Manual de Access 2010

Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido

Al abrir el programa Access 2010 la barra de herramientas muestra tres comandos predeterminados. Dos de ellos aparecen desactivados. Se debe a que, como no se ha hecho ninguna acción, los comandos Deshacer y Rehacer no pueden ejecutarse. Sí, no obstante, el icono azul con forma de disco, que es un acceso rápido al guardado de la base de datos actual a pesar de no haberle, en este caso, insertado nada. Como se verá en esta lección, estos tres elementos no son los únicos que pueden tener cabida en la Barra de herramientas de acceso rápido.

1 Abierta la aplicación de Access 2010, haga clic sobre la pestaña con punta de flecha que señala hacia abajo en la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)

Personalice la Barra de herramientas de acceso rápido con aquellos comandos de gestión y edición que suele utilizar con mayor frecuencia.

2 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Éste se parte en dos secciones. En la primera sección encontramos la lista de los comandos que el programa considera de uso más frecuente. Ello significa que, lógicamente, pueden ser susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Entre ellos, destacan los comandos (inactivos) Nuevo, Abrir, Correo electrónico, Impresión rápida, Vista preliminar, Revisión ortográfica, Modo, Actualizar todo y Sincronizar todo. Para integrarlos en la interfaz del programa solo tendríamos que hacer clic sobre su casilla de verificación. En la parte inferior del segmento encontramos dos opciones: Más comandos y Mostrar debajo de la cinta de opciones. En el primero de estos podemos seleccionar cualquiera de los comandos incluidos en la lista anterior para integrarlos en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar con la lección, haga clic sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. (2)

3 ¿Qué ha ocurrido? La Barra de herramientas de acceso rápido se ha transportado debajo de la Cinta de opciones, desplegándose como una barra que, de largo, ocupa toda esta cinta. Esto serviría, por ejemplo, si llenásemos la Barra de herramientas de acceso rápido con comandos, pues, como podemos ver, sigue conservando los tres comandos originales (Guardar, Deshacer, Rehacer), ni una más. Prosigamos ahora personalizando nuestra Barra de herramientas de acceso rápido. Despliegue otra vez la flecha para que aparezca el menú de opciones.

4 Para mostrar de qué es capaz y hasta qué punto podemos modificar los comandos aparecidos en esta barra, active la casilla de verificación de todas las herramientas.

5 Verá que todos los comandos que el programa entiende como lógicamente los más usados, o los que el usuario utilizará con mayor asiduidad, están ahora incluidos en esta barra. La barra sigue estando poco llena. (3) Despliegue otra vez el menú de opciones.

6 Proceda a la inclusión de más comandos haciendo clic sobre la opción Más comandos. (4)

Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de Access desde el comando Opciones del menú Archivo.

7 Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access. Para insertar todavía más comandos en nuestra Barra de herramientas de acceso rápido solo tiene que hacer clic sobre cualquiera de los elementos incluidos en el primer recuadro y agregarlo al segundo. Por ejemplo, pulse sobre la opción Importar a una hoja de cálculo. (5)

8 A continuación, haga clic sobre el botón Agregar.

9 Verá que se ha incluido en el segundo cuadro. Haga clic sobre el botón Aceptar. (6)

Si desea eliminar elementos de la Barra de herramientas de acceso rápido, sencillamente selecciónelos en el cuadro de la derecha y pulse el botón Quitar.

10 El cuadro de diálogo se cierra y entramos, automáticamente, en la vista Backstage. Pulse otra vez sobre el comando Crear.

11 Verá que, de nuestra Barra de herramientas de acceso rápido, hay dos iconos iluminados: El icono Nuevo, que sirve para crear nuevas áreas de trabajo, y el icono Abrir. En este último podemos abrir bases de datos ya hechas, o descargadas. Para restablecer la Barra de herramientas de acceso rápido a su sitio, y con sus objetos predeterminados, haga clic sobre la punta de flecha para mostrar el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

12 Quite el signo verificación de los accesos directos que hemos añadido, dejando solo los iconos de Guardar, Deshacer y Rehacer.

13 Observe que, tras esta eliminación, se mantiene el comando que hemos seleccionado anteriormente, Importar una hoja de cálculo de Excel. Vamos a eliminarlo mediante el menú contextual del mismo. Haga clic con el botón derecho sobre este comando.

14 En el menú contextual que se despliega, haga clic sobre el comando Eliminar de la barra de herramientas.

15 Como puede ver, (7) ha desaparecido, pero la Barra de herramientas de acceso rápido sigue estando debajo de la Cinta de opciones. Para restituirla al lugar predeterminado, despliegue el menú de opciones pulsando sobre la punta de flecha.

También puede eliminar los comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido desde el mismo cuadro Opciones de Access.

16 Para terminar con esta lección, haga clic sobre el comando Mostrar encima de la cinta de opciones. (8)

Lección 3. La nueva vista de Access 2010. El Backstage

En esta lección visitaremos los aspectos esenciales de la nueva vista de Access 2010, la vista Backstage. En ella encontramos multitud de aplicaciones para agilizar el trabajo. Es una novedad en esta suite que viene a sustituir el botón de Office que, esencialmente, hacía este papel. La vista Backstage es, esencialmente, un centro de operaciones mejorado después de la experiencia del usuario.

1 Ubicada en la Cinta de opciones, la vista Backstage está en la nueva pestaña (incorporada, como se ha dicho, en la versión de 2010 de la suite de Microsoft) Archivo. Como verá, se destaca de las demás pestañas de la Cinta de opciones porque resalta en fucsia. Si utilizase cualquiera de los otros programas de la suite, vería que el color es distinto dependiendo de la opción elegida. En Word, el color de la pestaña Archivo es azul y en Excel es verde. Haga clic sobre Archivo. (1)

2 La vista Backstage muestra el contenido del comando Información. Como puede ver, este comando contiene, entre otras opciones, la característica principal de informarnos sobre acciones que podemos hacer. Asimismo, en la derecha de la pantalla se muestra una imagen miniaturizada del documento (en el caso de que hayamos trabajado en él, si no, aparecerá una hoja en blanco), el nombre y la ubicación donde se guardará. Para familiarizarse con esta vista, haga clic en el comando Reciente. (2)

El número de archivos recientes que puede mostrar el comando Reciente puede ser personalizado desde el cuadro de opciones de Access.

3 Como puede ver, se nos muestra una nueva ventana donde aparecerán los documentos tratados con anterioridad. Si es la primera vez que usa Access 2010 o ha borrado todos los archivos relacionados con Access, no saldrá ningún documento para abrir. En este caso, el programa le indicará que pulse el comando Abrir. Púlselo

4 Esta opción debería, si es nuevo el programa y no lo ha usado antes, ser una búsqueda infructuosa. Por tanto, cierre el cuadro de diálogo Abrir haciendo clic en la pestaña Cancelar.

5 Fíjese en que si ya ha trabajado antes con el programa, debajo de la opción Cerrar base de datos hay una serie de bases de datos que son las que hemos usado recientemente. En total, y como número predeterminado por el programa, estos se almacenarán, mostrándose, en un máximo de cuatro. Pulse otra vez sobre el comando Reciente.

6 En la sección central, fíjese en la parte inferior. Aquí se ubican los datos recientes y, como hemos advertido en el punto anterior, estos están establecidos en 4. Podemos, asimismo, cambiarlo. Haga clic en la punta de flecha que señala hacia arriba para subirlo hasta 7. (3)

Si lo prefiere, puede insertar directamente en el campo oportuno el número de elementos recientes.

7 ¿Qué ha ocurrido? En la sección izquierda se ha aumentado el número de bases de datos utilizadas. De no ser así porque no tenemos ninguna base de datos tratada, los comandos, a partir del de Información, se desplazarán de igual modo hacia abajo. Restablezca el número 4. (4)

8 Como puede ver, en la sección central Bases de datos recientes, encontramos que las bases de datos tienen una chincheta en la parte que queda más a la derecha. Esto sirve para anclar los archivos en esta base y queden, por defecto, siempre visibles en el comando Reciente, y en el comando. Ahora, haga clic sobre el comando Nuevo, ubicado en la parte izquierda del panel.

9 La vista se modificará y quedará partida en tres áreas distintas: en la izquierda podemos observar una serie de comandos muy útiles como son Guardar, Guardar objeto como, Imprimir, Opciones, Salir. En el centro, se nos muestran las plantillas disponibles. Por defecto, aparece la opción Base de datos en blanco seleccionada. En la tercera sección aparece una pequeña previsualización, el nombre del archivo seleccionado, dónde se ubicará y, de no ser así (en el caso de no tener ningún archivo abierto), tendremos, en esta misma parte la vista del icono Crear. Pulse sobre la opción Base de datos web en blanco. (5)

Al pulsar sobre una de las plantillas disponibles en el comando Nuevo se obtiene una vista previa de la misma en la parte derecha de este panel.

10 Verá que en la tercera sección, la cabecera del documento previsualizado es Base de datos web en blanco. Haga clic en el comando Opciones, ubicado en la parte izquierda de la pantalla.

11 Aparece una ventana con múltiples comandos y opciones. (6) En este caso, aparece la seleccionada la categoría Barra de herramientas de acceso rápido, por ser la última con que se ha trabajado. Vea que podemos elegir distintas categorías: Complementos, Personalizar la cinta de opciones, Revisión, Diseñadores de objetos, etc. Salga de esta ventana pulsando sobre Cancelar.

12 A continuación, haga clic sobre el comando Ayuda. (7)

13 Aquí encontramos una serie de ítems representados en iconos donde podemos interactuar del modo en que recibamos la ayuda necesaria: Ayuda de Microsoft Office, Introducción, Póngase en contacto con nosotros … Para usar cualquiera de estas ventajas, tenemos que estar conectados a Internet. Para concluir con esta lección, cerraremos el programa Access 2010. Pulse sobre el comando Salir situado debajo del comando Opciones. (8)

Si se considera un usuario nuevo de Access 2010, no dude en consultar la ayuda incluida en el programa y a solicitar, cuando sea necesario, respuestas a sus posibles preguntas.

Lección 4. La Cinta de opciones

Si bien en la lección anterior tratábamos como unidad independiente la vista Backstage, este es el momento para decir que esta es una de las múltiples pestañas que ofrece el programa para acceder de un modo intuitivo a los comandos que necesitemos. Así pues, la Cinta de opciones es un sistema ideado y configurado de tal modo que cualquier usuario pueda encontrar por sí mismo los primeros pasos para idear una base de datos, o componer un texto, en el caso de Word. En esta lección daremos un paseo por las distintas pestañas y utilidades de la Cinta de opciones.

1 Para empezar con esta visita guiada por los entresijos de la Cinta de opciones, es preciso que, partiendo del ejercicio anterior, abra de nuevo el programa Access 2010, ubicado dentro de la suite de Microsoft Office 2010. Una vez hecho esto, reincidiremos en que la Cinta de opciones es el elemento que ocupa el espacio ubicado encima del área de trabajo, y está situada debajo de la barra de título y la barra de herramientas de acceso rápido. Fíjese en que al abrir el programa se muestra, predefinida, la pestaña Inicio, anteriormente trabajada y que conocemos con el nombre de vista Backstage. Empiece esta lección haciendo doble clic sobre el icono Base de datos en blanco. (1)

En lugar de hacer doble clic sobre la plantilla de base de datos que desea abrir, también puede seleccionar dicha plantilla y pulsar el botón Crear.

2 De este modo hemos conseguido que la mayoría de las herramientas sitas en las pestañas de la Cinta de opciones se hayan iluminado. Así podremos trabajar con ellas de un modo más tranquilo. Pues bien, predeterminadamente se carga la pestaña Campos. Cada una de las pestañas contiene dentro grupos de herramientas lógicamente ordenados en apartados. En este caso, fíjese en que los grupos de herramientas son Vistas, Agregar y Eliminar, Propiedades, Formato y Validación de campo. Pulse sobre la pestaña Inicio.

3 Aquí verá que tenemos comandos comunes a otros programas de la suite, como son el formato de texto, la búsqueda y el Portapapeles. El el grupo Formato de texto, despliegue el campo que contiene el nombre de la fuente.

4 Se despliega una lista de fuentes indizada por orden alfabético. Haga clic ahora sobre la pestaña Crear. (2)

5 Bajo esta pestaña se describen las tareas propias del programa Access 2010, desde la inserción de plantillas, hasta la creación de informes pasando por las tablas. Haga clic sobre el comando Tabla.

6 Observamos que en el Panel de navegación (elemento que trataremos en lecciones posteriores) se ha insertado una nueva tabla y, por defecto, el programa ha vuelto a llevarnos a la pestaña Campos. Haga clic sobre la pestaña Datos externos. (3)

7 Aquí encontraremos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos con otros documentos o programas. De ello, sin embargo, se tratará en las lecciones finales de este manual. Pulse ahora sobre la pestaña Herramientas de base de datos. (4)

Al seleccionar un elemento en la base de datos abierta, como en el caso de las tablas, el programa carga las denominadas fichas contextuales, las cuales contienen comandos y opciones relacionados directa y exclusivamente con dicho elemento seleccionado. Las fichas contextuales se muestran resaltadas de un color distinto al resto de pestañas.

8 Subordinadas a la pestaña Herramientas de base de datos, encontramos multitud de herramientas para relacionar las tablas, mover los datos, analizarlas. Podemos, asimismo, ocultar la Cinta de opciones haciendo un solo clic sobre la pestaña con forma de punta de flecha ubicada junto al icono de interrogación o de ayuda. Haga clic sobre dicho comando.

9 Para restablecer el cambio, solo tiene que volver a pulsar sobre la punta de flecha que, esta vez, señala hacia abajo. (5) Otra de las ventajas que ofrece esta pestaña, además de habilitarnos espacio extra al ocultar la Cinta de opciones, es que, pulsando con el botón derecho sobre esta flecha, encontramos múltiples funciones. Haga clic con el botón derecho sobre la flecha.

En la pestaña Datos externos encontramos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos

10 Entre las distintas opciones desplegadas, como son la inclusión de esta pestaña en la Barra de herramientas de acceso rápido, la personalización de dicha barra, o, incluso, minimizar la cinta, hay una que usaremos seguidamente. Haga clic sobre Personalizar la Cinta de opciones. (6)

La pestaña Herramientas de bases de datos contiene comandos para relacionar y analizar las tablas o mover datos.

11 Como observamos, se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access, mostrando el contenido de la categoría seleccionada. El uso de las opciones de esta categoría es igual que la que vimoa para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. Sin realizar ningún cambios, cierre el cuadro de opciones pulsando el botón Cancelar. (7)

Puede personalizar la Cinta de opciones del mismo modo que hemos hecho con la Barra de herramientas de acceso rápido; seleccionando un grupo de herramientas o un comando en la parte izquierda y pulsando el botón Agregar.

12 Regresaremos a la vista Backstage. Pulse sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

13 Termine el ejercicio haciendo clic sobre el comando Cerrar base de datos. (8)

Lección 5. Abrir una base de datos de ejemplo

Un modo de acercarse a Access 2010 y empezar a usarlo es servirse de las plantillas de ejemplo que el programa lleva incorporadas. De este modo, el usuario puede familiarizarse con los procedimientos básicos para gestionar una base de datos modelo. En esta lección nos centraremos en cómo abrir una. A diferencia de versiones precedentes, el usuario puede encontrar las plantillas de un modo sencillo e intuitivo. Solo tiene que usar el comando Nuevo del menú Archivo. En esta versión, el programa es capaz de ejecutar varias instancias de Access en una sola vez. Es decir, el usuario puede manejar varias instancias de Access al mismo tiempo, cada una de ellas en una base de datos distinta. Sin embargo, en este tema guiaremos al usuario para que abra una única base de datos de ejemplo para empezar a trabajar con el programa.

1 Abriremos una plantilla de ejemplo sobre la que empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo.

2 Como vimos en la lección anterior, aquí nos encontramos con una de las novedades más importantes y fácilmente apreciables del programa: la Vista Backstage. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo. (1)

3 Una vez hecho el paso anterior veremos que se actualiza el contenido del panel para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. De este modo, el usuario podrá visionar un panorama variado de las distintas plantillas predeterminadas, o preparadas para su contemplación y uso. Como el objetivo de esta lección es abrir una base de datos partiendo desde cero, es decir, imaginando que no se tiene plantillas propias, usaremos una de las que nos ofrece esta versión del programa. Haga clic en la plantilla denominada Neptuno. (2)

Para visualizar todas las plantillas disponibles, pulse en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical.

4 Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Cuando creamos o abrimos una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Esto, que no deja de ser una curiosidad importante, será tratado en otras lecciones. Para abrir una nueva base de datos, haga clic sobre el botón Crear.

5 En la pantalla de inicio tenemos la base de datos de ejemplo. Para mostrar el contenido del archivo, es necesario habilitarlo. El programa mismo lo indica. Así pues, aparecerá una barra de mensajes de color amarillo con el siguiente lema: Advertencia de seguridad. Haga clic sobre el botón Habilitar contenido de esta barra. (3)

Las bases de datos de ejemplo requieren el inicio de sesión para su consulta.

6 Hecho esto, aparecerá un cuadro de diálogo de inicio de sesión que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Para concluir esta lección solo quedará iniciar la sesión, pero antes advertiremos de un detalle que trataremos en otras lecciones y que, a simple vista, no se ve o no se tiene en cuenta. Si el usuario se fija, en la izquierda hay una pestaña con dos puntas de flecha apuntando a la derecha. El Panel de navegación –del que hablaremos en la siguiente lección- está habilitado, aunque permanezca oculto. No cambie el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión. (4)