Большая энциклопедия прямых продаж 5i8

Заключение договора

Существует два типа договоров, которые Вы можете заключать со своими сотрудниками: трудовой и гражданский. Гражданский договор может называться договором подряда или договором на оказание временных услуг.

В любом случае, прежде чем заключать договор с сотрудником, обратитесь к юристу за помощью, попросив его подготовить для Вас договор. Но перед этим максимально подробно пропишите все служебные обязанности, которые должен исполнять Ваш сотрудник.

Скорее всего, увидев подготовленные Вами пункты договора, юрист скажет Вам, что они составлены некорректно. Однако Ваша задача – подготовить такой договор, чтобы в непредвиденной ситуации он мог бы защитить Вас со всех сторон. Поэтому объясните юристу, что если данные пункты не противоречат законам государства, то они должны обязательно присутствовать в Вашем договоре.

Когда договор будет готов, передайте его своему будущему сотруднику для ознакомления. После того, как человек ознакомится с Вашим договором, постарайтесь ответить на все его вопросы, которые будут касаться непосредственно его служебных обязанностей.

Сделайте так, чтобы у Вашего претендента не осталось ни одного вопроса, связанного с договором, а Ваши с ним отношения стали максимально прозрачными.

Если человек будет видеть, что в Вашем договоре всё прописано и оговорено, то он проявит к Вам своё уважение и доверие. Если же человек увидит в договоре какие-то размытые формулировки, которые будут непонятно как трактоваться, то начнёт думать, что Вы хотите обмануть его.

Когда Вы разъясните претенденту каждый пункт договора и ответите на все его вопросы, то скажите ему, что после подписания договора начнётся сначала неделя обучения, а затем испытательный срок.

6 способов, помогающих обезопасить Ваш бизнес

 
1. Ежедневную выручку храните в банке
 

Если у Вас нет личной машины, то не носите деньги в своей сумке и не возите их с собой в городском транспорте. Заведите себе офисную банковскую карту, ежедневно кладите на неё вырученные от продаж деньги и только потом отправляйтесь куда-либо по личным или рабочим делам.

В том случае, если для поездки в банк Вы пользуетесь услугами такси, то не заказывайте каждый вечер одну и ту же машину. Лучше найдите несколько служб такси и постоянно меняйте их.

 
2. Не афишируйте свой домашний адрес налево и направо
 

Если Вы везёте деньги домой, то не делайте это в одиночку. Попросите инструктора проводить Вас, не объясняя цели. По дороге домой заведите какой-нибудь разговор, который отвлечёт Вашего сотрудника от рабочих моментов. При этом не заводите подчинённого в свою квартиру, пусть он подождёт Вас в такси или во дворе дома.

 
3. Не озвучивайте полную сумму проданного за день товара
 

Никогда не говорите подчинённым, конкретно какую выручку Вы получили за день. Но если такая необходимость всё-таки возникнет, то озвучьте количество проданного товара, а не конечный денежный результат. Например,

– Сегодня мы продали 40 пар очков!!! Мы молодцы!

 
4. Не храните средства компании на личном счёте
 

Не храните деньги на личной банковской карте, лучше переводите все средства на счёт своего ИП или ООО. Иначе однажды Вы окажетесь в ситуации, когда банк заблокирует Ваш счёт до тех пор, пока Вы не предоставите доказательств, откуда у Вас взялась такая крупная сумма денег.

 
5. Не принимайте на работу тех, кто не предоставляет Вам свои персональные данные
 

Набирая сотрудников, не принимайте на работу тех, кто не предоставляет Вам свой паспорт, не даёт номера телефонов своих ближайших родственников, не называет адрес своего проживания и скрывает предыдущее место работы. Таких людей сразу отправляйте домой, не предоставляя им какую-либо информацию о работе. Но делайте это не сами, а с помощью секретаря.

 
6. Представляйтесь не владельцем, а управляющим бизнеса
 

Кто бы ни пришел к Вам, всегда говорите, что Вы – не владелец бизнеса, а только управляющий. Таким образом, Вы избавитесь от большого количества проблем и облегчите себе работу по управлению людьми.

На вопрос «Почему у Вас такие правила?» просто ответьте:

– Не знаю. Когда поеду в Москву на очередное собрание, то обязательно уточню.

Инфраструктура офиса

Помещение

Бизнес не может существовать без какого-либо помещения. Помещение для бизнеса прямых продаж должно соответствовать ряду принципов, которые позволяют повысить эффективность всей организации процесса продаж.

Если Вы ищите помещение, то помните о том, что главная составляющая принципов в поиске помещения – это его цена и готовность арендодателей включать в счёт аренды Ваши изменения этого помещения. Если цена аренды достаточно низкая, и арендодатели готовы зачесть средства, вложенные Вами в помещение, то часть изложенных ниже пожеланий к поиску помещения можно сделать самостоятельно.

 
1. Местонахождение
 

Помещение должно находиться рядом с транспортными развязками, чтобы люди, приехавшие к Вам на собеседование, не плутали в поисках Вашего офиса. Помните, что неудобное расположение помещения значительно увеличивает сроки и трудности быстрого набора сотрудников.

Близость к транспортной развязке позволит пешим дистрибьюторам быстрее добираться до клиентов. Если Вы планируете набирать сотрудников с наличием легкового автомобиля, то рядом с Вашим помещением должна быть оборудована парковка для 15—20 машин.

Если Вы предполагаете работать с товарным направлением, то на прилегающей территории должно быть место для погрузочно-разгрузочных работ.

 
2. Площадь помещения и количество комнат
 

Размеры выбираемого помещения не должны быть менее 80 квадратных метров, иначе процесс получения и сдачи товара, а также проведения импектов и собраний будет очень затруднительным.

Желательно, чтобы в помещении было от 3 до 5 комнат.

Меньшее количество комнат не позволит Вам нормально организовать процесс работы офисных сотрудников в то время, когда в помещении будут находиться дистрибьюторы. Большее количество комнат может привести к процессу образования «профсоюзов» и «клубов по интересам» среди тех сотрудников, которые негативно могут влиять на весь бизнес-процесс.

Если в помещении будет более 5 комнат, то Вы не сможете вовремя увидеть и остановить возникшие негативные процессы. Все сотрудники должны быть на виду.

Если у Вас много подчиненных, то помимо кабинета директора Вам понадобятся еще 2 закрытые комнаты для того, чтобы разбивать людей на команды и мотивировать их отдельно друг от друга.

Если Вы работаете в товарном направлении, то самую сухую и «глухую» комнату отведите под склад. Будет очень хорошо, если в складском помещении не будет окон. Это благоприятно скажется на сохранности товара. Если Вы не сможете выделить под склад «глухую» комнату, то закройте окна плотными шторами или заклейте их бумагой.

Остальные комнаты распределите по своему усмотрению. Отведите места для call-центра, секретаря, руководителя и проведения импектов. Обустройте рабочие места сотрудников, работающих в офисе, так, чтобы им было удобно работать. Проведите все необходимые телекоммуникации к рабочим местам сотрудников.

Для секретаря отведите открытое пространство. Это может быть холл или какая-нибудь большая комната, где будут проводиться семинары и тренинги. Здесь же люди могут упаковывать товар в свои сумки.

Справка для сведения: на 25 квадратных метрах спокойно могут упаковываться до 25 человек.

Выбрав помещение, организуйте регулярную уборку этого помещения, а также узнайте об организационном процессе вывоза накапливаемого мусора.

Интерьер не обязан быть дорогим и престижным. Если Вы сможете грамотно объяснить соискателям, почему у Вас в офисе нет ремонта, то они спокойно воспримут любую обстановку.

 
3. Телефонизация
 

При выборе и поиске помещения убедитесь в том, что там есть хотя бы одна городская телефонная линия. Желательно, чтобы при необходимости была возможность подключения ещё нескольких прямых городских телефонных линий.

Убедитесь, что в помещении хорошо работает сотовая связь максимального количества сотовых операторов. Особенно обратите внимание на тех сотовых операторов, которые предоставляют услуги безлимитного исходящего трафика.

 
4. Безопасность
 

Безопасность помещения заключается в максимальном исключении всех возможных форм несанкционированного проникновения (взлома, воровства).

Если помещение не защищено, то в обязательном порядке просчитайте весь комплекс мер по обеспечению безопасности (железная дверь, сигнализация, охрана), а затем оцените эти затраты. Также безопасность помещения включает в себя минимальные риски от протечек воды, пожара или каких-либо других бедствий.

Склад

Для бизнеса прямых продаж склад – это святая святых, где хранится товар, без которого невозможен сам бизнес.

От правильной организации работы склада зависит уровень Вашего дохода. Чем чаще Вы контролируете работу на складе, тем успешнее идёт Ваш бизнес.

Желательно, чтобы полная проверка склада проводилась еженедельно, а ежедневно проводился частичный осмотр. В обязательном порядке сохраняйте акты проверок для дальнейшего анализа недостающего или излишнего товара.

Во время приёма товара рассортируйте всё по позициям и уложите так, чтобы в нужное время товар можно было легко пересчитать. Помните, что в первую очередь склад связан с правильным умением считать. Если какой-то товар не соответствует нормам, значит, отложите его в сторону и составьте акт с указанием конкретных повреждений.

Если во время приёма товара Вы обнаружите недостачу, то тут же составьте акт недостачи и свяжитесь с поставщиком. Если на Ваш склад приходит товар из центрального офиса Вашей компании, то после его получения свяжитесь с ответственным лицом и доложите о приходе товара в офис.

В течение трёх дней осмотрите весь пришедший товар и в случае выявления недостачи или повреждений составьте акт и свяжитесь с поставщиком или центральным офисом.

Испорченный и бракованный товар складируйте отдельно. Примите все возможные меры, которые помогут отремонтировать данный товар или привести его в потребительский вид. Отремонтированный товар реализуйте по сниженной цене.

Обустраивая склад, поставьте у входа стол выдачи товаров таким образом, чтобы на склад мог пройти одновременно только один человек. Стол должен быть гладким и ровным, в противном случае Вы не сможете избежать порчи товара. На столе или рядом со столом установите компьютер так, чтобы кладовщику было удобно принимать или выдавать товар, а также вносить в компьютер данные.

Весь товар на складе уложите на поддоны и расставьте так, чтобы между рядами можно было спокойно проходить. Товар укладывайте стопками по принципу кирпичной кладки. Тот товар, который Вы не будете массово пускать в «поле» в ближайшее время, поставьте в самый дальний угол. По мере необходимости Вы можете переставить товар, учитывая все нюансы.

Охрана и безопасность

Безопасность Вашего бизнеса всегда будет зависеть только от принятых Вами мер, направленных на обеспечение этой безопасности. Пренебрежительное отношение к данному вопросу нередко заканчивается очень плачевно. Никогда не забывайте о том, что, не обеспечив безопасность, в лучшем случае Вы можете лишиться бизнеса, а в худшем – своей жизни.

Если в здании, где Вы арендовали помещение, есть охрана или сторож, то в обязательном порядке узнайте о возможном заключении договора с охраняемой стороной. Если такой службы не существует, то самостоятельно найдите тех, кто обеспечит Вам сохранность помещения в нерабочее время.

После того как Вы въедете в новое помещение, сходите в местное отделение полиции и познакомьтесь с сотрудниками, которые отвечают за общественный порядок в Вашем районе. По возможности предложите им посильную помощь в покупке канцелярских товаров для их отделения взамен на оказание помощи при необходимости.

Очень важную роль в безопасности играет кадровая политика. Если Вы видите, что человек может быть социально опасным, и Вы не можете противостоять этому, то не принимайте его на работу. Уделяйте особое внимание заключению договоров с сотрудниками, а также тщательно проверяйте их персональные данные до заключения договоров.

Никогда не занимайтесь подсчётом денег при сотрудниках. В моменты работы с наличностью двери Вашего помещения должны быть закрыты. Никогда не рассказывайте кому-либо о том, где находится банк, с которым Вы работаете, и время его посещения. Также не афишируйте пути своего передвижения по городу и место хранения наличных денег в офисе.

Со всей наличностью в офисе работайте только лично!

Делопроизводство

Документация и документооборот в офисе – это одна из составляющих Вашей безопасности. Чем более аккуратно и правильно Вы будете заполнять документы и безопасно хранить их в офисе, тем проще Вам будет не только найти их в случае возникновения какой-либо проблемы, но и воспользоваться ими, как щитом.

Много документов не бывает! От лишних документов всегда меньше вреда, чем от тех, которые отсутствуют в нужный момент.

Все офисные документы заполняйте в строго назначенное время. Если Ваш сотрудник не заполнил какой-то документ вовремя, а Вы не проконтролировали и не проверили внесение определённых данных, то это ЧП!

Анкеты сотрудников очень важны, так как в них содержится вся информация о сотруднике. И Ваш секретарь должен об этом знать.

Анкеты бывают двух видов: краткая и полная. Краткую анкету сотрудник заполняет при первом собеседовании, а полную только в том случае, если после обзорного дня Вы решили продолжить с ним сотрудничество.

При устройстве на работу анкету должны заполнять абсолютно все сотрудники в офисе, а не только дистрибьюторы. К каждой анкете обязательно приложите копии паспорта сотрудника, ИНН, СНИЛС, водительского удостоверения (при необходимости).

Все краткие анкеты храните в офисе, а полные унесите домой или какое-то другое место, известное только Вам.

Тест – это документ, показывающий Вам результат качества проведённого обзорного дня, а также профессиональную пригодность сотрудника. Данный документ не несёт в себе какой-либо юридической силы.

Договоры с сотрудниками бывают двух видов:

• срочный трудовой договор;

• договор о материальной ответственности.

Срочный трудовой договор должен регламентировать в полном объёме отношения Вас, как работодателя, и частного лица, как работника. Все пункты договора должны быть максимально законными и правильными. Срочные трудовые договоры храните в офисе вместе с краткими анкетами. Доступ к личным делам сотрудников должен быть только у Вас и Вашего секретаря.

Регистрационные документы должны храниться в отдельной папке в надёжном месте. Лучше всего для этой цели подходит сейф.

Накладные на выдачу товара должны храниться на складе. При получении товара со склада дистрибьютор ставит в накладной свою подпись.

Если Вы решили взять со своего сотрудника расписку в получении денег, то оформляйте её не на организацию, а на частное лицо. Таким образом, сотрудник берёт в долг не у компании, а у Вас лично. Расписка оформляется при двух свидетелях с внесением паспортных данных обеих сторон. Сотрудник пишет расписку собственноручно.

Коммуникации

Как руководитель, Вы должны правильно хранить, обрабатывать и передавать информацию. Это есть неотъемлемая часть бизнеса прямых продаж.

 
1. Компьютер
 

Не имея компьютера, Вы практически не сможете в срок посчитать склад, составить правильный отчёт, обеспечить операторов cаll-центра необходимым объёмом работ. Отсутствие безлимитного интернета приведёт Вас к существенным временным и финансовым затратам на междугороднюю связь.

Умение правильно и в полном объёме пользоваться различными программными продуктами позволит Вам быстрее получать и эффективнее анализировать различную информацию.

Офисный компьютер предназначен для работы в офисе, он помогает в решении офисных задач. Поэтому доступ к нему должны иметь как можно меньше сотрудников.

Если Вы не способны самостоятельно решать вопросы, связанные с налаженной работой компьютера, то в кратчайшие сроки найдите специалиста, который регулярно будет его обследовать и приходить к Вам по первому зову.

Информация, хранимая в офисном компьютере, очень дорога и важна. Если компьютер выйдет из строя, то Вы потеряете много времени, сил и денег на восстановление данных. Поэтому каждый вечер сохраняйте все документы и прикладные программы на внешний носитель. Это поможет Вам не прерывать надолго работу в случае форс-мажора.

Также Вы можете вести всю работу в Облако Mail.Ru. И если с Вашим компьютером случится какое-то непредвиденное обстоятельство, то Вы с лёгкостью сможете продолжить свою работу с другого компьютера.

Возьмите себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер игры или не нужные для работы программы. Пользуясь интернетом, ничего не сохраняйте на компьютер, если не знаете, что это и от кого это пришло Вам. Никогда не открывайте письма от неизвестных Вам людей.

На офисный компьютер установите несколько программ, которые обеспечат Вам возможность полноценной работы. Например, Microsoft Office, Дубль ГИС, интернет браузер, Skype или телеграмм, графический редактор, Adobe Acrobat. Всё остальное – просто мусор.

 
2. Клиентская база
 

Клиентская база является важнейшим программным продуктом, утеря или порча которого влечёт за собой большие финансовые и людские ресурсы. Создать её можно в приложении Excel, указав информацию о фирмах города: названия, адреса, телефоны.

Клиентская база позволяет обеспечивать работу операторов колл-центра и дистрибьюторов. Создать её можно самостоятельно или с помощью специалиста. Если Вы никогда не создавали клиентскую базу, то доверьтесь эксперту, а затем по мере необходимости вносите в неё свои коррективы.

 
3. База склад и база офис
 

База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.

 
4. Интернет
 

Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информации и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая, с помощью интернета, приводит к рискам.

 
5. Принтер
 

С помощью принтера Вы сможете распечатывать различные документы, накладные, прайс-листы. Выбирая принтер в магазине, не гонитесь за дешевизной, иначе уже через месяц Вам придётся покупать новый. Остановите свой выбор на лазерной модели не дешевле 10 000 рублей.

Некоторые офисные документы значительно выгоднее печатать в типографии тиражом от 500 штук. Для этого обзвоните несколько типографий или копировальных центров и найдите организацию, которая устроит Вас и финансово, и территориально.

В кратчайшие сроки найдите центры обслуживания и ремонта для каждой единицы офисной техники, чтобы в случае возникновения поломок Вы могли быстро устранить недостатки.

Кадровая структура бизнеса

Вы, как руководитель, должны чётко и ясно понимать кадровую структуру своего бизнеса, чётко ранжировать сотрудников по служебным обязанностям, ответственности и степени власти. Без этого Ваш бизнес не сможет нормально существовать и развиваться.

Постройте вертикаль власти, исходя из опыта работы и образования сотрудников.

Создавая кадровую структуру, Вы должны понимать, кто и чем должен заниматься и за что отвечать.

 
Обязанности директора (руководителя):
– выдача ресурсов;
– осуществление контроля;
– оказание помощи;
– разработка и внедрение новых способов работы;
– управление;
– мотивирование;
– обучение;
– финансы;
– организация рабочего процесса;
– награждение;
– наказание;
– работа вне офиса.
 

Офисный персонал

Наполните свой офис разноплановыми сотрудниками.

 
1. Постоянные сотрудники
      • секретарь
      • кладовщик
      • уборщица
      • бухгалтер
      • охранник
 

Все расчёты производите только через кассу. Принимайте наличные деньги у дистрибьюторов не лично, а с помощью другого ответственного лица. Сделайте так, чтобы все сотрудники видели Вашего бухгалтера. Этим Вы покажете, что у Вас всё работает официально и законно.

За один день вряд ли Вы сможете найти полностью преданного Вам человека. Сделать это будет достаточно нелегко. Поэтому периодически проверяйте и контролируйте материально-ответственных сотрудников, специально создавайте сложные ситуации, в которых они будут самостоятельно искать выход и правильные решения.

Например, добавьте в кассу лишние деньги и посмотрите, как поступит человек (расскажет Вам о несоответствии денег или заберёт их себе).

Чем более полную анкету при устройстве на работу заполнит Ваш кладовщик или секретарь, тем меньше у него будет возникать соблазнов обманывать Вас.

Имея дело с материальными ценностями, не экономьте на охране. Это может стоить Вам жизни. Поэтому обязательно примите в свой штат охранника, либо установите в офисе тревожную кнопку.

 
2. Временные сотрудники
      •технический специалист (сантехник, электрик, автослесарь и т.д.)
      • программист
      • юрист
      • участковый
 

Техническим специалистом может быть какой-нибудь молодой парень, который приедет к Вам по первому же зову и устранит технические неполадки. То же самое касается и программиста. А вот к юристу Вы можете самостоятельно ездить при необходимости.

Обязательно познакомьтесь со своим участковым, чтобы в случае противозаконных действий, совершённых каким-нибудь Вашим сотрудником, Вы могли своевременно получить квалифицированную помощь.

Хотя бы раз в месяц приглашайте участкового к себе в офис, чтобы подчинённые видели, кто является Вашим приятелем, и думали, прежде чем обмануть Вас.

Будучи руководителем, Вы должны не бороться с проблемами, а предотвращать их на уровне зарождения.