Planificación del producto editorial. ARGN0109

7. Organización

Una vez establecidas las pautas relativas a la planificación del plan empresarial, es el momento de entrar en la siguiente fase: la organización.

La organización empresarial se define como la colocación eficiente de medios económicos, humanos y financieros necesarios para la optimización de todos y cada uno de los procesos que conforman el desarrollo empresarial en vistas a la maximización del beneficio empresarial, sea este económico o social.

La organización como actividad dentro del procedimiento de gestión empresarial abarca el conjunto de decisiones y actuaciones relativas a la colocación de recursos económicos de la empresa de manera que se pueda llevar a cabo el desarrollo eficiente de todas y cada una de las actividades que integran la planificación.

Así, la organización define los siguientes elementos y distribuye recursos técnicos y humanos sobre cada uno de ellos:

1 Actividades: son los núcleos de trabajo más pequeños, se refieren a puntos concretos de trabajo sobre el proceso de producción. Por ejemplo, en la encuadernación de un libro, una actividad sería la fijación de las tapas al contenido impreso.

2 Procesos: los procesos son secuencias ordenadas de actividades que comparten un fin común. Por ejemplo, el proceso de encuadernación de un libro lleva consigo el ajuste de los originales, la unión de los mismos, el anclado a las tapas, etc.

3 Procedimientos: se habla de procedimientos para referirse a secuenciación administrativa de los distintos procesos de la empresa con detalle de cada uno de ellos.

Todos los anteriores deben estar engranados en la estructura organizativa de manera que se logre un doble objetivo en la etapa organizativa de cualquier entidad empresarial:

1 Eficacia: en el sentido de que el empleo de recursos económicos en el proceso de producción logre producir la máxima cantidad de producto al mínimo coste posible, es decir, que no se desaprovechen los recursos económicos.

2 Eficacia: la organización de las actividades debe estar dispuesta de tal manera que se logren los objetivos perseguidos por la empresa tanto en obtención de beneficio como en minimización de tiempos de producción y maximización de niveles de calidad de todo el sistema productivo y empresarial (calidad total).

Se habla de un beneficio en sentido amplio, no solo en unidades monetarias; para la empresa en general y microempresa en particular, el beneficio obtenido con una actividad no siempre se mide en unidades monetarias; en determinadas ocasiones la estrategia empresarial va más allá de la simple obtención de rentabilidad. El fin último de la actividad organizativa de la empresa es la optimización de la actividad empresarial.

Según la Real Academia Española, optimizar es “buscar la mejor manera de realizar una actividad”. Si se deriva el significado genérico al punto de trabajo económico y empresarial, se podrá afirmar que la mejor manera de realizar una actividad económica será aquella que permita obtener un mayor beneficio.

El paso previo de la organización empresarial requiere definir las distintas actividades y asociar a los mismos recursos productivos. Una decisión fundamental que conlleva este proceso es la elección entre desarrollar una determinada actividad dentro de la estructura de la empresa o subcontratarla a otras empresas especializadas para buscar la optimización del desarrollo integral de la actividad empresarial.

8. Gestión o dirección

Una vez definidas las líneas de actuación de la empresa así como la forma en que se van a organizar los recursos para el desarrollo de la actividad, es el momento de ejecutar las distintas actividades y procesos planificados y organizados en vistas al logro de la eficiencia de la actividad empresarial.

Esta ejecución lleva consigo la realización de las siguientes actuaciones con respecto a la disposición de medios en los diferentes departamentos o secciones de la empresa. Para ello, se hace necesaria la dirección de los recursos, entendiendo esta dirección como la capacidad de manejar los medios disponibles (tanto técnicos como humanos) para la consecución de los objetivos prefijados.

En esta parte es muy importante el ejercicio de liderazgo por aquella o aquellas personas encargadas de llevar a cabo la dirección de recursos empresariales.

Definición

Liderazgo

Se define como el conjunto de capacidades que hacen que un individuo posea facilidad para influir en los comportamientos de los miembros del equipo humano que ha de dirigir. La actitud del líder condiciona la forma de toma de decisiones así como el clima laboral del entorno de trabajo. Un aspecto fundamental en el liderazgo es la facultad del líder para motivar a sus seguidores para lograr el compromiso de estos con los objetivos de la organización y conseguir así que encaucen su trabajo en vistas a su consecución.

8.1. Identificación de la carga de trabajo

Se habla de carga de trabajo como el conjunto de requerimientos físicos y psíquicos que exige un puesto de trabajo y que tiene su destino en la persona que lo realiza.

De igual forma, en las tareas de gestión se han de definir las unidades mínimas de trabajo (UMT), que son los elementos de trabajo más pequeños, es decir, las actividades laborales que no se pueden dividir más; por ejemplo, la revisión ortográfica de una obra editorial.

Estas UMT quedan definidas a través de métodos que las relacionan y ordenan en una secuenciación perfecta dentro del proceso de planificación, como por ejemplo el diagrama de Gantt, una herramienta gráfica que relaciona tiempo a cada actividad y establece sucesiones entre ellas.

8.2. Distribución de medios técnicos y humanos entre los distintos sectores y departamentos de la empresa para desarrollar la actividad

A la hora de llevar a cabo las diferentes tareas de planificación y organización se prevé la existencia de unos recursos limitados disponibles que han de ser distribuidos de manera eficiente en las distintas actividades que se han de desarrollar dentro de la organización. Esta sucesión de actividades que van a conformar el proceso de preparación, elaboración, comercialización y distribución del producto editorial se va a concretar en una asignación de recursos a los distintos procedimientos, procesos y actividades de cada una de estas etapas.

En esta situación se van a diferenciar los recursos de la empresa en dos grandes grupos:

1 Recursos humanos: relacionados con el número de horas de mano de obra disponibles en la editorial, definidas a partir de la competencia de cada trabajador (actividades de cada trabajador)

2 Recursos técnicos: engloban todo aquel componente material e inmaterial que va a contribuir a la elaboración del producto editorial. Ejemplo de ello serían las maquinarias, los materiales, las patentes, etc.

Entrando en detalle en el conocimiento de cada tipo de recurso, se han de considerar una serie de subclasificaciones que ayudan a comprender su incidencia en la gestión de la actividad empresarial.

Recursos humanos

Dentro de la planificación de actividades del proyecto, y en base a su contribución en el presupuesto, se van a tener en cuenta dos tipos de recursos humanos:

1 Recursos humanos directos: son aquellos cuyo trabajo contribuye directamente a la fabricación y la venta del producto (creativos, redactores, editores, etc.)

2 Recursos humanos indirectos: son aquellos que participan en la realización del proyecto, pero sus funciones están enfocadas más a la empresa en su conjunto que a la elaboración de un producto editorial en concreto (administración, almacén, transporte, etc.).

Recursos técnicos

Los recursos técnicos engloban tanto los recursos materiales como inmateriales que la empresa editorial tiene a su disposición para la realización del proyecto empresarial y cuyo estado y disposición van a condicionar la duración de las tareas y por tanto son susceptibles de modificar los tiempos:

1 Recursos técnicos materiales: aquellos que van a formar parte del producto editorial y poseen un carácter tangible (instalaciones, maquinaria, equipos para el proceso de la información, entre otros).

2 Recursos técnicos inmateriales: en contraposición a los anteriores, son aquellos recursos que, aun suponiendo un gasto en su adquisición y un valor dentro del patrimonio empresarial de la editorial, no tienen carácter tangible (propiedad industrial, derechos de autor, patentes, etc.).

Además de estos recursos, la empresa también debe contar con los recursos financieros, que son aquellos que permiten el acceso a fondos para afrontar inversiones necesarias para el desarrollo de la actividad y hacer frente a posibles inconvenientes o imprevistos en el proceso de elaboración.

De igual forma, el conocimiento de las actividades necesarias para el desarrollo de la actividad empresarial, hace necesario clasificarlas en tres grupos según su importancia relativa con respecto al proceso final, así como el grado de variabilidad de los tiempos de realización que permiten:

1 Actividades principales: aquellas en las que su desarrollo se hace indispensable para la existencia del producto en las condiciones plasmadas en el proyecto, tanto cualitativas como cuantitativas, es decir, partidas que no se pueden rebajar ni suprimir. Por ejemplo, la impresión a color de una revista de imágenes de naturaleza y animales.

 

2 Actividades secundarias: aquellas acciones o partidas dentro del presupuesto que permiten modificaciones para conseguir ahorro, calidad, etc., pero no se pueden suprimir. Por ejemplo, una revista del corazón, en la boda del año pensaba utilizar papel especial de alta calidad para ese reportaje y finalmente por restricción presupuestaria no se puede llevar a cabo esa acción.

3 Actividades terciarias: aquellas que aun siendo importantes para el éxito del producto editorial pueden ser suprimidas del mismo. Ejemplo: se había definido que en el lanzamiento de una línea editorial se proporcionará un regalo promocional, no pudiéndose llevar a cabo finalmente por recortes presupuestarios.

La flexibilidad de la planificación se considera importante en la gestión porque son muchas las ocasiones en las que la infravaloración de una partida primaria con respecto a lo ejecutado en la realidad puede hacer mermar las actividades secundarias o terciarias.

Por otro lado, las herramientas que facilitan la gestión de las actividades empresariales se tratarán con detalle en el capítulo 6 de este manual; si bien, a continuación se relacionan brevemente algunas de las más importantes:

1 Diagrama de Gantt: se trata de la representación gráfica del tiempo asignado a todas y cada una de las tareas que conforman el proyecto editorial. En él se relacionan las actividades a realizar con el horizonte temporal de proyecto, asignando a cada actividad un tiempo previsto y una ubicación dentro del proyecto global.

2 Método PERT: este método consiste en la representación gráfica a través de un árbol de distribución y secuenciación de las distintas actividades que se van a llevar a cabo en el desarrollo del proyecto, donde se asigna tiempo y orden de realización a cada una de ellas, así como las relaciones que se dan entre las distintas actividades. Su objetivo es conocer el tiempo mínimo necesario para la consecución completa del proyecto.

Actividades

15. Diferenciar entre recursos técnicos materiales y financieros.

16. ¿Qué elementos comunes relacionan el diagrama de Gantt y el método PERT?

8.3. Definición del perfil profesional para cada puesto

Se trata de asociar a cada puesto de trabajo los requerimientos profesionales del candidato a ocuparlo: perfiles profesionales y asignación de puestos de trabajo.

Un perfil profesional se define como el conjunto de características laborales y personales que identifican a una persona, dotándola de conocimientos, habilidades, capacidades y competencias para desarrollar un trabajo.

De otro lado, un puesto de trabajo es un escalón dentro de la estructura laboral de la empresa y está descrito o delimitado por los requisitos que debe cumplir la persona que lo realice; dicho de otro modo, es la definición de habilidades, capacidades y competencias exigidas a la persona que potencialmente pueda ocuparlo.

De ahí que desde el departamento de recursos humanos, o en el caso de la pequeña empresa la persona encargada de la definición de los puestos de trabajo y de la selección de personal de los mismos, tenga que realizar un minucioso estudio de los puestos de trabajo de su entidad o negocio, así como de las exigencias a los candidatos que puedan ocuparlo.

Una vez más, una buena definición de perfiles profesionales y su asignación en los puestos de trabajo va a permitir gozar de una mayor salud económica del negocio, dado que su mala ejecución supondría un importante coste para la empresa.

9. Programas de control de los problemas

Los programas para control de problemas son una serie de procedimientos y mecanismos que tienen como función principal la detección rápida de problemas ocurridos en el proceso industrial.

En la actualidad, estos programas suelen estar controlados de manera informática, por lo que su detección y aviso es inmediato. Suelen organizarse a través de un minucioso sistema de intercambio de información entre los distintos lugares de la fábrica y los centros de control de procesos.

En este apartado se va a diferenciar una serie de etapas claramente diferenciadas en función de las actividades que se pretenden llevar a cabo para la detección y la eliminación de problemas así como la continua preocupación por la minimización de los riesgos que puedan producirse nuevamente.

Para su correcto funcionamiento es necesario introducir parámetros de comportamiento sobre las variables a tratar; estos parámetros suelen denominarse umbrales de normalidad, es decir, siempre que el funcionamiento de la actividad oscile entre esos umbrales el desarrollo del proceso es normal. Si por el contrario, se sale de esos márgenes, el programa detecta el error y avisa sobre el mismo para su rápida solución.

Evaluación

En esta fase se pretende conocer la desviación entre lo definido en la planificación y lo realmente obtenido con el ejercicio de la actividad, así se ve el grado de cumplimiento de objetivos, la eficiencia de los recursos empleados, etc.

Los fines perseguidos por la evaluación, además de la detección y la solución de posibles problemas, entendiendo como tales desviaciones entre lo planificado y lo realmente obtenido, son los siguientes:

1 Fomentar el aprendizaje continuo de todos los miembros de la organización implicados en el proceso.

2 Realizar un marco integrador de los distintos elementos que forman los procesos que se van a evaluar en relación a otros procesos que afectan al funcionamiento global de la entidad.

3 Diagnosticar y evitar posibles problemas más intensos estableciendo unas pautas de corrección a partir de desviaciones con respecto a lo planificado, siempre que las variaciones sean negativas.

4 Retroalimentar toda la cadena productiva de la empresa para evitar repetición de errores y problemas generados.

5 Carácter motivador, incentivar a todos los miembros participantes en la organización al logro de los objetivos empresariales.

De igual forma, la evaluación está sujeta a una serie de requisitos que debe cumplir para que sea efectiva:

1 La evaluación ha de ser cíclica, es decir, debe repetirse en periodos puntuales establecidos por la planificación empresarial.

2 Ha de ser sistemática, de manera que los distintos hitos de evaluación respondan a los mismos procedimientos de evaluación para poder hacer comparaciones.

3 Debe ser dinámica, puesto que la empresa evoluciona con la sociedad, y esta evolución debe quedar reflejada en el proceso de evaluación para la mejora continua.

4 Debe ser flexible, al requerir ciertos campos de ajuste para el análisis de las desviaciones no planteadas anteriormente y cuya resolución puede requerir de nuevos métodos.

5 Ha de ser cuantitativa, de manera que pueda ser comparada con lo planificado y con lo obtenido en otros hitos de evaluación.

Sea cual fuere su estructura, la evaluación ha de cumplir su finalidad última, que es la detección de problemas para su posterior solución y el establecimiento de los mecanismos necesarios para que esos problemas no se vuelvan a repetir.

Definición

Evaluación del desempeño

Procedimiento estructural y sistemático que tiene por objetivo medir y analizar los comportamientos y los resultados de los distintos trabajadores que conforman la plantilla empresarial. El objetivo es medir su rendimiento para el estudio de su mejora continua.

Control

Fruto de la evaluación, y en caso de ser necesario porque las desviaciones entre lo planificado y lo realizado realmente son grandes, se ha de establecer una serie de mecanismos de control que tiendan a reconducir las desviaciones y acercarlas a la trayectoria deseada y prevista en la planificación.

Las fases por las que generalmente se ha de regir el proceso de control de un proceso planificado previamente son:

1 Valoración de las desviaciones negativas que conforman el problema.

2 Recopilar la información y los medios necesarios para solucionarlo.

3 Evaluar las alternativas, en caso de que las hubiere, para solucionar el problema.

4 Decidir la mejor alternativa, argumentando el motivo de la misma.

5 Evaluar nuevamente los resultados de esta actuación para ver en qué medida se está resolviendo el problema.

Dentro del control pueden considerarse diversas tipologías en la forma en que se realiza o los aspectos que se van a controlar. Entre los tipos más conocidos y empleados se encuentran:

1 En función de la temporalidad con la que se realizan las tareas de control en el seno empresarial:Control operativo: es aquel que tiene en cuenta los resultados de los procesos realizados dentro del corto plazo y en comparación con la planificación operativa.Control estratégico: es el que evalúa las tendencias de la empresa a nivel de largo plazo, es decir, con el paso de los años para ver cómo los distintos controles operativos están adaptados a los objetivos generales marcados por la estrategia empresarial.

2 Si se centra la atención en la forma en la que se van a llevar a cabo estas acciones de control:Control humano: el que se lleva a cabo por personas que observan y analizan los resultados observados de acuerdo a los planificados.Control informatizado: se realiza de forma automática a través de la aplicación de programas informáticos en los que previamente se han insertado los valores planificados y los realmente obtenidos.

3 Por último, si el parámetro de distinción se centra en el análisis de los factores:Control de factores internos: donde se analizan los factores implicados en la realización de cada actividad, como materiales, combustibles y mano de obra, entre otros.Control de factores externos: en esta tipología se evalúan aspectos que superarán las actividades desarrolladas dentro del centro de trabajo tales como satisfacción del cliente, calidad del producto, etc.Control del factor humano: donde se evalúan los rendimientos de los trabajadores, su productividad, las tareas desarrolladas, es decir, los distintos aspectos relacionados con la evaluación de su desempeño.

De igual forma, el sistema de control ha de responder a una serie de requisitos para su aceptación y correcta aplicación:

1 Económico: el coste de realizar el plan de control no ha de ser mayor que el beneficio que reporta su empleo.

2 Oportuno: el control debe realizarse en el momento adecuado para que el establecimiento de la solución tenga un efecto impulsor en la dinámica global del marco empresarial.

3 Flexible: fruto de la flexibilidad de la evaluación, el plan debe corresponderse con los parámetros marcados por la evaluación, adaptándose a las variaciones del trabajo realizado.

4 Continuo: la inserción de medidas de ajuste en el proceso requiere que se vuelva a realizar un control sobre lo introducido y novedoso, para ver su efectividad, y la posibilidad de establecer correcciones sobre variables ya corregidas.

Por otro lado, la efectividad del control puede verse mermada por problemas como la escasa atención a determinadas variables por no considerarlas importantes, excesivo hincapié en datos numéricos sin tener en cuenta su rasgos de comparabilidad con los planificados, etc.

Es muy importante considerar que el control de las actividades planificadas se realiza primero a corto plazo (control operativo) pero siempre en consonancia con el control a largo plazo (estratégico), que muestra los objetivos perseguidos por la actividad empresarial.

Sabía que...

Uno de los principales objetivos de la evaluación del desempeño es localizar las causas y establecer perspectivas de común acuerdo con lo evaluado y no simplemente quedarse en una simple evaluación unilateral por parte de la persona encargada de la realizar este estudio.