Manual de Access 2010

Las bases de datos

Introducción

Microsoft Access 2010 presenta una serie de ventajas y novedades con respecto a las anteriores versiones del programa que deben ser explicadas paso a paso. Los programas de la suite de Microsoft suelen ser intuitivos y de sencilla ejecución, tienen, además, muchas prestaciones para agilizarle el trabajo al usuario. Sin embargo, aquel que no ha utilizado antes estos programas, o que nunca ha usado una base de datos, o ha olvidado cómo funciona, hallará en este apartado una primera aproximación al programa en sí.

Es realmente importante que, antes de empezar a trabajar con el siempre peculiar mundo de las bases de datos, conozca y distinga los conceptos de los distintos elementos que las forman.

En este apartado, titulado Las bases de datos, nos adentraremos en el entorno del programa Access 2010. Una vez definido el entorno de trabajo, esta será una primera aproximación en la que aprenderemos, entre otras cosas, a familiarizarnos con los aspectos básicos de las tablas que compondrán las bases de datos. Para ello, empezaremos con una lección sobre el Panel de navegación, novedad ya en la versión de 2007 del programa, pero utilísima para el trabajo con las tablas. Asimismo, el lector encontrará las instrucciones para empezar a crear tablas, abrir documentos ya trabajados (ya sea por nosotros o no), aprenderá a familiarizarse con el programa y funciones tan básicas y a la vez esenciales como copiar objetos entre las bases de datos, consultar las propiedades del documento tratado. Por último, se ilustrarán los tres métodos que ofrece Access 2010 para imprimir una base de datos: la impresión rápida, las opciones de la impresora y el tratamiento de previsualización del programa para imprimir el documento.

Las funciones básicas de cortar, copiar y pegar son comunes a cualquiera de las aplicaciones de Office y pueden llevarse a cabo tanto desde la Cinta de opciones como mediante las pertinentes combinaciones de teclas.

La impresión de las bases de datos se lleva a cabo mediante los comandos del nuevo menú Archivo.

Lección 6. Usar el Panel de navegación

El Panel de navegación apareció como novedad en la suite Office 2007. Sustituyó a la ventana Base de datos y a los paneles de control de versiones precedentes. Así pues, estas aplicaciones y ventanas no están disponibles ahora del modo tradicional. En el Panel de navegación, el usuario podrá personalizar las categorías y grupos de objetos. Podrá ocultarlos, ocultar los grupos y, como advertimos en la lección anterior, podrá ocultar el mismo Panel de navegación. En esta lección el usuario se iniciará en la utilización básica del Panel. Por ello, ésta es una primera aproximación.

1 El Panel de navegación aparecerá siempre de forma predeterminada a no ser que lo desactivemos. Como el objetivo de esta lección es familiarizarse con él, lo primero que aprenderemos a hacer es a desactivarlo. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo.

2 El objetivo de este clic es acceder al cuadro de opciones de Access para aprender a habilitar o deshabilitar el Panel de navegación. Haga clic en el comando Opciones. (1)

3 De este modo se abrirá el cuadro Opciones de Access. (2) Aquí se nos mostrarán las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. En el panel de la izquierda, haga clic en la categoría Base de datos actual.

El cuadro Opciones de Access se encuentra organizado por categorías.

4 En esta categoría se encuentra el apartado Navegación, el cual nos interesa en este caso. Fíjese en que la opción Mostrar panel de navegación está activada por defecto. (3) Solo basta hacer clic para desactivarla. Si hacemos clic, cuando volvamos a abrir la base de datos ya no aparecerá este panel. Si, por el contrario, estuviera desactivada y se hiciera clic para activarla, ocurriría lo mismo: al abrir de nuevo la base de datos, aparecería el panel. Haga clic en el botón Opciones de navegación. (4)

5 En este cuadro de diálogo podemos modificar las opciones de agrupación y de presentación en el panel, así como establecer el modo en que se abrirán los objetos. No cambie nada. Solo hemos entrado en este cuadro para visualizarlo y familiarizarnos con él. Pulse Cancelar para cerrar el cuadro.

6 Como apunte adicional, es interesante conocer la posibilidad de acceder a este cuadro seleccionando esa opción en el menú contextual del mismo Panel de navegación, así como establecer la manera en que se abrirán los objetos. Cierre también el cuadro Opciones de Access pulsando, como antes, el botón Cancelar.

7 Véase que podemos ocultar y/o mostrar el Panel de navegación haciendo clic en el botón que tiene dos puntas de flecha apuntando a la derecha, en la parte superior del panel, y cuya leyenda, escrita abajo, indica Panel de navegación. En este panel se nos muestran agrupados por categorías todos los objetos incluidos en la base de datos con la que estamos trabajando. Esas categorías contienen grupos que, a su vez, incluyen uno o varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Haga clic en la punta de la flecha del primer objeto, denominado Clientes y pedidos. (5)

Recuerde que estamos trabajando con la base de datos de ejemplo Neptuno, abierta en una lección anterior.

8 En su interior se muestran distintas tablas que configuran esta categoría. No olvide que estamos trabajando sobre una base de datos de ejemplo. Haga clic en el botón de punta de flecha redondo, situado a la derecha del título Northwind Traders. (6)

9 El programa nos mostrará una lista con la clasificación de los objetos y los filtros que podemos aplicar, según la categoría seleccionada. Encontramos acciones que podemos llevar a cabo como investigar la fecha de creación, la de modificación, podemos ver las tablas y vistas relacionadas, las consultas, los formularios, las macros, etc. En este caso nos interesa que haga clic en la opción los tipos de objeto que integran esta base de datos. Para ello, haga clic en la opción Tipos de objeto.

10 Con la acción anterior llegamos al panel donde se nos muestran los objetos que conforman una base de datos de Access. Para restablecer las acciones y ocultar el Panel de navegación, haga clic en el botón de doble punta de flecha situado en la cabecera.

Lección 7. Crear una nueva base de datos

Aunque de ello se hablará en lecciones posteriores, es importante que el usuario conozca y comprenda el nuevo formato de los archivos de Access 2010, pues estos no se pueden abrir con versiones anteriores a 2007. El nombre de la extensión de los archivos es .accdb y entre otras muchas ventajas, el usuario podrá crear (en lecciones más avanzadas se explicará con detalle) bases de datos web. Pero para llegar hasta aquí, antes tenemos que introducirnos en la creación y elaboración de bases de datos nuevas. De eso trata esta lección.

1 Para crear una base de datos en blanco, lo primero que haremos, partiendo de la lección anterior, será cerrar la base de datos actual. No es necesario guardarla porque era una base de datos de ejemplo para ilustrar el uso y manejo del Panel de navegación. Además, en la lección anterior hemos procurado no tocar ni guardar ningún cambio realizado. En esta lección nos centraremos en la creación de un archivo nuevo. Una base de datos nueva en la que poder trabajar desde cero. Para cerrar la base de datos, haga clic sobre la pestaña Archivo.

2 Así entramos en la famosa vista Backstage. Aquí encontramos multitud de comandos y, de entre todos, elegiremos el que cierra la base de datos. Para ello, haga clic en Cerrar base de datos. (1)

3 Como puede ver, la base de datos se ha cerrado, pero el programa continúa abierto. El menú archivo ha cambiado otra vez y tenemos a la vista el contenido del comando Nuevo. Usaremos este comando para empezar con la lección, creando una nueva base de datos. Seleccione la opción Base de datos en blanco (2) dentro de la sección titulada Plantillas disponibles, asegurándose que ha elegido Base de datos en blanco y no Base de datos web en blanco.

Desde el menú Archivo puede gestionar la apertura, el cierre y el almacenamiento de las bases de datos.

4 Es importante la distinción anterior porque, aunque a primera vista no se note la diferencia entre ambas salvo por un icono ubicado sobre la Tabla del Panel de navegación, una prepara los elementos trabajados para la red y la otra, en principio, para uso propio. Así pues, cerciórese de que ha abierto una Base de datos en blanco. Una vez seleccionado el icono, haga clic en el botón Crear situado la derecha de la pantalla.

5 Fíjese en que la nueva base de datos creada tiene por nombre Database1 si es la primera vez que prueba a crear una base de datos en blanco. Sin embargo, a medida que vaya creando bases de datos, y si no las ha eliminado, el nombre que por defecto tendrán variará en el número. Así pues, si abriese tres ventanas nuevas, se nombrarían Database1, Database2, Database3 respectivamente. Fíjese que se nos muestra el primer objeto con el que suele trabajar para confeccionar la tabla. Compruebe ahora que se ha cargado en la Cinta de opciones la ficha contextual Herramientas de tabla que, a su vez, muestra dos subfichas: Campos y Tabla. Conviene fijarse en todo lo que hay en estas subfichas porque nos servirán para posteriores lecciones. En el Panel de navegación se muestra seleccionada la opción Todos los objetos de Access. Como es la primera base de datos que creamos no hay más que una tabla vacía reflejada en este objeto. Ubicados, pues, lo primero que hay que hacer es guardar la nueva base de datos en nuestro equipo. Haga clic en la pestaña Archivo.

6 Si bien es cierto que hay otros modos para guardar las tablas, de los que daremos cuenta a su debido tiempo, seguir los pasos para familiarizarse con la vista Backstage de la pestaña Archivo es importante porque esta nueva herramienta tiene, como se ha visto, ventajas sustanciosas. A continuación, haga clic sobre el comando Guardar base de datos como.

7 De este modo nos aseguramos de guardar toda la base de datos. Es por ello que al pulsar dicho comando nos saldrá una ventana indicando que, para guardarse, debe cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos. Haga clic en el botón Sí de dicho cuadro de diálogo.

8 Lo que ha ocurrido es que el programa ha cerrado automáticamente el único objeto existente en la nueva base de datos, es decir, la tabla vacía. A continuación se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos seleccionar la ubicación en la que guardaremos el archivo y le asignaremos (si queremos) nombre. Como se ha advertido en la introducción, las lecciones que componen este libro son acumulativas. Por lo tanto, la base de datos que se creará a partir de la biblioteca de documentos del equipo, será la misma. Siguiendo al pie de la letra estas lecciones, el usuario acabará confeccionando una filmoteca de series personalizada. Podrá consultar datos de los actores protagonistas, si ha visionado la serie o no, la información básica. Trabajaremos paso a paso a lo largo de las siguientes lecciones para conseguirlo. Para ello, en el campo Nombre de archivo escriba el término Filmoteca de series. (3)

Antes de almacenar una base de datos por primera vez, es necesario cerrar todos los objetos incluidos en ella.

9 Esta será, pues, nuestra base de datos: una filmoteca de series, personalizada. Para que el título quede registrado y podamos empezar con el grueso de las lecciones, haga clic en Guardar. (4)

Lección 8. Abrir una base de datos existente

Como se ha dicho anteriormente, el usuario no puede abrir dos bases de datos al mismo tiempo. Cuando, teniendo abierta una base de datos, se abre otra, automáticamente, la primera se cierra. Sí podemos ejecutar varias instancias a la vez. Para abrir una base de datos preexistente el usuario puede seguir distintos procesos. Desde la lista de archivos recientes reflejada en el menú Archivo, el comando Reciente si ya ha sido abierta anteriormente, hasta accediendo al cuadro de diálogo Abrir. Una base de datos existente es el archivo ya creado, trabajado o ideado, que uno puede abrir para ver, modificar o trabajar con él.

1 En esta lección abordaremos el concepto de trabajar una base de datos creada previamente, y que se encuentre almacenada en nuestro equipo. Para ello, abriremos la base de datos Neptuno. Al ser una base de datos predeterminada y ya creada será más sencillo ver cuál es el producto final que acabaremos elaborando. Para empezar, usaremos la lista de archivos recientes que confecciona el programa durante su uso. Haga clic en el menú Archivo.

2 Se despliega el menú Archivo, En el Panel de comandos, en la izquierda, hallará la lista de archivos de bases de datos. Estos son, como puede comprobar, los últimos documentos abiertos en Access. Fíjese que entre ellos hay la base de datos Neptuno. Haga clic encima del nombre.

3 Inmediatamente percibirá que la base de datos de ejemplo que acaba de seleccionar se abre en el área de trabajo, sustituyendo a la que se encontraba abierta. Para cerciorarse, repare en la Barra de título. Verá qué documento tiene en el área de trabajo. Para seguir con esta lección, recuperaremos la base de datos creada en el ejercicio anterior desde el cuadro de diálogo Abrir. Antes de ello, pulse el botón de aspa de la cabecera de la base de datos actual.

4 Haga clic en la pestaña Archivo. (1)

5 En la vista Backstage buscaremos el comando que nos permita abrir un archivo ya utilizado (ya sea escrito, revisado, o simplemente abierto). Pulse sobre el comando Reciente. (2)

6 Verá que el menú se actualiza para mostrar las bases de datos recientes. En la parte inferior de este panel puede comprobar que el número de archivos recientes mostrados en el panel de comandos está establecido en cuatro, valor que puede cambiar si lo desea. Nuestro objetivo sigue siendo abrir la base de datos que antes hemos utilizado: una base de datos preexistente. Haga clic en el comando Abrir.

7 De este modo verá que aparece el cuadro de diálogo Abrir. Es una ventana que se superpone al área de trabajo. Veremos que se abre mostrando, por defecto, el contenido de la biblioteca de documentos del equipo. Si es así, pulse sobre el archivo Filmoteca de series (3) y haga clic en el botón Abrir.

Recuerde que creamos la base de datos Filmoteca de series en la lección anterior.

8 De este modo ha abierto el documento elegido en Access 2010. (4) La base de datos se abre. Observe que aparece una pestaña que indica la posibilidad de Habilitar el contenido. Para finalizar la lección y terminar con estos pasos, habilite el contenido. Pulse sobre la pestaña Habilitar el contenido. (5)

Lección 9. Los objetos que conforman una base de datos

Para poder manejar la base de datos con holgura, el usuario deberá familiarizarse con los objetos que Access 2010 tiene disponibles para trabajar con los datos insertados en las tablas. Como es un programa muy completo, contamos con objetos como las Tablas, las Consultas, los Formularios, los Informes, las Macros, los Módulos. Sin lecciones teóricas como la presente, no habría más que práctica sin explicación. Con lecciones donde solo se ordene pasos no sabríamos, por ejemplo, que las consultas son maneras de buscar y hallar informaciones concretas de los datos guardados en las tablas. Una macro es una acción o conjunto de acciones que se graban con el fin de automatizar tareas. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Todo esto se irá conociendo poco a poco.

1 Para conocer los objetos de la base de datos es importante tener una base de datos ya hecha. En esta lección nos aproximaremos a las herramientas básicas que ayudan a confeccionar y trabajar con las bases de datos. Es por eso que, si no tiene ninguna, puede descargar la base de datos de nuestra página web y almacenarla en su equipo. El nombre es: Quesos.accdb. De este modo podrá trabajar sobre ella y practicar las veces que haga falta siguiendo las instrucciones que iremos bosquejando. Una vez descargada, pulse el botón Archivo y haga clic en el comando Abrir.

2 En el cuadro de diálogo Abrir, localice el archivo Quesos y haga doble clic sobre él.

3 Cuando haya hecho el paso anterior, verá que aparece una tabla en el Panel de navegación que se llama Quesos1. Haga doble clic sobre el nombre de la tabla. (1)

4 Acto seguido aparecerá la base de datos Quesos1 en el área de trabajo. Verá, además, que en la Cinta de opciones aparece la ficha contextual Herramientas de tabla. (2) ¿Por qué se llama tabla? Porqué está organizada en columnas y filas en las que se distribuyen los registros. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones.

Desde el cuadro de diálogo Abrir también puede abrir una base de datos seleccionándola y pulsando el botón Abrir.

5 Los informes sirven para presentar los datos organizados y clasificados mediante los criterios establecidos para, así, ser impresos. En el grupo de herramientas denominada Informes, haga clic sobre la herramienta Informe.

6 El informe aparece en una ficha con su formato predefinido y la ficha contextual. Como el paso anterior era meramente ilustrativo, es decir, tenía como fin mostrar la información presentada como informe, haga clic en el aspa de la Barra de título.

7 Si hubiera modificado el documento anterior de algún modo, pulse No guardar en la ventana emergente.

8 El formulario es otro de los elementos que compone la base de datos. Este se encuentra dentro de la pestaña Crear de la cinta de Opciones. Haga clic en dicha pestaña Crear.

9 Un formulario es, en resumen, la hoja en la que se muestran diferentes campos dispuestos para introducir la información solicitada. Con el punto anterior hemos dado un paso más para crear un nuevo formulario. De este modo, se habilitará un grupo de herramientas denominado Formularios. Pulse el comando Asistente para formularios. (3)

En una lección posterior se mostrará con todo detalle el proceso que se debe seguir para crear formularios, así como cualquiera de los demás objetos que forman una base de datos.

10 Los Formularios pueden incluir material gráfico, sonidos, botones de comando. Todo depende del grado de necesidad que el usuario tenga con respecto a su propia base de datos. Y las consultas son, esencialmente, maneras de buscar y hallar información concreta dentro del amalgama de datos almacenados en las bases que pueden proceder de una o varias tablas. Para finalizar la lección, cierre el asistente. Haga clic en el botón Cancelar. (4)

Lección 10. La copia de objetos entre bases de datos

En esta lección, el usuario aprenderá a obtener duplicados de objetos manteniendo intacto el original. Con este procedimiento, el usuario será capaz de copiar toda la información de un objeto a otro de distinto tipo. Copiar, por ejemplo, el contenido de una tabla y guardarlo como un informe, o, simplemente aprender a copiar objetos para obtener duplicados que añadir en otros documentos. Así pues, retomaremos el programa desde donde nos quedamos en la lección anterior.

RECUERDE

Para rectificar un paso, volver atrás, corregir un desliz, siempre podemos usar el comando Ctrl + Z. De ello se hablará más adelante.

1 En la siguiente lección partiremos del cuadro de diálogo ubicado en la vista Backstage (la pestaña Archivo) para crear una copia de la tabla Quesos. Como partimos de la lección anterior, verá que, en el momento de guardar el documento con un nombre, éste es el mismo. Eso tendremos que cambiarlo en el punto siguiente para crear un informe. De momento, en el menú Archivo, haga clic en el comando Guardar objeto como. (1)

2 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. Para disponer del documento elaborado y trabajar en él sin que lo perdamos por error, o por cualquier problema ajeno, el programa añade un 1 al final del nombre, además del nombre que indica que es copia. Es decir, la copia del documento se titulará por defecto Copia de Quesos1 al final del nombre. Despliegue el apartado Como, haga clic sobre la opción Tabla.

3 En el momento que hemos cambiado la opción predeterminada por Tabla, haga clic en Aceptar. (2)

En el cuadro de diálogo Guardar como puede asignar el nombre que desee a la copia de la base de datos.

4 Antes de avanzar, es necesario tener precaución con los elementos que trabajamos. Muchas veces ocurre que, sin querer, equivocamos el ejercicio, la prueba, el dato, y tenemos que retroceder. Para cerciorarse de cuál es la tabla que tiene abierta o activa en estos momentos, haga clic en la pestaña Inicio.

5 Verá que la tabla activa es Copia de Quesos1. Sin embargo, comprobará fácilmente que hay dos tablas en esta base de datos. Con el fin de mostrar los documentos en fichas de las dos tablas, en el Panel de navegación haga doble clic sobre la tabla Quesos1.

6 Acto seguido cambiaremos el nombre de la tabla para poder trabajar en ella. Para hacerlo, tenemos que cerrar el documento. Para hacerlo, haga clic en la pestaña de la tabla Copia de Quesos1.

7 Seguidamente, pulse el botón con forma de aspa de la pestaña.

8 De este modo cerraremos el documento. Una vez hecho el paso anterior, nuestro objetivo es abrir el menú contextual. Para ello, haga clic en el botón derecho del ratón sobre la tabla Copia de Quesos1 en el Panel de navegación.

9 En el menú contextual, elija con un clic el comando Cambiar nombre. (3)

El menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre un objeto en el Panel de navegación cuenta con los principales comandos de edición de dichos objetos.

10 Fíjese en que la tabla se muestra en modo de edición en el Panel de navegación. Esto quiere decir que podemos modificarlo. Para ello, escriba, por ejemplo, la palabra Probatura (4) y, para aceptarlo, pulse la tecla Retorno.

11 Fíjese que la copia de la tabla de Quesos1 ahora se llama Probatura. Pues bien, a partir de aquí crearemos una copia de este objeto. Antes, sin embargo, lo convertiremos en un informe. Haga doble clic sobre la tabla Probatura.

12 Como puede ver, ésta se ha abierto. Ahora pulse la pestaña Archivo.

13 Una vez dentro de la vista Backstage Haga clic sobre el comando Guardar objeto como.

14 Siguiendo el mismo procedimiento de antes, en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la opción Informe en el campo Como y pulse sobre el botón Aceptar.