Home Office leicht gemacht

Mareike Grebe

Home Office

leicht gemacht!

Der 1 x 1 Ratgeber mit den wichtigsten Tools und wertvollsten Tipps für ein entspanntes Arbeiten von zuhause oder unterwegs im Mobile Office

© 2021 by verlag4you - Germany

www.verlag4you.de

1. Auflage

eISBN 978-3-947183-39-5 (EBOOK)

Buch- und Umschlaggestaltung: verlag4you

Inhalt verfasst von: Mareike Grebe

Fotos auf dem Titelbild: Lizenz von Adobe Stock

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt.

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Selbstorganisation

2.1 Minimieren von Ablenkungsfaktoren

2.2 Strukturieren von Zeit wie im Büro

2.3 Mit der Konzentrationsfähigkeit auseinandersetzen

2.4 Work-Life-Balance und Work-Life-Learn-Balance

3. Mobile Office und Remote Work: Arbeiten von unterwegs

3.1 Unsere Ansprüche ans Netz

3.2 Hotspot

3.3 Ein mobiler Router

3.4 Die LTE-Antenne

4. Online-Meeting, Videokonferenzen und Chats

4.1 Welches Equipment benötigen wir für eine Videokonferenz?

4.2 Welche Software bietet sich für eine Videokonferenz an?

4.3 Die beliebtesten Online-Meeting-Systeme

5. Die beliebtesten Cloud-Dienste

5.1 Welche Möglichkeiten bietet eine Cloud

5.2 Sicherheitsaspekte

5.3 Eine Zusammenfassung der beliebtesten Cloud-Anbieter

6. Richtige Körperhaltung, egal ob im Sitzen oder Stehen - fit in Form bleiben

7. Dehnübungen nach Liebscher und Bracht - die Schritt für Schritt Anleitung

8. Höhenverstellbarer Schreibtisch und der Einsatz einer Vibrationsplatte

9. Quellenangaben

1. Einleitung

Im normalen Arbeitsalltag stellt sich immer häufiger die Frage, ob bestimmte Arbeiten komplett oder teilweise von Zuhause aus erledigt werden können. Es gibt unterschiedliche Blickwinkel bei der Frage, ob Homeoffice möglich ist oder nicht. Während einige Menschen Beruf und Privatleben durch die Arbeit von Zuhause besser unter einen Hut bekommen und mit dieser Arbeitsform glücklich sind, haben andere wiederum Probleme damit, Beruf und Privatleben zu trennen.

Die beiden größten Gefahren, die durch Arbeit von unterwegs oder von zu Hause aus entstehen können, sind eine ständige Erreichbarkeit und das Verschwimmen der Grenze zwischen Beruf und Familie/Freizeit. So stellt dieser Ratgeber alle wichtigen Punkte zusammen, die wir benötigen, um das Homeoffice effektiv zu gestalten. Darunter zählen zum Beispiel die Selbstorganisation im Homeoffice, wie auch die Vorteile des mobilen Arbeitens und effektive Übungen für Zwischendurch, um die Gesundheit, vor allem den Bewegungsapparat, nachhaltig unterstützen und Schmerzen vorzubeugen.

2. Selbstorganisation

Aufgrund der Einschränkungen mit Beginn der Corona-Pandemie ist das Arbeiten von zu Hause normal geworden und war es für viele Menschen auch schon vorher. Trotzdem sollte die Selbstorganisation im Homeoffice einmal näher beleuchtet werden, damit wir die Vorteile des Homeoffice nutzen und gleichzeitig produktiver arbeiten können. Kein langer Weg mehr mit dem Auto oder Bahn ins Büro, mehr Flexibilität bei der Arbeits(zeit)gestaltung: die neuen Ausgangsbeschränkungen während der Pandemie machten und machen es uns möglich, durch die Arbeit im Homeoffice Zeit zu gewinnen. Zeit, die wir mithilfe einer guten Selbstorganisation für die Familie, die Kinder oder ein gutes Essen verwenden können.

Auch die Hausarbeit, die sonst an den Feierabenden oder am Wochenende liegen bleibt, lässt sich in die Mittagspausen im Homeoffice integrieren. Gerade für Familien ist Selbstorganisation wichtig, um alles unter einen Hut zu bekommen und die aktuelle Situation mit Homeschooling und weiteren Herausforderungen zu meistern und so einen guten Spagat zwischen der eigenen Arbeit und der Schularbeit der Kinder zu schaffen. Wer jedoch von zu Hause aus arbeitet, sollte erst seine Selbstorganisation verbessern, um effektiv zu arbeiten. Es klingt paradox, aber wer sich die Zeit nimmt, um ein nachhaltiges Organisationssystem zu schaffen, wird langfristig effizienter und produktiver werden, da wir uns – die Hindernisse einmal aufgedeckt – nicht mehr verzetteln und so die Zeiträuber kennen und somit effektiver umgehen können.

Dazu sollten wir folgende Tipps befolgen:

2.1 Minimieren von Ablenkungsfaktoren

Wer es gewohnt ist, im Büro zu arbeiten, für den stellt das effektive Arbeiten im Homeoffice eine große Herausforderung dar. Neben der Selbstorganisation wird die Selbstdisziplin eines jeden einzelnen noch wichtiger. Denn zu Hause lauern zahlreiche Ablenkungen, wie beispielsweise Haushaltsarbeiten, Smartphone, Privatgespräche, Kinderbetreuung oder Gartenarbeiten, die gerne vor die eigentliche Arbeit geschoben werden. Da im Normalfall das Arbeitsvolumen nicht sinkt, sollten wir uns disziplinieren, um der Arbeit nach wie vor gerecht zu werden. Wenn Sie die Hausarbeit während der Arbeitszeit erledigen, türmen sich auf der anderen Seite die dazu kommenden geschäftlichen Aufgaben.

Auch die Rückfragen von Kolleginnen und Kollegen zu Projekten oder von Kundinnen und Kunden können sich auf diesem Weg anhäufen. Schon muss die Büroarbeit in den Abend oder auf das Wochenende verschoben werden, wobei dort eventuell wichtige Dinge nicht besprochen werden können, da Kolleginnen und Kollegen oder vielleicht auch Kundinnen und Kunden nicht erreichbar sind. Damit haben wir letzten Endes keine Zeit gewonnen, sondern verzetteln uns einmal mehr. Daher sollten wir die Ablenkung konsequent ausblenden, auch wenn sich der Gedanke um den Staub auf dem Regal oder ein Haufen schmutziger Wäsche manchmal nicht komplett aus den Gedanken verbannen lassen. Vielmehr hilft es, wenn wir uns diese Vorhaben für später aufheben und diese zum Feierabend erledigen.

2.2 Strukturieren von Zeit wie im Büro

Regeln für Zeitmanagement und Selbstorganisation im Homeoffice unterscheiden sich nicht prinzipiell von Regeln, die für das konzentrierte Arbeiten allgemein gelten. Allerdings machen wir uns diese Regeln üblicherweise nicht bewusst wahr. Wir halten uns automatisch einfach an das, was im Büro und in unseren Teams üblich ist und was wir vielleicht auch von Familienmitgliedern oder Freunden aus deren Arbeitsalltag übermittelt bekommen.

Im Homeoffice sollten wir uns im eigenen Interesse jedoch mit dem Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation auseinandersetzen. Denn die Strukturen funktionieren anders, wenn wir im „Social Distancing“ arbeiten und keinen direkten Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen haben. Hier sind wir viel mehr auf uns selbst gestellt. Daher fällt es noch offensichtlicher auf einen selbst zurück, wenn wir eine Deadline nicht einhalten können.

Hier hilft eine klare Zeitplanung nach den einfachen Methoden des Zeitmanagements. Wir sollten uns selbst darüber hinaus klare zeitliche Planungen schaffen, mit denen wir uns an den üblichen Abläufen im Büro eines Unternehmens orientieren können. Dazu können wir uns mit der Partnerin bzw. mit dem Partner oder – wenn jemand in einer WG lebt – mit den Mitbewohnern abstimmen. Strukturen in einer gemeinsamen Wohnung lassen sich nur schaffen, wenn sich alle daran halten.

Ein gut geplanter Arbeitstag, der sich an Pausen, Anfangs- und Endzeiten wie im Unternehmen anlehnt, ist sehr wichtig für das produktive Arbeiten zu Hause. Denn nur so bringen wir eine grundlegende Organisation in den Arbeitsalltag, an dem sich wiederum die jeweiligen Tätigkeiten ausrichten. Daher sollten wir uns morgens genauso vorbereiten, als wenn wir ins Büro fahren würden. Auch eine klare Linie vor dem Feierabend zu ziehen ist wichtig, indem wir den nächsten Tag planen und dann kurz den Platz rund um den Computer aufräumen. Wichtig ist, dass wir uns mit dieser klaren Trennung beides schaffen können: mehr Produktivität und mehr Zeitgewinn.