Schnelleinstieg in SAP S/4HANA

Sebastian Brunner, Martin Munzel, Philipp Reichhardt

Schnelleinstieg in SAP S/4HANA^®

Sebastian Brunner, Martin Munzel, Philipp Reichhardt

Schnelleinstieg in SAP S/4HANA®

ISBN:978-3-96012-093-3 (E-Book)

Lektorat:Petra Schweitzer

Korrektorat: Marina Pittsik

Coverdesign: Philip Esch

Coverfoto: © kutaytanir | Nr. 157581875–istockphoto.com

Satz & Layout: Johann-Christian Hanke

1. Auflage 2021

© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2021

URL: www.espresso-tutorials.de

Das vorliegende Werk ist in allen seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion und der Vervielfältigung. Espresso Tutorials GmbH, Bahnhofstr. 2, 37130 Gleichen, Deutschland.

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Feedback: Wir freuen uns über Fragen und Anmerkungen jeglicher Art. Bitte senden Sie diese an: info@espresso-tutorials.com.

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Copyright/Impressum

Vorwort

Persönliche Widmungen

1 Einführung in die SAP-Welt

1.1 Was ist SAP?

1.2 Was ist ein ERP-System?

1.3 Die Evolution der SAP-Systeme

2 Grundlagen von SAP S/4HANA

2.1 Der Übergang von ERP zu S/4HANA

2.2 Was ist neu an SAP S/4HANA?

2.3 Unterschied zwischen On-Premise und Cloud

2.4 Die Release-Strategie der SAP für S/4HANA

2.5 Die neue Benutzeroberfläche »Fiori«

2.6 Einführung in das SAP Fiori Launchpad

2.7 Das Fiori Launchpad personalisieren

2.8 Rollen, Berechtigungen und Kachelbau

2.9 Tipps und Tricks zu Fiori

3 Materialwirtschaft – Modul MM

3.1 Überblick Komponenten MM

3.2 Ariba

3.3 Organisationsdaten in SAP MM

3.4 Stammdaten in SAP MM

4 Vertrieb und Versand – Modul SD

4.1 Überblick Komponenten SD

4.2 Organisationsdaten in SAP SD

4.3 Stammdaten in SAP SD

5 Produktionsplanung und Steuerung – Modul PP

5.1 Überblick Komponenten PP

5.2 Organisationsdaten in SAP PP

5.3 Stammdaten in SAP PP

6 Finanzbuchhaltung – Modul FI

6.1 Überblick Komponenten SAP FI

6.2 Neuerungen in S/4HANA

6.3 Organisationsdaten in SAP FI

6.4 Stammdaten in SAP FI

7 Controlling – Modul CO

7.1 Überblick Komponenten Modul CO

7.2 Organisationseinheiten in SAP CO

7.3 Stammdaten in SAP CO

8 Order-to-Cash in S/4HANA

8.1 Organisations- und Stammdaten für O2C

8.2 Bewegungsdaten Order-to-Cash

8.3 Reporting in O2C

9 Purchase-to-Pay in S/4HANA

9.1 Organisations- und Stammdaten für P2P

9.2 Bewegungsdaten Purchase-to-Pay

9.3 Reporting in P2P

10 Forecast-to-Fulfill in S/4HANA

10.1 Organisations- und Stammdaten für F2F

10.2 Bewegungsdaten Forecast-to-Fulfill

10.3 Reporting in F2F

11 Fazit

A Die Autoren

B Disclaimer

Willkommen bei Espresso Tutorials!

Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.

Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: http://www.fico-forum.de.

Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Karlheinz Weber:Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP® S/4HANA

 Nora Voigt:Praxishandbuch SAP S/4HANA® Controlling

 Jörg Weißmann:Praxishandbuch Vertrieb (SD) in SAP S/4HANA®

 Maximilian Köbler:Schnelleinstieg in SAP S/4HANA® Cloud

 Robin Schneider:Praxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP S/4HANA® (2., erweiterte Auflage)

 Christine Kühberger:Materialwirtschaft (MM) in SAP S/4HANA® – Deltafunktionen und Customizing

Vorwort

Mit der neuesten Produktversion S/4HANA hat die SAP ihr bisheriges Kernprodukt, SAP ERP, grundlegend erneuert. Basis dafür bildet die Datenbank HANA, die dank ihrer Geschwindigkeit innovative Anwendungen ermöglicht. Komplett neu hinzu kommt außerdem die Benutzeroberfläche SAP Fiori, die ein grundsätzlich anderes Look and Feel bietet als der schon etwas in die Jahre gekommene SAP GUI.

Dieses Buch bietet Ihnen einen Überblick über den Funktionsumfang von SAP S/4HANA. Es ist gleichermaßen für Umsteiger von SAP ERP gedacht wie für Anwender, die zum ersten Mal mit SAP-Software arbeiten.

In Kapitel 1 führen wir Sie ein in die Welt von SAP, zeichnen die Geschichte des erfolgreichsten deutschen Softwareunternehmens auf und schildern die Evolution der ERP-Systeme aus dem Hause SAP.

In Kapitel 2 erklären wir Ihnen, was sich hinter den Begriffen ERP, HANA und S/4HANA verbirgt. Wir skizzieren die verschiedenen Spielarten von S/4HANA (On-Premise und Cloud) und stellen Ihnen die Release-Strategie für S/4HANA vor. Den größten Teil des Kapitels nimmt eine Einführung in die neue Benutzeroberfläche SAP Fiori ein.

Wir nutzen die darauf folgenden Kapitel, um Ihnen die einzelnen Module von SAP S/4HANA kurz vorzustellen. Dabei klären wir zunächst die wichtigsten Organisationseinheiten und Stammdaten der jeweiligen Module, um dann kurz auf ausgewählte Funktionen zur Stammdatenpflege einzugehen. Den Auftakt machen die Logistikmodule: Kapitel 3 hat die Materialwirtschaft zum Schwerpunkt, während Kapitel 4 den Vertrieb und Kapitel 5 Produktion behandeln. In Kapitel 6 stellen wir Ihnen schließlich die Finanzbuchhaltung und in Kapitel 7 das Controlling vor.

Den Kern des Buches machen die drei letzten Kapitel aus. Hier zeigen wir Ihnen anhand von Fallbeispielen den integrativen Durchlauf der drei wichtigsten End-to-End-Prozesse in SAP S/4HANA: Order-to-Cash, also den Verkauf eines Produktes bis zum Zahlungseingang in Kapitel 8, Purchase-to-Pay (Bestellung von Waren bis zur Bezahlung) in Kapitel 9 und Forecast-to-Fulfill in Kapitel 10 (dahinter verbirgt sich der Ablauf von der Materialbedarfsplanung bis zur Fertigstellung der Produktion).

Zugang zu Video-Tutorials

Begleitend zu unserem Buch haben wir einige Video-Tutorials erstellt, auf die wir an den entsprechenden Stellen hinweisen. Sie können diese Videos kostenfrei abrufen, indem Sie unsere SAP-Lernplattform auf der Internetseite http://et.training besuchen. Melden Sie sich dort mit der Mailadresse mail@espresso-tutorials.com und dem Passwort »Espresso« an, um die Videos anzusehen.

Persönliche Widmungen
Sebastian Brunner

Die turbulente und ereignisreiche Zeit im vergangenen Jahr hat dieses Buch überhaupt erst möglich gemacht. Optimismus sieht das Gute in den Dingen. So will ich das auch für dieses Buch halten. Etliche private und berufliche Terminverschiebungen bzw. -absagen haben mein Interesse an einem Buchprojekt befeuert. Mit Martin Munzel habe ich zudem einen verlässlichen und offenen Geschäftspartner kennengelernt, der mich in die Welt von Espresso Tutorials eingeführt hat.

Dieses Buch widme ich demzufolge keiner Person, sondern der optimistischen Grundhaltung. Und meiner Hoffnung, dass uns diese Einstellung uns allen erhalten bleibt.

Martin Munzel

Ich möchte mich herzlich bei meinen beiden Co-Autoren, Sebastian Brunner und Philipp Reichhardt, bedanken, die dieses Buch mit etlichem frischen Fachwissen bereichert haben, und ohne die dieses Werk nicht möglich gewesen wäre.

Es empfiehlt sich immer, sich bei der Widmung zu einem Buch beim eigenen Ehepartner zu bedanken – herzlichen Dank also auch diesmal an meine Frau, Renata Munzel.

Ich widme dieses Buch meinem Sohn Philip, inzwischen 14, der zwar noch immer nicht versteht, was ich den ganzen Tag mache, aber trotzdem sein Schülerpraktikum bei Espresso Tutorials absolvieren will.

Philipp Reichhardt

»Was lange währt, wird endlich gut!« Die Arbeit zu später Stunde und am Wochenende trägt nun Früchte. Mein Dank gilt Sebastian Brunner sowie Martin Munzel für die produktive Zusammenarbeit. Insbesondere möchte ich auch einen Dank an das gesamte Team von Espresso Tutorials für die tolle Unterstützung aussprechen.

Ich widme dieses Buch meinem Vater, der ein entscheidender Treiber für die Vollendung dieses Buches war.

In den Text sind Kästen eingefügt, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Video

Schauen Sie sich ein Video zum jeweiligen Thema an.

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.

Hinweis zum Urheberrecht

Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE sowie Adobe. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

1 Einführung in die SAP-Welt

In diesem Kapitel erfahren Sie zunächst, was die drei Buchstaben »SAP« bedeuten, um was für eine Art von System es sich bei SAP S/4HANA überhaupt handelt und wozu es verwendet wird. Danach betrachten wir die Evolution der verschiedenen Softwaresysteme aus dem Hause SAP sowie die Besonderheiten von HANA und S/4HANA.

1.1 Was ist SAP?

Die SAP SE ist das größte europäische Softwareunternehmen und hat seinen Sitz im badischen Walldorf. Die Abkürzung »SAP« steht dabei für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung«. Das Unternehmen wurde 1972 gegründet und ist der Pionier in der Entwicklung von ERP-Systemen.

1.2 Was ist ein ERP-System?

Bei einem ERP-System handelt es sich um ein Softwaresystem, das alle betriebswirtschaftlichen Funktionen abdeckt, die in der Regel in einem großen oder mittelständischen Unternehmen benötigt werden, z.B.:

 Finanzwesen (externes Berichtswesen)

 Controlling (internes Rechnungswesen)

 Materialwirtschaft (Einkauf, Lagerverwaltung Wareneingangsbearbeitung)

 Vertrieb (Angebote, Kundenaufträge, Versand, Fakturierung)

 Produktionsplanung

 Instandhaltung und

 Personalwirtschaft

Zu den wichtigsten Funktionen, die ein integriertes ERP-System ausmachen, zählen:

 Vollständigkeit: Alle grundlegenden, in einem Unternehmen erforderlichen Funktionen sind in einem einzigen Softwarepaket verfügbar.

 Echtzeitverarbeitung: Die einzelnen Transaktionen im System werden in Echtzeit ausgeführt, damit sich Benutzer immer auf exakte und rechtzeitige Informationen verlassen können.

 Integration: Alle Funktionen aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen sind eng miteinander verknüpft, damit dieselben Informationen nicht mehrmals erfasst werden müssen. Werden beispielsweise Waren an einen Kunden versandt, wird diese Information sowohl in der Materialwirtschaft als auch im Finanzwesen zur gleichen Zeit aktualisiert. Zudem werden allgemeine Informationen über den Kunden (Kundennummer, Adresse, Kontaktdaten) nur einmal im System gespeichert und stehen dann für den Vertrieb sowie für die Buchhaltung zur Verfügung.

 Nahtloser Datenfluss: Aufgrund der Integration sind zwischen den einzelnen Funktionen keine Softwareschnittstellen erforderlich. Eine Schnittstelle verursacht in der Regel zusätzlichen Wartungsaufwand und damit höhere Kosten sowie höhere Komplexität beim Datenaustausch.

 Standardisierung: ERP-Systeme können in verschiedenen Branchen, z.B. in der Industrie, im Einzelhandel oder im Bankwesen eingesetzt werden. Die Systemfunktionen können durch Konfiguration an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Unternehmen angepasst werden, wofür es gewöhnlich keiner Programmierkenntnisse bedarf.

1.3 Die Evolution der SAP-Systeme

Das erste marktfähige ERP-System, R/2, brachte die SAP im Jahre 1979 heraus (siehe Abbildung 1.1). Es lief damals auf einem Großrechner (englisch: Mainframe) und war angesichts der hohen Anschaffungskosten eines solchen Computers nur für Großunternehmen erschwinglich.

Abbildung 1.1: Die SAP-Systeme im Laufe der Zeit

Anfang der 1990er-Jahre setzte sich mit der Client-Server-Technologie ein Hardware-Konzept auf dem Markt durch, das auf mehreren kleineren, leichter skalierbaren und kostengünstigeren Computern basierte. Die Kosten für Hardware schrumpften dadurch auf einen Bruchteil derer eines Mainframes, so dass die Technologie praktisch allen Unternehmen kostengünstig zur Verfügung stand. Die SAP brachte zum richtigen Zeitpunkt das auf Client-Servern basierende ERP-System R/3 heraus und gewann in der Folge massiv an Neukunden dazu. In Abbildung 1.2 sehen Sie den SAP GUI, die Benutzeroberfläche des R/3.

Abbildung 1.2: SAP GUI

Im Jahr 2005 erneuerte die SAP die technologische Plattform des R/3 und nannte diese fortan NetWeaver (siehe Abbildung 1.3), um das System offener für die Anbindung an andere, insbesondere Drittsysteme zu machen. Funktional und im Hinblick auf die Oberfläche änderte sich im System nicht viel, die SAP benannte es dennoch um in ERP.

Abbildung 1.3: Die NetWeaver-Architektur

Die SAP brachte dann 2015 eine neuartige Datenbank namens HANA auf den Markt. Während traditionelle Datenbanken bis dahin stets auf der Festplatte eines Servers gespeichert wurden, handelt es sich bei HANA um eine sogenannte In-Memory-Datenbank, die komplett im Arbeitsspeicher des Servers gehalten wird. Da der Zugriff auf den Arbeitsspeicher um ein Vielfaches schneller ist als auf eine Festplatte, bietet HANA enorme Geschwindigkeitsvorteile gegenüber den bis dato üblichen Datenbanken. Dabei ist jedoch zu beachten, dass HANA nur beim Lesen von Daten aus der Datenbank schneller ist, das Verarbeiten von Daten und das Schreiben dauert immer noch genauso lange wie vorher.

Um die Geschwindigkeit von HANA voll auszuschöpfen, entwickelte die SAP das herkömmliche ERP-System weiter und optimierte es auf die neue Datenbankarchitektur. Dieses neue ERP-System heißt S/4HANA, und wir werden es Ihnen in den folgenden Kapiteln genauer vorstellen.

2 Grundlagen von SAP S/4HANA

Wir stellen Ihnen im Folgenden das neue System S/4HANA vor und gehen darauf ein, welche Änderungen Sie gegenüber ERP erwarten, welche Unterschiede zwischen der On-Premise- und der Cloud-Variante bestehen und wie die Release-Strategie der SAP aussieht. Im zweiten Teil des Kapitels erläutern wir Ihnen die Arbeit mit der neuen Benutzeroberfläche Fiori.

2.1 Der Übergang von ERP zu S/4HANA

Wie im vorangegangenen Kapitel kurz angerissen, ist die neue Datenbank HANA vor allem beim Lesen herkömmlichen Datenbanken an Geschwindigkeit deutlich überlegen. Die SAP begann dann in mehreren Innovationsschritten, das bestehende ERP-System auf HANA zu betreiben.

In Abbildung 2.1 sehen Sie schematisch den Übergang von ERP zu S/4HANA. Der erste Schritt bestand dabei darin, ein herkömmliches ERP auf der HANA-Datenbank zu betreiben . Da das System nicht auf die neue Architektur ausgerichtet war, brachte es aber nur bei langwierigen Auswertungen Geschwindigkeitsvorteile. Der Rest des Systems, vor allem die schreibenden Transaktionen, mussten neu entwickelt werden, um die HANA-Datenbank optimal auszunutzen.

Abbildung 2.1: Der Übergang von ERP zu S/4HANA

Innerhalb der SAP wurde daraufhin getrennt an der Weiterentwicklung der Funktionen im Bereich Finanzen und Controlling auf der einen Seite und in der Logistik auf der anderen Seite gearbeitet. Die Funktionen im Finanzbereich waren schneller bereit für die Auslieferung an Kunden als im Logistikbereich, weshalb es zwei Zwischenprodukte gibt. Zuerst erschien SAP Simple Finance, das einem ERP-System entspricht, aber auf einer HANA-Datenbank betrieben wird, und das für das Finanzwesen bereits mit der neuen Funktionalität ausgestattet ist, allerdings mit einigen technischen Einschränkungen. Der nächste Schritt war SAP S/4HANA Finance, ein neues System, in dem die aktualisierte Funktionalität im Finanzwesen voll ausgebaut ist , wohingegen die Logistik mit der aus ERP identisch ist.

SAP S/4HANA Finance vs. SAP S/4HANA

Es handelt sich bei SAP Simple Finance, S/4HANA Finance und S/4HANA um unterschiedliche Produkte, was die Funktionalität, Releasestrategie und Lizensierung betrifft. Falls Ihre Firma Simple Finance oder S/4HANA Finance nutzt, so müssen Sie eine Migration durchführen, um S/4HANA betreiben zu können.

Im nächsten Schritt kam dann auch die Logistik mit an Bord, sodass mit SAP S/4HANA ein neues ERP-System geschaffen wurde, das sowohl in der Logistik als auch im Finanzwesen auf die HANA-Datenbank optimiert ist. Aus dem alten ERP ist noch ein Restbestandteil an Funktionalität übrig (der sogenannte Kompatibilitätsumfang), sodass eine Migration von ERP auf S/4HANA möglich ist. Das bedeutet, dass Sie Ihr bestehendes ERP-System in einer rein technischen Umstellung in ein S/4HANA-System verwandeln können, indem Sie zunächst Ihre alte Datenbank gegen HANA austauschen und dann Ihr ERP in S/4HANA umwandeln. Alle Ihre Daten und Geschäftsprozesse bleiben dabei unverändert. Man nennt diesen Migrationsansatz auch Brownfield, im Gegensatz zum Greenfield-Ansatz, bei dem Sie ein leeres S/4HANA-System von Neuem aufbauen und alle Prozesse neu definieren.

S/4HANA ist nicht der Rechtsnachfolger von ERP

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, darauf hinzuweisen, dass S/4HANA aus rechtlicher Sicht nicht das Nachfolgeprodukt von ERP ist. Die SAP hebt dies immer deutlich hervor, um sicherzustellen, dass der Software-Hersteller nicht verpflichtet ist, eine funktionale Abwärtskompatibilität zu ERP zu gewährleisten, und insbesondere nicht dafür Sorge tragen zu müssen, dass S/4HANA auf denselben Datenbanken betrieben werden kann wie ERP.

Das neue System S/4HANA gibt es außerdem in zwei Ausführungen (die SAP nennt dies Deployment-Optionen), der On-Premise Edition und der Cloud Edition . Wir erläutern Ihnen in Abschnitt 2.3, worin die Unterschiede zwischen beiden Optionen bestehen.