Zeitmanagement & Organisation mit Outlook - Termine, Mails und Abläufe mit Outlook im Griff - Für die Microsoft Outlook Versionen 2010-2016

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ISBN 978-3-95982-071-4

© 2017 by Markt+Technik Verlag GmbH

Espenpark 1a

90559 Burgthann

Produktmanagement Christian Braun, Burkhardt Lühr

Herstellung Jutta Brunemann

Korrektorat Alexandra Müller

Covergestaltung David Haberkamp

Coverfoto fotomek – Fotolia.com

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Outlook kann viel mehr, als nur Ihre E-Mails zu verwalten

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

Übung: Ziele definieren

4. Darstellung optimieren

Lesebereich

Aufgabenbereich

5. Fingereingabe

6. So behalten Sie die Übersicht

7. Mit Unterbrechungen umgehen

8. Planen und Organisieren

Kategorien erfassen

Aufgaben erledigen

Aufgabe wieder als unerledigt kennzeichnen

Fälligkeitsdatum und Priorität bearbeiten

Workflow-Modell

E-Mails in Aufgaben umwandeln

Mails als Termin

Mails mit Nachverfolgung

Mails auf dem Handy

E-Mail-Knigge

E-Mails formatieren

Sinnvolle Betreffzeilen definieren

9. So halten Sie Ihre Mailbox schlank

Aufräumen-Funktion

Die Cc-Mail-Plage

10. So mailen Sie sicher

11. Nachrichten organisieren in Ordnern

Ordner anlegen

Nachrichten suchen

Die Outlook-Suchordner

12. Prioritäten vergeben und Aktivitäten planen

Aufgaben im Kalender festlegen

Warum wir gern Aufgaben aufschieben

Tricks gegen die Aufschieberitis

13. Wie Sie zu mehr Zeit kommen

Vermeiden Sie Zeitfresser

Freie Termine anzeigen

14. Es ist alles Ansichtssache

Ansicht erstellen mit Suche nach Wörtern im Betreff

Erledigte Aufgaben nicht anzeigen

Bearbeitbares Feld erstellen

15. Aufgaben delegieren

16. Mit Regeln arbeiten

Regel Newsletter

Regel Cc-Mails

Benachrichtigungen bei wichtigen Mails

17. Bedingte Formatierungen

Mails nur für mich farblich kennzeichnen

18. Abwesenheitsassistent

19. Tipps und Tricks für Outlook 2016

Nachrichtenoptionen

Bcc-Zeile

Übermittlung verzögern

Rechtschreibprüfung

Intelligente Suche

Interessante Programmoptionen

Die E-Mail-Formate

Mails mit Anhängen

E-Mails mit Links zu Dateien

Abstimmungsschaltflächen

Antworten auswerten

Clutter

SmartTags

Outlook-Signatur

Mails in einen Termin einfügen

QuickSteps

20. Öffentliche Nachricht

21. Kalender

Neuen Termin erstellen

Der Unterschied zwischen Terminen, Ereignissen und Aufgaben

Zeitzonen

Termine effizient festlegen, ändern und löschen

Termine suchen

22. Richtlinien

23. Praktische Tastenkombinationen

Glossar

Literatur

Stichwortverzeichnis

1. Einleitung

Der globale E-Mail-Verkehr wächst jährlich um 5 %. Schon jetzt verbringt ein Mitarbeiter im Schnitt jeden Tag etwa zwei Stunden mit dem Abarbeiten von E-Mails. Das ergibt zusammengerechnet einen ganzen Tag in der Woche.

Die Datenflut nimmt laufend zu. Vor ein paar Jahren war die Regel, dass sich die Datenmengen alle fünf Jahre verdoppeln. In den neuesten Studien dazu heißt es, dass Sie nun bereits alle zwei Jahre mit einer Verdoppelung der ­Daten in Ihrem Bereich rechnen müssen. Jede Sekunde wird mehr Inhalt ins Internet geladen, als ein einzelner Mensch in einem ganzen Jahr zur Kenntnis nehmen kann.

Zusätzlich stehen Geräte zur Verfügung, die Sie selbst unterwegs nutzen können. Der Griff zum Smartphone ist zum Reflex geworden. Nach einer Studie des Beratungsunternehmens Deloitte schauen 36 % der Mobilfunknutzer innerhalb von 15 Minuten nach dem Aufwachen auf ihr Mobiltelefon.

Ähnlich sieht es am Ende des Tages aus. Innerhalb der letzten Viertelstunde vor dem Zubettgehen checkt jeder Dritte noch mal sein Handy. Pro Tag schaut ein Mensch im Schnitt ca. 25-mal auf sein mobiles Gerät – Internet-Junkies sogar bis zu 80-mal.

Neue Arbeitstechniken stehen zur Verfügung. Immer mehr Angestellte ­können wählen, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Es wird verlangt, immer erreichbar zu sein. Die Zahl der Burn-outs nimmt zu.

Wir müssen dringend Techniken lernen, die uns helfen, diese Flut an Informa­tionen zu organisieren. Wir müssen uns fragen, was überhaupt sinnvoll ist. Muss man zum Beispiel sofort alles stehen und liegen lassen, wenn eine neue Nachricht eintrifft? Langsam erfolgt in diesem Bereich ein Umdenken. Die Devise lautet: »Work smarter not harder«.

Jeden Tag verschwenden Unternehmen Hunderte von Arbeitsstunden mit ergebnislosen Besprechungen. Meetings haben sich zum Zeitfresser Nummer eins entwickelt. So verbringen Top-Manager etwa zwei Drittel ihrer ­Arbeitszeit in Besprechungen, das mittlere Management rund 50 % und die unteren Führungskräfte immerhin noch ein Viertel ihrer Zeit.

Outlook ist ein geniales Werkzeug, das Sie dabei unterstützt, Ihre geschäftlichen und privaten Aufgaben zu meistern, und die verfügbare Zeit optimal zu nutzen. Damit meine ich keineswegs, dass Sie sich noch mehr Arbeit aufhalsen sollen. Ganz im Gegenteil. Ich finde es wichtig, dass wir wieder lernen, zu entschleunigen und uns Zeit für uns selbst zu gönnen. Diese freie Zeit ist enorm wichtig, um entspannen zu können und auf neue Ideen zu kommen.

In diesem Buch zeige ich Ihnen verschiedene Techniken und versorge Sie mit Ideen, wie Sie diese Herausforderungen angehen können.

Dieses Buch ist für Anwender gedacht, die bereits die ersten Schritte mit Outlook gewagt haben und nun mit vielen Tipps und Tricks die Vorzüge dieses Programms nutzen möchten.

2. Outlook kann viel mehr, als nur Ihre E-Mails zu verwalten

Vertrauen Sie Ihre Aufgaben und Ziele Outlook an. Es ist ein sehr befreiendes Gefühl, wenn man die Gedanken in Outlook abladen kann – besonders, wenn man weiß, dass unser Kurzzeitgedächtnis nicht sehr zuverlässig ist.

Drei Viertel der Anwender arbeiten nur mit dem E-Mail-Teil von Outlook, was sehr schade ist. Mit Outlook kann man wunderbar eine Schaltzen­trale erstellen, die hilft, den Überblick zu bewahren.

Haben Sie gewusst: Pro Tag haben Sie ca. 50.000 Gedanken, die in Ihrem Hirn herumschwirren. Man unterscheidet zwischen bewusstem und unbewusstem Gedächtnis. Das bewusste Gedächtnis hat leider nur eine ­limitierte Kapazität. Ein normaler Mensch kann sich im Schnitt an vier ­Dinge bewusst erinnern. Das unbewusste Gedächtnis hat keine Limits und kennt leider auch keine Deadlines.

Bewusstes und unbewusstes Gedächtnis.

Vor Kurzem wurde ich wieder an die Grenzen des bewussten Gedächtnisses erinnert. Ich reiste mit dem Zug zu meinem Kunden. Ich musste das Ticket entwerten, eine Gratiszeitung mitnehmen und die Post einwerfen. Die Post trug ich den ganzen Tag mit mir herum. Ich hatte eine Schlagzeile in der Gratis­zeitung gelesen, und schon wurde der Gedanke »Post einwerfen« verdrängt. In einem Artikel las ich, dass man sich in diesem Fall noch keine Sorgen machen muss, dement zu werden. Dass man hin und wieder etwas vergisst, ist ganz normal. Sorgen muss man sich erst machen, wenn man seine Schuhe sucht und diese dann am nächsten Tag im Kühlschrank findet.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Informationen niederzuschreiben. Die Outlook-Aufgaben eignen sich hervorragend als Sammelstelle. Erfassen Sie alles, woran Sie sich erinnern müssen, in den Aufgaben. Verschwenden Sie keine Energie damit, sich an Sachen im Kopf zu erinnern. Von Albert Einstein wird erzählt, dass er sich nicht einmal an seine ­eigene Telefonnummer ­erinnern konnte. Darauf angesprochen, erwiderte er: »Warum soll ich damit Energie verschwenden? Ich kann meine Telefonnummer jederzeit nachschauen.« Recht hat er! So bleibt der Kopf frei für wichtige Sachen. Wenn Sie Hirntraining machen wollen, lernen Sie lieber eine Sprache oder machen einen Compu­terkurs.

Wenn der Kopf frei ist, kommen Ihnen vielleicht ganz interessante Ideen, die Sie sonst nicht hätten. Sie können nicht kreativ sein, wenn jede Minute verplant ist. Verwenden Sie die gewonnene freie Zeit zum Beispiel für einen Traumtag. Gehen Sie in die Natur, und lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. Sie werden erstaunt sein, welche Ideen Sie auf einmal haben werden.

Erfassen Sie auch Ihre privaten Ziele. Heutzutage erlauben es die meisten ­Firmen, Outlook auch für private Termine und Aufgaben zu verwenden. Überprüfen Sie das Nutzungsreglement Ihrer Firma, und stellen Sie fest, in welchem Rahmen die private Nutzung erlaubt ist.

Verwenden Sie nun etwa zehn Minuten, um Ihren Kopf zu leeren. Erfassen Sie alles, woran Sie denken müssen, in den Outlook-Aufgaben. Kümmern Sie sich momentan noch nicht um Kategorien, Fälligkeiten oder Prio­ritäten. Hier ein paar Ideen, falls Ihnen gerade nichts in den Sinn kommt:

•Telefonate, die Sie erledigen müssen.

•Besorgungen, wie zum Beispiel Katzenfutter oder Stereoanlage kaufen.

•Meetings vorbereiten.

•Dokumente erstellen (Angebote, Protokolle etc.).

•Nachfassen bzw. Statusberichte einholen.

•Wünsche und Ziele.

•Kurse, die Sie besuchen möchten.

•Administration (Spesen einfordern, Stunden erfassen, Rechnungen schreiben).

•Geräte reparieren lassen.

Legen wir los:

1.Aktivieren Sie die Aufgaben.

Aufgabenbereich aufrufen.

In diesem Buch verwenden wir intensiv die verschiedenen Ansichten. Je nach Aufgabe stehen optimierte Darstellungen zur Verfügung. Im Register Ansicht können Sie die Ansichten aufrufen.

Register »Ansicht«

2.Wechseln Sie in die Ansicht Einfache Liste. Sie finden die Ansicht in der Ansichten-Leiste. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Ansicht ändern.

Ansicht »Einfache Liste«.

Es gibt standardmäßig zwei Bereiche: Vorgangsliste und Aufgaben.

Aufgaben:

Dabei handelt es sich um Outlook-Aufgaben.

Vorgangsliste:

Zusätzlich zu den Outlook-Aufgaben sehen Sie Aktivitäten, die mit anderen Programmen (SharePoint, OneNote etc.) erstellt wurden.

3.Erfassen Sie die Aufgabe im Feld AUFGABENBETREFF und bestätigen Sie mit . Die Aufgabe wird unten in der Liste angezeigt. Die erfassten Aufga­ben werden automatisch der Kategorie Keine Angabe zugeordnet. Kategorien lernen Sie später in diesem Buch kennen.

Eine Aufgabe erfassen.

Wir verfolgen hier das Ziel Fitness verbessern. Erfassen Sie dazu ein paar Aufgaben:

Fitnessaufgaben.

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

In diesem Kapitel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Outlook Ihre täglichen Arbeiten organisieren können. Ich selbst nutze dieses System schon seit einigen Jahren und kann nicht mehr darauf verzichten. Wenn Sie dieses System übernehmen, dann werden Sie nichts mehr vergessen und Ihre Aufgaben viel effi­zienter erledigen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Geld, weil Sie Leerläufe und Fehler vermeiden, die sehr viel Aufwand erfordern, um korrigiert zu werden. Sie können beruhigt in die Ferien gehen, weil Sie die Gewissheit haben, alles im Griff zu haben. Sie werden in Outlook Ihre Ziele und Aufgaben bzw. Aktionen erfassen. Dadurch wissen Sie immer, wo Sie stehen.

Der Unterschied zwischen Zielen und Aktionen

Die Ziele und Tätigkeiten müssen natürlich zuerst einmal erfasst werden. In einem ersten Schritt definieren wir, was ein Ziel und was eine Aktion ist. Das wird sehr oft verwechselt. Das Ziel ist das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Aktionen sind die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Ein Ziel beinhaltet meistens mehrere Aktionen.

Dazu ein Beispiel: Im Badezimmer muss eine defekte Glühbirne ausgewechselt werden. Wenn Sie ohne Vorbereitung in den Laden stürmen und die erstbeste Birne kaufen, dann werden Sie zu Hause höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie die falsche gekauft haben. Sie müssen nochmals in den Laden, um den richtigen Leuchtkörper zu kaufen. Das kostet Zeit und Geld. Wenn Sie zuvor ein paar Überlegungen anstellen, kommen Sie besser an Ihr Ziel, wieder Licht im Badezimmer zu haben. Zuerst definieren Sie das Ziel: Sie möchten wieder Licht im Badezimmer haben, um nicht mehr im Dunkeln zu stehen. Anschließend überlegen wir uns, mit welchen Aktionen Sie dieses Ziel erreichen können:

1.Wahrscheinlich müssen Sie zuerst eine Leiter organisieren, damit Sie überhaupt den defekten Leuchtkörper erreichen können.

2.Anschließend entfernen Sie die Glühbirne, um herauszufinden, welchen Typ Sie kaufen müssen.

3.Sie gehen in den Laden und kaufen den korrekten Artikel.

4.Wenn Sie wieder zu Hause sind, setzen Sie die Birne ein. Damit haben Sie also Ihr Ziel erreicht.

Ziele und Aktionen.

Aktionen dürfen keine Abhängigkeiten haben. In unserem Beispiel muss »Leiter organisieren« die erste Aktion sein, weil Sie nur mit einer Leiter die Glühbirne erreichen können – es sei denn, Sie sind über zwei Meter groß.

Übung: Ziele definieren

Nehmen Sie sich nun einen Moment Zeit, um Ihre Jahresziele zu überdenken, und geben Sie diese in den Outlook-Aufgaben ein. Denken Sie daran, dass ein Ziel folgende Punkte erfüllen muss: Ein Ziel muss motivierend, messbar und machbar sein. Das Ergebnis des Ziels muss klar definiert werden. Was wollen Sie wirklich erreichen?

•Ein Ziel wird längerfristig realisiert.

•Normalerweise benötigen Sie diverse Ressourcen. Ich benötige zum Beispiel jemanden, der dieses Buch durchlesen wird und Fehler korrigiert. Ich brauche einen Verlag, der das Buch veröffentlicht.

•Ein Ziel wird in mehrere unterstützende Projekte, auch Etappenziele genannt, unterteilt. Beispiel: Kunden akquirieren. Dazu braucht es zuerst das Projekt »Werbebroschüre erstellen«. Anschließend das Projekt »Werbe­veranstaltung organisieren« etc.

•Ziele haben eine Deadline. Falls nicht, setzen Sie sich selbst eine. Ein weiteres Phänomen ist, dass man immer so viel Zeit braucht, wie man hat (Parkinsonsches Gesetz), darum setzen Sie sich Grenzen.

Hier ein paar Beispiele von geschäftlichen Zielen:

•Den Umsatz um 15 % steigern.

•Zehn neue Kunden akquirieren.

•Eine Ausbildung in Angriff nehmen.

•Die Zusammenarbeit im Team verbessern.

•Einen Messestand bei einer relevanten Messe planen.

Persönliche Ziele:

•Dreimal in der Woche ins Fitnessstudio gehen.

•Sechs Monate auf eine Weltreise gehen.

•Das Badezimmer renovieren.

Ziele lassen sich nachweislich besser erreichen, wenn man sie aufschreibt und ihren Fortschritt schriftlich verfolgt. Und genau dazu können Sie Outlook verwenden.

Man hört in diesem Zusammenhang immer wieder von der Harvard-­Studie, die sich damit beschäftigt, ob es etwas bringt, sich Ziele zu setzen. Kurz zusammengefasst, geht es um Folgendes: Diese Fakultät hat ihre Studenten in drei Gruppen unterteilt: Gruppe 1 hat sich keine Ziele gesetzt. Gruppe 2 formulierte Ziele, aber nur mündlich. Gruppe 3 legte ihre Ziele schriftlich fest. Die Studenten wurden in die Arbeitswelt entlassen.

Nach ein paar Jahren wurde überprüft, wie erfolgreich die Studenten beim Erreichen der Ziele waren. Man tat dies, indem man ihre Gehälter analysierte. Gruppe 2 verdiente schon einiges mehr als Gruppe 1. Mit Abstand am ­meisten, Sie ahnen es sicher, verdiente Gruppe 3. Die übertraf Gruppe 2 um ein Vielfaches.

Diese Harvard-Studie ist aber ein Mythos. Ich habe sie im Internet nicht gefunden. Stattdessen habe ich aber eine andere Studie gefunden, die zum gleichen Ergebnis kam. Gail Matthews von der Dominican University of California hat diese Studie durchgeführt: http://www.dominican.edu/academics/ahss/psych/faculty/fulltime/gailmatthews/researchsummary2.pdf. Es lohnt sich also auf jeden Fall, Ziele aufzuschreiben.

4. Darstellung optimieren

Damit Ihnen die Arbeit mit Outlook einfach von der Hand geht, lohnt es sich, die Oberfläche umzubauen.

Diese können Sie flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im Menü Ansicht finden Sie die verschiedenen Einstellungen.

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