Gestión de proyectos aplicada al PMBOK 6ED

Estructuras Organizacionales

Es la forma como está constituida internamente una compañía (distribución jerárquica y/o por áreas), para lograr sus objetivos estratégicos; por tal razón, al gerenciar un proyecto es de vital importancia conocer la estructura organizacional en la que este será ejecutado, ya que esta afecta el modo como se llevan los procesos, la cultura y la política de la compañía, lo cual inevitablemente impactará el proyecto de forma positiva o negativa. Existen múltiples tipos de estructuras organizacionales, no obstante, serán explicadas las tres estructuras de mayor uso de acuerdo a los autores de este libro, las cuales son:

Estructura Funcional: Es la típica estructura jerárquica de cualquier compañía la cual agrupa las diversas áreas de la organización por funcionalidades, como: ingeniería, consultoría, mercadeo, finanzas, etc. Este tipo de estructura, pertenece a un área funcional y reporta al respectivo gerente funcional, por tal razón, en esta, el gerente de proyectos no tiene poder sobre los recursos asignados al proyecto.

Figura 5. Estructura funcional

Fuente: Autores

Estructura orientada a proyectos: Esta estructura otorga un amplio dinamismo a la empresa para adquirir o liberar recursos en función de las necesidades de los proyectos actuales o de las nuevas oportunidades de negocios, necesidades u obligaciones adquiridas por la compañía, es decir, el tamaño de la empresa no permanece constante, debido a que cambia por la cantidad y magnitud de los proyectos. De igual manera, el director del proyecto tiene considerable poder sobre los recursos, ya que puede controlarlos y decidir sobre estos.

Figura 7. Estructura orientada a proyectos

Fuente: Autores

Estructura Matricial: Es una combinación de las dos estructuras mencionadas anteriormente, la cual busca aunar los beneficios de estas al poseer visibilidad de los gerentes de proyectos dentro de la compañía y también que los recursos tienen continuidad dentro de la empresa.

Esta estructura se presenta de tres formas:

Matricial Fuerte: En esta el director de proyectos tiene mayor poder sobre los recursos que el gerente funcional.

Matricial Débil: En esta el director de proyectos tiene menor poder sobre los recursos que el gerente funcional.

Matricial Balanceada: En esta el director de proyectos comparte el poder sobre los recursos con el gerente funcional.

Figura 9. Estructura Matricial

Fuente: Autores

A continuación, se referencia a manera de resumen del PMBOK y de forma complementaria en la Tabla 8, algunas estructuras organizacionales donde se destacan características del proyecto, nivel de autoridad, roles, disponibilidad de recursos, decisiones presupuestales y el tiempo de dedicación del personal administrativo en la dirección del proyecto de acuerdo a cada una.

Tabla 8. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos

Fuente: (PMI, 2017, pág. 47) Adaptado de PMBOK 6 ed. Tabla 2-1

Roles principales en los proyectos

En la siguiente gráfica se explican de manera sencilla los principales roles en el proyecto, su respectiva injerencia y la interacción entre ellos.

Ilustración 5. Roles principales en los proyectos

Fuente: Autores

Activos de los procesos de la organización

Es el repositorio de información de una compañía, allí se almacena información como: procesos, procedimientos, y políticas que los proyectos deben seguir. Adicionalmente, se acopia la información de proyectos pasados y actuales como lo son actas de constitución, informes, EDT, planes, lecciones aprendidas, líneas base para la medición del desempeño, etc. que pueden servir como insumos para proyectos actuales o futuros.

Factores ambientales de la empresa

Los factores ambientales de la empresa, se convierten en el contexto del proyecto en el cual se desarrollará su ciclo de vida, es decir, la cultura o forma de trabajar, infraestructura, sistemas existentes, ubicación geográfica, normativas y regulaciones gubernamentales, fiscales y tributarios, etc.

Herramientas y técnicas de uso frecuente

En este libro se hace énfasis en las herramientas y técnicas a emplear en los formatos anexos en el Excel.

Herramientas de recopilación de datos: Se emplean para conseguir datos o información por parte de los interesados del proyecto, tales como:

Estudios comparativos “benchmarking”

Tarea continua que se puede realizar en varios procesos de la gestión de proyectos, y se emplea para comparar productos, procedimientos, servicios, o resultados de trabajo propios con los de otras empresas con el fin de mejorarlos.

Tormenta de ideas

Técnica de trabajo en grupo para facilitar la generación de nuevas ideas con respecto a un tema en particular. Puede ser utilizado en varios procesos de la gestión de proyectos.

Entrevistas

Diálogo establecido entre dos o más personas en el cual se preparan de manera anticipada una serie de preguntas. Esta técnica es más empleada para recopilar requisitos, expectativas, necesidades de los interesados que ocupan roles ejecutivos en las compañías.

Investigación de mercado

Herramienta empleada para identificar el contexto en un mercado objetivo con el fin de identificar oportunidades y amenazas para posteriormente analizarlas y tomar las mejores decisiones posibles en relación a adquisiciones o ventas de productos o servicios.

Cuestionarios y encuestas

Un cuestionario es un conjunto de preguntas escritas con el fin de obtener información de un grupo determinado de personas. Ahora, una encuesta, es la aplicación de un cuestionario, en el cual se buscan correlaciones o tendencias con respecto a las respuestas de los interesados.

Análisis de datos. Una vez recopilados los datos con alguna de las herramientas anteriormente mencionadas, se debe proceder a analizar estos para obtener información de ellos, para lo cual se pueden emplear las siguientes herramientas:

Análisis de alternativas

Consiste en identificar o definir posibles soluciones o estrategias que se presentan para resolver diversos problemas dentro del proyecto. Este análisis debería ir de la mano con el análisis costo – beneficio.

Análisis costo beneficio

Es el proceso de analizar las decisiones de una compañía teniendo en cuenta la cantidad de recursos a emplear contra los resultados esperados a obtenerse. Esta es una técnica muy empleada en la planificación y en el control integrado de cambios del proyecto.

Análisis de documentos

Es la técnica de investigación, que consiste en buscar insumos necesarios para el proyecto en documentos almacenados dentro del repositorio de la compañía u otras fuentes, para posteriormente ser revisada o procesada, con el fin de obtener información relevante para diversos procesos dentro de la gerencia de proyectos.

Análisis de valor ganado

Técnica empleada para conocer el estado actual y tendencias del proyecto respecto a costos y tiempos, esta será abordada con mayor profundidad en Controlar los costos.

Revisiones del desempeño

Técnica empleada para comparar las métricas de desempeño definidas en el plan para la dirección del proyecto contra los resultados obtenidos en los diferentes procesos de monitoreo y control del proyecto.

Análisis de reserva

Consiste en primer lugar, en planificar y determinar cuál será el monto de las reservas de gestión y contingencia para los riesgos que afecten los objetivos de tiempo y costo del proyecto.

Y posteriormente, una vez en marcha el proyecto, en monitoreo y control, se realiza un análisis para determinar tendencias y proyecciones con respecto al uso de las reservas; para proponer acciones correctivas, preventivas o solicitudes de cambio en caso de ser necesarias.

Análisis de causa raíz

Es una técnica de resolución de problemas reactiva que se enfoca en identificar cuál es la causa que origina un problema para evitar su recurrencia. Esta técnica puede desarrollarse mediante el diagrama de Ishikawa o de espina de pescado, la matriz de Vester o la técnica de los 5 por qué.

Análisis de tendencias

Técnica que consiste en observar el comportamiento de diferentes datos a lo largo del tiempo para detectar cambios y crear proyecciones con respecto al cumplimiento de los objetivos de tiempo y costo del proyecto.

Análisis de variación

Compara el desempeño obtenido respecto de las tres líneas base (alcance, tiempo y costo), contra lo definido en el plan para la dirección del proyecto para identificar desviaciones y proponer acciones correctivas o preventivas.

Supuestos y restricciones

Deben aplicarse a cualquier tipo de herramienta o técnica de recopilación y análisis de datos, ya que ayuda a validar la confiabilidad e integridad de los datos obtenidos. De igual manera, ayuda a delimitar el alcance de los instrumentos a emplear, por ejemplo, al aplicar un cuestionario se podría restringir la población a encuestar.

Representación de datos. Es la manera gráfica o visual de representar los datos o información obtenida, con el fin de que cualquier interesado pueda acceder a esta y entenderla fácilmente.

Diagramas de afinidad

Es un proceso creativo de agrupación de la información o datos, en el cual se clasifican, de acuerdo a las relaciones o puntos en común que tengan entre ellos, en diferentes categorías. Puede ser utilizado dentro de la tormenta de ideas, para reunir las ideas resultantes de este ejercicio en distintos grupos.

Diagramas de control

Se emplea para analizar el comportamiento de los resultados de diferentes procesos de monitoreo y control, con el objetivo de determinar si estos se encuentran dentro de un rango aceptable, de no ser así, implicaría evaluar alternativas para ajustar el origen que causa la tendencia de los datos dentro del diagrama de control.

Histogramas

Representación gráfica de datos agrupados en una serie de intervalos. Se puede emplear en diferentes procesos de ejecución, monitoreo y control, para representar el uso de recursos humanos, físicos, gastos periódicos, no conformidades encontradas en inspecciones de calidad, entre otros.

Herramientas de toma de decisiones

En el ciclo de vida del proyecto todo gerente constantemente se enfrenta a diversas situaciones en las que tiene que elegir la mejor alternativa para manejarlas, para esto el PMI plantea una serie de herramientas, las cuales pueden ayudar a escoger la mejor opción de manejo, como lo son:

Análisis de decisiones con múltiples criterios: Facilita la comparación y evaluación de diferentes alternativas, mediante el uso simultáneo de distintos criterios de calificación con su respectiva ponderación, en el proceso adquirir recursos se muestra un ejemplo de su uso.

Votación

Es un proceso que requiere de la aprobación de uno o más interesados en el proyecto para la toma de decisiones. La votación puede ser de la siguiente manera:

Unanimidad: Todos los votantes están de acuerdo.

Mayoría: La mitad más uno de los votantes está de acuerdo.

Pluralidad: La opción que tenga la mayor cantidad de votos, no necesariamente la mitad más uno.

Dictatorial: Solo el interesado con más poder decide.

Comunicación: Un buen gerente de proyectos pasa el 90% de su tiempo en actividades relacionadas con la comunicación, por ello, se definen una serie de herramientas que facilitan estas actividades frente a los distintos interesados.

Presentaciones

Por presentación se refiere al proceso a través del cual el contenido de un tema determinado se expondrá ante un auditorio u otro lugar elegido, por ser o representar el mejor contexto para dar a conocerlo.

Básicamente, el objetivo de una presentación es el de dar idea e informar a las personas acerca de un tema en cuestión y que, por alguna razón, el mismo será ampliamente valorado y recibido por estos ya que puede resultar de gran ayuda para el desarrollo de sus tareas o actividad (Ucha, 2009).

Reuniones con la gerencia

Presentación periódica que se realiza a la alta gerencia con el fin de presentar avance del proyecto y tomar decisiones.

Métodos de comunicación

Interactivo: Es una comunicación de doble vía en la cual ambas partes pueden participar libremente, sea de manera presencial o mediante el uso de herramientas como: videoconferencias, chats o llamadas telefónicas.

Push: Comunicación de una sola vía en la cual el emisor envía el mensaje y no se espera o no hay forma de que haya una retroalimentación por parte del receptor, por ejemplo, teledifusión, radiodifusión, prensa, posters informativos, publicidad, entre otros.

Pull: También es comunicación de una sola vía, en la cual el receptor de la información la busca o descarga de un sitio centralizado, por ejemplo, repositorios de información, bibliotecas, internet, etc.

Tecnología de la comunicación

Son todas las herramientas que existen actualmente, para facilitar el flujo de información entre las diferentes partes, como lo son: correos electrónicos, chat, correo físico, videoconferencias, telefonía móvil, internet, televisión, radio, etc.

Estimaciones: Algunos procesos de la gestión de proyectos requieren de estimaciones de recursos (humanos y físicos), tiempo y costos. A continuación, se enuncian los siguientes tipos:

Análoga: Es una estimación basada en la experiencia o criterio de la persona que realiza el estimado, lo cual lleva a que sea una forma rápida e imprecisa para realizar estimados.

Comúnmente, esta técnica es muy utilizada al inicio de un proyecto debido al alto nivel de incertidumbre y el desconocimiento del alcance del mismo, dada la facilidad de emplear experiencias y lecciones aprendidas de proyectos similares y anteriores.

Ascendente: Estimación que consiste en sumar los recursos requeridos en cuanto a tiempo, costo y/o recursos consumibles de cada una de las actividades o paquetes de trabajo de la EDT en cuentas de control las cuales son agrupadas posteriormente en estimados del proyecto.

Figura 8. Estimación ascendente

Fuente: Autores

Como se puede apreciar en la Figura 8, se suman todos los estimados allí presentes en cuanto a costos y esfuerzos de las actividades en horas. Cabe anotar, que el esfuerzo en horas corresponde al volumen de horas requeridas para hacer el trabajo total del proyecto, más no con la duración de la ruta crítica del mismo, en la cual su esfuerzo podría ser inferior a este total de horas.

Juicio de expertos: Técnica que consiste en recopilar información apoyándose en personas con alto conocimiento en algún tema en particular.

Técnica DELPHI: Técnica de recopilación de información a expertos de manera anónima e independiente para evitar conflictos, polarizaciones o tendencias entre los estimados que ellos sugieren.

Basada en tres valores (PERT o BETA): Emplea tres valores (optimista, más probable y pesimista), para calcular los estimados de tiempo y costo de cada actividad o paquete de trabajo. Estos tres puntos permiten deducir la estimación mediante un promedio ponderado de acuerdo a la siguiente fórmula matemática:

Dónde:

EP = Estimación PERT

P = Pesimista

MP = Más probable

O = Optimista

Esta técnica genera resultados con mayor realismo puesto que incluye una desviación con respecto a los estimados, la cual se calcula de la siguiente manera:

A continuación se presenta un ejemplo del uso de este tipo de estimación, en el cual se le pregunta a un experto por los tres posibles valores requeridos:

Se está realizando la estimación de duraciones de las actividades dentro de la gestión del cronograma para un proyecto de instalación de redes móviles, se ha consultado a un experto con respecto a los tiempos que implica la instalación de 10 antenas de telefonía móvil, para lo cual l presenta sus estimados así:

“En el mejor de los casos, esta actividad tardaría 10 semanas si no se presenta ningún tipo de contratiempo dentro de la ejecución de las actividades, normalmente la empresa tarda cerca de 15 semanas, y en el caso extremo 22 semanas”.

De acuerdo a lo anterior, se tiene:

O = 10 semanas

MP = 15 semanas

P = 22 semanas

Por lo tanto, haciendo los reemplazos en la fórmula, la duración sería:

La actividad tardaría 15.33 semanas, no obstante, se sugiere presentar la estimación con el uso de la desviación estándar, así:

Lo anterior invita a que la estimación completa de la duración de esta actividad sea expresada como 15.33 ± 2 semanas, o también podría expresarse con un rango de duración entre 13.33 y 17.33 semanas.

Paramétrica

Estimación que parte de datos históricos y parámetros del proyecto conocidos inicialmente, con los cuales se hace una relación estadística, para obtener estimados de tiempo, costo, recursos físicos y humanos. Esta estimación es empleada en actividades que son similares entre ellas.

A continuación, se ilustran de manera resumida las herramientas agrupadas en categorías de acuerdo a su aplicación en los distintos procesos de la gestión de proyectos.

Herramientas y técnicas para Gestión de la Integración

Tabla 9. Herramientas y técnicas para la gestión de la integración

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.

Herramientas y técnicas para gestión del alcance

Tabla 10. Herramientas y técnicas para gestión del alcance.

PROCESOS	HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
	RECOPILACIÓN DE DATOS	ANÁLISIS DE DATOS	TOMA DE DECISIONES	REPRESENTACIÓN DE DATOS	COMUNICACIÓN	ESTIMACIONES	OTRAS
5.1 Planificar la Gestión del Alcance		• Análisis de alternativas					• Juicio de expertos• Reuniones
5.2 Recopilar Requisitos	• Tormenta de ideas• Cuestionarios y encuestas• Estudios comparativos• Grupos Focales• Entrevistas	• Análisis de documentos	• Votación• Análisis de decisión con múltiples criterios	• Diagramas de afinidad• Mapas mentales			• Juicio de expertos• Reuniones• Diagramas de contexto• Prototipos• Habilidades interpersonales y de equipo
5.3 Definir el Alcance		• Análisis de alternativas	• Análisis de decisión con múltiples criterios				• Juicio de expertos• Análisis del producto• Habilidades interpersonales y de equipo
PROCESOS	HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
	RECOPILACIÓN DE DATOS	ANÁLISIS DE DATOS	TOMA DE DECISIONES	REPRESENTACIÓN DE DATOS	COMUNICACIÓN	ESTIMACIONES	OTRAS
5.4 Crear la EDT/WBS							• Juicio de expertos• Descomposición
5.5 Validar el Alcance			• Votación				• Inspecciones
5.6 Controlar el Alcance		• Análisis de tendencias• Análisis de variación

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.

Herramientas y técnicas para la Gestión del Cronograma

Tabla 11. Herramientas y técnicas para la gestión del cronograma

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.

Herramientas y técnicas para Gestión del Costo

Tabla 12. Herramientas y técnicas para la gestión del costo

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.

Herramientas y técnicas para Gestión de la Calidad

Tabla 13. Herramientas y técnicas para la gestión de la calidad

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.

Herramientas y técnicas para Gestión de los Recursos

Tabla 14. Herramientas y técnicas para la gestión de los recursos

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.

Herramientas y técnicas para Gestión de las Comunicaciones

Tabla 15. Herramientas y técnicas para la gestión de las comunicaciones

Adaptado de: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK 6 edición, Project Management Institute, 2017.