y herramientas para modificar el diseño de la página, convertir el formato e, igualmente, hay un apartado con el icono de la impresora y la palabra Imprimir para acceder a las opciones de la impresora. Haga clic en el centro del informe para probar el zoom. (6)

La vista preliminar es una buena opción antes de imprimir definitivamente un documento.

6 Ahora haga clic en la pestaña Horizontal ubicada en el apartado Diseño de página.

7 De este modo, vemos que si ahora imprimiésemos el documento, este quedaría registrado de forma horizontal, en vez de vertical. En el grupo de herramientas Tamaño de página, haga clic en el comando Márgenes. (7)

Desde la vista Backstage también es posible cambiar gráficamente los márgenes de la página que se desea imprimir.

8 Se abrirá una ventana donde podrá ver cuáles son los márgenes predeterminados para este documento. Se nos muestran tres opciones: Normal, Ancho y Estrecho. Los tres tienen sus medidas preestablecidas. Sin embargo, como verá, estas medidas pueden cambiarse. Haga clic en Ancho.

9 El documento ha cambiado de forma. Los márgenes nuevos han reubicado el texto y las tablas. Dentro del apartado Diseño de página, haga clic en el comando Configurar página.

10 El cuadro de diálogo que aparece da cuenta de las características numéricas de la página (qué márgenes tiene, cómo está orientada la página, etc.) porque muestra activa la ficha Opciones de impresión. (8) Desde aquí podemos mover los márgenes según nuestro antojo. Para ello, solo tenemos que manipular los números. En esta misma localización podemos decidir si imprimimos solo los datos. Pulse el botón Aceptar.

11 Una vez regresamos a la Vista preliminar, pulse el comando Imprimir.

12 De este modo decidimos terminar con los retoques de la vista preliminar. Accederá a un cuadro de configuración de la impresión. Sin modificar ninguna de las opciones, haga clic en Aceptar. (9)

13 Dependiendo de si tiene habilitada o no la impresora, el documento se imprimirá o no. Es decir, en el paso previo hay que tener en cuenta si deseamos imprimir el documento o no. De ser una respuesta afirmativa, no solo aceptaríamos, también tendríamos que fijarnos en que en la ventana anterior se nos muestre en el campo Impresora el nombre de ésta. Si despliega este campo podrá comprobar las distintas impresoras (de tener varias configuradas) disponibles e, incluoso, el envío por fax. Independientemente de si hemos imprimido o no el documento, acabaremos la lección cerrando la Vista preliminar. Para ello, pulse el comando Cerrar vista preliminar, situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones de la pestaña Vista preliminar. (10)

Para que la impresora con la que desea imprimir aparezca en el listado del campo Impresora, en el cuadro de diálogo Imprimir, resulta del todo imprescindible que dicho dispositivo se encuentre correctamente configurado en el equipo.

Las tablas

Introducción

En este apartado se tratará la configuración, creación y definición de una tabla. Una tabla es una aplicación cuya función esencial es la de poder almacenar una serie de datos para su conservación o su cotejo. Como definición pragmática podemos hablar de que una tabla es una ejemplificación, mediante celdas y columnas, de la inclusión y almacenamiento de datos con orden lógico. Es por eso que las tablas se componen de columnas y celdas que organizan los datos rigiéndose por una serie de directrices predeterminadas por el creador de la tabla: campos numéricos, de texto, de sí y no, de archivos adjuntos, etc.

Las tablas no son el único elemento en el que podemos insertar y crear nuestras bases de datos, pero sí son el elemento principal.

En este apartado, titulado Las Tablas, nos adentraremos en la creación de las primeras bases de datos. Daremos, por así decirlo, los primeros pasos para aprender a configurarlas, a modificarlas, a entender cómo se rellenan y qué mecanismos las empujan a presentarse del modo siguiente. Aprenderemos, pues, a introducir datos, a desplazar los datos dentro de una tabla, a remendar acciones erróneas, a rehacer acciones eliminadas …

Las tablas, por tanto, son el elemento indispensable para la creación de una base de datos, amén de la base misma para la creación de otro tipo de archivos o cotejos como serán los estudiados en apartados posteriores: las consultas, los formularios y los informes.

Las tablas se abren dejando una pestaña sobre el área de trabajo. De este modo, podemos alternar nuestras tareas entre tabla y tabla sin tener que preocuparnos por abrir y cerrar ventanas.

Además de todo lo dicho anteriormente, en este apartado aprenderemos a manejarnos con holgura a través de las diferentes vistas que ofrece el programa para la configuración de sus elementos de trabajo: la Vista Diseño y la Vista Hoja de datos.

Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos

La creación de una tabla es esencial para las bases de datos porque son el único elemento imprescindible. En esta lección empieza el grueso del manual, pues centraremos la atención, o empezaremos a centrarla, en la creación de una base de datos que llamaremos Filmoteca de series. Pero antes de poder configurar una base de datos para almacenar y administrar, por ejemplo, los datos de las series o los libros que tenemos, tendremos que empezar a crear las tablas. En esta lección explicaremos cómo se construyen desde cero. Nosotros crearemos dos tablas: Títulos y Actores.

RECUERDE

Puede usar la combinación de teclas Ctrl+G para guardar el documento. Si es la primera vez que lo ejecuta, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

1 Para la confección de nuestra base de datos titulada Filmoteca de series, primero tenemos que crear los elementos de que consta una base de datos. Crearemos, pues, dos tablas dentro del documento Filmoteca de series. Para empezar con la lección, haga clic en la pestaña Archivo.

2 Ahora nos encontramos en la vista Backstage. Crearemos una nueva tabla. Haga clic sobre la opción Nuevo.

3 Como ya hemos visto, se abrirá un arsenal de plantillas disponibles. Resaltada como lógica o habitual, destaca Base de datos en blanco. Cambie el nombre de archivo por Filmoteca de series. (1)

4 Haga clic en Crear.

5 Si ha seguido las lecciones hasta aquí, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se indica que la base de datos con este título ya está creada. En ese caso, solo tendría que pulsar el botón Sí para volverla a hacer. Si no ha seguido todos los pasos, hasta aquí hemos ilustrado la creación de una base de datos nueva y ya titulada. Ahora tenemos un archivo al que le faltan las tablas para poder crear nuestra filmoteca personal. En este caso la filmoteca de series. Para ello, busque en la Cinta de opciones la pestaña Crear y haga clic sobre ella.

6 Se abre un grupo de opciones que puede utilizar. En este caso, pretendemos crear una tabla. Así pues, pulse sobre el comando Tabla. (2)

Puede abrir un documento ya creado desde la vista Backstage haciendo clic sobre el comando Abrir y haciendo doble clic sobre el documento seleccionado.

7 En el área de trabajo se desplegará una tabla con el nombre Tabla1. Procederemos a cambiar el nombre de los campos y a insertarle, en principio, unos cuantos más para que la tabla quede completa. Para empezar, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Id.

8 De este modo se abre un menú contextual donde el usuario podrá elegir la anchura del campo, el orden, si quiere inmovilizar o liberar los campos o insertar otros campos, eliminarlos y, por fin, cambiar el nombre del campo. Haga clic en la opción Cambiar nombre de campo.

9 Lo que ha pasado es que el programa nos permite cambiar el nombre de la pestaña. Escriba el texto Título serie. (3)

10 Para que el cambio se efectúe puede, o bien pulsar la tecla Retorno, o bien situarse con el ratón debajo de la pestaña. De este modo, el cuadro se volverá amarillo y la palabra quedará fija. Bien, procedamos de este último modo: haga clic sobre el campo situado debajo de la pestaña escrita.

11 Necesitamos habilitar más espacios para completar nuestra tabla. Para ello, vuelva a hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña antes trabajada.

12 Vuelve a desplegarse un menú contextual. En esta ocasión elija Insertar campo. (4)

13 Como verá, el campo se coloca en primera instancia, corriendo el anteriormente tratado a la derecha. Nuestro objetivo es escribir en la pestaña una leyenda que sustituya el término “categoría”. En este caso, pondremos: Actor. Bien, para llegar hasta aquí, haga clic con el botón derecho del ratón encima de la pestaña campo1.

14 Haga clic sobre la opción Cambiar nombre de campo.

15 Escriba, sustituyendo la palabra campo1, la palabra Actor. (5)

Un campo y una columna son sinónimos. Un campo es el nombre que se le otorgará a una columna. En este caso: Actor es el nombre del campo de la columna Actor.

16 Repetiremos el proceso de creación de campo para así tener un lugar donde ubicar la categoría por la que se rigen las series. De este modo, cuando tengamos configurada toda la base de datos, podremos seleccionar si queremos establecer la prioridad o la ordenación por categoría, por el nombre del actor, o por el título de serie. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña, pulse en Cambiar nombre y escriba: Categoría. (6)

17 Pulse la tecla Retorno para fijar este último cambio.

18 Ahora tenemos una tabla algo más completa. Pulse sobre el icono Guardar. (7)

19 Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Escriba el término Tabla de grabaciones. (8)

En la Vista hoja de datos los archivos se muestran en su versión de columnas y celdas.

20 Para guardar la tabla y cerrar este ejercicio en el que hemos visto cómo crear tablas desde la vista Hoja de datos, haga clic en Aceptar.

Lección 14. Definición de campos desde la vista Diseño

En esta lección aprenderemos a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Dentro de la vista Diseño, el usuario de Access 2010 encontrará múltiples útiles para configurar su base de datos. Desde la creación del nombre de los campos, la clasificación y su descripción, hasta la definición del tamaño, del formato y de la longitud. En esta lección nos centraremos en la definición de los campos, pero es conveniente ir conociendo estos elementos que se desarrollarán en las siguientes lecciones.

RECUERDE

En la parte derecha de la Barra de estado, ubicada en la parte inferior de la pantalla, encontramos cuatro iconos. Son accesos directos a las vistas Hoja de datos, Tabla dinámica, Vista Gráfico dinámico y Vista Diseño.

1 Para trabajar desde la vista Diseño tendremos que modificar, como su mismo nombre indica, la vista que nos ofrece la base de datos en que estamos trabajando. Esta es, viniendo de la lección anterior, la tabla Colección de grabaciones. Nuestro objetivo primero, entonces, será dirigirnos a las herramientas de modificación de la vista, que se encuentran indexadas dentro de la ficha Campos. Haga clic en la ficha Campos. (1)

Los nombres de los campos no pueden llevar signos de puntuación, sí, en cambio, espacios.

2 Verá que se abren una serie de ítems dispuestos para ser utilizados. Despliegue el comando Ver (2) situado en la parte izquierda de la ficha, en el grupo Vistas.

3 Surge así una pestaña con dos opciones: Vista Hoja de datos y Vista Diseño. A nosotros nos interesa esta segunda opción. Haga clic sobre la opción Vista Diseño.

4 Al ejecutar el punto anterior, se abre en la tabla una ventana que se distribuye en tres columnas distintas: Nombre del campo, Tipo de datos, Descripción. Es en este punto donde empieza la definición de la tabla en la Vista Diseño a la vez que empezaremos a rellenar los primeros nombres de los campos. Para cambiar el nombre del campo, pulse sobre la celda ubicada debajo de Nombre del campo.

5 En el campo aparece un recuadro amarillo y se habilita una línea vertical que parpadea. Esto quiere decir que está habilitado para escribir en él. Escriba en este primer campo la palabra Título.

6 Una vez realizado el paso anterior, y para entrar en el apartado Tipo de datos, pulse la tecla Retorno.

7 Bajo el apartado Tipo de datos se nos mostrará un amplio abanico de posibilidades: ¿qué tipo de datos almacenará el campo titulado, en este caso, Título? Nosotros queremos crear una futura lista alfabética para establecer un orden lógico. Por tanto, buscaremos este dato. Para cambiar el valor de Autonumeración a Texto, que es el que nosotros deseamos, pulse sobre la pestaña.

8 Se despliega ahora una serie de campos para elegir. No se preocupe porque iremos hablando de ellos a lo largo del manual. Haga clic sobre la opción Texto. (3)

9 Ahora que hemos definido el nombre del campo y el tipo de dato que incluirá o admitirá esta propiedad, nos centraremos en el otro apartado, titulado Descripción. Para pasar a esta columna, pulse la tecla Tabulador.

10 Como su nombre indica, bajo el lema de Descripción el usuario puede indicar qué incluirá en este campo. Escriba el texto Título de la serie. (4)

Puede situarse sobre una celda haciendo clic con el ratón sobre el espacio en blanco. Si hay algo escrito y quiere reescribirlo, selecciónelo con el ratón y escriba encima.

11 Pulse la tecla Retorno.

12 Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo.

13 Inserte el término Cadena.(5)

14 Hemos agregado un nuevo campo a la tabla en el que reflejaremos cuál es la cadena que emite la serie que busquemos. Antes de seguir, guarde los cambios. Haga clic sobre el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

15 Para cerciorarnos del cambio realizado en esta lección, de cómo hemos definido un campo desde la vista Diseño, tenemos que ir a la vista Hoja de datos. Es en esa vista donde uno puede ver los cambios realizados. Pues bien, pulse sobre el icono Ver. (6)

RECUERDE

Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí espacios.

16 Haga clic en la predeterminada Vista Hoja de datos y compruebe que en la Barra de estado, la barra ubicada en la parte inferior del área de trabajo, en la izquierda, se lee el término Título de la serie.